164. У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, погроз, дискредитації органів влади та їх посадових осіб, а також якщо його звернення містить заклики до ліквідації незалежності України, зміни конституційного ладу насильницьким шляхом, порушення суверенітету і територіальної цілісності держави, підрив її безпеки, незаконного захоплення державної влади, пропаганду війни, насильства, спрямоване на розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить посягання на права і свободи людини, здоров’я населення, працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян припиняє спілкування з ним. Відповідне звернення реєструється в ЄАС із зазначенням причини припинення спілкування. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.
165. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:
1) належність документа до звернення;
2) відповідність звернення вимогам статті 5 Закону України "Про звернення громадян";
3) відповідність адресування звернення, цілісність вкладень, наявність усіх зазначених у зверненні додатків, супровідних листів;
4) ознаки надходження та виду звернень відповідно до класифікатора, передбаченого пунктом 172 цього Положення;
5) предмет і стислий зміст звернення;
6) належність предмета звернення до повноважень органу чи посадової особи, яким адресоване звернення;
7) виконавець, до компетенції якого належить предмет звернення;
8) наявність підстав, передбачених статтею 8 Закону України "Про звернення громадян", для визнання звернення таким, що не підлягає розгляду.
166. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, централізовано реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у день завершення його попереднього опрацювання в ЄАС та передається зазначеному в ньому адресату.
Кореспонденція, що надійшла від громадянина на електронну поштову скриньку домену gov.ua (безпосередньо до керівництва Верховної Ради України, Апарату, комітетів Верховної Ради України та їх секретаріатів, депутатських фракцій (депутатських груп) та їх секретаріатів, структурних підрозділів, їх посадових осіб), не реєструється в ЄАС як звернення, не розглядається і відповідь на неї не надається.
Якщо лист, надісланий шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, не є зверненням, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження таких листів структурним підрозділом з питань звернень громадян надсилається інформація про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.
( Пункт 166 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
167. Під час реєстрації звернення створюється ЕРКК звернення, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує:
1) ідентифікацію звернення;
2) відображення процесу опрацювання звернення відповідно до резолюції;
3) здійснення контролю за дотриманням строку розгляду звернення.
168. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюється відповідний реєстраційний номер та проставляється дата його реєстрації. Реєстраційний номер звернення включає:
1) унікальний номер картки громадянина та початкову літеру його прізвища, які залишаються незмінними у разі отримання повторних звернень від того самого громадянина;
2) порядковий номер звернення;
3) місяць та рік звернення;
4) порядковий реєстраційний номер звернення, що формується в ЄАС під час його реєстрації (в межах календарного року).
169. Реєстраційний номер звернення та дата його реєстрації зазначаються в ЕРКК звернення та у штрих-коді або реєстраційному штампі, що проставляється в нижньому правому куті першого аркуша звернення або на іншому вільному від тексту місці (крім місця, призначеного для підшивання звернення до справи). Відтиск штампа містить слова "Апарат Верховної Ради України". У разі отримання письмового звернення під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України на відтиску штампа додатково зазначається "Особистий прийом".
170. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штрих-код або штамп із зазначенням дати реєстрації та реєстраційного номера звернення. У такому разі на відтиску штампа додатково зазначається відмітка "Копія".
171. Автоматизована реєстрація звернень здійснюється шляхом внесення до ЕРКК звернення:
1) дати надходження звернення;
2) прізвища, власного імені, по батькові громадянина (повної назви громадського об’єднання);
3) адреси проживання громадянина (адреси реєстрації громадського об’єднання);
4) електронної адреси (у разі направлення електронного звернення) та/або номера телефону;
5) дати надсилання звернення виконавцю.
172. Під час реєстрації працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян визначає та вносить до ЕРКК звернення інформацію про вид звернення за класифікатором, стислий зміст та кількість сторінок звернення, додатки (за наявності), створює та вносить до ЄАС електронну копію звернення з усіма додатками.
Класифікатор звернень громадян розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до вимог законодавства.
Під час реєстрації звернення, розгляд якого повністю або частково має здійснюватися відповідно до Закону України "Про адміністративну процедуру", до ЕРКК звернення вноситься відповідна позначка.
( Пункт 172 в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
173. У разі надходження звернення в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", від іншого органу влади, установи чи організації до ЕРКК звернення вноситься інформація про назву органу влади, установи чи організації, від якої надійшло звернення, номер і дату супровідного листа до звернення, а також ЕРКК звернення зв’язується з ЕРКК супровідного листа, зареєстрованого структурним підрозділом з документального забезпечення.
174. Усне звернення, подане на адресу Верховної Ради України за допомогою засобів телефонного зв’язку, реєструється в ЄАС та передається адресатам у вигляді аудіофайлу у форматі flac.
175. До ЕРКК звернення додається автоматично сформоване електронне повідомлення структурного підрозділу з питань звернень громадян про передачу звернення з відбитком штрих-коду або реєстраційного штампу та реєстраційного номера звернення. Інформація про таку передачу зберігається у відповідному електронному реєстрі ЄАС.
176. Звернення у паперовій формі, подане до Верховної Ради України засобами поштового зв’язку (в тому числі ті, що за належністю надійшли від іншого органу державної влади, установи чи організації), особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України, через скриньку "Для звернень громадян", після їх реєстрації в ЄАС передаються структурним підрозділом з питань звернень громадян зазначеним у них адресатам з відповідними реєстрами через структурний підрозділ з документального забезпечення.
177. Звернення, подане керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", народним депутатом України, органом Верховної Ради України, депутатською фракцією (депутатською групою) у Верховній Раді України, реєструється в ЄАС та розглядається відповідно до цього Положення після зв’язування його ЕРКК з ЕРКК супровідного листа про направлення за належністю.
178. Якщо за результатами попереднього опрацювання виявлено, що звернення у паперовій формі адресовано декільком адресатам або його розгляд має бути доручено кільком виконавцям, структурний підрозділ з питань звернень громадян після реєстрації такого звернення передає його оригінал для опрацювання першому адресату або виконавцю. Інші адресати або виконавці отримують це звернення через ЄАС.
179. Працівник структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, вносить до ЕРКК звернення відомості про розгляд звернення у структурному підрозділі (зміст і дата резолюції, прізвище виконавця, термін виконання, дата передавання на виконання, дата надсилання для розгляду, відмітка про взяття на контроль, результат розгляду та його індекс, дата зняття з контролю, номер справи за номенклатурою) та інші дані про перебіг опрацювання звернення (посилання на ЕРКК супровідного листа, відповідь на звернення, відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, їх посадових осіб, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, до яких направлялося звернення).
Глава 2. Організація розгляду звернення
180. Опрацювання звернення здійснюється в ЄАС.
181. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", після його реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається громадянину з відповідним роз’ясненням протягом 10 днів з дня надходження такого звернення.
182. Звернення, в якому не зазначені прізвище, власне ім’я, по батькові громадянина, адреса його проживання, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, є анонімним, реєструється та передається до справи структурним підрозділом з питань звернень громадян. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.
183. Звернення не підлягає розгляду (з обов’язковим повідомлення про це заявника) у разі:
1) повторного звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті;
2) якщо прийнято рішення про припинення його розгляду;
3) порушення заявником терміну подання скарги, передбаченого статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".
184. Звернення, адресоване народному депутату України, депутатській фракції (депутатській групі) у Верховній Раді України, реєструється та направляється для розгляду відповідному адресату в ЄАС.
Звернення, адресоване Верховній Раді України, Голові Верховної Ради України, реєструється та попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до цього Положення. Звернення, предмет якого не стосується повноважень Верховної Ради України, Голови Верховної Ради України, направляється зазначеним підрозділом відповідно до:
1) органу Верховної Ради України відповідно до сфери його відання;
2) Керівника Апарату (в частині компетенції Апарату);
3) за належністю згідно з частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
185. Звернення, адресоване органу Верховної Ради України, реєструється та опрацьовується відповідно до цього Положення з урахуванням положень статті 89 Конституції України, статей 13, 16 Закону України "Про комітети Верховної Ради України" та частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
186. Звернення, адресоване Апарату, керівництву Апарату, структурному підрозділу, його посадовій особі, реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян та опрацьовується ним відповідно до цього Положення з урахуванням положень частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
187. За результатами попереднього опрацювання звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян може готуватися проект електронної резолюції, яка разом із зареєстрованим в ЄАС зверненням направляється на розгляд керівництва Апарату для затвердження резолюції про розгляд звернення.
Розглянуте керівництвом Апарату звернення із затвердженою електронною резолюцією направляється виконавцям в ЄАС, а його паперовий оригінал (за наявності) з відповідним реєстром передається виконавцям структурним підрозділом з питань звернень громадян через структурний підрозділ з документального забезпечення.
188. Якщо предмет звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, Апарату, керівництва Апарату, комітетів Верховної Ради України, таке звернення протягом п’яти днів з дня надходження структурним підрозділом з питань звернень громадян пересилається за належністю відповідно до Закону України "Про звернення громадян" або Закону України "Про адміністративну процедуру" до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий строк структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається заявникові з відповідним роз’ясненням.
( Пункт 188 в редакції Роз поряджень Голови ВР № 200 від 06.03.2023, № 433 від 09.05.2024 )
189. У разі необхідності структурний підрозділ з питань звернень громадян надає консультацію про належність предмета звернення до повноважень Верховної Ради України та її органів, інших органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів), органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб.
190. Строк розгляду звернення обчислюється в календарних днях з дня реєстрації звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС.
( Пункт 190 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
191. Датою остаточного опрацювання звернення є дата реєстрації в ЄАС відповіді на звернення, підписаної належною посадовою особою.
Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома заявника в письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
192. Реєстрація вихідного документа за зверненням, відповіді на звернення, формування повідомлення громадянину про направлення на розгляд його звернення здійснюється автоматично в ЄАС відповідно до цього Положення. У разі необхідності направлення паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, документ роздруковується з відміткою про його підписання кваліфікованим електронним підписом та після проставлення на ньому штампів "Паперова копія електронного документа" та "Згідно з оригіналом" надсилається адресату засобами поштового зв’язку.
( Пункт 192 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
193. Звернення вважається розглянутим, якщо предмет звернення опрацьовано і особі надано відповідь за підписом уповноваженої посадової особи або народного депутата України, направлено листа до органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації (у разі необхідності), вжито інших передбачених законодавством заходів.
У разі якщо за результатами розгляду звернення особі надається усна відповідь чи консультація, у зверненні на вільному від тексту місці останнього аркуша або в окремій довідці робиться відповідний запис, інформація щодо змісту якого вноситься до ЕРКК звернення в ЄАС.
Після завершення роботи над зверненням виконавець або уповноважена посадова особа структурного підрозділу, народний депутат України вносить до ЕРКК звернення інформацію про його розгляд, результати розгляду та зв’язує всі документи щодо відповідного звернення (відповіді, супровідні листи, інші необхідні документи).
194. Відповідь на звернення, подане шляхом заповнення громадянином електронної форми в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, після її підписання кваліфікованим електронним підписом виконавцем автоматично завантажується в особистий кабінет громадянина і стає доступною для перегляду заявником. У такому разі направлення засобами поштового зв’язку паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, виконавцем не здійснюється.
( Пункт 194 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
195. Відповідь на звернення, адресоване керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, керівництву Апарату, структурному підрозділу, відправляється централізовано засобами поштового зв’язку структурним підрозділом з документального забезпечення.
Відповідь на звернення, адресоване народному депутату України, надається народним депутатом України і відправляється ним або його помічником-консультантом засобами поштового або електронного зв’язку.
196. З метою моніторингу стану розгляду звернень у структурному підрозділі формується електронна контрольна справа, що містить копію супровідного листа про направлення звернення на розгляд та інші необхідні матеріали.
Відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, на розгляд якого було направлено звернення, реєструється у встановленому порядку структурним підрозділом з документального забезпечення і направляється до відповідного структурного підрозділу для долучення до контрольної справи.
197. Діловод структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, зв’язує ЕРКК отриманої відповіді з ЕРКК первинного документа.
Підрозділ 14. Порядок документування супроводження електронної петиції
198. Ініційована громадянами електронна петиція надходить до Верховної Ради України:
1) шляхом заповнення спеціальної форми на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції");
2) від громадського об’єднання, яке здійснювало збір підписів на підтримку електронної петиції через власний веб-сайт.
199. Структурний підрозділ з питань звернень громадян протягом двох робочих днів з дня надсилання автором (ініціатором) електронного повідомлення про ініціювання електронної петиції здійснює її перевірку на відповідність вимогам закону та оприлюднює електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.
Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному веб-сайті Верховної Ради України є датою початку збору підписів на її підтримку.
200. У разі невідповідності електронної петиції вимогам закону її оприлюднення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України не здійснюється, про що структурний підрозділ з питань звернень громадян повідомляє автора (ініціатора) протягом строку, встановленого для оприлюднення.
201. Отримана Верховною Радою України електронна петиція, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об’єднання і яка протягом установленого строку набрала необхідну кількість підписів на її підтримку, реєструється, супроводжується та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") структурним підрозділом з питань звернень громадян.
202. Електронна петиція, яка зібрала не менше 25 тисяч підписів громадян на її підтримку протягом не більше трьох місяців з дня оприлюднення, невідкладно реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС та направляється Голові Верховної Ради України для організації її розгляду в порядку, визначеному главою 36-1 Регламенту Верховної Ради України.
203. Після розгляду електронної петиції Верховною Радою України структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді (про прийняте рішення, результати голосування) Верховної Ради України на електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції").
Надсилання у письмовому вигляді відповіді Верховної Ради України на електронну петицію її автору (ініціатору) здійснює секретаріат комітету Верховної Ради України, який відповідно до предмета відання був визначений головним з підготовки і попереднього розгляду відповідної електронної петиції, після її розгляду на пленарному засіданні Верховної Ради України.
204. Електронна петиція, оприлюднена на офіційному веб-сайті Верховної Ради України, що протягом встановленого строку не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, після завершення строку збору підписів реєструється в ЄАС та направляється Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу обов’язків для визначення комітету, який відповідно до предмета відання розглядатиме її як електронне звернення.
Секретаріат комітету у місячний строк з дня отримання такого електронного звернення забезпечує:
1) розсилання електронного звернення народним депутатам України - членам комітету в ЄАС;
2) підготовку та надсилання відповіді на електронне звернення голови комітету або заступника голови комітету відповідно до розподілу обов’язків;
3) пересилання електронного звернення за належністю до органу державної влади, у тому числі правоохоронного органу, органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, якщо предмет електронного звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, її органів чи посадових осіб.
205. Після розгляду електронного звернення структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді, передбаченої пунктом 204 цього Положення, на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") з дотриманням правового режиму інформації з обмеженим доступом.
Підрозділ 15. Документування результатів моніторингу розгляду звернень, узагальнення та аналізу інформації
206. Моніторинг розгляду звернень є складовою системи контролю у Верховній Раді України. Такий моніторинг здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС за допомогою системи контролю підсистеми "Листи та звернення громадян" на основі даних з ЕРКК звернень, ЕРКК супровідних документів, ЕРКК відповідей та зв’язаних документів щодо відповідного звернення.
207. Зазначена система забезпечує надання структурному підрозділу з питань звернень громадян оперативного доступу до всієї інформації про:
1) стан опрацювання відповідного звернення, електронної петиції;
2) доручення, що надані під час особистого прийому громадян головами комітетів Верховної Ради України, головами депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, народними депутатами України;
3) результати розгляду питань, порушених у зверненнях до Верховної Ради України, відповіді на звернення.
208. Структурний підрозділ з питань звернень громадян з метою вивчення громадської думки, своєчасного виявлення та усунення причин, що призводять до порушення конституційних прав громадян, врахування їхніх пропозицій у законотворчій роботі щокварталу, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, і щороку здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України.
209. Працівник структурного підрозділу, який здійснює діловодство за зверненнями, щокварталу, не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним періодом, формує в ЄАС статистичний звіт за минулий квартал та направляє його через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян. Форма статистичного звіту розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян за погодженням з керівництвом Апарату і має бути доступною для формування в ЄАС.
210. Результати моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України:
1) направляються керівництву Верховної Ради України, керівництву Апарату, органам Верховної Ради України, структурним підрозділам через ЄАС для врахування в роботі;
2) публікуються в офіційному виданні Верховної Ради України;
3) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян.
Підрозділ 16. Зберігання документів за зверненнями
211. Звернення, відповідь на нього, супровідні документи щодо його розгляду зберігаються в електронному вигляді в ЄАС.
Оригінал звернення у паперовій формі, надісланого засобами поштового зв’язку (в тому числі того, що надійшло від іншого органу державної влади, установи чи організації), отриманого під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України або через скриньку "Для звернень громадян", а також матеріали щодо його опрацювання зберігаються у структурному підрозділі, що здійснював розгляд звернення, або у народного депутата України - адресата звернення.
212. Розглянуте звернення з усіма документами щодо його опрацювання розміщується в електронній справі за хронологічним, територіальним або алфавітним порядком. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до відповідної групи документів.
Під час формування електронної справи перевіряються правильність включення документів до справи та їх повнота (комплектність). Неопрацьовані пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи включати до електронної справи забороняється.
Строк зберігання документів за зверненням в електронному вигляді становить п’ять років.
Строк зберігання звернення у паперовій формі та матеріалів щодо його опрацювання становить один рік.
( Пункт 212 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
213. Працівники структурного підрозділу з питань звернень громадян мають вільний доступ в ЄАС до всіх електронних справ за зверненнями.
Розділ IV. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗАПИТІВ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ
Підрозділ 17. Загальні засади документування запитів на інформацію
214. Діловодство з питань запитів на публічну інформацію (далі - запит на інформацію) здійснюється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян.
( Пункт 214 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )( Пункт 215 виключено на підставі Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Підрозділ 18. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації запиту на інформацію
216. Опрацювання запиту на інформацію в Апараті здійснюється в ЄАС.
217. Запит на інформацію подається на вибір запитувача в усній або письмовій формі (засобами поштового зв’язку, факсом, телефоном, електронною поштою на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua, шляхом заповнення електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України через СЕВ ОВВ).
( Пункт 217 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
218. Якщо лист, надісланий на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua або шляхом заповнення запитувачем електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, за змістом не є запитом на інформацію, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження такого листа структурний підрозділ з питань звернень громадян надсилає його автору автоматично створене повідомлення про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.
Якщо лист надійшов засобами поштового зв’язку і містить вимогу про отримання інформації, проте за змістом не є запитом на інформацію, такий лист передається за окремим реєстром без реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого розгляду в порядку, визначеному цим Положенням.
( Пункт 218 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
219. Запит на інформацію, що подається засобами телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 16 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 15 години за номером телефону (044) 255-43-09, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайла у форматі flac, що прикріплюється до ЕРКК запиту.
( Пункт 219 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
220. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, підлягає попередньому опрацюванню, що здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:
1) належність документа до запиту на інформацію;
2) структурний підрозділ, що володіє або має володіти запитуваною інформацією;
3) обсяг запитуваної інформації, необхідної для надання відповіді;
4) належний розпорядник інформації (у разі якщо Апарат не володіє запитуваною інформацією);
5) наявність передбачених законом підстав для відмови у задоволенні запиту на інформацію.
( Пункт 220 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
221. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, централізовано реєструється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян з 9 години до 16 години робочого дня після його попереднього опрацювання.
( Пункт 221 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
222. Структурний підрозділ, що володіє запитуваною інформацією, протягом двох робочих днів з дня реєстрації запиту на інформацію в ЄАС готує якісну, повну, достовірну інформацію (копії документів, інформаційні матеріали) відповідно до запиту на інформацію, надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь на нього та/або підготовлену додаткову інформацію, обґрунтування продовження строку розгляду запиту на інформацію, підстави відмови чи відстрочки в задоволенні запиту на інформацію тощо.
У разі надходження запиту на інформацію до структурного підрозділу, який не володіє запитуваною інформацією, зазначений структурний підрозділ протягом одного робочого дня надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь, що містить обґрунтування та рекомендацію про направлення запиту до іншого структурного підрозділу або належного розпорядника інформації.
( Пункт 222 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
223. Узагальнена відповідь на запит на інформацію готується в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян на основі інформації, що знаходиться у його розпорядженні (офіційний веб-сайт Верховної Ради України, бази даних), та/або інформації, що надається структурними підрозділами, які володіють запитуваною інформацією.
Узагальнена відповідь на запит на інформацію надається запитувачу в тій формі, в якій подано запит, якщо запитувач не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.
( Пункт 223 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
224. Строк зберігання запитів на інформацію, відповідей на них та інших документів щодо їх опрацювання в електронному вигляді становить п’ять років.
Строк зберігання паперових оригіналів запитів на інформацію становить один рік.
( Пункт 224 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
225. Структурний підрозділ з питань звернень громадян щомісяця, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України.
Результати моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України:
1) направляються Керівнику Апарату для інформування керівництва Апарату та врахування в роботі;
2) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян.
( Пункт 225 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Підрозділ 19. Особливості опрацювання документа із суміжною інформацією
226. Якщо під час попереднього опрацювання виявилося, що надісланий особою документ містить одночасно запит на інформацію, звернення або іншу інформацію такий документ реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з визначенням в ЕРКК документа маршруту проходження відповідно запиту на інформацію (частини документа, що є запитом на інформацію), звернення (частини документа, що є зверненням) або іншої інформації у встановленому порядку.
( Пункт 226 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
227. Частини документа, що є зверненням або іншою інформацією, реєструються структурним підрозділом з питань звернень громадян або структурним підрозділом з питань документального забезпечення із занесенням у поле "коментар" інформації про проходження такого документа, зв’язуються з первинним документом та опрацьовуються відповідно до цього Положення.
( Пункт 227 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
228. Відповідь на документ, що містить одночасно запит на інформацію та звернення, готується структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з урахуванням інформації щодо опрацювання частини документа, що є зверненням.
Відповіді на документ, що містить одночасно запит на інформацію та іншу інформацію, готуються структурним підрозділом з питань звернень громадян (у частині документа, що є запитом на інформацію) та структурним підрозділом, визначеним структурним підрозділом з питань документального забезпечення відповідальним за опрацювання документа (в частині іншої інформації), та зв’язуються з первинним документом.
( Пункт 228 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Розділ V. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ПИТАНЬ
Підрозділ 20. Документи організаційного та розпорядчого характеру
229. Створення, підготовка, реєстрація та проходження документів з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України, з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та згідно з цим Положенням.
230. Оформлення і проходження колективної ініціативи народних депутатів України, що може вноситися у випадках, визначених Конституцією та законами України, здійснюються відповідно до законодавства.
231. Документом з питань нормативно-правового та/або організаційно-розпорядчого характеру у Верховній Раді України, який оформлюється на відповідному бланку у паперовій формі (додаток 2 до цього Положення) або в електронній формі (шляхом заповнення бланка електронного документа), є розпорядження, що видається в межах повноважень:
1) Головою Верховної Ради України (Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України - у разі виконання обов’язків Голови Верховної Ради України);
2) Керівником Апарату (Першим заступником або заступником Керівника Апарату - у разі виконання обов’язків Керівника Апарату);
3) керівником структурного підрозділу з управління справами (з організаційних, адміністративно-господарських питань та інших питань у частині діяльності структурного підрозділу з управління справами).
( Пункт 231 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
232. Проект розпорядження посадової особи, визначеної пунктом 231 цього Положення (далі - розпорядження), готується за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату або в ініціативному порядку структурним підрозділом в електронній або паперовій формі та реєструється в ЄАС.
Проект розпорядження з кадрових питань готується структурним підрозділом з управління кадрами за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, за поданням керівника іншого структурного підрозділу або за власною ініціативою.
Проект розпорядження щодо міжнародної діяльності Верховної Ради України, офіційних візитів, візитів, відряджень Голови Верховної Ради України, інших народних депутатів України, посадових осіб Верховної Ради України до іноземних держав готується структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків.
Проект розпорядження про забезпечення проведення парламентських слухань готується секретаріатом комітету Верховної Ради України, до предмета відання якого належать відповідні питання, після прийняття постанови Верховної Ради України про проведення парламентських слухань.
Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, готується і подається структурним підрозділом, який визначений виконавцем.
Проект розпорядження, крім проекту розпорядження з кадрових питань, подається виконавцем до структурного підрозділу з документального забезпечення (електронною поштою у форматі docx) для редакційного опрацювання (розпорядження з нормативно-правових питань) та належного оформлення у паперовій або електронній формі.
Після візування проект розпорядження у паперовій формі повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення для подання його на підпис керівництву Верховної Ради України або керівництву Апарату.
Проект розпорядження в електронній формі створюється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення або структурним підрозділом з управління кадрами.
Опрацьований і оформлений проект розпорядження у паперовій або електронній формі візується у порядку, визначеному пунктами 235-240 цього Положення.
( Пункт 232 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
233. Проект розпорядження з питань відрядження оформлюється відповідно до положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників Апарату:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення - щодо відрядження в межах України;
2) структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків - щодо відрядження за межі України.
234. Проект розпорядження має містити такі реквізити:
1) заголовок (назва розпорядження), що відображає предмет розпорядження;
2) текст розпорядження, що включає, як правило, преамбулу, в якій зазначаються підстава, обґрунтування та/або мета розпорядження, та розпорядчу частину, в якій викладаються відповідні нормативні положення, що стосуються предмета розпорядження;
3) підпис (повна назва посади, ініціал власного імені та прізвище підписувача).
( Пункт 234 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
235. Погодження (візування) проекту розпорядження у паперовій формі здійснюється на зворотному боці останнього аркуша документа шляхом його візування Керівником Апарату, його Першим заступником, заступником, керівниками відповідних структурних підрозділів, виконавцем з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
Погодження (візування) проекту розпорядження в електронній формі здійснюється в ЄАС.
( Пункт 235 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
236. Проект розпорядження з кадрових питань візується:
1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);
2) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;
3) керівником структурного підрозділу з управління кадрами;
4) керівником відділу структурного підрозділу з управління кадрами, з питань компетенції якого підготовлено проект;
5) виконавцем.
237. Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, в тому числі з адміністративно-господарських питань, візується:
1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);
2) посадовими особами, які визначені в проекті розпорядження як виконавці завдань;
3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;
4) керівником структурного підрозділу, в якому створено проект;
5) виконавцем.
238. Проект розпорядження щодо відрядження народного депутата України в межах України та за межі України візується:
1) Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України - щодо відряджень народних депутатів України за межі України;
2) керівництвом Апарату;
3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;
4) керівництвом структурного підрозділу, в якому його створено;
5) виконавцем.
( Пункт 238 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
239. Проект розпорядження щодо відрядження працівника Апарату, помічника-консультанта народного депутата України візується:
1) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;
2) керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
3) виконавцем.
240. Проект розпорядження, що має нормативно-правовий характер, візується керівником юридичного структурного підрозділу (крім проектів розпоряджень, що готуються, оформлюються і реєструються у структурному підрозділі з управління справами).
Керівник структурного підрозділу з питань запобігання корупції візує проекти розпоряджень:
1) про призначення працівників в Апараті;
2) про накладення на державних службовців дисциплінарних стягнень в Апараті;
3) стосовно утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування державних підприємств, установ чи організацій, що належать до сфери управління Апарату, затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, надання дозволів, погоджень, проведення перевірок, конкретизації (делегування) повноважень, призначення відповідальних;
4) щодо матеріально-технічного чи організаційного забезпечення, інвентаризації, ремонту, розпорядження майном;
5) щодо кошторисів та планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального та спеціального фонду бюджету підприємств і установ, зведених кошторисів та планів асигнувань, планів використання бюджетних коштів одержувачами та довідок про зміни до них;
6) щодо структури та штатного розпису Апарату та державних підприємств, установ чи організацій;
7) про преміювання, надбавки за інтенсивність праці;
8) про призначення на посаду, звільнення з посади та преміювання керівників бюджетних установ, що належать до сфери структурного підрозділу з управління справами;
9) з питань погодження господарських правочинів.
( Пункт 240 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
241. Проект розпорядження Голови Верховної Ради України у паперовій формі подається на підпис Керівником Апарату або особою, яка виконує його обов’язки.
( Пункт 241 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
242. Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів розпоряджень та розсилання їх через ЄАС до структурних підрозділів здійснюють:
1) структурний підрозділ з управління кадрами - розпоряджень з кадрових питань;
2) структурний підрозділ з документального забезпечення - розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань;
3) структурний підрозділ з управління справами - розпоряджень керівника структурного підрозділу з управління справами.
( Пункт 242 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
243. Розпорядження керівництва Верховної Ради України, Керівника Апарату, керівника структурного підрозділу з управління справами мають окрему порядкову нумерацію.
Розпорядження з кадрових питань реєструються з порядковим номером з додаванням літери "К".
Реєстрація розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, здійснюється шляхом присвоєння чергового порядкового номера в межах календарного року та внесення інших відомостей до ЕРКК документа.
( Пункт 243 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )( Пункт 244 виключено на підставі Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
245. Розпорядження, підписані в паперовій формі, що реєструються структурним підрозділом з управління кадрами, засвідчуються печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "3", а розпорядження, що реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення, - печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "4".
( Пункт 245 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Підрозділ 21. Загальні вимоги до оформлення службових документів
246. Оформлення службового документа у Верховній Раді України здійснюється з дотриманням таких загальних вимог:
1) документ готується в текстовому редакторі Word з використанням шрифту гарнітури Times New Roman та розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів;
( Підпункт 1 пункту 246 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
2) при оформленні застосовується напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа, напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа;
3) міжрядковий інтервал повинен становити:
1 - для тексту документа, додатків;
1,5 - для реквізитів "Адресат" та "Гриф затвердження";
1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного;
4) поля повинні становити:
30 міліметрів - ліве;
10 міліметрів - праве;
20 міліметрів - верхнє та нижнє;
5) відступ від межі лівого поля документа повинен становити:
125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту "Підпис";
100 міліметрів - для реквізиту "Гриф затвердження";
90 міліметрів - для реквізиту "Адресат";
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
6) у разі оформлення документа (додатків до нього) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються:
номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків;
перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків;
документ і кожен з додатків мають власну нумерацію сторінок;
7) текст документа друкується на одному боці аркуша, за винятком документа тимчасового строку зберігання обсягом більше 20 сторінок, що може друкуватися на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит "Підпис" розміщується на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа;
8) ініціал власного імені та прізвище в реквізиті "Підпис" розміщується на рівні останнього рядка назви посади;
9) для цифрової копії оригіналу документа в паперовій формі QR-код розміром 21 на 21 міліметр розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа;
