• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України

Голова Верховної Ради України  | Розпорядження, Положення від 25.05.2006 № 448 | Документ не діє
Реквізити
  • Видавник: Голова Верховної Ради України
  • Тип: Розпорядження, Положення
  • Дата: 25.05.2006
  • Номер: 448
  • Статус: Документ не діє
  • Посилання скопійовано
Реквізити
  • Видавник: Голова Верховної Ради України
  • Тип: Розпорядження, Положення
  • Дата: 25.05.2006
  • Номер: 448
  • Статус: Документ не діє
Документ підготовлено в системі iplex
Під час користування дротовим зв'язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправника і одержувача; посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
8.13. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом ДСК з дозволу Керівника апарату Верховної Ради України за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
8.14. Приймання і реєстрація документів з грифом ДСК здійснюються відділом службової кореспонденції.
8.15. Реєструються всі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК із зазначенням кількості сторінок. При цьому у реєстраційній картці до реєстраційного номера документа додається позначка ДСК.
8.16. Документи, справи і видання з грифом ДСК, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і назви одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням грифу ДСК.
На конвертах (упаковках) документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища і посади виконавців документів, їх керівників, а також назви структурних підрозділів апарату.
8.17. Документи з грифом ДСК після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ загального діловодства.
8.18. У разі долучення документа з грифом ДСК до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться гриф ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
8.19. Документи з грифом ДСК повинні зберігатися в службових приміщеннях у шафах або сейфах, які надійно замикаються чи опечатуються.
8.20. Справи з грифом ДСК, видані для роботи, підлягають поверненню у той самий день.
Окремі справи з грифом ДСК з дозволу керівника структурного підрозділу апарату можуть знаходитися у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови додержання правил зберігання.
8.21. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом ДСК. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження відповідно до встановленого порядку.
8.22. Перевірка наявності документів з грифом ДСК здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням Керівника апарату Верховної Ради України. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники Першого відділу апарату.
8.23. Про факти втрати документів з грифом ДСК або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново повідомляється Керівнику апарату Верховної Ради України.
Для розслідування факту втрати документів з грифом ДСК або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням Керівника апарату Верховної Ради України призначається комісія. Висновок цієї комісії затверджується Керівником апарату Верховної Ради України.
8.24. За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації з грифом ДСК, втрати або безпідставного знищення документів з грифом ДСК, а також за порушення інших вимог законодавства про порядок обліку, зберігання і використання документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, винні особи несуть дисциплінарну та іншу відповідальність згідно з законом.
9. Контроль за виконанням документів і доручень
9.1. Мета і організація контролю
9.1.1. Метою контролю за виконанням документів і доручень є забезпечення своєчасного та якісного вирішення визначених у них питань.
9.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначені конкретні доручення та терміни їх виконання.
У Верховній Раді України обов'язково контролюється виконання доручень, що містяться у актах, прийнятих Верховною Радою України, протокольних рішень Верховної Ради України і доручень, даних на пленарних засіданнях Верховної Ради України, запитів народних депутатів України, доручень керівництва Верховної Ради України та апарату Верховної Ради України, терміни підготовки і проходження проектів законодавчих актів у трьох читаннях, що містяться у Регламенті Верховної Ради України ( № 1861-VI ) та відповідних розпорядженнях Голови Верховної Ради України.
9.1.3. Відповідальність за виконання документа і доручення несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівництва Верховної Ради України та безпосередні виконавці. У разі якщо документ чи доручення виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим.
Відповідальність за стан організації контролю у структурному підрозділі апарату несуть їх керівники.
9.1.4. Відповідні контрольні функції здійснюються:
Відділом контролю апарату - за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах Верховної Ради України, оголошених на її пленарних засіданнях протокольних доручень і рішень, запитів народних депутатів України;
Управлінням кадрів апарату - за виконанням розпоряджень Голови Верховної Ради України та Керівника апарату Верховної Ради України з кадрових питань;
секретаріатами Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - за виконанням резолюцій цих керівників;
секретаріатами комітетів Верховної Ради України - за виконанням постанов Верховної Ради України, які стосуються предметів відання комітетів, рішень комітетів, а також за додержанням строків опрацювання законопроектів та текстів актів, прийнятих Верховною Радою України;
Головним організаційним управлінням апарату - за проходженням законопроектів в апараті та їх своєчасним поданням на розгляд Верховної Ради України;
Відділом зв'язків з органами правосуддя апарату - за додержанням строків виконання доручень керівництва Верховної Ради України щодо звернень до Конституційного Суду України, судових органів та органів прокуратури;
Першим відділом апарату - за виконанням доручень щодо таємних документів;
управлінням діловодства Головного управління документального забезпечення апарату (далі - управління діловодства) - за станом діловодства у структурних підрозділах апарату, дотриманням вимог цього Положення;
загальним відділом Управління справами апарату - за виконанням розпоряджень, доручень, резолюцій керівництва Верховної Ради України та апарату Верховної Ради України, листів і заяв народних депутатів України з господарських та соціально-побутових питань.
Зазначені структурні підрозділи апарату постійно вивчають стан справ у цих напрямках роботи, оперативно вживають заходів щодо недопущення порушення встановлених вимог та термінів, періодично, але не рідше ніж раз на рік, інформують відповідних керівників щодо проведеної роботи та її результатів.
9.1.5. У необхідних випадках структурні підрозділи апарату або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів і доручень, визначаються керівництвом Верховної Ради України та апарату Верховної Ради України.
9.1.6. У структурних підрозділах апарату безпосередній контроль за виконанням документів і доручень здійснюють відповідальні за діловодство працівники або інші працівники, визначені їх керівниками.
9.2. Строки виконання
9.2.1. Строки виконання документів і доручень обчислюються в календарних днях: визначені в актах Верховної Ради України і протокольних дорученнях - з дня їх прийняття, розпоряджень, інших нормативних документів - з дня їх підписання (затвердження), вхідних документів - з дня їх реєстрації відділом службової кореспонденції.
9.2.2. Документи мають бути виконані в такі строки:
з конкретною датою виконання - у вказаний строк;
в яких не зазначені строки - у терміни, визначені керівництвом Верховної Ради України та апарату Верховної Ради України у відповідних резолюціях, у разі їх відсутності - протягом 30 днів;
з позначкою "Терміново" - протягом 7 днів;
депутатські запити - протягом 15 днів;
депутатські звернення - протягом 10 днів.
Порівняльні таблиці готуються комітетами Верховної Ради України і поширюються серед народних депутатів України у терміни, встановлені Регламентом Верховної Ради України ( № 1861-VI ).
Тексти актів, прийнятих Верховною Радою України, опрацьовуються секретаріатами відповідних комітетів Верховної Ради України і подаються на оформлення не пізніше як у десятиденний строк.
Якщо останній день строку виконання припадає на неробочий день, то днем виконання є перший наступний робочий день.
9.2.3. Строк виконання документа чи доручення може бути змінений лише за рішенням органу або керівника, який його встановив. У разі необхідності продовжити строк виконання документа чи доручення виконавець зобов'язаний звернутися з аргументованим клопотанням до органу або керівника, які дали відповідне доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення строку його виконання.
Продовження строку виконання доручення Голови Верховної Ради України щодо документа допускається лише у виключних випадках, коли виконати це доручення неможливо з об'єктивних причин. У цьому разі виконавець завчасно подає до Секретаріату Голови Верховної Ради України відповідне пояснення з умотивованою пропозицією про продовження строку.
Строки виконання документів і доручень з позначкою "Терміново" та відповідних резолюцій, як правило, не продовжуються.
9.3. Здійснення контролю
9.3.1. Контроль за виконанням документів і доручень включає:
постановку документів і доручень на контроль з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів і доручень до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів і доручень;
інформування керівництва про стан виконання документів і доручень;
повідомлення про стан виконання документів і доручень на нарадах, засіданнях;
зняття документів і доручень з контролю.
9.3.2. У секретаріатах комітетів Верховної Ради України, інших структурних підрозділах апарату відомості щодо контрольних документів та доручень у відповідній базі даних групуються за термінами виконання, за виконавцями, видами документів (акти Верховної Ради України, розпорядження, рішення, запити тощо).
9.3.3. Працівник, який здійснює контроль за строками виконання документів і доручень у структурному підрозділі апарату, завчасно попереджає виконавця про закінчення встановленого строку, періодично інформує керівника структурного підрозділу апарату про стан виконання контрольних документів і доручень та вносить відповідну інформацію до відповідної бази даних.
9.3.4. У разі звільнення або переведення працівника, який здійснює контроль за строками виконання документів і доручень, його хвороби, відрядження, відпустки тощо зазначені функції та відповідні документи мають бути передані іншому працівнику, визначеному керівником структурного підрозділу апарату.
9.3.5. Документ і доручення вважаються виконаними та знімаються з контролю після фактичного виконання по суті, документального підтвердження виконання та повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам.
Інформація про результати виконання документа чи доручення, що контролюється, подається через відділ службової кореспонденції керівникові, який дав доручення щодо цього документа.
9.3.6. Рішення про зняття документа чи доручення з контролю приймається відповідним керівником.
10. Виготовлення та використання бланків, печаток і штампів
10.1. У Верховній Раді України дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені друкарським способом, лише за встановленими цим Положенням зразками.
10.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для органів Верховної Ради України, а також головних управлінь, самостійних управлінь і відділів апарату, Положення про які передбачають наявність власних бланків.
10.3. Виготовлення інших бланків, не передбачених цим Положенням, здійснюється лише за письмовим дозволом Керівника апарату Верховної Ради України.
10.4. Бланки з проставленими на їхньому зворотному боці у нижній частині аркуша порядковими номерами виготовляються Управлінням справами апарату на замовлення управління діловодства.
Замовлення на необхідну кількість бланків (додаток 46) подаються секретаріатами керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України та іншими структурними підрозділами апарату до відділу організації та ведення діловодства в апараті.
Управління справами апарату бланки Управління, наказів, розпоряджень замовляє у друкарні, обліковує та видає підпорядкованим підрозділам з дотриманням вимог пунктів 10.6, 10.7 самостійно.
Бланки з порядковими номерами, виготовлені друкарнею Управління справами апарату, копіювати забороняється.
10.5. Виготовлені бланки обліковуються за їх порядковими номерами відділом організації та ведення діловодства в апараті і видаються замовникам під розписку.
10.6. У секретаріатах органів Верховної Ради України, структурних підрозділах апарату облік бланків здійснюється з відміткою в спеціальному журналі (додаток 47), а їх видача виконавцям - за дозволом відповідного керівника.
10.7. Зіпсовані чи браковані бланки знищуються у структурних підрозділах апарату після оформлення відповідного акта (додаток 48 ).
10.8. Видача бланків особам, які не працюють у Верховній Раді України, забороняється.
10.9. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення позначок про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших позначок довідкового характеру.
10.10. Гербовими печатками Верховної Ради України засвідчуються акти Верховної Ради України, посвідчення осіб, які призначаються Верховною Радою України та Головою Верховної Ради України, на документах - підписи Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України.
10.11. Гербовими печатками апарату Верховної Ради України засвідчуються посвідчення працівників апарату, записи у трудових книжках, довідки з кадрових питань, посвідчення про відрядження, тексти телеграм за межі України, на документах - підписи Керівника апарату Верховної Ради України та, у необхідних випадках, заступників Керівника апарату Верховної Ради України.
10.12. Печатками апарату Верховної Ради України, що не мають зображення Державного Герба України, та відповідних структурних підрозділів апарату засвідчуються відповідність копій документів оригіналам, підписи керівників структурних підрозділів апарату на документах.
10.13. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець назви посади особи, що підписала документ.
10.14. Зразки та описи гербових печаток апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.
Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником апарату Верховної Ради України, а зразки та описи печаток підприємств та організацій, що входять до майнового комплексу Верховної Ради України, погоджуються з першим заступником Керівника апарату Верховної Ради України - керуючим справами.
10.15. Печатки із своїм найменуванням і штампи, що застосовуються у діловодстві, можуть мати лише ті структурні підрозділи апарату, Положення про які це передбачають.
10.16. Забезпечення виготовлення гербових печаток апарату та печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, здійснює Управління справами апарату за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
10.17. Замовлення на виготовлення печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами апарату, погоджуються з керівником Головного управління документального забезпечення апарату і після затвердження Керівником апарату Верховної Ради України передаються для забезпечення їх виготовлення до Управління справами апарату. До замовлення додається засвідчена у встановленому порядку копія Положення про відповідний структурний підрозділ апарату.
10.18. Виготовлені печатки і штампи передаються Управлінням справами апарату до Першого відділу апарату для обліку та видачі замовникам під розписку у спеціальному журналі.
10.19. Працівники, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх до Першого відділу апарату.
10.20. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до Першого відділу апарату.
10.21. Особи, визначені відповідальними за використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
10.22. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
10.23. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється керівник структурного підрозділу апарату і Перший відділ апарату, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми і, у разі потреби, доводяться до відома Керівника апарату Верховної Ради України.
11. Формування справ і зберігання документів
11.1. Складання номенклатури справ
11.1.1. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України (далі - зведена номенклатура справ) - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.
Зведена номенклатура справ складається щорічно і має за мету створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
11.1.2. До зведеної номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності Верховної Ради України, її органів та апарату, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України.
11.1.3. Зведена номенклатура справ на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року, затверджується Керівником апарату Верховної Ради України і вводиться в дію з 1 січня кожного наступного року.
Водночас за необхідності до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів апарату Верховної Ради України вносяться відповідні зміни.
Формування зведеної номенклатури справ здійснюється управлінням діловодства на основі проектів номенклатур справ органів Верховної Ради України та структурних підрозділів апарату.
Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією апарату Верховної Ради України.
У разі утворення нового органу Верховної Ради України його номенклатура справ складається та погоджується з відділом організації та ведення діловодства в апараті у тижневий термін після прийняття відповідного нормативного акта з цього питання.
11.1.4. Проекти номенклатур справ структурних підрозділів апарату складаються за визначеною формою (додаток 49) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах апарату, підписуються керівником відповідного структурного підрозділу апарату та передаються на погодження до відділу організації та ведення діловодства в апараті у паперовому та електронному вигляді.
Організація складання проекту номенклатури справ покладається на керівників структурних підрозділів апарату.
11.1.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
11.1.6. Розміщення справ у проектах номенклатури справ структурних підрозділів апарату повинно відповідати ступеню важливості питань з урахуванням взаємозв'язку документів у конкретних справах, що стосуються документів органів вищого рівня, групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації, листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
11.1.7. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи складається з індексу органу Верховної Ради України, структурного підрозділу апарату (за Класифікатором індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів апарату Верховної Ради України) та порядкового номера у межах структурного підрозділу апарату (через дріб). Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
11.1.8. Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівником структурного підрозділу апарату за погодженням з сектором архівного діловодства відділу організації та ведення діловодства в апараті (далі - сектор архівного діловодства).
11.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
11.1.10. Після затвердження зведеної номенклатури справ до кожного структурного підрозділу апарату передається копія розділу, що його стосується, для формування справ та пошуку документів.
11.2. Формування справ
11.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах апарату.
Формування справ законопроектів та справ законів здійснюється працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, яким доручено їх підготовку або супроводження.
11.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок про виконання, про списання "До справи" тощо.
Долучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
11.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів; у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
11.2.4. Документи всередині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
11.2.5. Справи законопроектів та справи законів формуються окремо за назвами. До справ законопроектів та справ законів включаються документи відповідно до Регламенту Верховної Ради України ( № 1861-VI ) та Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України.
Відповідальність за повноту комплектування та якість формування справ законопроектів і справ законів несуть завідуючі секретаріатами комітетів Верховної Ради України.
11.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером, а також за хронологією.
Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними розпорядженнями і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
11.2.7. Протоколи засідань органів Верховної Ради України групуються у хронологічному порядку за номерами в межах відповідного скликання. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
11.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
11.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
11.3. Поточне зберігання документів у структурних підрозділах апарату
11.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
11.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів апарату і працівниками, відповідальними за діловодство.
11.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
11.3.4. Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється лише з дозволу Керівника апарату Верховної Ради України. На видану справу обов'язково заводиться картка-замінник, у якій зазначаються номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, підпис одержувача та робиться запис про повернення справи.
11.3.5. Вилучення документів із справ постійного зберігання забороняється.
11.4. Експертиза цінності документів
11.4.1. Експертиза цінності документів полягає у всебічному вивченні історичної і культурної значимості документів, що утворилися у процесі діяльності Верховної Ради України та її органів, з метою відбору їх для внесення до Національного архівного фонду.
11.4.2. Роботу з визначення цінності документів у Верховній Раді України здійснює експертна комісія з визначення цінності документів апарату (далі - експертна комісія апарату), до складу якої включаються керівництво та працівники Головного управління документального забезпечення апарату, досвідчені працівники інших структурних підрозділів апарату, фахівці Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України. Положення про експертну комісію апарату та її персональний склад затверджуються Керівником апарату Верховної Ради України.
Експертна комісія апарату у своїй діяльності керується принципами і критеріями визначення цінності документів, встановленими Порядком утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року № 1739.
11.4.3. Відбір документів постійного і тимчасового зберігання, виділення справ і документів, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевірку якості та повноти формування справ у структурних підрозділах апарату здійснюють працівники, відповідальні за діловодство, або інші працівники, визначені керівниками відповідних структурних підрозділів апарату.
11.4.4. За результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах апарату складаються описи справ постійного і тимчасового зберігання та акти про виділення до знищення документів і справ, що не мають науково-історичної цінності, втратили практичне значення (додатки 50-52).
11.4.5. Описи справ складаються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі апарату, і погоджуються з сектором архівного діловодства.
11.4.6. Опис справ структурного підрозділу апарату складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису в алфавітному порядку.
11.4.7. Описи справ структурних підрозділів апарату в електронному (на дискеті) та паперовому вигляді передаються до сектору архівного діловодства для створення зведених описів справ постійного та тимчасового зберігання.
11.4.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, здійснюється після підготовки описів справ постійного і тимчасового зберігання.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів вони передаються до управління адміністративними будинками Управління справами апарату для знищення в установленому порядку. Знищення документів у структурних підрозділах апарату без оформлення відповідного акта забороняється.
11.5. Оформлення справ
11.5.1. Справи постійного зберігання підлягають такому оформленню: нумеруються аркуші у справі; складаються титульний та засвідчувальний аркуш, робиться внутрішній опис документів; оформляється підсумковий напис; здійснюється підшивка в обкладинку з твердого картону; обкладинки справи оформляються згідно з установленою формою (додатки 53-55).
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за діловодство.
11.5.2. Окремі групи справ повинні мати внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо. Це стосується, зокрема, невеликих за обсягом справ законів України та постанов Верховної Ради України або їх проектів за один календарний рік, об'єднаних в одну справу; справ оригіналів законів України та постанов Верховної Ради України; справ особового складу апарату; листування Голови Верховної Ради України тощо.
11.5.3. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
11.5.4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, яка містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за ... роки".
11.5.5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
11.5.6. Написи на обкладинках справ постійного зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
11.5.7. Справи постійного зберігання, що передаються до архіву Верховної Ради України, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
11.6. Передавання справ на зберігання до архіву Верховної Ради України
11.6.1. Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового зберігання передаються до сектору архівного діловодства структурними підрозділами апарату після закінчення діловодного року, а секретаріатами комітетів Верховної Ради України та депутатських фракцій - за графіком, затвердженим Керівником апарату Верховної Ради України, після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, оформляється їх видача у встановленому порядку.
11.6.2. Приймання кожної справи здійснюється працівником сектору архівного діловодства у працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі апарату, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи.
Виявлені сектором архівного діловодства недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом апарату, який передає документи.
11.6.3. Справи постійного і тимчасового зберігання передаються до сектору архівного діловодства за описами. Завідуючий сектором архівного діловодства розписується у прийнятті справи з обов'язковим зазначенням цифрами і прописом кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
11.6.4. Справи з архіву Верховної Ради України можуть бути видані у структурні підрозділи апарату для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу апарату.
11.6.5. Копії, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві Верховної Ради України, видаються за письмовими запитами з дозволу керівництва апарату Верховної Ради України.
11.6.6. У взятих з архіву Верховної Ради України справах і документах забороняється робити будь-які позначки та підкреслювання, вилучати аркуші.
( Додатки 1-55 )( Див. текст )