В умовах воєнного чи надзвичайного стану Перелік відомостей може складатися та уточнюватися з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.
349. Документу, що містить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування" (далі - гриф ДСК), відповідна позначка проставляється без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа, а також в ЕРКК документа в ЄАС. При цьому цифрова копія оригіналу паперового документа з грифом ДСК не створюється та не зберігається в ЄАС.
350. Питання щодо необхідності присвоєння грифа ДСК документу, створеному у Верховній Раді України, її органах або Апараті, вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 і статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
Документ з грифом ДСК створюється або опрацьовується виконавцем за дорученням Голови Верховної Ради України, його Першого заступника чи заступника, голови комітету Верховної Ради України, голови тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голови депутатської фракції (депутатської групи), Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, керівника відповідного структурного підрозділу чи осіб, які виконують їхні обов’язки.
Документи з грифом ДСК, що підписуються народним депутатом України, створюються таким народним депутатом України або його помічником-консультантом, який працює за строковим трудовим договором на постійній основі, на підставі листа-доручення (додаток 15 до цього Положення) відповідного народного депутата України, що подається Керівнику Апарату в електронній формі через ЄАС. За наявності такого листа-доручення та відповідної електронної резолюції Керівника Апарату помічник-консультант може створювати, опрацьовувати та отримувати у структурному підрозділі з документального забезпечення для ознайомлення документи з грифом ДСК, адресовані відповідному народному депутату України.
351. Оформлення, візування та підписання документів, що містять службову інформацію, здійснюються з дотриманням вимог, встановлених цим Положенням.
351-1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з документального забезпечення, який:
1) організовує умови для створення документів, що містять службову інформацію, у спеціальному приміщенні, із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства;
2) реєструє вхідні документи з грифом ДСК та надає їх адресатам і виконавцям під особистий підпис, здійснює ознайомлення з такими документами та контролює їх повернення;
3) реєструє вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК та забезпечує їх направлення адресатам;
4) забезпечує облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом ДСК з моменту їх одержання до передачі на зберігання до архівного підрозділу або знищення, крім випадків, передбачених пунктом 351-2 цього Положення.
Перед початком роботи з документом з грифом ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення доводить до адресата чи виконавця порядок роботи з такими документами (відомостями).
351-2. Облік, формування справ, зберігання та використання мобілізаційних документів з грифом ДСК здійснюються підрозділом з мобілізаційних питань з дотриманням вимог цього Положення.
Облік документів з грифом ДСК, що стосуються охорони державної таємниці, ведеться режимно-секретним підрозділом. Реєстрація таких документів здійснюється разом із секретними документами та іншими матеріальними носіями секретної інформації у журналі обліку відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
352. Вхідний документ з грифом ДСК приймається, опрацьовується та реєструється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до цього Положення. Інформація про реєстрацію вхідного документа вноситься до журналу обліку вхідних документів з грифом ДСК (додаток 16 до цього Положення).
Документи, що мають відмітку "(без додатка - відкрита інформація)", реєструються як документи з грифом ДСК.
Після реєстрації документа з грифом ДСК на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа з позначкою "ДСК", електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі лицьового боку останнього аркуша документа, а в разі відсутності місця - на зворотному боці останнього аркуша.
352-1. Інформація про додатки до вхідного документа, що містить службову інформацію, зазначається в ЕРКК документа з грифом ДСК.
На кожному додатку в паперовій формі проставляється реєстраційний номер вхідного документа у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша, а на додатках, що підлягають поверненню, - на зворотному боці останнього аркуша.
На зброшурованих додатках у паперовій формі (книги та інші видання) реєстраційний номер вхідного документа проставляється на титульному аркуші.
Після опрацювання додатки повертаються адресату, який їх надіслав (якщо про це зазначено у вхідному документі), централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення.
353. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення у відповідному журналі (додаток 17 до цього Положення).
Записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку, забороняється.
На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами здійснюється у спосіб, що виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
Гриф ДСК зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
354. Документ, що містить службову інформацію, передається адресату, виконавцю з проставленням ним особистого підпису і дати отримання у картці, цифрова копія якої додається до ЕРКК документа.
Виконавець або особа, яка ознайомлюється з документом з грифом ДСК, проставляє у картці особистий підпис і дату ознайомлення під час отримання документа для опрацювання.
Особа, яка ознайомилася з документом з грифом ДСК, несе відповідальність за нерозголошення інформації, що міститься в такому документі.
354-1. Ознайомлення з документом з грифом ДСК в комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату здійснюється виключно після проставлення особою особистого підпису в листі ознайомлення (додаток 18 до цього Положення). До листа ознайомлення вноситься інформація про всіх осіб, які опрацьовували або ознайомлювалися з відповідним документом у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату.
Представники Кабінету Міністрів України, міністерств, інших державних органів, громадських об’єднань, а також експерти, фахівці та інші особи, які беруть участь у роботі комітетів Верховної Ради України, тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), можуть ознайомлюватися з документами, що містять службову інформацію, які виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі письмового доручення керівника цього органу відповідному секретаріату. Такі особи беруть на себе письмове зобов’язання щодо нерозголошення службової інформації (додаток 19 до цього Положення) та в разі його порушення несуть відповідальність згідно із законом.
Голова комітету Верховної Ради України, голова тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голова депутатської фракції (депутатської групи), керівник структурного підрозділу Апарату здійснює контроль за дотриманням порядку опрацювання документів з грифом ДСК, за їх зберіганням та своєчасним поверненням до структурного підрозділу з документального забезпечення разом з листом ознайомлення та зобов’язаннями щодо нерозголошення службової інформації.
354-2. Після опрацювання документ з грифом ДСК для його подальшого зберігання і формування у справи у визначений строк (але не більше 30 календарних днів з дня надходження) повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення, про що робиться відмітка в журналі обліку з проставленням підпису працівником цього підрозділу, який прийняв документ.
За потреби подальшого опрацювання документа з грифом ДСК у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату строк опрацювання такого документа може бути продовжений на 30 календарних днів на підставі листа керівника відповідного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату до керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.
355. Виконавець, якому доручено створення документа з грифом ДСК, у встановлений строк/термін створює проект такого документа у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства.
Документи, підготовлені чи оформлені без дотримання вимог цього Положення, до реєстрації не приймаються.
Проекти внутрішніх документів, що містять службову інформацію, друкуються в одному примірнику.
Проекти вихідних документів, що містять службову інформацію, друкуються в кількості примірників, що відповідає кількості адресатів, плюс один примірник (з візами та підписом посадової особи), який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи).
У правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша проекту вихідного документа, що містить службову інформацію, виконавець проставляє гриф "Для службового користування" та номер примірника під ним.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3".
Якщо службова інформація міститься лише у додатку до документа з грифом ДСК, під таким грифом проставляється позначка "(без додатка - відкрита інформація)".
Наприклад:
"Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. № 3".
У разі встановлення заборони на копіювання документа з грифом ДСК за рішенням особи, яка підписала документ, у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа після номера примірника проставляється відповідна позначка.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3
Копіюванню не підлягає".
На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці останнього аркуша в нижньому лівому куті зазначаються прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Петренко І.І. 255-55-55".
На зворотному боці останнього аркуша примірника документа з грифом ДСК, який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи), у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох), пункт Переліку відомостей, прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Надруковано три примірники
Прим. № 1 - Офісу Президента України
Прим. № 2 - Секретаріату Кабінету Міністрів України
Прим. № 3 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
У разі надсилання документа з грифом ДСК більше ніж чотирьом адресатам виконавець подає до структурного підрозділу з документального забезпечення розрахунок розсилання документа з грифом ДСК (додаток 20 до цього Положення), в якому наводиться перелік адресатів з номерами призначених їм примірників, а замість найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис.
Наприклад:
"Надруковано дев’ять примірників
Прим. № 1-8 - згідно з розрахунком розсилання
Прим. № 9 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
356. Після підписання документ з грифом ДСК подається до структурного підрозділу з документального забезпечення для реєстрації, передачі виконавцю, надсилання адресату, а також для формування у справу, зберігання.
Реєстрація вихідного та внутрішнього документа з грифом ДСК здійснюється в ЄАС із внесенням відповідної позначки до ЕРКК документа. До вихідного номера кореспондента додається позначка "ДСК". На кожному примірнику документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду.
Інформація про реєстрацію вихідних та внутрішніх документів з грифом ДСК вноситься до відповідного журналу обліку (додаток 21 до цього Положення).
Після реєстрації вихідного документа з грифом ДСК, створеного у Верховній Раді України, її органі або Апараті, всі його чернетки, роздруковані варіанти і копії знищуються шляхом подрібнення, про що зазначається на звороті примірника, який долучається до справи. Такий запис завіряється підписом працівника структурного підрозділу з документального забезпечення або виконавця документа.
Наприклад:
"Чернетки, непідписані варіанти і копії знищені шляхом невідновного подрібнення.
Головний консультант управління документообігу Петренко І.І.
01.01.2024".
357. Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються виконавцем у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки у паперовій формі.
Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення, візуються, підписуються та реєструються у порядку та з дотриманням вимог, передбачених підрозділом 20 цього Положення.
358. Тиражування документів з грифом ДСК здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до резолюції керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату (додаток 8 до цього Положення).
Документ з грифом ДСК, одержаний від іншої установи, для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах копіюється у визначеному цим пунктом порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його копіювання.
На кожному примірнику тиражованого документа від руки проставляється номер примірника.
Облік тиражованих документів з грифом ДСК ведеться у спеціальному журналі (додаток 9 до цього Положення). Передача документа з грифом ДСК народному депутату України, органу Верховної Ради України, структурному підрозділу, посадовій особі здійснюється під особистий підпис.
Друкування і тиражування в Апараті документів з грифом ДСК за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки здійснюються з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Робота з документами з грифом ДСК проводиться у службових приміщеннях з дотриманням вимог, що унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів третіх осіб.
359. Надсилання документа з грифом ДСК у межах України здійснюється централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення фельд’єгерським зв’язком.
360. Опрацьовані документи з грифом ДСК групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ. Дозволяється долучати до справи з грифом ДСК документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань справи.
У разі створення значної кількості документів з грифом ДСК (понад 50 документів за рік одного виду: розпорядження, інструкції тощо) доцільно формувати їх в окремі справи.
На обкладинці справи, що містить документи з грифом ДСК, у правому верхньому куті проставляється гриф "Для службового користування".
У графі номенклатури до номера справи з документами, що мають гриф ДСК, проставляється позначка "ДСК".
360-1. Документи і справи з грифом ДСК зберігаються у шафі, сейфі, що розташовані у службовому приміщенні або сховищі архіву. Шафа, сейф, службове приміщення, сховище архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися особистою металевою печаткою.
Тимчасове зберігання документів з грифом ДСК виконавцем здійснюється з дотриманням вимог, передбачених абзацом першим цього пункту.
Особи, винні у порушенні вимог, передбачених цим розділом, втраті документів з грифом ДСК, розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягаються до дисциплінарної або іншої відповідальності, встановленої законом.
361. Перегляд документів з грифом ДСК проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності у таких документах відомостей, що містять службову інформацію, не менше одного разу на п’ять років.
Скасування грифа ДСК здійснюється у разі відсутності законних підстав для обмежень у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з метою можливого скасування грифа ДСК обов’язково здійснюється:
1) під час підготовки справ для їх передачі до архівного підрозділу та до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;
2) на підставі рішення суду;
3) відповідно до письмового повідомлення установи - розробника документа, надісланого до Верховної Ради України, її органів, Апарату.
Рішення про скасування грифа ДСК чи його підтвердження для документів, що створені в Апараті, приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
Рішення про скасування грифа ДСК для документів, що надійшли на адресу Верховної Ради України, її органів, Апарату, приймається установою - розробником документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
Про скасування грифа ДСК письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ, протягом одного місяця з дня ухвалення Комісією з питань роботи із службовою інформацією відповідного рішення.
На документах гриф "Для службового користування" погашається працівником структурного підрозділу з документального забезпечення шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці номера і дати протоколу відповідного засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
На підставі отриманого письмового повідомлення від іншої установи про скасування грифа ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення закреслює гриф обмеження доступу тонкою рискою та зазначає нижче на вільному від тексту місці номер і дату листа-повідомлення. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
362. Справа з грифом ДСК, що зберігається в архівному підрозділі, видається у тимчасове користування народному депутату України - члену комітету, тимчасової спеціальної комісії, тимчасової слідчої комісії для виконання письмового доручення відповідного комітету або комісії, а працівнику структурного підрозділу - на підставі письмового дозволу Керівника Апарату на строк, що не перевищує один місяць, з проставленням отримувачем особистого підпису в журналі видавання документів з грифом ДСК з архівосховища (додаток 22 до цього Положення).
За наявності письмового клопотання іншого органу чи установи або припису на проведення перевірки згідно з наданим законом повноваженням документ з грифом ДСК, його копія чи витяг з нього за письмовим дозволом Керівника Апарату можуть видаватися працівнику іншого органу чи установи.
363. Підготовка документів з грифом ДСК для передачі до архівного підрозділу включає проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складення описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, передавання справ з грифом ДСК.
У разі необхідності справи постійного та тривалого строків зберігання з грифом ДСК включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію.
Експертиза цінності документів з грифом ДСК проводиться щороку Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
У разі встановлення у процесі експертизи факту нестачі документів чи справ з грифом ДСК, що внесені до номенклатури, Комісія з питань роботи із службовою інформацією організовує проведення службового розслідування та розшуку втраченого документа чи справи. У разі негативного результату розшуку довідка про причини відсутності документа чи справи з грифом ДСК, підписана головою, членами Комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу. На підставі довідки архівний підрозділ складає акт про нестачу документів (справ) з грифом ДСК (додаток 23 до цього Положення), який візує керівник архівного підрозділу, підписує керівник структурного підрозділу з документального забезпечення та затверджує Керівник Апарату або його заступник.
За результатами експертизи цінності документи з грифом ДСК, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про знищення документів з грифом ДСК (додаток 24 до цього Положення). Акт про знищення документів з грифом ДСК після підписання всіма членами Комісії з питань роботи із службовою інформацією затверджується Керівником Апарату.
Під час передачі справ з грифом ДСК на постійне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України структурний підрозділ з документального забезпечення подає лист за підписом Керівника Апарату або його заступника, в якому визначається порядок користування такими справами.
363-1. Перевірка наявності та фізичного стану всіх документів, взятих на облік, справ, видань, інших носіїв інформації з грифом ДСК та організації роботи з ними проводиться не менше одного разу на рік після завершення діловодного року та формування справ на підставі розпорядження Керівника Апарату. Результати перевірки оформлюються актом (додаток 25 до цього Положення) та доповідаються Керівнику Апарату.
У разі встановлення за результатами перевірки факту нестачі документа з грифом ДСК рішенням Керівника Апарату може утворюватися спеціальна комісія для його розслідування.
( Розділ XI із змінами, внесеними згідно з Роз порядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023; в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
Розділ XII. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Підрозділ 30. Систематизація та зберігання документів
Глава 1. Складання номенклатури справ
364. Архівне зберігання документів Верховної Ради України, її органів, Апарату здійснюється архівним підрозділом.
365. Архів документів створюється у паперовій та електронній формах відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів.
366. Номенклатура справ структурного підрозділу - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у структурних підрозділах, із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ структурного підрозділу створюється щороку відповідно до класифікатора справ в електронній формі в ЄАС діловодом із залученням працівників структурного підрозділу, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником структурного підрозділу з документального забезпечення до 15 листопада поточного року.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення змісту документів з усіх питань діяльності такого підрозділу (додаток 10 до цього Положення).
Номенклатура справ новоутвореного структурного підрозділу складається у місячний строк після затвердження положення про нього.
367. Документи групуються у справу, якій надається найменування (заголовок), що у стислій формі визначає зміст документів у справі. Заголовок справи має узагальнено і стисло відображати склад і зміст документів справи. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), якого вона стосується. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності:
1) назва виду справи (листування, журнал, книга) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти, інший вид документа);
2) автор документів (найменування структурного підрозділу);
3) кореспондент або адресат (найменування органу чи установи, до якої адресовані або від якого надійшли документи);
4) короткий зміст документів справи (предмет, з якого формується справа).
368. У заголовку справи, що містить документи з одного питання, що пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "справа" (наприклад: "Особова справа").
У заголовку справи, яка містить документи з одного питання, що не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "Документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи (наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) з питань проведення огляду стану діловодства у структурних підрозділах").
У заголовку справи, яка містить листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування (наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення").
369. Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується ступінь важливості документів, включених до справи, та їх взаємозв’язок. Групи справ розміщуються в номенклатурі, як правило, у такій послідовності:
1) документи, що надійшли від Президента України, Кабінету Міністрів України, судів;
2) організаційні та розпорядчі документи Апарату (розпорядження тощо);
3) планово-звітна документація;
4) листування.
370. Документи у групі справ розміщуються з урахуванням ступеню їх важливості та строків зберігання.
371. Кожна справа, включена до номенклатури справ структурного підрозділу, має індекс, що складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором) та порядкового номера в межах підрозділу.
372. Строки зберігання документів зазначаються у номенклатурі справ на підставі Переліку типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22 липня 2014 року № 1188/5 (далі - Перелік типових документів).
373. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України формується структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до структури Апарату, на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Зведена номенклатура справ Верховної Ради України подається для схвалення експертно-перевірній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та затверджується Керівником Апарату.
Зведена номенклатура справ Верховної Ради України використовується в ЄАС для автоматизації процесів формування документів у справи.
Зведена номенклатура справ діє з 1 січня по 31 грудня наступного календарного року. Щороку зведена номенклатура справ переглядається, аналізується, уточнюється (за необхідності) до 15 грудня поточного року.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню та погодженню з експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України один раз на п’ять років.
Глава 2. Формування справи
374. Формування справи - це групування виконаних документів у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ з дотриманням таких вимог:
1) у справу групуються документи, виконані протягом одного календарного року (крім перехідних електронних справ, що ведуться протягом кількох років);
2) справа формується лише з оригіналів, примірників оригіналів, а в разі їх відсутності - засвідчених у встановленому порядку копій документів, зокрема електронних копій паперових оригіналів та електронних копій електронних документів;
3) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи тимчасового зберігання, не обмежується кількістю електронних документів;
4) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа;
5) справа постійного зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). За наявності більшого обсягу аркушів справа формується з кількох томів, що нумеруються;
6) до справи включаються документи лише з одного предмета або групи споріднених предметів, що становлять єдиний тематичний комплекс;
7) не допускається включення до справи постійного зберігання чернеток, особистих документів, розтиражованих копій і документів, що підлягають поверненню;
8) документи постійного зберігання групуються у справи окремо від документів тимчасового зберігання;
9) виконані електронні документи та документи у паперовій формі групуються у справу в межах одного календарного року в хронологічному порядку (крім перехідних справ), при цьому до першого документа додаються документи-відповіді та всі інші документи, що його стосуються, у логічній послідовності та за хронологією їх видання;
10) особова справа формується протягом усього часу роботи посадової особи.
375. Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється засвідчена паперова копія цього вхідного документа. Відповідна копія зберігається у структурному підрозділі і формується в електронну та паперову справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
376. Розпорядження з основної діяльності, з кадрових, адміністративно-господарських питань групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.
377. Паперові справи "Закони України" та "Постанови Верховної Ради України" формуються з паперових оригіналів документів структурним підрозділом з документального забезпечення.
Справа "Законопроекти" формується в ЄАС головним комітетом.
378. Особові рахунки працівників Апарату, відомості про нарахування заробітної плати та інші документи, що містять персональні дані працівників, систематизуються в межах року за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання
Глава 1. Експертиза цінності документів
379. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
380. Для проведення експертизи цінності документів у порядку, встановленому Постановою Кабінету Міністрів України "Про проведення експертизи цінності документів" від 8 серпня 2007 року № 1004, утворюється експертна комісія. Положення про експертну комісію Апарату і персональний склад комісії затверджується Керівником Апарату.
381. Експертиза цінності документа в електронній формі проводиться за правилами, принципами та критеріями, що застосовуються до аналогічного документа в паперовій формі.
382. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу, блокування доступу працівників структурних підрозділів до редагування ЕРКК документів, що передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів та електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
383. За результатами експертизи цінності документів у структурному підрозділі особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та в електронній формах.
Описи справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються в ЄАС укладачем опису та підписуються керівником структурного підрозділу.
384. На підставі електронних описів справ структурного підрозділу та складених в електронній формі пропозицій до акта про вилучення для знищення документів після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складається в електронній формі акт про вилучення для знищення документів і справ, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення (додаток 11 до цього Положення). У такому акті обов’язково зазначається спосіб знищення документів, що виключає можливість їх прочитання або відновлення (невідновне подрібнення, спалювання, розплавлення або розчинення).
( Абзац перший пункту 384 в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.
Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в паперовій формі, створюється лише в паперовій формі.
Номер і дата акта про вилучення для знищення документів присвоюються ЄАС після його затвердження в електронній формі.
Заборонено знищувати документ без попереднього проведення експертизи його цінності.
Знищення документів здійснюється в установленому порядку відповідним підприємством, установою чи організацією, що належить до сфери управління Апарату.
( Пункт 384 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
385. У разі якщо для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальна особа структурного підрозділу виготовляє паперову копію такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що засвідчується печаткою Апарату відповідно до пункту 25 цього Положення.
386. За результатами експертизи цінності документів структурний підрозділ готує справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання до передавання до архівного підрозділу.
Глава 2. Оформлення справи, складеної у паперовій формі
387. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складання внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
388. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі окремо.
389. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справу, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться (крім первинної бухгалтерської документації).
390. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
Дата справи повинна відповідати року початку і закінчення справи (додаток 12 до цього Положення). У справі, що включає документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".
На обкладинках справи, що складається з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом - номер опису і фонду.
У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
391. Засвідчувальний напис справи складається за формою згідно з додатком 13 цього Положення на окремому аркуші, що розміщується в кінці справи і включає інформацію про кількість аркушів у справі, що зазначається цифрами і словами.
Засвідчувальний напис складається і підписується діловодом.
Глава 3. Передавання справ до архівного підрозділу
392. Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, затвердженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та погодженим з керівниками структурних підрозділів.
393. Передавання електронних справ до архівного підрозділу здійснюється шляхом надання доступу працівникам архівного підрозділу до електронних справ відповідного структурного підрозділу.
394. Секретаріат комітету Верховної Ради України, секретаріат депутатської фракції (депутатської групи), передає справи до архівного підрозділу після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання. Тимчасова спеціальна комісія, тимчасова слідча комісія передає справи до архівного підрозділу після завершення її роботи.
395. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу за електронними описами в електронній формі.
396. Під час приймання електронних справ архівний підрозділ проводить перевірку електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка проводиться в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи.
397. Після внесення працівником архівного підрозділу до ЕРКК електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу в ЄАС іншим працівникам Апарату може надаватися доступ до таких електронних справ лише в режимі перегляду.
398. Якщо під час приймання-передавання електронних справ працівник архівного підрозділу виявив помилки чи недоліки, працівник структурного підрозділу вживає заходів для їх усунення.
399. Закінчені в діловодному році справи постійного строку зберігання та з особового складу, сформовані у паперовій формі, через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються структурним підрозділом до архівного підрозділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
400. Приймання-передавання кожної справи проводиться працівником архівного підрозділу у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
Наприкінці кожного примірника опису справ зазначається цифрами і словами фактична кількість справ, переданих до архівного підрозділу, ставляться підписи працівників, які здали та прийняли справи.
Глава 4. Користування архівними документами
401. Працівник Апарату може користуватися архівними документами з дозволу керівництва Апарату.
402. Працівник Апарату отримує архівний документ у паперовій формі в архівному підрозділі під розписку з архівосховища та опрацьовує його у спеціально відведеному для цього місці.
Працівник Апарату, який отримав архівний документ для роботи в архівному підрозділі, забезпечує її збереження.
403. В архівному документі забороняється робити будь-які позначки.
У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження керівник архівного підрозділу складає відповідний акт та інформує про це керівника структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого інформування керівництва Апарату.
404. Вилучення документів (справ) здійснюється відповідно до пункту 140 цього Положення.
На місце вилученого документа підшивається засвідчена копія цього документа. Протокол вилучення додається до архівної справи.
405. Документи зберігаються в архівному підрозділі протягом 15 років, після чого передаються до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України, крім особових справ, розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), відомостей нарахування заробітної плати, які зберігаються в архівному підрозділі протягом 75 років.
Підрозділ 32. Передавання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України
406. Описи справ структурних підрозділів складають розділи річного зведеного опису справ. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Зведений опис затверджується Керівником Апарату та подається на розгляд експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
407. До архівного опису справ складаються підсумковий запис, засвідчувальний напис та передмова відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.
408. За результатами передавання справ від Апарату до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України складається акт про приймання-передавання справи.
Підрозділ 33. Особливості організації діловодства у період дії воєнного або надзвичайного стану
409. У разі введення в Україні воєнного або надзвичайного стану та за неможливості опрацювання документів у ЄАС реєстрація вхідної та вихідної службової кореспонденції здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у паперовій формі, у відповідних журналах реєстрації.
Вхідна службова кореспонденція після реєстрації у відповідному журналі та оформлення картки реєстрації вхідного документа передається адресату під розписку.
Реєстрація вихідної службової кореспонденції здійснюється у відповідному журналі з оформленням розписки або реєстру.
Протягом п’яти робочих днів з дня відновлення реєстрації вхідної та вихідної службової кореспонденції в електронній формі адресат, якому була передана вхідна службова кореспонденція, надсилає до структурного підрозділу з документального забезпечення цифрові копії оригіналів відповідних паперових документів (разом із додатками) у форматі pdf для їх подальшої реєстрації в ЄАС у визначеному цим Положенням порядку.
В ЕРКК таких документів зберігається примітка, в якій зазначається зафіксована у журналі фактична дата реєстрації вхідної службової кореспонденції.
410. Реєстрація в ЄАС вихідної внутрішньої службової кореспонденції та інших документів, створених у паперовій формі, здійснюється структурними підрозділами, які забезпечували їх підготовку, у визначеному цим Положенням порядку протягом п’яти робочих днів з дня відновлення реєстрації вхідної та вихідної службової кореспонденції в електронній формі.
411. У разі введення в Україні воєнного або надзвичайного стану та за неможливості опрацювання документів в ЄАС реєстрація законопроектів здійснюється структурним підрозділом з організаційного забезпечення у паперовій формі, у відповідному журналі реєстрації, з присвоєнням порядкового номера наростаючим підсумком, починаючи з дня запровадження реєстрації законопроектів у паперовій формі, та зазначенням дати реєстрації.
Особливості порядку підготовки таких законопроектів до розгляду визначаються Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України.
Протягом п’яти робочих днів з дня відновлення роботи ЄАС структурний підрозділ з організаційного забезпечення вносить інформацію про законопроекти, зареєстровані у Верховній Раді України відповідно до цього пункту, до ЄАС з урахуванням вимог, встановлених Регламентом Верховної Ради України.
В ЕРКК таких документів зберігається примітка, в якій зазначається зафіксована у журналі фактична дата реєстрації законопроекту.
( Розділ XII доповнено підрозділом 33 згідно з Роз порядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
ДОДАТКИ
Додаток 2
ВИДИ БЛАНКІВ
| Мета використання бланку | Вид бланку відповідно до додатка | Назва |
| Акти Верховної Ради України | додаток 2.1 | Закон України |
| додаток 2.2 | Кодекс України | |
| додаток 2.3 | Постанова Верховної Ради України | |
| додаток 2.4 | Декларація Верховної Ради України | |
| додаток 2.5 | Заява Верховної Ради України | |
| додаток 2.6 | Звернення Верховної Ради України | |
| Листування (доручення) | додаток 2.7 | Верховна Рада України |
| додаток 2.8 | Голова Верховної Ради України | |
| додаток 2.9 | Перший заступник Голови Верховної Ради України | |
| додаток 2.10 | Заступник Голови Верховної Ради України | |
| додаток 2.11 | Народний депутат України | |
| додаток 2.12 | Комітет Верховної Ради України (назва комітету) (типовий бланк) | |
| додаток 2.13 | Депутатська фракція (депутатська група) (типовий бланк) | |
| додаток 2.14 | Депутатська група з міжпарламентських зв’язків із (Назва країни) (типовий бланк) | |
| додаток 2.15 | Лічильна комісія Верховної Ради України | |
| додаток 2.16 | Тимчасова спеціальна комісія Верховної Ради України, Тимчасова слідча комісія Верховної Ради України (типовий бланк) | |
| додаток 2.17 | Постійний представник Верховної Ради України у Конституційному суді України | |
| додаток 2.18 | Апарат Верховної Ради України | |
| додаток 2.19 | Керівник Апарату Верховної Ради України | |
| додаток 2.20 | Апарат Верховної Ради України (структурний підрозділ) (типовий бланк) | |
| Розпорядження | додаток 2.21 | Розпорядження Голови Верховної Ради України |
| додаток 2.22 | Розпорядження Першого заступника Голови Верховної Ради України | |
| додаток 2.23 | Розпорядження Заступника Голови Верховної Ради України | |
| додаток 2.24 | Апарат Верховної Ради України Розпорядження | |
| додаток 2.25 | Розпорядження Управління справами Апарату Верховної Ради України | |
| Протоколи | додаток 2.26 | Протокол пленарного засідання Верховної Ради України |
| додаток 2.27 | Протокол урочистого засідання Верховної Ради України | |
| додаток 2.28 | Протокол засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України | |
| Постійна делегація | додаток 2.29 | Постійна делегація Верховної Ради України (типовий бланк) |
| додаток 2.30 | Міжфракційне депутатське об’єднання | |
| Нота | додаток 2.31 | Нота |
| Бланки англійською мовою | додаток 2.32 | Verkhovna Rada of Ukraine |
| додаток 2.33 | The Chairman of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.34 | The First Deputy Chairman of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.35 | The Deputy Chairman of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.36 | Member of Parliament | |
| додаток 2.37 | Committee of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.38 | Parliamentary Faction/Parliamentary group | |
| додаток 2.39 | Temporary investigatory commission/Temporary special commission on (title) | |
| додаток 2.40 | Secretariat of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.41 | Secretariat of the Verkhovna Rada of Ukraine (department) | |
| додаток 2.42 | The Secretary General | |
| додаток 2.43 | Permanent delegation of the Verkhovna Rada of Ukraine | |
| додаток 2.44 | Parliamentary Group for Interparliamentary Relations | |
| додаток 2.45 | Inter-Factional Association of the Members of Parliament | |
| додаток 2.46 | Note Verbale |
