Про затвердження Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів

Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 N 1739, та з метою вдосконалення діловодства й архівної справи в апеляційних і місцевих судах

1. Затвердити Перелік судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), що додається.

2. Головам апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судів регіонів та апеляційного суду Військово-Морських Сил України, районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів дотримуватися строків зберігання судових справ, установлених цим Переліком.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, голів апеляційних судів, голів військових судів гарнізонів, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації ознайомити з цим наказом спеціалістів територіальних управлінь державної судової адміністрації та голів відповідних місцевих судів.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Булку О.А.

1. Цей Перелік складений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739 , Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та інших кодексів України. Перелік є основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів обліку судових справ, що утворюються в діяльності суду.

2. Перелік є обов'язковим і включає судові справи і документи обліку судових справ, що утворюються в діяльності апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судів регіонів та апеляційного суду Військово-Морських Сил України, місцевих судів (районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів).

3. Строки зберігання інших документів, що відображають діяльність суду (організація роботи, судова статистика, кадрова робота, бухгалтерія, архів тощо), визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року N 41 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за N 576/3016, із змінами та доповненнями до нього.

4. Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур і описів справ, розробки схем класифікації документів, проведення експертизи цінності документів, а також виконання інших робіт, пов'язаних із визначенням строків зберігання документів.

Під час використання Переліку для складання номенклатур справ необхідно мати на увазі, що він не містить безпосередніх заголовків справ, а лише перераховує категорії судових справ.

5. Судові справи, строк зберігання яких визначений Переліком "Постійно", належать до Національного архівного фонду України (далі - НАФ) і підлягають передаванню до державних архівів. Документи постійного зберігання передаються на архівне зберігання у вигляді оригіналів або засвідчених відповідальною особою суду копій (за відсутності оригіналів).

6. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених цим Переліком строків. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені.

7. Статтям у Переліку присвоєно окрему наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування судових справ (графа 2). Строки зберігання судових справ і документів обліку судових справ у Переліку систематизуються за двома групами основних ланок діяльності суду, де утворюються ці документи (графи 3, 4):

I група - апеляційні суди областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційний суд Автономної Республіки Крим, військові апеляційні суди регіонів та апеляційний суд Військово-Морських Сил України.

II група - місцеві суди (районні, районні у містах, міські, міськрайонні, військові суди гарнізонів).

Строки зберігання справ (графи 3, 4) подаються в Переліку з урахуванням кодексів України.

Примітки (графа 5), що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строк зберігання справ.

8. Перелік складається з п'яти розділів:

Розділ 1. Кримінальні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 2. Справи про адміністративні правопорушення.

Розділ 3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 5. Документи обліку судових справ.

9. Відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), яка проставляється в Переліку до деяких категорій справ, передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх культурної та практичної цінності. Експертиза цінності документів є єдиною підставою для внесення документів до НАФ або вилучення документів з нього, а також для встановлення строків тимчасового зберігання документів.

При визначенні строків зберігання справ потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення та роз'яснення.

10. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством, провадиться з моменту:

а) закінчення терміну відбування покарання (основного і додаткового), визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) фактичного звільнення від покарання засудженого (у разі умовно-дострокового звільнення від відбування покарання, звільнення від покарання у зв'язку з амністією тощо);

в) закінчення випробувального терміну (у справах умовно засуджених). У разі скасування випробувального терміну обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпункту "а" цього пункту;

г) набрання виправдальним вироком законної сили;

ґ) набрання постановою (ухвалою) про закриття провадження у справі законної сили;

д) набрання у справах, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, судовим рішенням (крім обвинувального вироку) законної сили. У разі ухвалення у справі цієї категорії обвинувального вироку обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпунктів "а"-"в" цього пункту;

е) набрання постановою у справах, розглянутих судом за поданням органів досудового слідства, законної сили;

є) набрання постановою у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення прокурора, органів досудового слідства та дізнання, законної сили;

ж) набрання постановою у справах, розглянутих у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, законної сили;

з) набрання постановою у справах щодо осіб, стосовно яких застосовано примусові заходи виховного характеру, законної сили;

и) набрання постановою про припинення примусових заходів медичного характеру у справах щодо осіб, які вчинили суспільно-небезпечне діяння у стані неосудності;

і) набрання постановою про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли в період відбування покарання.

11. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, провадиться з моменту:

а) набрання постановою законної сили - для справ, у яких провадження закрито чи у яких застосовано до неповнолітніх заходи впливу;

б) виконання постанови про накладення адміністративного стягнення - для справ, у яких притягнуто особу до адміністративної відповідальності.

12. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено цивільним процесуальним законодавством, провадиться з моменту набрання судовим рішенням касаційної інстанції законної сили або закінчення строку на касаційне оскарження.

У разі поновлення касаційною інстанцією строку на касаційне оскарження обчислення строків зберігання справ (якщо касаційну скаргу відхилено і залишено судове рішення без змін; скасовано судове рішення із закриттям провадження у справі або залишенням заяви без розгляду; скасовано судове рішення і залишено чинним судове рішення, що помилково скасоване апеляційним судом; змінено ухвалу або скасовано ухвалу з вирішенням питання по суті) провадиться з моменту проголошення судового рішення.

Якщо касаційною інстанцією скасовано судове рішення з передачею справи на новий судовий розгляд, обчислення строків зберігання справ провадиться після закінчення строку на касаційне оскарження судового рішення за результатами нового судового розгляду.

13. Обчислення строків зберігання справ адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням касаційної інстанції законної сили (крім судового рішення, яким скасовано судове рішення судів першої та апеляційної інстанції з направленням справи на новий розгляд чи для продовження розгляду) або закінчення строку на касаційне оскарження.

Якщо касаційною інстанцією скасовано судові рішення судів першої та апеляційної інстанції з направленням справи на новий розгляд або для продовження розгляду, обчислення строків зберігання справ провадиться після закінчення строку на касаційне оскарження судового рішення за результатами нового розгляду чи продовження розгляду справи.

Обчислення строків зберігання судових справ, у яких зобов'язано суб'єкта владних повноважень, не на користь якого ухвалено судове рішення, подати в установлений судом строк звіт про виконання судового рішення, провадиться з моменту надходження до суду такого звіту.

14. Обчислення строків зберігання судових справ щодо стягнення на користь держави провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення.

15. Під час проведення експертизи цінності та вилучення судових справ для знищення, що не належать до НАФ, оригінали судових рішень вилучаються з усіх судових справ та зберігаються постійно.

Копії судових рішень (ухвал, постанов тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи за номенклатурою справ суду, зберігаються - "доки не мине потреба".

16. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення утворюється ЕК суду. Утворення та діяльність ЕК суду здійснюється на підставі Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 29.01.2003 N 16 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.02.2003 за N 112/7433.

17. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у судах проводиться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 N 16 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598.