207. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки Голова Держземагентства України, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
208. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Держземагентстві України вихідних документів про виконання завдань.
209. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюється і подається Голові Держземагентства України. Форми подання інформації закладені у системі "Діловодство та КВД".
210. Служба контролю періодично складає і доводить до відома структурних підрозділів - виконавців переліки документів (доручень), строк виконання яких закінчується за 3 дні.
Інформаційно-довідкова робота з документами
211. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованих банків реєстраційних даних.
212. Пошук інформації щодо вхідної, внутрішньої та вихідної кореспонденції проводиться на автоматизованих робочих місцях.
213. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор з питань діяльності установи;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор виконавців;
класифікатор результатів виконання документів;
номенклатура справ.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в Держземагентстві України визначається службою діловодства.
214. У системі електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
215. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.
216. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства Держземагентства України відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .
217. З використанням засобів електрозв'язку виконавець здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
218. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
У разі коли документ адресується більш ніж чотирьом адресатам, виконавець після реєстрації вихідного документа розмножує його і разом з розрахунком розсилки подає його до відділу діловодства, який обліковує документ у журналі реєстрації поштових відправлень із зазначенням дати відправки, номера, адресата.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Держземагентстві України, який є автором цих документів. До центральних органів виконавчої влади у разі необхідності надсилаються їх завірені копії.
219. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
220. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
221. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.
222. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Держземагентства України;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
223. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
224. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
225. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
226. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
227. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника відділу діловодства.
228. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці повинні передавати до відділу, на який покладено функції діловодної служби, у години, встановлені регламентом (щодня не пізніше 15 години, у п'ятницю і передсвяткові дні - до 13 години).
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
229. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
230. Номенклатура справ призначена для встановлення в Держземагентстві України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
231. У Держземагентстві України складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 14) і зведена номенклатура справ Держземагентства України (додаток 15 ).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада календарного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається особою, відповідальною за архів.
232. Зведена номенклатура справ Держземагентства України схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Держземагентства України, після чого затверджується Головою Держземагентства України.
233. Зведена номенклатура справ Держземагентства України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву Держземагентства України для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи Держземагентства України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
234. Зведена номенклатура справ Держземагентства України щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
235. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Держземагентстві України, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
236. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Держземагентства України (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Держземагентства України ".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань земельних відносин".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Держземагентства України чи інших установ для їх продовження тощо.
237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
238. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
239. Справи формуються в Держземагентстві України, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
240. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
241. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
242. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
243. Накази з питань основної діяльності Держземагентства України, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи. Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
244. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
245. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
246. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
247. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
248. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
249. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
250. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Держземагентства України систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
251. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Держземагентстві України та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом Держземагентства України.
Зберігання документів у Держземагентстві України
252. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Держземагентства України зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів Держземагентства України і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
253. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
254. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
255. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Держземагентства України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу Голови Держземагентства України. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
256. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
257. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу Голови Держземагентства України з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
258. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
259. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Держземагентстві України (у разі потреби - в структурних підрозділах) утворюється постійно діюча експертна комісія.
260. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Держземагентства України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву Держземагентства України.
261. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Держземагентства України, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
262. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ Держземагентства України шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
263. За результатами експертизи цінності документів у Держземагентстві України складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).
264. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Держземагентства України одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються Головою Держземагентства України, після чого Держземагентство України має право знищити документи.
265. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи Держземагентства України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
266. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
267. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
268. Описи справ структурного підрозділу Держземагентства України складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги особи, відповідальної за архів Держземагентства України.
269. Номер опису справ структурного підрозділу Держземагентства України повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань структурного підрозділу № 15, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 15 П - 2011; 15 Т - 2011; 15 ОС - 2011.
270. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Держземагентства України або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
271. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
272. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___".
273. Опис справ структурного підрозділу Держземагентства України підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
274. Опис справ структурного підрозділу Держземагентства України складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Держземагентства України, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
275. На основі описів справ структурних підрозділів архів Держземагентства України готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.
276. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Держземагентства України в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджуються Головою Держземагентства України. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО.
277. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Держземагентства України і затверджуються Головою Держземагентства України.
278. Зведені описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Держземагентства України, погоджуються з експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджуються Головою Держземагентства України. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.
279. Держземагентство України зобов'язано описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
282. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
283. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
284. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".
285. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
286. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Держземагентства України - номер опису і фонду.
287. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
288. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву Держземагентства України
289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Держземагентства України в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Держземагентства України за рішенням Голови Держземагентства України.
290. Передача справ до архіву Держземагентства України здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою Держземагентства України.
291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів Держземагентства України оформляє видачу справ у тимчасове користування.
292. Приймання-передача кожної справи здійснюється особою, відповідальною за архів Держземагентства України, в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Держземагентства України за описами.
У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів Держземагентства України, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші - залишаються у архіві Держземагентства України.
294. Справи, що передаються до архіву Держземагентства України, повинні бути зв'язані належним чином.
295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Держземагентства України незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Держземагентство України зобов'язано забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Держземагентства України для постійного зберігання до ЦДАВО.
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК з Центральним державним архівом вищих
13.01.2012 р. № 1 органів влади та управління України
протокол № 2 від 06.02.2012
Голова ЕКП С.А. Савлук
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 18)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів, для заповнення таблиць тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Держземагентство України
(місце для назви виду документа)
___________________ Київ № ____________________
_ _
| |
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Держземагентство України
вул. Народного Ополчення, 3, м. Київ, 03680, МСП, тел. 249-96-91,
249-96-75, факс 249-96-70
E-mail: dazr@dazru.gov.ua
Код ЄДРПОУ 37552980
_____________________________________________________________________
_____________ № _______________ На ________________ від _____________
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Держземагентство України
ДКУД _________
НАКАЗ
___________________ Київ № _____________
_ _
| |
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 39)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 73)
ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою Держземагентства України
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки державної експертизи землевпорядної документації.
4. Висновки і відгуки Держземагентства України на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
5. Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану зарплату тощо).
6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
7. Документи (довідки, посвідчення, свідоцтва тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
8. Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Звіти в районні центри зайнятості, органи статистики.
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату Держземагентства України; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Ліцензії (на проведення робіт із землеустрою, землеоціночних робіт; на проведення земельних торгів).
14. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
15. Номенклатура посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці.
16. Номенклатура справ.
17. Описи справ.
18. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями тощо).
19. Положення (про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників Держземагентства України, про територіальні органи Держземагентства; про надання доступу до державної таємниці тощо).
20. Протоколи (погодження планів поставок).
21. Статути державних підприємств, що належать до сфери управління Держземагентства України.
22. Структури (центрального апарату Держземагентства України, територіальних органів Держземагентства).
23. Специфікації (виробів, продукції тощо).
24. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
25. Титульні списки.
26. Трудові книжки.
27. Штатний розпис.
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 138)
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № пп. | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 147)
ЗВІТ-*
про обсяг документообігу
за ___ ____________ 20__ р.
| Документи | Кількість документів | ||
| оригінали | копії | усього | |
| Вхідні | |||
| Вихідні | |||
| Внутрішні | |||
| ____________ Усього | |||
Керівник
служби діловодства __________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
__________
-* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 160)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства-*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
13. Інформація, що надіслана на запити структурних підрозділів.
__________
-* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 13, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Держземагентства України (бухгалтерській службі, кадровій службі, юридичній службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів-*
| Дата надходження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
__________
-* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених структурним підрозділом Держземагентства України-*
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
__________
-* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 173)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки