Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

1) у першому розділі "Історія фондоутворювача" в хронологічній послідовності надаються відомості щодо:

розпорядчих актів про створення, реорганізацію, ліквідацію контори, реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

крайніх дат діяльності контори, приватного нотаріуса;

завдань і функцій контори, приватного нотаріуса, їх змін;

змін у найменуванні та підпорядкованості контори;

кадрових змін;

змін адреси розташування контори, робочого місця приватного нотаріуса;

2) у другому розділі "Історія фонду" відображаються:

кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

час надходження документів фонду до архіву;

зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

дата першого передання документів фонду на постійне зберігання та назва відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

ступінь збереженості документів фонду;

3) у третьому розділі "Характеристика документів фонду" наводяться:

узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом;

відомості про довідковий апарат до фонду;

напрями використання документної інформації фонду.

13.16. Історична довідка доповнюється в міру поповнення фонду новими надходженнями.

13.17. Історична довідка та продовження до неї складаються у двох примірниках та підписуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.

13.18. Державна нотаріальна контора, приватний нотаріус щороку складають паспорт архіву (додаток 50) у двох примірниках, один з яких надсилається до державного нотаріального архіву не пізніше 01 грудня року, в якому він складений, а інший залишається у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, справ з кадрових питань, що містяться в архіві. У паспорті архіву також наводяться відомості про приміщення, де зберігається архів, та працівників (за наявності). У разі потреби до паспорта архіву складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни назви фондоутворювача, місця та умов зберігання архіву тощо.

14.1. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

Приватний нотаріус зобов'язаний забезпечити надійне зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

14.2. Архів приватного нотаріуса складають документи, створювані приватним нотаріусом у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності, та сформовані у справи (наряди) із зазначенням строків їх зберігання, за винятком документів поточного діловодства.

14.3. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.

14.4. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.

14.5. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.

Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад: "Наявність документів звірено з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис).

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ (нарядів) приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.

14.6. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду).

14.7. У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного примірника опису справ (нарядів) цифрами та словами робляться позначки про фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву нотаріуса, проставляються номери відсутніх справ (нарядів), дата надходження до архіву нотаріуса та підпис приватного нотаріуса.

15.1. На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи (наряди) нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ.

15.2. Контора передає справи (наряди) нотаріальних документів через два роки після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній державній нотаріальній конторі згідно з графіком, затвердженим завідувачем державного нотаріального архіву.

Справи (наряди) нотаріальних документів та архів приватного нотаріуса передаються до державного нотаріального архіву тільки у разі припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю).

15.3. При підготовці документів нотаріального діловодства для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву перевіряється правильність формування документів у справи (наряди), оформлення справ (нарядів) та відповідність їх типовій номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи контора, приватний нотаріус зобов'язані їх усунути.

15.4. При підготовці документів для передавання їх на зберігання в державний нотаріальний архів контора, приватний нотаріус (їх відповідальні представники) спільно з членами ЕК територіального органу Міністерства юстиції та працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.

15.5. Контора, нотаріус зобов'язані передати справи (наряди) на зберігання до державного нотаріального архіву згідно із затвердженими описами справ. При цьому в кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери відсутніх справ, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

15.6. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

15.7. При передаванні конторою, нотаріусом документів нотаріального діловодства на зберігання до державного нотаріального архіву складається акт приймання-передавання (додаток 45).

У разі передавання конторою документів нотаріального діловодства акт приймання-передавання складається у двох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається у справі фонду контори.

У разі передавання нотаріусом документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса акт приймання - передавання складається у трьох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, другий залишається у справі приватного нотаріуса, третій передається до відповідного територіального органу Міністерства юстиції і долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса.

15.8. Передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ приватного нотаріуса (додаток 46) проводить комісія відповідного територіального органу Міністерства юстиції у випадках, визначених у пункті 4.11 цих Правил.

15.9. На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються нотаріально посвідчені договори відчуження рухомого та нерухомого майна, договори довічного утримання (догляду), застави (іпотеки), інші договори, заповіти (у тому числі секретні заповіти) тощо, відповідно до номенклатури справ та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, оформлені і згруповані в справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання.

15.10. У справи вміщуються тільки оригінали нотаріально посвідчених документів, викладені на чистому аркуші паперу формату А4 з відміткою про використаний спеціальний бланк нотаріального документа, із зазначенням номера, за яким нотаріальна дія зареєстрована в Реєстрі, та оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, копії документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чернеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.

До справ включаються документи лише одного діловодного року.

15.11. При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого документа особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу тощо), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів.

15.12. До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, вміщені в коробки, архівні папки, оправлені в наряди.

15.13. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд, якому присвоюється номер, що складається з порядкового номера, за яким спадкова справа зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена, має внутрішній опис, нумерується, оформлюється в обкладинку з твердого картону та прошивається.

15.14. Спадкові справи вміщуються в коробку, архівні папки за датою закінчення спадкової справи і не прошиваються між собою.

До кожного наряду (коробки, архівної папки) входять усі закінчені спадкові справи за один діловодний рік.

На нарядах (коробках, архівній папці) вказуються індекс справи, назва справи, крайні дати (за певний період) та кількість спадкових справ. Ця величина постійна.

У разі видачі свідоцтва про право на спадщину на доповнення до раніше поданої заяви змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи. У такому разі вносяться зміни до внутрішнього опису та складаються нові підсумкові записи до такої спадкової справи.

16.1. Видача, тимчасовий доступ до справ (нарядів) і нотаріальних документів та тимчасова виїмка таких справ і документів, що знаходяться на зберіганні контори, архіву, приватного нотаріуса, можливі лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

У цих випадках належним чином оформлені процесуальні документи долучаються до справи фонду.

16.2. Реєстри нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.

У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органу прокуратури чи досудового слідства вилучення (виїмка) оригіналів документа проводиться з відома завідувача архіву, завідувача контори, нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення.

Про вилучення оригіналів документів (справ) складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, конторі, нотаріуса а другий передається відповідно суду, прокуратурі, органу дізнання або досудового слідства.

16.3. При зверненні фізичної чи юридичної особи до нотаріуса щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу разом із відповідними документами обліково-довідкового характеру (книгою обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітною книгою спадкових справ).

16.4. Спадкові справи та відповідні документи обліково-довідкового характеру видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

16.5. Видача спадкових справ з державного нотаріального архіву у тимчасове користування оформлюється замовленням на видання спадкової справи і реєструється у книзі видавання справ із фондів державного нотаріального архіву.

На місце виданої спадкової справи вміщується карта - замінник спадкової справи.

16.6. Передача витребовуваної спадкової справи та необхідних документів обліково-довідкового характеру оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування.

Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву та нотаріусом, який витребовує спадкову справу, і скріплюється гербовими печатками.

У разі якщо архівні справи державного нотаріального архіву залишилися на тимчасово окупованій території України, нотаріус у 3-денний термін надає письмову відмову у видачі справи, що витребовується.

16.7. Після видачі свідоцтва про право на спадщину та внесення всіх необхідних відміток про таку видачу витребувана спадкова справа та документи обліково-довідкового характеру повертаються нотаріусом до архіву.

Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

16.8. Перед видаванням спадкової справи з державного нотаріального архіву та після її повернення проводиться поаркушне перевіряння спадкової справи в присутності відповідальних осіб, що передають та одержують спадкову справу.

16.9. Після доповнення спадкової справи, яка витребовувалася, новими документами відповідальний працівник державного нотаріального архіву перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи та наявність складених нових підсумкових записів до спадкової справи.