Форма № 64-1
Посвідчувальний напис
на вимозі про нотаріальне
посвідчення правочину
або про нотаріальне засвідчення
справжності підписів учасника
під час прийняття ним рішення
з питань діяльності відповідної
юридичної особи за участю
юридичної особи
( Додаток )( Додаток 25 доповнено формою 64-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 64-2
Посвідчувальний напис на вимозі
про нотаріальне посвідчення
правочину або про нотаріальне
засвідчення справжності підписів
учасника під час прийняття ним
рішення з питань діяльності
відповідної юридичної особи
за участю фізичної особи
( Додаток )( Додаток 25 доповнено формою 64-2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 65
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
фізичної особи, яка діє на підставі
довіреності, на документах
( Форма № 65 )( Форма № 65 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 66
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
на документі з одночасним
письмовим перекладом тексту
документа нотаріусом-1
( Форма № 66 )( Форма № 66 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 67
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
на документі, вчиненого одночасно
з перекладом тексту документа
перекладачем-1
( Форма № 67 )( Форма № 67 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 68
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису на афідевіті з додатками
( Форма № 68 )( Форма № 68 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 69
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису представника
юридичної особи на документі
( Форма № 69 )( Форма № 69 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 70
Посвідчувальний напис
про засвідчення на документах
справжності підпису неповнолітньої
дитини, яка діє за згодою
одного з батьків (піклувальника)
( Форма № 70 )( Форма № 70 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 71
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
фізичної особи, що підписалась
за іншу особу, яка внаслідок
фізичної вади, хвороби тощо
не може власноручно підписатися
( Форма № 71 )( Форма № 71 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 72
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності
перекладу, зробленого нотаріусом
( Форма № 72 )( Форма № 72 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 73
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису перекладача
( Форма № 73 )( Форма № 73 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 74
Посвідчувальний напис
на векселі про його оплату
( Форма № 74 )( Форма № 74 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 75
Посвідчувальний напис
на дублікаті документа
( Форма № 75 )( Форма № 75 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 76
Заборона відчуження майна,
зазначеного у заповіті подружжя,
у зв'язку із смертю
одного з подружжя
( Форма № 76 )( Форма № 76 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 77
Заборона відчуження нерухомого
майна, що належить фізичній особі,
яка оголошена померлою (у зв'язку
з видачею свідоцтва про право
на спадщину)
( Форма № 77 )( Форма № 77 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 78
Заборона відчуження нерухомого
майна у зв'язку із смертю набувача
майна за договором довічного
утримання (догляду), на яке видано
свідоцтво про право на спадщину
( Форма № 78 )( Форма № 78 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 79
Заборона відчуження майна
у зв'язку з укладенням договору
довічного утримання
(догляду), іпотеки-1
( Форма № 79 )( Форма № 79 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 80
Заборона відчуження жилого будинку,
(квартири) у зв'язку з видачею позики
на його (її) будівництво, капітальний
ремонт чи купівлю
( Форма № 80 )( Форма № 80 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Форму № 81 додатка 25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013 )( Форму № 82 додатка 25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013 )
Форма № 81-1
Посвідчувальний напис про заборону
відчуження жилого будинку (квартири)
у зв’язку зі зверненням органу опіки
та піклування з метою захисту особистих
і майнових прав та інтересів дитини,
яка має право власності або проживає
у жилому будинку (квартирі),
іншому приміщенні, на відчуження якого
накладається заборона
( Форма № 81-1 )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 81-2
Посвідчувальний напис
про накладення заборони
щодо відчуження грошових сум,
що будуть зараховані заявником вимоги,
визначеним відповідно
до частини четвертої статті 65-2
Закону України
"Про акціонерні товариства",
на рахунок умовного зберігання (ескроу)
( Форма № 81-2 )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма 81-3
Зняття заборони відчуження майна
( Додаток )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-3 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 83
АКТ
про морський протест
( Див. текст )( Форма № 83 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 84
Посвідчувальний напис на аграрній
розписці за участю фізичної особи
( Форма № 84 )( Додаток 25 доповнено формою № 84 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 85
Посвідчувальний напис на аграрній
розписці за участю юридичної особи
( Форма № 85 )( Додаток 25 доповнено формою № 85 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 86
Передавальний напис на аграрній
розписці за участю фізичної особи
( Форма № 86 )( Додаток 25 доповнено формою № 86 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 87
Передавальний напис на аграрній
розписці за участю юридичної особи
( Форма № 87 )( Додаток 25 доповнено формою № 87 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Додаток 26
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
Додаток 27
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АКТ
| 10 жовтня 2010 року | м. Київ | № 52 |
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 176 цього реєстру двічі повторюється запис за реєстровим № 3175.
При складанні статистичного звіту вважати, що за цим реєстровим номером вчинено дві нотаріальні дії.
| Нотаріус | (підпис) | (розшифровка підпису) |
Акт
| 10 жовтня 2010 року | м. Київ | № 52 |
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 195 цього реєстру пропущено 2 порядкових номери: після реєстрового № 3651 помилково записано реєстровий № 3654.
У зв'язку з цим при складанні статистичного звіту кількість учинених нотаріальних дій буде зменшено мною на 2 (дві) одиниці.
| Нотаріус | (підпис) | (розшифровка підпису) |
| __________ Примітка. | При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою нотаріуса. |
Додаток 28
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації
1. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядокденний.
2. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
3. Інформація, надіслана до відома.
4. Тарифи (копії).
5. Поздоровчі листи і запрошення.
6. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
7. Квартальні звіти.
8. Форми статистичної звітності.
Додаток 29
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АКТ
про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта)
( Див. текст )
Додаток 30
до Правил ведення
нотаріального діловодства
РЕЄСТРАЦІЙНІ ШТАМПИ
Додаток 31
до Правил ведення
нотаріального діловодства
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
( Див. текст )( Додаток 31 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 )
Додаток 32
до Правил ведення
нотаріального діловодства
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
20.12.2012 № 1909/5)
ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 - Адміністративно-господарська діяльність | ||||
| 01-01 | Накази Міністерства юстиції України, територіального органу Міністерства юстиції з питань основної діяльності та з кадрових питань, надіслані до відома | Доки не мине потреба | ||
| ( Індекс 01-02 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-03 | Накази приватного нотаріуса з кадрових питань-1 | 75 років ст. 16-б | -1Про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати | |
| 01-04 | Накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з адміністративногосподарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання-1 | 5 років ст. 16-б, ст. 16-в | -1Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням | |
| 01-05 | Протоколи оперативних нарад державної нотаріальної контори | 5 років ЕК ст. 13 | ||
| 01-06 | Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | 10 років ст. 76-а | ||
| ( Індекс 01-07 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-08 | Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів | 3 роки ст.119 | ||
| 01-09 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо внесення відомостей до Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України та надання інформації за даними Єдиних та Державних реєстрів | 3 роки | ||
| 01-10 | Документи з грифом "Для службового користування" | ЕК | ||
| ( Індекс 01-11 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-12 | Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита, плати за вчинення нотаріальних дій тощо | До ліквідації ст. 302-б | ||
| 01-13 | Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників | 75 років ст. 317-а | ||
| 01-14 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | 3 роки-1 ст. 336 | -1За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушень кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 01-15 | Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів | 3 роки ст. 1025, ст.1026 | ||
| 01-16 | Листування з юридичними та фізичними особами з питань вчинення нотаріальних дій | 3 роки ст. 24, ст.26 | ||
| 01-17 | Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом | 75 років ст. 493-в | ||
| 01-18 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при зміні завідувача державної нотаріальної контори, особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства | До ліквідації ст. 45-а | ||
| 01-19 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при заміщенні приватного нотаріуса, зупиненні нотаріальної діяльності приватного нотаріуса тощо | До ліквідації ст. 45-а | ||
| 01-20 | Журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса | 75 років | Перехідний | |
| 01-21 | Книга реєстрації наказів з кадрових питань | 75 років ст. 121-б | Перехідна | |
| 01-22 | Книга реєстрації наказів з адміністративногосподарських питань | 5 років ст. 121-в | Перехідна | |
| 01-23 | Журнал реєстрації вхідних документів | 3 роки ст.122 | Перехідний | |
| 01-24 | Журнал реєстрації вихідних документів | 3 роки ст. 122 | Перехідний | |
| ( Індекс справи 01-25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 ) | ||||
| ( Індекс 01-26 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-27 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-28 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-29 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-30 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно | 3 роки | ||
| 02 - Вчинення нотаріальних дій | ||||
| 02-01 | Договори відчуження житлових будинків та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-02 | Договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об’єктами нерухомого майна, та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-03 | Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-04 | Договори відчуження іншого нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-05 | Договори довічного утримання (догляду) та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-06 | Договори про приватизацію державного чи комунального майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-07 | Договори про заставу майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-08 | Договори відчуження транспортних засобів та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 25 років | ||
| 02-09 | Договори оренди земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років ЕК | ||
| 02-10 | Інші договори (засновницькі договори, установчі акти, договори відчуження рухомого майна, оренди, позики, управління майном тощо) | 75 років ЕК | ||
| 02-11 | Шлюбні договори | 75 років ЕК | ||
| 02-12 | Заповіти (у тому числі секретні заповіти) | 75 років ЕК | ||
| 02-13 | Спадкові договори та документи, на підставі яких вони посвідчувалися | 75 років ЕК | ||
| 02-14 | Спадкові справи | 75 років ЕК | ||
| 02-15 | Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження | 75 років ЕК | ||
| 02-16 | Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей та заяви від неповнолітніх осіб віком від 14-ти до 18-ти років про їх згоду на виїзд на постійне місце проживання за кордон | 5 років | ||
| ( Індекс 02-17 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 02-18 | Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення) | 3 роки-1 | -1У разі скасування - після закінчення строку їх дії | |
| 02-19 | Довіреності без зазначення строку їх дії | Постійно-1 | -1У разі скасування - 3 роки після їх скасування | |
| 02-20 | Примірники виконавчих написів та копії документів, на підставі яких вони вчинені | 3 роки | ||
| 02-21 | Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса | 3 роки | ||
| 02-22 | Документи (у тому числі заяви, описи, свідоцтва), прийняті на зберігання | 75 років ЕК | ||
| 02-23 | Документи (заяви, повідомлення тощо) про прийняття в депозит або повернення з депозиту грошових сум і цінних паперів | 10 років-1 | -1Після повернення з депозиту | |
| 02-24 | Документи (заяви, свідоцтва) про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам | 3 роки | ||
| 02-25 | Свідоцтва про посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебуває у певному місці, свідоцтва про час пред'явлення документа | 3 роки | ||
| 02-26 | Свідоцтва виконавцю заповіту, протоколи про оголошення секретних заповітів та документи до них тощо | 75 років | ||
| 02-27 | Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів) | 75 років | ||
| 02-28 | Акти опису майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місцеперебування якої невідомо, та договори на управління спадщиною | 75 років ЕК | ||
| 02-29 | Протести векселів та документи (заяви, повідомлення тощо), на підставі яких вони вчинені | 5 років | ||
| 02-30 | Акти про морські протести та документи до них | 3 роки | ||
| 02-31 | Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій | 5 років | ||
| 02-32 | Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) по накладенню і зняттю заборон та арештів відчуження нерухомого та рухомого майна | 75 років | ||
| 02-33 | Реєстри для реєстрації нотаріальних дій | Постійно ст.27 | ||
| ( Індекс 02-34 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 02-35 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 02-36 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 02-37 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 02-38 | Книга обліку і реєстрації спадкових справ | 75 років | Перехідна | |
| 02-39 | Алфавітна книга обліку спадкових справ | 75 років | Перехідна | |
| ( Індекс 02-40 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 02-41 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 02-42 | Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме | 75 років | Перехідна | |
| 02-43 | Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна | 75 років | Перехідна | |
| 02-44 | Книга обліку депозитних операцій | 10 років | Перехідна | |
| 02-45 | Книга обліку договорів на управління спадщиною | 75 років ЕК | Перехідна | |
| 02-46 | Книга обліку особових рахунків депонентів | 10 років | Перехідна | |
| ( Індекс 02-47 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 02-48 | Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу | 5 років-1 ст.335 | -1Після завершення ділових відносин, завершення операції строк зберігання може бути продовжений | |
| 02-49 | Квитанційні книжки про прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів | 10 років | ||
| 02-50 | Договори про іпотеку майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались | 75 років | ||
| 02-51 | Свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя), які видаються за їх спільною заявою | 75 років ЕК | ||
| 02-52 | Аграрні розписки | 5 років | ||
| 02-53 | Вимоги про нотаріальне посвідчення правочину або про нотаріальне засвідчення справжності підпису на документах | 3 роки | ||
| 02-54 | Інші правочини | 25 років | ||
| 03-Архів | ||||
| 03-01 | Паспорт архіву | 3 роки-1 ст. 131 | -1Після заміни новим | |
| 03-02 | Справа фонду (історична довідка, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, акти про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видачу справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів) | До ліквідації ст. 130 | Перехідна | |
| 03-03 | Описи справ постійного зберігання | Постійно ст. 137-а | ||
| 03-04 | Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| 03-05 | Описи спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| 03-06 | Описи справ з кадрових питань | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| ( Індекс 03-07 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 03-08 | Номенклатура справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | 5 років-1 ст. 112 | -1Після заміни новою та за умови складання зведених описів справ | |
Методичні рекомендації
щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
1. Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення.
2. Незалежно від наявності Типової номенклатури кожна державна нотаріальна контора і кожний приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ).
Для визначення строків зберігання документів у Типовій номенклатурі використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).
3. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність у поточному році, складають номенклатуру справ з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.
З Типової номенклатури в номенклатуру справ переносяться справи, реєстри, книги, журнали тощо. Не допускається включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.
При складанні номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури справ і не можуть бути скорочені.
4. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.
Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.
5. Строк зберігання "До ліквідації" означає, що документи безстроково зберігаються в державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса, а у разі ліквідації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до державних нотаріальних архівів.
6. При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені у графі "Примітка" Типової номенклатури.
Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.
7. При заповненні граф номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.
Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.
У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.
Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.