Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України

3.1.5. Номенклатуру справ структурного підрозділу органу укладають у двох примірниках, на кожному з яких обов'язково зазначають гриф погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадова особа, відповідальна за архівний підрозділ органу):

перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі, у якому створюється номенклатура справ;

другий - передається до підрозділу документального забезпечення.

Нові номенклатури справ реєструються в журналі обліку вихідних та внутрішніх документів та підшиваються до справ з номенклатурами.

3.1.6. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу підрозділи з діловодства зводять у єдину (зведену) номенклатуру справ органу.

3.1.7. До номенклатури справ не вносять друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

3.1.8. Зведену номенклатуру справ органу після її остаточного доопрацювання погоджують із експертною комісією органу й експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу в ГУВВ, ГУМВС, УМВС, після чого затверджує керівник органу.

3.1.9. У номенклатурі справ структурного підрозділу, у зведеній номенклатурі справ органу впродовж року в графі "Примітка" роблять відмітки про початок уведення нових справ, перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за їх формування, про передачу справ до архівного підрозділу органу, в інші органи для їх продовження тощо.

3.1.10. Примірне положення про Експертну комісію органу, установи системи МВС України та порядок проведення експертизи цінності документів викладено в Інструкції з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах, науково-дослідних установах та організаціях системи МВС України.

3.1.11. Якщо протягом року в структурному підрозділі виникають нові документовані ділянки роботи і не передбачені номенклатурою справ, то вони додатково вносяться до номенклатури в кінці її відповідного розділу.

3.1.12. У кінці року номенклатуру справ органу обов'язково закривають підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник підрозділу документального забезпечення.

3.1.13. У кінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорію фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Про наявність заведених за рік справ повідомляють до архівного підрозділу.

3.1.14. Зведена номенклатура справ органу схвалюється комісією органу внутрішніх справ з проведення експертизи цінності документів та погоджується експертно-перевірною комісією відповідної архівної установи один раз на п'ять років або невідкладно в разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи органу, після чого затверджується керівником органу внутрішніх справ.

3.1.15. Зведена номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) - зберігається у справі в підрозділах документального забезпечення;

другий використовується підрозділом документального забезпечення як робочий;

третій передається до архівного підрозділу органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

четвертий - надсилається до Державного архіву МВС України.

Структурні підрозділи органу отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

3.1.16. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

3.1.17. Зведену номенклатуру справ органу, як і номенклатуру справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядають, аналізують й уточнюють. Після внесення змін номенклатуру справ передруковують, тоді її затверджує керівник органу.

3.1.18. Зведена номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним архівним підрозділом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи органу.

3.1.19. Після виконання документів їх групують у справи, яким дають назви (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), з якого її завели.

3.1.20. До номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної номенклатури справ органу вносять назву справ, що відбивають задокументовані ділянки роботи органу, а також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, зокрема довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), уносять до номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення.

3.1.21. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

3.2. Формування справ

3.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. До справ вносять документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Справи формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

3.2.2. Після підшиття документів у справи здійснюють відповідні позначки в журналах реєстрації документів.

3.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких основних правил:

документи постійного і тимчасового термінів зберігання групувати в окремі справи;

до справи вносити один примірник кожного документа;

у справи загального провадження групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;

справи повинні бути товщиною 30 - 40 мм і мати не більше ніж 250 аркушів.

3.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

3.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

3.2.6. Протоколи й матеріали колегії формують в окремі справи.

3.2.7. Накази щодо особового складу (про заохочення, призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань), про відрядження та стягнення формують у відповідні справи окремо.

3.2.8. Протоколи засідань колегії групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань колегії систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

3.2.9. Планові та звітні документи вносять до справ того року, до якого вони належать за своїм змістом незалежно від дати їх укладання або надходження. Перспективні плани роботи формують у справи першого року їх дії, а звіти про їх виконання - у справи останнього року.

3.2.10. Листи та заяви громадян із питаннями поліпшення роботи органів, а також із запитами соціально-правового характеру формують в окремі справи.

Кожний лист (заява) і документи щодо його розгляду становлять у справі самостійну групу. Якщо надійшли повторні заяви або з'явилися додаткові документи, останні приєднуються до цієї групи документів.

3.2.11. Листування з питань службової діяльності групується до справи за календарний рік у логічній послідовності вирішення питання за хронологією: документ-відповідь розміщують після документа-запиту або ініціативного документа.

3.2.12. У разі поновлення листування документи вносять до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, у якій зберігають документи з цього питання.

3.2.13. Документи-додатки незалежно від їх дат групують в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формують в окрему справу, зазначаючи на основному документі, що додаток оформлено окремою справою.

3.2.14. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

3.2.15. Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається підшивати до них документи не за призначенням, зайві примірники, різні варіанти чернеток.

3.2.16. Забороняється вилучати документи зі справ або переміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника підрозділу з діловодства.

3.2.17. Працівникам органів внутрішніх справ дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.

3.2.18. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, групують у справи на загальних підставах.

Окремі документи, які виготовлено на інших носіях (кіно-, фото-, відеоплівки та ін.), вкладають у конверти, які підшивають до справи.

3.2.19. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки з фонограмами, аудіо- та відеозаписи засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці та коробці роблять відмітки про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх збереження.

3.3. Оформлення справ

3.3.1. Оформлення справ обов'язково передбачає оформлення титулу, нумерацію аркушів, брошурування (переплетення), укладання внутрішнього опису, засвідчувальний підпис у кінці справ, скріплення їх печаткою, інвентарний облік.

3.3.2. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюють у встановленому порядку.

3.3.3. Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання роблять чорним чорнилом або чорною тушшю, справ тимчасового зберігання - синім чорнилом, пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

3.3.4. На обкладинці справи загального провадження зазначають повну й офіційно прийняту скорочену назву органу, структурного підрозділу, у якому заведено і закінчено справу, гриф обмеження доступу, її номер і номер тому, заголовок, початкова і кінцеві дати документів, кількість аркушів, термін зберігання, номер статті переліку (за потреби додають інші відомості).

3.3.5. Якщо назву органу або структурного підрозділу змінювали впродовж періоду, який охоплює документи справи, на обкладинці також зазначають нову назву. Якщо справу розпочав один орган, установа, структурний підрозділ, а закінчував інший, то на обкладинці вказують обидві назви.

3.3.6. На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі, необхідно передбачити місце для архівного шифру (номер фонду, номер опису, власне номер справи).

3.3.7. Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, у кінці року уточнюють. У справах з наказами, протоколами засідань колегій і нарад зазначають початковий і кінцевий номери. У справах з листуванням уточнюють склад кореспондентів. За потреби, на окремі документи, які мають важливе значення, укладають анотацію.

3.3.8. Датою справи є дата першого (за терміном) і останнього документа справи, а саме:

для протоколів - дата (день, місяць, рік) проведення нарад, колегії;

для вхідних документів - дата їх реєстрації в органі;

для вихідних документів, а також наказів, доручень, інструкцій, правил тощо - дата підписання або затвердження;

плани, звіти та документи, що до них належать, підшивають до того року, коли їх укладено, незалежно від дати укладання.

Якщо у справі є документи за попередні роки, то на її обкладинці під початковою і кінцевою датами роблять напис: "є документи за... роки", за потреби після заголовка зазначають також назви цих документів. У позначенні дати вказують послідовно день, місяць, рік.

3.3.9. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць та рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

3.3.10. Документи постійного і тривалого зберігання (10 і більше років) підшивають або переплітають в обкладинки з цупкого картону. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати в м'які обкладинки.

3.3.11. Документи до справ підшивають міцною ниткою в 3 - 4 проколи або переплітають друкарським способом. Під час підшивання справи з документів виймають шпильки, скріпки.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті, фотокартки тощо вкладають у конверти, які потім підшивають до справи.

Якщо текст документа близько підходить до краю аркуша і може бути пошкодженим під час підшивання, до нього підклеюють смугу цупкого паперу, за яку він підшивається. Аналогічно підшиваються документи великого формату, які зберігають у справі згорнутими.

Статистичні таблиці, креслення, інші документи великого формату з постійним терміном зберігання перед підшиванням наклеюють на марлю, полотно або кальку.

3.3.12. Підшиті до справи документи нумерують простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому кутку аркуша, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти та кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші справи, поділеної на самостійні розділи або томи, нумерують у кожному розділі, томі окремо.

Фотокартки, інші ілюстровані матеріали нумерують на зворотному боці, у лівому верхньому куті.

Аркуш, складений та підшитий за середину, нумерують як два аркуші.

Аркуш з наклеєними документами і фотокартками нумерують як один.

3.3.13. Підшиті до справи конверти з написами або вкладенням також нумерують (кожне вкладення в конверт нумерують наступним за ним номером). Якщо вкладення пронумерувати неможливо (наприклад, особисті документи, нагороди тощо), то про їх наявність робиться застереження в засвідчувальному підписі справи.

3.3.14. Підшиті до справи документи з власною нумерацією аркушів, у т.ч. друковані видання, нумерують загальним порядком або зберігають власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розміщенню аркушів у справі.

3.3.15. Аркуші ознайомлення з нормативними документами, а також аркуші з резолюціями керівників щодо їх виконання нумерують і підшивають до справи разом із цими документами.

3.3.16. Документи, справи, незалежно від терміну зберігання, вносять до їх внутрішнього опису, який підшивають на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (у графі "Примітка") зазначають факт вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який її оформив, робить підсумковий запис: зазначення посади укладача і дати укладання опису, кількість внесених до неї документів і обсяг їх в аркушах, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, що мають свою нумерацію.

3.3.17. У кінці справи (тому) працівник, який її оформив, із зазначенням своєї посади і дати укладання робить засвідчувальний підпис, у якому цифрами та словами вказує кількість підшитих у справі (томі) аркушів, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, а також конвертів з вкладеннями, особливість нумерації, стан документів тощо.

У засвідчувальному підписі справи, яка складається із самостійних розділів, зазначається кількість аркушів у кожному розділі та загальна кількість аркушів у справі.

3.3.18. Справи скріплюють печаткою (незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським).

3.3.19. Закінчені провадженням томи справ беруть на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ .

3.3.20. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу, іншим органам та підрозділам внутрішніх справ - з письмового дозволу керівника структурного підрозділу. Видача проводиться за картками обліку видачі справ (документів) (форма 8 ) на строк, який не перевищує одного місяця.

3.4. Порядок проведення експертизи цінності документів та відбір документів і справ на зберігання та знищення

3.4.1. Відбір справ загального провадження для передачі на зберігання до архівного підрозділу, установлення для справ, що мають термін зберігання з позначкою "ЕК", визначеного терміну, а також відбір справ для знищення здійснюють експертні комісії органів внутрішніх справ, Примірне положення про які та організація роботи яких затверджені наказом МВС від 25.05.2006 № 530.

3.4.2. До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник підрозділу документального забезпечення (в апараті МВС, ГУМВС, УМВС до експертних комісій департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь і відділів входить працівник Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу), а також включаються працівники, які безпосередньо причетні до документів і можуть правильно визначити політичне, наукове, історичне значення документів. Головою експертної комісії призначають одного із заступників начальника органу (у апараті МВС, ГУМВС, УМВС - один із заступників начальника департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу).

3.4.3. Порядок підготовки і передачі справ на зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентує відповідна Інструкція з архівної роботи в органах внутрішніх справ.

3.4.4. Документи з моменту створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу органу зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до їхньої номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають їх індекси за номенклатурою.

3.4.5. Збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

3.4.6. Для забезпечення збереження документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, шафах і столах, що замикаються.

3.4.7. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, зберігаються на загальних підставах.

3.4.8. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату МВС здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу, представникам інших організацій здійснюється відповідно до Настанови з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах і науково-дослідних установах системи МВС. На видану справу заводять картку - замінник справи, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому справу видано, дату її повернення. Передбачено графи для підписів в одержанні та прийнятті справи.

3.4.9. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Міністерства відповідно до законодавства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

3.4.10. Під час користування архівними справами забороняється робити будь-які позначки, підкреслення, загортати аркуші, розшивати справи, вилучати зі справ окремі документи і передавати їх у користування іншим органам (підрозділам) й установам.

3.5. Знищення документів і справ

3.5.1. Знищенню підлягають документи, термін зберігання яких закінчився, або зайві примірники.

3.5.2. Документи знищують згідно з рішенням експертної комісії за актом форми 6, 7 (додатки 21, 22) залежно від видів документів, що підписують члени комісії й затверджує начальник органу (у МВС України - керівник департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу; у ГУМВС, УМВС - начальник структурного підрозділу). Знищення документів до затвердження акта забороняється.

3.5.3. Робити будь-які підчищення, а також виправлення із застосуванням коректувальної рідини в актах на знищення забороняється. Про внесення будь-яких поправок робиться застереження, що засвідчується підписами всіх членів комісії.

3.5.4. Зі справ, що підлягають знищенню, можна вилучати окремі документи, необхідні для подальшої роботи, про що робляться відповідні відмітки в акті форми 7.

Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення підписами в акті, а в журналах обліку роблять відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і дати його реєстрації.

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України, тощо.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права та статус посадових осіб органів внутрішніх справ.

7. Доручення (довіреність) на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні, на представництво в суді.

8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути (положення) установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

25. Приписи, подання та постанови на виконання посадовими особами органів внутрішніх справ певних дій та проведення певних заходів.

26. Листи відряджень.

27. Документи до відомчих нормативно-правових актів, які подаються на державну реєстрацію.

28. Нагороджувальні документи (почесні грамоти, книжки до нагород тощо).

29. Копії документів, нормативно-правових актів для державних установ за запитами відповідно до законодавства.