Про затвердження Порядку ведення Єдиного реєстру нотаріусів

Відповідно до Закону України "Про нотаріат", пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 14.07.99 № 1272 "Про державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції" та з метою вдосконалення єдиної системи обліку інформації про нотаріусів України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення Єдиного реєстру нотаріусів, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 27.05.99 № 26/5 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення Єдиного реєстру нотаріусів", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 07.06.99 за № 358/3651 (із змінами).

4. Державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Добжанський В.Б.) забезпечити впровадження відповідного веб-сайту для забезпечення доступу до відомостей Єдиного реєстру нотаріусів.

5. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань Міністерства юстиції України (Чижмарь К.І.), державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Добжанський В.Б.):

5.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

5.2. Довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, регіональних філій державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та забезпечити його застосування в роботі.

6. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома нотаріусів та забезпечити його належне виконання.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Єдиний реєстр нотаріусів - це комп'ютерна база даних, в якій містяться відомості про державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та нотаріусів України.

1.2. Держатель Єдиного реєстру нотаріусів - Міністерство юстиції України, що розробляє організаційні, методологічні принципи ведення Єдиного реєстру нотаріусів та забезпечує його функціонування.

1.3. Адміністратор Єдиного реєстру нотаріусів (далі - Адміністратор) - державне підприємство "Національні інформаційні системи", що здійснює заходи зі створення та супроводження програмного забезпечення Єдиного реєстру нотаріусів (далі - Єдиний реєстр), у тому числі з впровадження та підтримки вебсайту для доступу до відомостей Єдиного реєстру, організацію доступу до Єдиного реєстру, забезпечує збереження та захист даних, що містяться в Єдиному реєстрі, уносить до Єдиного реєстру отримані від територіальних органів Міністерства юстиції відомості, надає інформацію з Єдиного реєстру, а також виконує інші функції, передбачені цим Порядком.

1.4. Ведення Єдиного реєстру здійснюється українською мовою.

1.5. Інформація, яка міститься у Єдиному реєстрі, є відкритою.

2.1. Підставою для внесення відомостей до Єдиного реєстру є повідомлення територіальних органів Міністерства юстиції про:

призначення на посаду до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву нотаріуса;

реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

перебування нотаріуса державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною тощо, а також закінчення або переривання такої відпустки;

звільнення нотаріуса з державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

зупинення або припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

переведення державного нотаріуса на іншу посаду в межах області (міста), у тому числі переведення державного нотаріуса до іншої державної нотаріальної контори;

переведення державного нотаріуса на нову посаду в межах державної нотаріальної контори;

реєстрацію державної нотаріальної контори;

зміну місцезнаходження, номера робочого телефону державної нотаріальної контори або адреси електронної пошти;

зміну нотаріального округу державної нотаріальної контори;

ліквідацію державної нотаріальної контори;

поновлення нотаріальної діяльності нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяльністю;

зміну номера робочого телефону, адреси електронної пошти, адреси розташування робочого місця (в межах одного нотаріального округу) нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяльністю;

зміну нотаріального округу в межах області нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяльністю;

зміну прізвища, імені, по батькові (за наявності) нотаріуса.

2.2. Територіальні органи Міністерства юстиції при виникненні підстав для внесення відповідних відомостей до Єдиного реєстру, визначених у пункті 2.1 цього розділу не пізніше наступного робочого дня, надсилають Адміністратору повідомлення в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання (далі - Повідомлення) для внесення таких відомостей до Єдиного реєстру за формою, встановленою у додатках1-3 до цього Порядку.

2.3. Адміністратор вносить до Єдиного реєстру відомості на підставі отриманого від територіальних органів Міністерства юстиції Повідомлення не пізніше наступного робочого дня після його отримання.

У разі якщо в Повідомленні зазначена дата, яка припадає на вихідний або святковий день, внесення відомостей до Єдиного реєстру здійснюється наступного робочого дня.

3.1. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи, організації та інші юридичні і фізичні особи отримують доступ до відомостей Єдиного реєстру через вебсайт, який ведеться Адміністратором, шляхом пошуку та перегляду інформації про:

3.1.1 державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви (які не ліквідовано):

назви державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

прізвища, імена, по батькові (за наявності) нотаріусів, які працюють у державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві;

номери свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю;

місцезнаходження державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, номери робочих телефонів, адресу електронної пошти;

3.1.2 нотаріусів, діяльність яких не припинена:

прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) нотаріуса;

номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

назва державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або відмітка про те, що нотаріус займається приватною нотаріальною діяльністю;

місцезнаходження державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або адреса робочого місця (контори) нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяльністю, номери робочих телефонів, адресу електронної пошти.

3.2. Пошук інформації через вебсайт здійснюється за такими параметрами:

3.2.1 пошук державних нотаріальних контор: регіон, назва державної нотаріальної контори;

3.2.2 пошук нотаріусів: номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

3.2.3 пошук за адресою: регіон, район, населений пункт, вулиця.

3.3. Оновлення інформації на вебсайті здійснюється не рідше одного разу на місяць.

3.5. Надання інформації з Єдиного реєстру на письмові запити органів державної влади, інших юридичних та фізичних осіб здійснюється Адміністратором у вигляді інформаційної довідки. Заява про видачу інформаційної довідки з Єдиного реєстру нотаріусів подається за формою, встановленою у додатку 4 до цього Порядку, з обов'язковим проставленням печатки (у разі подання запиту органом державної влади).

3.6. Для формування інформаційної довідки пошук у Єдиному реєстрі здійснюється за прізвищем, іменем, по батькові (за наявності) нотаріуса або номером свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, про державну нотаріальну контору (державний нотаріальний архів) - за назвою державної нотаріальної контори (державного нотаріального архіву).

3.7. Інформаційна довідка містить такі відомості з Єдиного реєстру:

3.7.1 про державну нотаріальну контору, державний нотаріальний архів:

відомості, передбачені абзацами другим, п'ятим підпункту 3.1.1 пункту 3.1 цього Порядку;

дату ліквідації державної нотаріальної контори;

3.7.2 про нотаріуса:

відомості, передбачені абзацами другим - п'ятим підпункту 3.1.2 пункту 3.1 цього Порядку;

дату видачі свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

номер посвідчення та дату його видачі (для нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяльністю);

нотаріальний округ;

дату припинення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса;

дату звільнення нотаріуса державної нотаріальної контори або державного нотаріального архіву;

дату зупинення нотаріальної діяльності;

або відмітку про відсутність за вказаними параметрами відомостей у Єдиному реєстрі.

3.8. Адміністратор протягом не більше ніж п'яти робочих днів з дня отримання запиту виготовляє інформаційну довідку.

3.9. Адміністратор відмовляє у видачі інформаційної довідки, коли запит оформлено неналежним чином або у запиті відсутні чи наведені не повністю або з виправленням відомості, зазначені у пункті 3.5 цього Порядку.

3.10. Органи державної влади отримують дані з Єдиного реєстру шляхом електронної інформаційної взаємодії.

Електронна інформаційна взаємодія Єдиного реєстру з іншими електронними інформаційними ресурсами здійснюється засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів відповідно до Положення про електронну взаємодію електронних інформаційних ресурсів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 вересня 2016 року № 606, або з використанням інших інформаційно-комунікаційних систем із застосуванням в них відповідних комплексних систем захисту інформації з підтвердженою відповідністю за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством.

Обмін інформацією здійснюється з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги".

Порядок електронної інформаційної взаємодії, обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії, визначаються Міністерством юстиції України та відповідним державним органом та оформлюються договорами про інформаційну взаємодію або протоколами.

4.1. Особи, які подають відомості Адміністратору та його філіям для внесення до Єдиного реєстру, відповідають за їх достовірність та своєчасність надання.

4.2. Адміністратор відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Єдиному реєстрі відомостям, що надаються територіальним органом Міністерства юстиції з дотриманням вимог, встановлених цим Порядком.

4.3. Контроль за дотриманням вимог цього Порядку здійснюють визначений структурний підрозділ Міністерства юстиції України та начальники територіальних органів Міністерства юстиції.