Про організацію роботи органів прокуратури України у галузі міжнародного співробітництва

4.2. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонним службовим відрядженням, здійснюється:

- Кабінетом Міністрів України - у частині валютних витрат (проживання, добові, побутове обслуговування, транспортні витрати тощо);

- прокуратурою, у якій працює особа, що виїздить у відрядження, та/або Генеральною прокуратурою України відповідно до порядку, встановленого для службових відряджень;

- приймаючою стороною, за винятком випадку, передбаченого підпунктом "а" пункту 4.1 цієї Інструкції;

- міжнародною організацією або її представництвом в Україні.

4.3. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонними службовими відрядженнями працівників прокуратури, з інших джерел забороняється.

4.4. Перебуваючи на території іноземної держави, працівники прокуратури України повинні додержуватися законодавства країни перебування. Будь-яке втручання з їх боку в дії співробітників іноземних правоохоронних органів, проведення слідчих дій самостійно, вжиття заходів, не передбачених планом-завданням, а також таких, що можуть зашкодити державним інтересам України, забороняється.

4.5. Обов'язковою умовою для виїзду у відрядження за кордон є наявність письмового запрошення або згоди міжнародної організації чи урядової установи іноземної держави, її посольства чи представництва в Україні. У виключних випадках із цією метою може використовуватися запрошення посольства України у відповідній країні.

4.6. Дозвіл на виїзд у закордонне службове відрядження надається Генеральним прокурором або виконувачем його обов'язків шляхом накладення резолюції на рапорті працівника, що відряджається за кордон, погодженому з керівництвом регіональної прокуратури або з керівником структурного підрозділу Генеральної прокуратури України та заступником Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків.

4.7. У рапорті зазначаються:

а) персональні дані працівника або кожного з групи працівників, які направляються у відрядження, - посада, прізвище, ім'я, по батькові, контактний телефон;

б) країна, до якої планується виїзд, та орган, який є приймаючою стороною;

в) мета та обґрунтування необхідності виїзду за кордон;

г) запланований термін відрядження та дата виїзду;

ґ) населені пункти, перебування в яких заплановано;

д) вид транспорту;

е) пропозиції щодо джерел фінансування витрат, включаючи проїзд та зупинку в готелі на території України;

є) дані про наявність у зазначених працівників дійсних службових паспортів та їх атрибути (серія та номер паспорта, дата видачі і термін дії, орган, що видав паспорт). У разі необхідності оформлення працівникам, які відряджаються, службових паспортів до рапорту додаються відповідні копії належних їм паспортів громадянина України, 2 кольорові фотокартки паспортного формату (3,5 х 4,5 см), копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду та довідка з місця роботи, у якій указано займану посаду та класний чин (військове звання);

ж) план роботи у відрядженні з обов'язковим визначенням обсягу роботи кожного працівника, що відбуває за кордон.

4.8. У випадках, коли вирішується питання про відрядження до країн, для в'їзду в які необхідно отримати візи, до рапорту (листа) додається оригінал запрошення або згоди приймаючої установи на приїзд конкретних осіб.

4.9. Після отримання дозволу Генерального прокурора або виконувача його обов'язків на виїзд у відрядження рапорт разом із запрошенням (згодою на приїзд) приймаючої сторони та іншими документами не пізніше ніж за 15 діб до запланованої дати виїзду передається до управління міжнародно-правового співробітництва.

4.10. За потреби оформлення в'їзних віз працівниками, що відряджаються, заповнюються відповідні візові анкети, а також надаються необхідні для отримання віз особисті документи. У випадку, якщо за вимогами посольства відповідної іноземної держави для отримання візи необхідна особиста присутність особи, такий працівник прокуратури повинен прибути для співбесіди у визначений день та час.

4.11. Документи для оформлення службових паспортів і віз, а також для забезпечення від'їжджаючих грошовими коштами, проекти наказів про відрядження працівників органів прокуратури України готуються Департаментом міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. Працівники цього структурного підрозділу за необхідності забезпечують від'їжджаючих квитками на відповідний вид транспорту, вибираючи при цьому найбільш економний маршрут.

4.12. Підставою для виїзду працівників органів прокуратури України в закордонне службове відрядження є наказ Генерального прокурора або виконувача його обов'язків.

4.13. Кошторис видатків на відрядження за кордон, яке здійснюється за кошти Генеральної прокуратури України та/або Кабінету Міністрів України підписується головним бухгалтером і затверджується заступником Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків.

4.14. Працівники, відрядження яких фінансується за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, повинні до початку відрядження отримати в підрозділі бухгалтерського обліку цієї установи валютні кошти, що видаються на підставі відповідного розпорядження за зверненням Генеральної прокуратури України. У разі необхідності одержати кошти можуть за відповідною довіреністю працівники управління міжнародно-правового співробітництва.

4.15. За потреби працівники органів прокуратури, які від'їжджають у закордонне відрядження, отримують від працівників Департаменту міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України консультативно-дорадчу допомогу та інформацію щодо країни, до якої вони виїздять.

4.16. Упродовж 7 днів після закінчення відрядження особою, що перебувала за кордоном, подається до Департаменту міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України звіт встановленої форми (додаток 3), у якому, зокрема, відображається:

а) фактична тривалість відрядження із зазначенням країн, до яких здійснювався виїзд;

б) мета виїзду;

в) інформація про результати відрядження (виконання завдання).

4.17. Звіт, що передається до управління міжнародно-правового співробітництва, повинен бути погоджений з безпосереднім керівником для працівників Генеральної прокуратури України або керівником регіональної прокуратури в разі виїзду у відрядження працівника прокуратури нижчого рівня. У випадку відрядження групи її керівником складається єдиний звіт, у якому, крім згаданих даних, зазначається кількість і прізвища працівників, які виїздили за кордон.

4.18. Упродовж 3 робочих днів із моменту повернення на територію України працівники органів прокуратури, які перебували у відрядженні за кордоном, повинні здати службові паспорти відповідальному працівнику Департаменту міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. Ці документи передаються на зберігання до Міністерства закордонних справ України згідно з Положенням про службовий паспорт України, затвердженим Указом Президента України від 12.05.2015 № 264/2015.

4.19. Упродовж 3 робочих днів після повернення працівники, відрядження яких фінансувалося за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, повинні особисто відзвітувати в підрозділі бухгалтерського обліку цієї установи за витрачені протягом поїздки валютні кошти відповідно до норм та порядку, встановлених актами Кабінету Міністрів та Міністерства фінансів України, які є чинними на час відрядження. Якщо відрядження фінансувалося з бюджету органів прокуратури, відряджені особи звітують упродовж зазначеного строку про витрати в цій частині в підрозділі бухгалтерського обліку органу прокуратури.

5.1. Візити працівників органів прокуратури України за кордон за своїм значенням, статусом особи, яка очолює українську делегацію, та особливостями їх здійснення поділяються на категорії, зазначені в пункті 3.1 цієї Інструкції. Крім того, керівники Генеральної прокуратури України та інші працівники органів прокуратури можуть виїжджати у відрядження за кордон у складі офіційних державних делегацій вищого рівня (візит Президента України, керівництва Верховної Ради України, урядові делегації тощо). Візити у відповідь здійснюються на запрошення приймаючої сторони після відвідування іноземною делегацією України.

5.2. Підготовка програми закордонного візиту керівництва Генеральної прокуратури України здійснюється відповідним підрозділом іноземної установи та узгоджується управлінням міжнародно-правового співробітництва

5.3. Якщо програмою візиту передбачено проведення зустрічей, переговорів, консультацій та бесід, управлінням міжнародно-правового співробітництва спільно з іншими структурними підрозділами Генеральної прокуратури України готуються інформаційно-аналітичні матеріали з питань, запланованих до обговорення.

5.4. Управлінням міжнародно-правового співробітництва (за необхідності разом із посольством України у відповідній державі та приймаючою стороною) вживаються заходи з метою забезпечення:

а) зустрічі при прибутті керівництва Генеральної прокуратури України до іноземної держави;

б) бронювання готелю та проживання під час візиту;

в) організації зустрічей та переговорів, проведення яких передбачене програмою візиту;

г) сувенірною продукцією та подарунками (разом з підрозділом, відповідальним за матеріально-технічне забезпечення), якщо в рамках візиту передбачається обмін ними;

ґ) зустрічі керівництва Генеральної прокуратури України після повернення із закордонного відрядження.

5.5. Відділ зв'язків із громадськістю та засобами масової інформації після погодження тексту з керівництвом Генеральної прокуратури України розміщує на офіційному веб-сайті Генеральної прокуратури України та передає до засобів масової інформації повідомлення про візит.

6.1. До листування з органами прокуратури, юстиції та іншими державними установами іноземних держав, а також із міжнародними організаціями, їх представництвами в Україні застосовуються правила, передбачені організаційно-розпорядчим документом Генеральної прокуратури України з питань діловодства. Водночас це листування має особливий характер і повинно відповідати певним додатковим вимогам встановленої практики, контроль за додержанням якої покладається на Департамент міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України.

6.2. Для листування використовується державна мова України. Лист може супроводжуватися перекладом іноземною мовою, якщо бажано довести його зміст до відома адресата якнайшвидше або запобігти можливим неточностям при перекладі адресатом.

6.3. Листи оформлюються на офіційних бланках відповідної прокуратури. На листах, адресованих державній установі зарубіжної країни або міжнародній організації (їх посадовим особам), підпис працівника прокуратури та переклад іноземною мовою засвідчуються гербовою печаткою відповідної прокуратури (печаткою бюро перекладів).

6.4. Рекомендації щодо використання окремих формулювань при підготовці листів державним установам іноземних держав або міжнародним організаціям (їх посадовим особам) залежно від типу повідомлення та його змісту наводяться в додатку 4.

Організаційно-протокольне забезпечення зустрічей з представниками іноземних держав і міжнародних організацій покладається у Генеральній прокуратурі України на управління міжнародно-правового співробітництва, а в регіональних прокуратурах - підрозділи з міжнародно-правових доручень та спеціально визначених відповідними наказами працівників, якщо такі підрозділи не створені.

Іноземних гостей (делегацію), які прибувають до прокуратури, зустрічає відповідальний за проведення заходу працівник Департаменту міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, а в разі проведення зустрічі в регіональній прокуратурі - працівник підрозділу з міжнародно-правових доручень або інший спеціально визначений відповідним наказом працівник, якщо такі підрозділи не створені.

Іноземні гості (делегація) у супроводі відповідального працівника прокуратури проходять до будинку через центральний вхід.

Як правило, іноземні гості проходять до приміщення Генеральної прокуратури України через центральний вхід по вул. Різницькій, 13/15. За умови відповідної попередньої домовленості високі гості можуть прибувати на своїх транспортних засобах безпосередньо у двір Генеральної прокуратури України з вулиці Гусовського.

Відповідальний працівник прокуратури супроводжує іноземних гостей (делегацію) до зали, де планується проведення зустрічі.

Якщо гості прибули завчасно, їм може бути запропоновано коротке ознайомлення з окремими приміщеннями відповідної прокуратури. У цьому випадку приблизно за 5 хвилин до початку зустрічі гостей підводять до зали, де вона відбуватиметься.

Для проведення зустрічей в органах прокуратури використовуються придатні для цієї мети приміщення.

У Генеральній прокуратурі України для проведення зустрічей використовуються відповідно обладнані приміщення, вибір одного з яких залежить від кількісного складу делегації, рівня іноземних учасників та тривалості зустрічі. Для зустрічей з іноземними гостями, як правило, використовується кімната офіційних заходів Генерального прокурора (5-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В), кімнати офіційних заходів (6-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В та 1-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9), малі зали (4-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9, та 4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15).

За необхідності можуть використовуватися більші зали, а саме: зала на 140 осіб (7-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В) і зала на 515 осіб (2-й та 3-й поверхи будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В).

У разі проведення зустрічі з керівником державної установи або главою дипломатичного представництва зарубіжної країни в залі встановлюється Державний Прапор України та державний прапор держави-гостя. Якщо високий гість є керівником міжнародної організації або главою її представництва, у залі встановлюється Державний Прапор України та прапор цієї міжнародної організації.

Кожен прапор встановлюється на окремому флагштоку (настільній підставці). Всі прапори повинні бути на флагштоках (підставках) однієї висоти.

На столі для переговорів відповідно до кількості учасників заздалегідь розкладаються блокноти, ручки, ставиться необхідна кількість пляшок із мінеральною водою та склянок.

Представники засобів масової інформації займають визначені для них місця у залі до початку зустрічі.

Керівник відповідної прокуратури разом з іншими українськими учасниками зустрічі вітає іноземного гостя та членів делегації у залі біля входу. Як правило, під час вітання здійснюється фото- або відеозйомка.

Після привітання всі учасники займають місця за столом відповідно до посадових рангів. У разі великої кількості учасників їх розташування за столом забезпечується за допомогою попередньо розставлених іменних табличок.

При цьому представники української сторони розташовуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти. Місця ліворуч від керівників української та іноземної делегацій призначені для перекладачів.

У разі, коли зустріч відбувається у малій залі (4-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9) або кімнаті офіційних заходів (1-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9), представники української сторони розміщуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти (типові схеми розташування учасників зустрічі № 3, № 4).

При проведенні зустрічі у малій залі (4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15) місце між Генеральним прокурором (керівником української делегації) та іноземним гостем (керівником іноземної делегації) призначене для перекладача (типова схема розташування учасників зустрічі № 6).

За відсутності перекладачів Генеральний прокурор (керівник української делегації) та керівник іноземної делегації сідають поруч (іноземний гість - праворуч). При цьому місце ліворуч від Генерального прокурора (керівника української делегації) призначене для наступного за рангом українського учасника зустрічі, праворуч від керівника делегації - наступного за рангом іноземного гостя (типова схема розташування учасників зустрічі № 5).

Переговори (обговорення) розпочинаються коротким вступом господаря з привітанням гостей, представленням українських учасників, визначенням основних питань обговорення. Ознайомча частина займає 8 - 10 хвилин. Протягом цього часу подаються чай та кава. Представники засобів масової інформації занотовують основні теми обговорення та орієнтовно через 10 - 15 хвилин після початку бесіди залишають залу, якщо інше не передбачено домовленостями сторін.

Переговори з української сторони веде вищий за посадою працівник прокуратури, який може надавати слово для окремих повідомлень іншим українським учасникам зустрічі.

Загальна тривалість бесіди становить, як правило, 45 - 50 хвилин, а візиту знайомства - 30 - 35 хвилин. Після її закінчення може відбутися обмін сувенірами та спільне фотографування керівників делегацій або всіх учасників зустрічі.

Вищий за посадою працівник прокуратури з української сторони прощається з іноземним гостем (керівником делегації) та делегацією біля виходу із зали.

У супроводі працівника прокуратури, який його (її) зустрічав, іноземний гість (делегація) залишає будівлю відповідної прокуратури.

За участі представників іноземних держав та міжнародних організацій, зокрема у рамках їх візитів в Україну, можуть проводитися протокольні заходи:

1) зустріч при прибутті іноземного гостя (делегації) в Україну;

2) прийоми - ланч, фуршет, обід, вечеря, коктейль;

3) від'їзд іноземного гостя (делегації).

1. Зустріч іноземного гостя на залізничному вокзалі чи в аеропорту проводиться у разі прибуття в Україну керівника закордонної державної установи або глави міжнародної організації (далі - високий гість).

Зустрічає високого гостя перший заступник або заступник Генерального прокурора (один із керівників відповідної регіональної прокуратури). У зустрічі також беруть участь керівник Департаменту міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України або його заступник (працівник підрозділу регіональної прокуратури з міжнародно-правових доручень або спеціально визначений відповідним наказом працівник, якщо такі підрозділи не створені).

На церемонію зустрічі в аеропорту (на вокзалі) можуть запрошуватися відповідальні працівники дипломатичного представництва відповідної іноземної держави (міжнародної організації) в Україні.

За рішенням керівництва прокуратури, яка приймає гостей, зустріч може фотографуватися з виготовленням для високого гостя та членів делегації фотоальбомів на пам'ять про візит. Фотоальбоми вручаються високому гостю під час останньої зустрічі з керівником відповідної прокуратури або під час церемонії проводів в аеропорту (на залізничному вокзалі).

Якщо серед членів делегації є жінки (високий гість, дружина високого гостя або член делегації), особи, які їх зустрічають, беруть із собою квіти для вручення під час церемонії зустрічі.

За потреби для проведення зустрічі замовляється зала офіційних делегацій або VIP-зала та необхідна кількість автомобілів відповідного класу, включаючи представницькі, з розрахунку один автомобіль не більше ніж для трьох осіб. У разі необхідності організовується супровід колони автомобілів, які перевозять делегацію, спеціалізованими автомобілями поліції.

Під час здійснення необхідних процедур із прикордонного та митного оформлення високому гостю, членам делегації та особам, які їх зустрічають, пропонуються кава, чай та напої в попередньо замовленій окремій залі.

Вища посадова особа, яка зустрічає високого гостя (делегацію), проводить їх до автомобілів та разом із ними їде до готелю, де попередньо замовляється (бронюється) відповідна кількість номерів.

2. За формою проведення протокольні заходи поділяються на ланч, фуршет, обід, вечерю, коктейль.

Ланч належить до денних прийомів з іменним розсаджуванням за основним столом. Його влаштовують між 12 та 15 годинами тривалістю 1 - 1,5 години, з яких 45 - 60 хвилин гості перебувають за столом, а 15 - 30 хвилин - за кавою. Кава, чай можуть подаватися як за основним столом, так і в іншій залі.

Фуршет відрізняється від ланчу тим, що при його влаштуванні не передбачено іменного розміщення за основним столом, а гості самі беруть страви й напої та обирають столи, за які сідають.

Коктейль розпочинається між 17 та 19 годинами і триває 1,5 - 2 години. Прийом проводиться стоячи. У запрошенні зазначається час початку і закінчення прийому. Гості можуть приходити і залишати приміщення у будь-який момент указаного часу.

Найбільш представницьким видом прийому є обід. Він проводиться, як правило, між 19 та 21 годинами з іменним розміщенням запрошених осіб. У залі прийому встановлюються державні прапори країни-гостя та України.

Вечеря розпочинається о 21 годині і пізніше. Від обіду вона відрізняється лише часом проведення і тим, що перша страва не подається.

На ланчі, обіди, вечері необхідно прибути в точно зазначений у запрошенні час, привітати господарів заходу і зайняти місця за столом згідно з планом розташування. По завершенні першим залишає місце прийому керівник, потім підлеглі йому посадові особи за посадовим старшинством.

У разі, коли під час протокольного заходу передбачається обмін короткими промовами чи тостами, господар повинен заздалегідь передати текст свого виступу високому гостю для ознайомлення й підготовки промови у відповідь.

Першим промову виголошує господар, а потім - гість, на честь якого влаштовано прийом.

Промова господаря повинна, як правило, передбачати привітання на адресу високого гостя (керівника іноземної делегації), виклад положень, що стали приводом для зустрічі, прийняту форму побажання гостям здоров'я, процвітання, щастя й інших гараздів.

Міжнародним дипломатичним протоколом не передбачені промови чи тости інших учасників заходу, однак в окремих випадках керівники делегацій можуть надавати слово учасникам прийому. Можливе завершення прийому тостом господаря під келих шампанського.

З метою надання прийому більшої урочистості на його початку можуть організовуватися концерти майстрів мистецтв (тривалістю до 20 хвилин), під час яких запрошеним особам подаються напої (аперитив).

3. Завершальним протокольним заходом є від'їзд високого гостя, що передбачає необхідність відповідної підготовки. Як правило, високого гостя проводжає в аеропорт (на залізничний вокзал) та сама посадова особа, що й зустрічала. Однак рішенням керівництва відповідної прокуратури проведення цього заходу може також бути доручено іншому працівнику прокуратури аналогічного посадового рівня.

Церемонія проводів високого гостя здійснюється аналогічно церемонії його зустрічі.