Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України

4.6.9. Нормативно-правові акти затверджуються в порядку, встановленому законом.

4.7. Додатки до документів

4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі положення документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати відповідні реквізити.

4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план за формою, зазначеною у додатку".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати посилання на розпорядчий документ, його дату і номер. Така позначка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів апарату на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.7.7. Про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо зазначається після тексту документа:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така позначка:

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатків робиться таким чином:

якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така позначка:

4.8. Організаційно-розпорядчі документи

4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у Верховній Раді України (постанови Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України; розпорядження Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України; розпорядження Керівника апарату Верховної Ради України, заступника Керівника апарату Верховної Ради України) оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 3, 18-22).

4.8.2. Підготовка, реєстрація та проходження проектів постанов Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України ( № 1861-VI ) та Положенням про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України.

4.8.3. Проекти розпоряджень готуються за дорученнями керівництва Верховної Ради України і апарату Верховної Ради України або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами апарату.

Проекти розпоряджень (крім розпоряджень про відрядження працівників апарату та помічників-консультантів народних депутатів України) повинні мати заголовок, який передає зміст документа. Якщо у розпорядженні йдеться про кілька питань, заголовок має бути узагальненим.

Проекти розпоряджень з кадрових питань готуються Управлінням кадрів апарату за відповідними дорученнями, поданнями або за його ініціативою.

Проекти розпоряджень з питань відряджень готуються Головним управлінням документального забезпечення апарату або Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату відповідно до Положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень в межах України та за кордон народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників апарату Верховної Ради України.

Проекти розпоряджень (крім розпоряджень з кадрових питань та з питань відряджень) візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу апарату, який готував проект розпорядження, та керівниками структурних підрозділів апарату, яким адресовані доручення, що містяться у проекті розпорядження.

Візи на проекті розпорядження повинні бути розбірливими, з зазначенням у дужках повністю прізвища, ініціалів виконавців та дати візування.

Проекти розпоряджень, що містять правові питання, візуються керівником Головного юридичного управління апарату.

Розпорядження оформляються із зазначенням повної назви посади, наприклад:

Проекти розпоряджень на підпис подаються разом з покажчиками розсилки (додаток 23, 24).

У разі відсутності Керівника апарату Верховної Ради України розпорядження підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:

Проекти розпоряджень Голови Верховної Ради України візуються і подаються на підпис Керівником апарату Верховної Ради України.

Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій розпоряджень (крім тих, що стосуються відряджень помічників-консультантів народних депутатів України в межах України) здійснює Управління кадрів апарату.

Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій розпоряджень, підписаних заступником Керівника апарату Верховної Ради України стосовно відряджень в межах України помічників-консультантів народних депутатів України, здійснює Головне управління документального забезпечення апарату.

Реєстрацію розпоряджень керівництва Верховної Ради України, керівництва апарату Верховної Ради України щодо відряджень здійснюють відповідно Управління кадрів апарату та Головне управління документального забезпечення апарату окремо шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом року та внесення інших відомостей до реєстраційної картки нормативно-розпорядчого документа.

Копії розпоряджень щодо відряджень в межах України народних депутатів України надсилаються до:

відповідного комітету Верховної Ради України;

Головного управління документального забезпечення апарату;

відділу бухгалтерського обліку, фінансів, планування та контролю Управління справами апарату.

Копії розпоряджень щодо відряджень за кордон народних депутатів України та працівників апарату надсилаються до:

відповідного комітету Верховної Ради України або до відповідних структурних підрозділів апарату;

відділу бухгалтерського обліку, фінансів, планування та контролю Управління справами апарату;

Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату;

Головного управління документального забезпечення апарату (стосовно відряджень до країн - членів СНД);

відповідного заступника Керівника апарату Верховної Ради України.

Копії розпоряджень щодо відряджень у межах України працівників апарату надсилаються до відповідного структурного підрозділу апарату.

Копії розпоряджень, що реєструються Управлінням кадрів апарату засвідчуються печаткою апарату з цифрою 3, а розпорядження, що реєструються Головним управлінням документального забезпечення апарату, - печаткою апарату "Для відряджень".

4.9. Службові листи та телеграми

4.9.1. Службові листи та телеграми на адресу Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, як правило, готуються за підписом Голови Верховної Ради України, а у разі його відсутності - за підписом Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України.

4.9.2. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 25-36), телеграми - за зразком (додаток 37).

Телеграма категорії "Урядова" підписується Головою Верховної Ради України, Першим заступником, заступником Голови Верховної Ради України, народними депутатами України, Керівником апарату Верховної Ради України та першим заступником Керівника апарату Верховної Ради України - керуючим справами.

4.9.3. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.

4.9.4. До проекту листа, що подається на підпис керівництву Верховної Ради України або апарату Верховної Ради України, додається копія, завізована головою комітету Верховної Ради України або керівником структурного підрозділу апарату і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику.

У разі якщо проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.

4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.

4.9.6. Підписані телеграми передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим у трьох примірниках описом (додаток 38).

Підписані листи передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленими у двох примірниках списками (додаток 39).

4.9.7. Офіційні листи, телеграми керівникам іноземних держав, установ, організацій, посольствам, консульствам, іншим іноземним представництвам в Україні та іноземцям за підписом Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України готуються українською мовою і оформляються відповідно до загальноприйнятих вимог (додаток 40), їхні другі примірники візуються керівником Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату та Керівником апарату Верховної Ради України або відповідним заступником Керівника апарату Верховної Ради України.

Копії листів і телеграм керівництва апарату Верховної Ради України, надісланих за кордон, зберігаються у структурних підрозділах апарату, які їх оформляли.

4.9.8. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад: вик. Петренко, 255-10-10.

4.10. Інші службові документи

4.10.1. Протокольні доручення Верховної Ради України з питань, порушених народними депутатами України на пленарних засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, доручення головуючого на пленарному засіданні за заявами народних депутатів України та доручення Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України оформляє Відділ контролю апарату та подає їх на підпис керівництву Верховної Ради України.

Підписані доручення реєструються і тиражуються у необхідній кількості Відділом контролю апарату та передаються до відділу службової кореспонденції для відправлення адресатам. Протокольні доручення термінового характеру відправляються адресатам фельдзв'язком.

Про стан виконання доручень Відділ контролю апарату періодично інформує керівництво апарату Верховної Ради України.

4.10.2. Після оголошення змісту депутатських запитів на пленарному засіданні Верховної Ради України роботу щодо їх обліку, підготовки проектів постанов Верховної Ради України у разі направлення запиту до Президента України, відповідного оформлення для відправлення адресатам, контролю за додержанням термінів їхнього розгляду, інформування керівництва Верховної Ради України та відповідних народних депутатів України про одержані відповіді здійснює Відділ контролю апарату.

Депутатські запити до Президента України разом з проектами відповідних постанов Верховної Ради України Відділ контролю апарату передає протокольному відділу для остаточного оформлення і відправлення адресату, інші депутатські запити Відділ контролю апарату передає фельдзв'язком для негайного вручення їх адресатам.

4.10.3. Інформаційні, довідкові та інші матеріали, в тому числі заяви та звернення, призначені для поширення на пленарних засіданнях Верховної Ради України за ініціативою народних депутатів України, депутатських фракцій, коаліції депутатських фракцій у Верховній Раді України тощо, за дорученням відповідного заступника Керівника апарату Верховної Ради України тиражуються у встановленому порядку і вручаються народним депутатам України відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України.

Оригінали зазначених матеріалів повертаються авторам через відділ службової кореспонденції.

4.10.4. Листи і телеграми, що містять поздоровлення з державними та професійними святами, днями народження, іншими визначними датами, завчасно готуються секретаріатами Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України, іншими структурними підрозділами апарату.

Необхідність підготовки вітальних та інших листів, телеграм, запрошень за підписом керівництва Верховної Ради України визначається керівниками цих підрозділів за погодженням з Керівником апарату Верховної Ради України або з відповідним заступником Керівника апарату Верховної Ради України.

4.10.5. Організація поздоровлень з ювілейними та визначними датами народних депутатів України та працівників апарату здійснюється відповідними комітетами Верховної Ради України, депутатськими фракціями, структурними підрозділами апарату за участю Управління кадрів апарату.

5.1. Друкування документів

5.1.1. Комп'ютерний набір та друкування документів у Верховній Раді України, законопроектів та порівняльних таблиць здійснюються у секторі комп'ютерної обробки документів управління технічної роботи з документами (далі - сектор комп'ютерної обробки документів) та у структурних підрозділах апарату.

Документи і матеріали обсягом до двох сторінок повинні набиратися безпосередньо у структурних підрозділах апарату з дотриманням правил оформлення документів.

5.1.2. У секторі комп'ютерної обробки документів та у структурних підрозділах апарату здійснюється тільки комп'ютерний набір службових документів і матеріалів, безпосередньо пов'язаних з діяльністю Верховної Ради України.

5.1.3. Сектор комп'ютерної обробки документів здійснює комп'ютерний набір матеріалів у порядку їх одержання.

Рукописи та інші матеріали, що передаються до сектору комп'ютерної обробки документів, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору лише на лицьовому боці аркушів стандартного розміру, ретельно відредаговані, завізовані виконавцем із зазначенням дати, прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Рукописи, написані або виправлені нечітко, кольоровим (крім синього) чорнилом чи олівцем, до комп'ютерного набору не приймаються.

При підготовці рукописів особливу увагу слід звертати на чітке і розбірливе написання прізвищ, спеціальних термінів, іноземних слів та географічних назв. Необхідно застосовувати лише загальновизнані скорочення слів.

Комп'ютерний набір під диктовку не допускається.

5.1.4. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів.

5.1.5. Матеріали у секторі комп'ютерної обробки документів друкуються в одному примірнику і разом з рукописом передаються виконавцю.

Матеріали обсягом більше трьох сторінок, що підлягають подальшому редагуванню, можуть бути скопійовані на дискету замовника. В подальшому такі матеріали приймаються до роботи лише з дискетою з відповідним файлом документа.

У надрукованому матеріалі у лівому верхньому куті зворотної сторони останнього аркуша працівник сектору комп'ютерної обробки документів зазначає свої ініціали, кількість надрукованих сторінок, а також назву комп'ютерного файла.

Друкований текст перевіряє виконавець і у разі необхідності повертає його працівникові сектору комп'ютерної обробки документів, який набирав текст, для виправлення допущених помилок.

5.1.6. Тексти документів у Верховній Раді України друкуються на папері формату А4 шрифтом Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервала у форматі *.rtf.

Тексти документів, що готуються до видання, і виступів набираються через два міжрядкових інтервали.

5.1.7. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве - 1,5 см, ліве - 3 см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні - верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.

5.1.8. Якщо документ містить кілька сторінок, друга та наступні сторінки нумеруються.

Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки цифрою 3.

5.1.9. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, набираються через один міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Наприклад:

5.1.10. Назва виду документа набирається великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

5.1.11. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" набирається на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.

5.2. Розмноження і тиражування документів

5.2.1. Розмноження і тиражування документів та матеріалів у Верховній Раді України здійснюється сектором тиражування документів та структурними підрозділами апарату.

Централізовано тиражуються, брошуруються та комплектуються у секторі тиражування документів законопроекти та акти Верховної Ради України, а також інші матеріали, що розповсюджуються серед народних депутатів України, учасників Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України за дорученням керівництва апарату Верховної Ради України.

Розмноження документів обсягом до 10 сторінок здійснюється структурними підрозділами апарату Верховної Ради України.

5.2.2. У секторі тиражування документів та у структурних підрозділах апарату розмножуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю Верховної Ради України.

Матеріали особистого характеру, в тому числі пов'язані з діяльністю підприємств, установ, організацій, не розмножуються.

Розмноження бланків, виготовлених централізовано друкарським способом, забороняється.

Копіювання документів з грифом ДСК здійснюється відповідно до вимог пункту 8.9 цього Положення.

5.2.3. Сектор тиражування документів здійснює копіювання та розмноження документів і матеріалів лише за замовленням (додаток 41), підписаним керівником відповідного структурного підрозділу апарату, у порядку їх одержання.

Замовлення виконується у терміни, що враховують технічні характеристики копіювальної техніки та трудомісткість технологічних операцій.

У разі необхідності термінового розмноження замовлення погоджується з керівництвом управління технічної роботи з документами.

Першочергово розмножуються матеріали до засідань Верховної Ради України.

Виготовлення матеріалів тиражем понад 100 примірників здійснюється за дорученням відповідного заступника Керівника апарату Верховної Ради України.

5.2.4. Кількість примірників при тиражуванні матеріалів до засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій визначається відповідно завідуючими їх секретаріатами за погодженням з головами комітетів Верховної Ради України, головами депутатських фракцій.

5.2.5. Документи і матеріали передаються на розмноження разом із замовленням, підписаним керівником відповідного структурного підрозділу апарату, у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками, матеріали на розмноження не приймаються.

5.2.6. Сектор тиражування документів вносить до відповідної бази даних відомості про виготовлення тиражу матеріалів і видає їх замовнику разом з оригіналом під розписку.

5.2.7. Керівники структурних підрозділів апарату несуть відповідальність за неналежне та нецільове використання копіювальної техніки, встановленої у відповідних підрозділах.

5.2.8. За порушення вимог цього Положення щодо розмноження та тиражування документів у Верховній Раді України винні особи притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.

6.1. Приймання і реєстрація вхідної службової кореспонденції

6.1.1. Документи, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів апарату, приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються у відділі службової кореспонденції.

Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами електронних поштових скриньок. Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв'язком, приймається відповідними службами зв'язку або адресатами. У разі необхідності такі документи передаються для реєстрації до відділу службової кореспонденції.

Працювати з незареєстрованими документами забороняється.

6.1.2. Приймання документації здійснюється з 9 до 19 години відділом службової кореспонденції, термінової - у позаробочий час та вихідні дні - приймальнею Голови Верховної Ради України з передачею до відділу службової кореспонденції о 9 годині наступного робочого дня.

6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.

Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.

6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.

6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів апарату вони повинні бути передані для реєстрації до відділу службової кореспонденції.

Звернення народних депутатів України, передані Голові Верховної Ради України, Першому заступникові та заступникові Голови Верховної Ради України під час особистої зустрічі або пленарних засідань Верховної Ради України, підлягають обов'язковій передачі до відділу службової кореспонденції для реєстрації.

6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до відділу службової кореспонденції і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами.

Документи, надіслані на ім'я Голови Верховної Ради України та на адресу Верховної Ради України, передаються до секретаріату Голови Верховної Ради України.

Визначення адресата інших документів здійснюється відповідно до їх змісту і розподілу обов'язків між Керівником апарату Верховної Ради України та заступниками Керівника апарату Верховної Ради України, сфер відання органів Верховної Ради України, структурних підрозділів апарату.

6.1.8. Реєструються документи, що мають встановлені реквізити оформлення (назва або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).

Копії документів, листів і телеграм без підпису, періодичні статистичні та рекламні матеріали, вітальні телеграми і листи не реєструються. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у відділі службової кореспонденції.

6.1.9. Документ у Верховній Раді України централізовано реєструється тільки один раз.

Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).

Реєстраційний номер, дата і час реєстрації документа проставляються в реєстраційному штампі (додаток 42) у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки, у разі відсутності місця - на її звороті, а також дублюється на звороті останньої сторінки документа.

Додатки до документів окремо не реєструються. У разі якщо додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.

6.1.10. Під час реєстрації роздруковуються два примірники картки реєстрації (додаток 8). Один примірник картки залишається у відділі службової кореспонденції для контролю за проходженням документа, другий разом з документом передається адресатові, який з розпискою про одержання документа повертається до відділу службової кореспонденції і закладається у довідкову картотеку вхідної кореспонденції, що формується окремо на кожний календарний рік.

З кореспонденцією, що передається керівництву Верховної Ради України, передається додатковий примірник картки реєстрації.

6.1.11. Документи, одержані до 15 години, відділом службової кореспонденції реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15 години - наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.

6.1.12. Службова кореспонденція між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами апарату передається тільки через відділ службової кореспонденції.

6.1.13. Відділом службової кореспонденції після попереднього розгляду та реєстрації здійснюється передача:

законопроектів і законодавчих пропозицій, законів, повернутих Президентом України з пропозиціями до них для повторного розгляду Верховною Радою України, звітів підконтрольних та підзвітних Верховній Раді України органів та посадових осіб - до Головного організаційного управління апарату;

примірників указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України - до секретаріатів Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України, Головного юридичного управління апарату, Управління комп'ютеризованих систем апарату, а також до Керівника апарату Верховної Ради України з наступною передачею цього примірника відповідному заступнику Керівника апарату Верховної Ради України для визначення додаткових адресатів, яких вони стосуються;

зауважень і пропозицій народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, - до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України;

звернень, пропозицій, клопотань народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України;

відповідей на депутатські запити, протокольні доручення Верховної Ради України, адресованих Верховній Раді України інформацій про стан виконання доручень, що містяться у законодавчих актах, - до Відділу контролю апарату.

6.1.14. Кореспонденція юридичних осіб, у тому числі й міжнародна, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції реєструється за зазначеними на конвертах даними і розкладається у нерозкритих конвертах по персональних поштових скриньках народних депутатів України.

Кореспонденція фізичних осіб, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції не реєструється, а розкладається у нерозкритих конвертах по персональних поштових скриньках народних депутатів України.

6.1.15. На повідомленнях про отримання рекомендованих листів на адресу народних депутатів України проставляється дата отримання листа, прізвище завідуючого сектором прийому і відправлення кореспонденції відділу службової кореспонденції або особи, яка його заміщає.

Рекомендовані листи у нерозкритих конвертах передаються відділом службової кореспонденції за реєстром до відповідного секретаріату комітету Верховної Ради України або депутатської фракції. Працівник відповідного секретаріату, який відповідає за вручення кореспонденції народним депутатам України, передає рекомендовані листи за призначенням, проставляє дату вручення та розписується у реєстрі, який повертає до відділу службової кореспонденції.

6.1.16. Запрошення, термінові документи правоохоронних органів та судів реєструються відділом службової кореспонденції та передаються до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України.

6.1.17. Після розгляду керівництвом Верховної Ради України або апарату Верховної Ради України документи повертаються до відділу службової кореспонденції та передаються виконавцям.

6.1.18. У разі відсутності Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України керівництво апарату Верховної Ради України визначає, кому передати на розгляд одержану кореспонденцію.

6.1.19. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа,виготовлені відділом службової кореспонденції або управлінням технічної роботи з документами.

6.1.20. Кореспонденція, що надійшла на ім'я керівництва Верховної Ради України, апарату Верховної Ради України із зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, яка викладена українською або російською мовою, опрацьовується та реєструється у встановленому порядку.

6.1.21. На міжнародну кореспонденцію, що викладена іноземною мовою, крім російської, відділом службової кореспонденції заводиться реєстраційна картка, де зазначаються вхідний номер, дата реєстрації, вихідний номер відправника, дата відправлення, кількість аркушів та примірників, а також у графі "Кому надіслано" - прізвище керівника Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату. Документ разом з реєстраційною карткою передається до Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату для подальшої роботи у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 6.2.11 цього Положення.

Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату зазначає в реєстраційній картці українською мовою, від кого надійшов документ, хто його підписав, короткий зміст, і оперативно в той же день або не пізніше наступного дня повертає реєстраційну картку до відділу службової кореспонденції.

6.2. Робота з вхідними документами

6.2.1. На документи, зареєстровані централізовано, у структурні підрозділи апарату передається електронна реєстраційна картка. До одержаної електронної реєстраційної картки працівником, відповідальним за діловодство, заносяться додаткові відомості про проходження і контроль виконання документа у структурному підрозділі апарату.

6.2.2. Зареєстровані в установленому порядку документи, доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються до виконання або на ознайомлення під розписку з позначкою в обліковій формі.

6.2.3. Резолюція керівника повинна містити:

прізвище виконавця (виконавців);

конкретний зміст доручення;

термін виконання (за необхідності);

особистий підпис керівника і дату.

У разі якщо доручення дано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.

Проект резолюції під час попереднього опрацювання документа заноситься до відповідного поля електронної реєстраційної картки відповідними працівниками секретаріатів Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України, Керівника апарату Верховної Ради України та його заступників.

Після повернення документа з розгляду резолюція у електронній реєстраційній картці підтверджується або редагується, проставляється дата передачі документа до відділу службової кореспонденції для виготовлення копій та передачі зазначеним у резолюції виконавцям.

У разі якщо резолюція містить доручення щодо контролю, у електронній реєстраційній картці документа проставляється відповідна позначка.

6.2.4. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації виконання документа.

6.2.5. У разі якщо доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.

6.2.6. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування або дати доручення відповідним органам Верховної Ради України, структурним підрозділам апарату, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.

6.2.7. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або доручень щодо цього документа чи передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.

6.2.8. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. NЕ від...", "Враховано при формуванні зауважень до ..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).

6.2.9. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому куті лицьового боку першого аркуша документа.

6.2.10. Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу апарату заноситься до відповідного поля електронної реєстраційної картки документа працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі апарату.

6.2.11. Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату інформує народних депутатів України чи працівників апарату, яким вона адресована, та за їхнім письмовим замовленням, погодженим із керівництвом Управління справами апарату, організовує переклад тексту на українську мову і передає його замовникові разом з оригіналом. Разом з кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.

Переклад одержаної міжнародної кореспонденції, що надійшла на адресу народних депутатів України і не стосується виконання ними їхніх депутатських повноважень, організовується ними самостійно.

6.2.12. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.

6.2.13. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того структурного підрозділу апарату, який їх опрацьовував.

6.3. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції

6.3.1. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються в органах Верховної Ради України, структурних підрозділах апарату і адресуються зовнішнім адресатам (організаціям, посадовим особам і громадянам).

6.3.2. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються в органах Верховної Ради України, структурних підрозділах апарату і адресуються внутрішнім адресатам.

Реєстрація внутрішньої службової кореспонденції Верховної Ради України здійснюється працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі апарату, шляхом заповнення реєстраційної картки внутрішньої службової кореспонденції.

На паперовій копії внутрішньої службової кореспонденції Верховної Ради України, крім вихідного реєстраційного номера структурного підрозділу апарату, в дужках обов'язково проставляється номер реєстрації документа у відповідній базі даних.

Внутрішня службова кореспонденція Верховної Ради України передається адресатам через відділ службової кореспонденції.

6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію на адресу зовнішніх адресатів здійснюють:

документів за підписом Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих керівників;

документів органів Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих органів;

документів за підписом Керівника апарату Верховної Ради України та заступників Керівника апарату Верховної Ради України - працівники відповідних приймалень цих керівників;

документів структурних підрозділів апарату - працівники, відповідальні за ведення діловодства у цих підрозділах.

Реєстрацію та підготовку до відправлення адресатам депутатських запитів здійснює Відділ контролю апарату.

Вихідний реєстраційний номер формується з індексу комітету Верховної Ради України, структурного підрозділу апарату відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів апарату Верховної Ради України, номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року. Наприклад: 06-15/11-14 від 12.05.06, де 06-15 - індекс комітету, 11 - номер справи, 14 - порядковий номер документа, 12.05.06 - дата.

Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.

Зразок електронної реєстраційної картки вихідної кореспонденції наведено у додатку 9.

6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником структурного підрозділу апарату, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках (додаток 39), а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки (додаток 43) та реєстру (додаток 44).

Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.

6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.

Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом, а також з посильним внутрішнім адресатам здійснюється відділом службової кореспонденції двічі на день.

Групою фельдзв'язку відправляються лише законопроекти, закони України, постанови Верховної Ради України та документи за підписом керівництва Верховної Ради України, які адресовані Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам державної влади. Питання щодо необхідності відправлення фельдзв'язком інших документів вирішується відправником у кожному конкретному випадку за погодженням з Керівником апарату Верховної Ради України.

Передача документів телефаксом здійснюється структурними підрозділами апарату, що готували документ.

6.3.6. Відправленню відділом службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю Верховної Ради України.

6.3.7. Оформлена і законвертована службова кореспонденція приймається відділом службової кореспонденції до 18 години.

У разі надходження кореспонденції у відділ службової кореспонденції до 16 години, її відправка здійснюється у той самий день. Кореспонденція, прийнята після 16 години (крім термінової кореспонденції керівництва Верховної Ради України), відправляється наступного робочого дня.

Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.

6.3.8. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату через Міністерство закордонних справ України.

6.3.9. Відправлення за кордон телеграм, листів, бандеролей за погодженням з Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків апарату може здійснювати відділ службової кореспонденції. При цьому зарубіжним адресатам адреси відправлень і тексти телеграм повинні бути написані англійською мовою, тексти термінових телеграм керівникам українських делегацій і представництв за кордоном, на морські судна, що перебувають за кордоном, повинні бути написані українською мовою латинськими літерами згідно з Інструкцією про порядок оброблення міжнародних телеграм на підприємствах Державного комітету зв'язку України, затвердженою наказом Держкомзв'язку України від 18 березня 1998 року № 47.

6.3.10. Підписані листи і телеграми зарубіжним адресатам подаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим описом у трьох примірниках (додаток 45).

7.1. Вхідна кореспонденція від народних депутатів України приймається і реєструється відділом службової кореспонденції.

Пропозиції народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, після реєстрації у відділі службової кореспонденції передаються до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України.

Про результати розгляду депутатської кореспонденції або про надіслання її для вирішення до інших установ і організацій, крім зауважень і пропозицій народних депутатів України, поданих до проектів законів України і постанов Верховної Ради України, структурні підрозділи апарату, що опрацьовували зазначену кореспонденцію, інформують відповідних народних депутатів України.

7.2. Звернення народних депутатів України, що надходять до керівництва Верховної Ради України безпосередньо під час засідань Верховної Ради України, передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до відділу службової кореспонденції для реєстрації та передачі до секретаріатів відповідно Голови Верховної Ради України, Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України у встановленому порядку.

7.3. Звернення, пропозиції народних депутатів України, подані ними Голові Верховної Ради України, Першому заступнику чи заступнику Голови Верховної Ради України під час особистих зустрічей, разом з резолюціями (дорученнями) обов'язково передаються відповідними секретаріатами до відділу службової кореспонденції для реєстрації і надсилаються виконавцям.

7.4. Протокольні доручення з питань, порушених народними депутатами України на пленарних засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, оформляються, реєструються та надсилаються виконавцям у порядку, передбаченому пунктом 4.10.1 цього Положення.

7.5. Депутатські запити після оголошення їхнього змісту на пленарному засіданні Верховної Ради України передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до Відділу контролю апарату. Подальша робота з ними здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 4.10.2 цього Положення.

7.6. Листи народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України з проханням розглянути пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються відділом службової кореспонденції та передаються до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України.

7.7. Кореспонденцію і телеграми народних депутатів України як юридичним, так і фізичним особам відправляють помічники-консультанти народних депутатів України самостійно з поштових відділень.

8.1. Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, та вимог цього Положення.

8.2. На таких документах (в окремих випадках і на їх проектах) проставляється спеціальна позначка обмеження доступу "Для службового користування" (гриф ДСК). Зазначений гриф і номер примірника проставляються у правому верхньому куті першої сторінки документа, для видання - на обкладинці і на титульній сторінці.

8.3. Необхідність віднесення документа до категорії документів обмеженого доступу визначається виконавцем і керівником структурного підрозділу апарату, які візують та підписують документ, видань - автором (укладачем) і особою, що підписує видання до друку.

8.4. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом ДСК, здійснюється Першим відділом апарату.

8.5. Працівники апарату, які працюють з документами з грифом ДСК, обов'язково повинні бути ознайомлені у встановленому порядку з вимогами цього Положення.

Виконавцям, допущеним до роботи з документами з грифом ДСК, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

8.6. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа з грифом ДСК оператор комп'ютерного набору зазначає прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

8.7. Надруковані та підписані документи з грифом ДСК передаються для реєстрації працівникові, відповідальному за діловодство у структурному підрозділі апарату.

Чернетки і проекти документів знищуються виконавцем та працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі апарату, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і проекти знищені". Ставляться дата і підписи.

8.8. Забороняється відправляти тексти та файли документів з грифом ДСК будь-яким адресатам засобами комп'ютерного, факсимільного та модемного зв'язку.

8.9. Копіювання документів з грифом ДСК здійснюється відповідно до резолюцій керівництва Верховної Ради України і апарату Верховної Ради України, або за їх письмовим дорученням.

Кожному примірнику копії такого документа присвоюється номер через дріб у порядку збільшення номерів (якщо оригінал - прим.1, то перша копія - прим. 1/1, друга - прим. 1/2 тощо). У реєстраційній картці робиться позначка про вручення виконавцю кожного примірника, який видається під розписку.

8.10. Ознайомлення іноземців та осіб без громадянства з документами з грифом ДСК, а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюються у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 року № 558.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Керівника апарату Верховної Ради України та керівників організацій, які надали зазначеним документам гриф ДСК.

Якщо в документах з грифом ДСК містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

8.11. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом ДСК для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах тощо.

8.12. Під час користування відкритим радіозв'язком передавати відомості обмеженого доступу забороняється.