Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

16.7.6. Постанова про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей надсилається на виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета, грошей.

Виконання постанови про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, грошей, одержаних унаслідок учинення адміністративного правопорушення, здійснюється шляхом вилучення конфіскованого предмета і примусового безоплатного звернення цього предмета у власність держави.

16.7.7. Постанова про оплатне вилучення предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, надсилається на виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета.

16.7.8. Звернення до виконання постанови про накладення штрафу передбачає пропозицію правопорушникові добровільно в 15-денний строк після вручення копії постанови сплатити штраф, про що роз'яснюється в супровідному листі, або під підпис після проголошення суддею постанови. У разі несплати штрафу добровільно копія постанови надсилається органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна правопорушника, про що робиться відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом.

16.7.9. Попередження як адміністративне стягнення вважається виконаним, якщо правопорушнику вручено копію постанови або проголошено її зміст, і про це є його розписка в справі.

16.7.10. У разі притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, копія постанови надсилається відповідному підприємству, установі, організації для відома й органу внутрішніх справ для розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю.

16.7.11. Постанова про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення у кожному випадку в триденний строк надсилається відповідному державному чи виборному органу для вирішення питання згідно з чинним законодавством.

16.7.12. При винесенні постанови про закриття провадження в справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд трудового колективу копія цієї постанови надсилається для виконання трудовому колективу за його місцезнаходженням.

16.7.13. Контроль за правильним і своєчасним виконанням постанови суду про накладення адміністративного стягнення покладено на суд, тому він повинен вимагати та одержувати відповідні письмові повідомлення про виконання своїх рішень.

16.8. Відповідно до Положення про застосування Закону України "Про порядок відшкодування шкоди, завданої громадянинові незаконними діями органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і суду" , затвердженого наказом Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Міністерства фінансів України від 04.03.96 № 6/5/3/41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.03.96 за № 106/1131, громадянинові, а в разі його смерті - його спадкоємцям суд одночасно з повідомленням про закриття справи з копією виправдувального вироку, що набрав законної сили, або постановою (ухвалою) суду (судді) надсилає повідомлення, у якому роз'яснює, куди і протягом якого терміну можна звернутися за відшкодуванням шкоди і поновленням порушених прав.

Повідомлення складається за формою, встановленою в додатку до вказаного Положення . У повідомленні зазначається перелік тільки тих вимог, на які громадянин має право претендувати.

У разі відсутності відомостей про місце проживання спадкоємців повідомлення надсилається їм не пізніше п'яти днів з дня їх звернення до суду.

17.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

17.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

17.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

17.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

17.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

17.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

17.7. Речові докази, за винятком документів, що зберігаються разом з матеріалами кримінального провадження, повинні бути належним чином упаковані та опечатані працівником апарату суду.

Спосіб упаковки повинен забезпечувати неможливість підміни або зміни вмісту без порушення її цілісності та схоронність вилучених (отриманих) речових доказів від пошкодження, псування, погіршення або втрати властивостей, завдяки яким вони мають доказове значення.

На речові докази, які не можуть бути належним чином упаковані через громіздкість чи з інших причин, прикріплюється бирка у спосіб, що унеможливлює її зняття, зміну або пошкодження.

17.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер кримінального провадження, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

17.11. Речові докази зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2012 р. № 1104, у суді не зберігаються.

17.13. У разі передавання кримінального провадження та речових доказів в інший суд про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

17.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 16 Інструкції.

17.15. Вимоги, зазначені в пунктах 17.1 - 17.14, установлені й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.

17.16. Речові докази в цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

17.17. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

17.18. До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (кримінального провадження), повинні обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства).

17.19. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та приймати участь у прилюдних торгах щодо конфіскованого майна.

17.21. Голова суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

17.22. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду.

18.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

18.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України , КПК України , Кодексу адміністративного судочинства України , Кодексу про адміністративні правопорушення України , інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

Електронна копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюється електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (у тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати. Забороняється підшивати до матеріалів справи, надсилати, видавати процесуальні документи без унікального штрих-коду.

Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду та унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду.

18.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

18.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

18.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Мережі місцевих загальних судів , затвердженої Указом Президента України від 20 травня 2011 року № 591.

18.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

18.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

18.9. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

18.10. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

18.11. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

18.12. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

18.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

18.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в місцевому суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

"на № _______ від ____________",

що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

18.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

18.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

18.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

Додаток:

1. Копія вироку на 4 арк.

2. Копія заяви на 2 арк.

3. Лист на 1 арк

18.18. На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

Додаток до наказу голови Печерського

районного суду м. Києва

від 12.01.2005 № 65.

18.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

18.20. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

18.21. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

18.22. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

18.23. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 49). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 50). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

18.24. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

18.25. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

18.26. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

18.27. У телеграмі під рискою друкується місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

18.28. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.

18.29. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 51) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

18.30. Судові справи (матеріали кримінальних проваджень) надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

19.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду. Накази суду поділяються на накази з основної діяльності, накази за особовим складом та накази про надання відпусток.

19.2. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

19.2.1. У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

19.2.2. Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

19.2.3. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

19.2.4. Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

19.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

19.4. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

19.4.1. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

19.4.2. Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

19.4.3. Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

19.4.4. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

19.4.5. Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

20.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду , затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 18 березня 2011 року № 65.

20.2. На працівника бібліотеки суду також покладається обов'язок щодо ведення кодифікаційно-довідкової роботи.

21.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

21.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 52), бланків процесуальних документів - у журналі обліку бланків суду (додаток 53) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

21.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

21.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них) здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампа, що передається, у відповідному журналі.

21.5. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством тощо).

21.6. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку бланків суду.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.

21.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку після останнього запису, який був зроблений на час проведення перевірки.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.

У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.

22.1. Номенклатура справ місцевого суду (далі - номенклатура справ суду), яка наведена у додатку 54, призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ суду складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 55). Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду.

Усі журнали суду також уносяться до номенклатури справ суду.

22.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

22.3. Номенклатура справ суду розглядається експертною комісією (далі - ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

22.4. Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.

22.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

22.6. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання , затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 3 березня 2010 року за № 201/17496 (далі - Перелік), у разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

22.7. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.

23.1. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень та проваджень про адміністративні правопорушення.

23.2. Справи (матеріали кримінальних проваджень) для ознайомлення видаються апаратом суду:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документу, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, а саме: договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

іншим учасникам кримінального провадження, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою (матеріалами кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження). Інші відомості зазначаються в журналі обліку видачі судових справ для ознайомлення.

Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

23.3. Особи, зазначені у пункті 23.2 Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

23.4. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 56), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалів кримінального провадження) та протоколом судового засідання особи, яка знаходиться під вартою (підсудного або засудженого), відбувається лише в спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

23.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження) і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та зберігається в суді.

23.6. Копії документів, долучених до справи (матеріалів кримінального провадження), завірені гербовою печаткою суду копії судових рішень, що набрали законної сили, та письмові довідки у справах (матеріалах кримінального провадження) видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою відповідно до процесуального законодавства після реєстрації копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 57) та, в разі потреби, після сплати судового збору.

23.7. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи (кримінального провадження).

Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються "мокрою" гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.

23.7.1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

23.7.2. Загальний та повний доступ до судових рішень визначається Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 № 740 "Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень".

23.7.3. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

23.7.4. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

23.7.5. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якою не володіє засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє. Переклад робиться перекладачем і належить до судових витрат.

24.1. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

24.2. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється в порядку, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 15 грудня 2011 року № 168.

Дата надходження документів зазначається через усю сторінку поперек граф журналу.