Журнал обліку наказів, рішень колегії - форма 61 (додаток 15 ).
2.6.33. У процесі ведення діловодства за потреби заводять інші журнали обліку.
2.6.34. Облік звернень, заяв, скарг і пропозицій громадян ведуть окремо від службової кореспонденції в журналах, на картках відповідно до відомчих нормативних актів або за допомогою АІПС "Канцелярія".
2.6.35. Облік запитів на інформацію ведуть окремо. На запитах на інформацію, після реєстраційного номера, проставляється індекс "зі". На запитах про надання декларації про доходи після реєстраційного номера проставляється індекс "зд".
2.6.36. Документи, які підлягають реєстрації, необхідно реєструвати в день їх надходження і передавати на розгляд керівництву органу або до відповідних структурних підрозділів за належністю.
2.6.37. Якщо зареєстрований документ є відповіддю на запит або в ньому є посилання на документи, що надійшли раніше, то під час реєстрації в журналі обліку необхідно зазначити їх номер і дату.
2.7. Облік законодавчих і підзаконних актів органів державної влади
2.7.1. Облік законів, постанов, законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств і відомств України, рішень Верховної Ради України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад, їх виконавчих органів, розпоряджень та рішень місцевої державної адміністрації, областей здійснюється окремо від іншої службової кореспонденції в журналах форми 3.
2.7.2. З документів, зазначених у пункті 2.7.1 цієї Інструкції, що надійшли до УДЗ (підрозділів з діловодства, канцелярій) і не мають грифа обмеження доступу, роблять ксерокопії, які, з дотриманням вимог Інструкції, передають до Управління юридичного забезпечення й аналогічних підрозділів ГУМВС, УМВС для систематизованого юридичного обліку.
2.8. Реєстрація і порядок зберігання та розсилання наказів, рішень колегії та нарад керівництва МВС
2.8.1. Накази керівництва МВС, а також рішення колегії та нарад керівництва МВС реєструють в УДЗ (підписані керівництвом ГУМВС, УМВС - у підрозділах документального забезпечення) в журналі форми 61.
2.8.2. Накази щодо особового складу (про призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань) реєструють окремо від інших наказів, на них після номера проставляють "о/с".
2.8.3. Рішення колегії реєструють в журналі форми 61 окремо від наказів, на них після номера проставляють позначку "КМ" (для ГУМВС, УМВС - "КУ"). Рішенням колегії присвоюється порядковий номер протоколу засідання колегії, який починається с першого номера нового року та порядкового номеру питання, яке розглядалося на засіданні колегії (наприклад, 1км/2 або 1ку/2).
2.8.4. Розсилання наказів (рішень та протоколів засідання колегії, протоколів нарад керівництва) здійснюється згідно зі списком розсилки, підписаним керівництвом підрозділу, - автором документа, а нормативно-правові акти - після відмітки в списку для розсилання про отримання Управлінням юридичного забезпечення МВС його електронної копії та завізованим керівництвом УДЗ. Оригінали наказів, рішень колегії тощо в УДЗ МВС України, підрозділах документального забезпечення, канцеляріях ГУМВС, УМВС підшивають до окремих справ, уносять до описів і зберігають не менше двох років, після чого передають до відомчого архіву. Підпорядкованим органам надсилають виготовлені копії. Виготовлення додаткової копії наказу, рішення колегії тощо за запитом структурного підрозділу МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу МВС здійснюється з дозволу керівництва УДЗ, а в разі необхідності - за погодженням з керівництвом підрозділу - автором документа, про що робиться відповідна відмітка про виготовлення копії.
2.8.5. Підготовка витягів з наказів, які разом із копіями наказів підлягають розсиланню тому ж або іншим адресатам, покладається на структурний підрозділ - автора наказу.
2.8.6. Копії наказів, інструкцій, положень, рішень колегії та протоколів нарад керівництва МВС, що надходять до органу, реєструють у журналі форми 61 за розділами (наприклад, видані МВС України, органами внутрішніх справ за підпорядкованістю, іншими міністерствами й відомствами), але до справ не підшивають, зберігаючи в папках-накопичувачах, до номенклатури справ не заносять.
2.9. Реєстрація і порядок зберігання угод, договорів
Реєстрація, зберігання угод, договорів в органах та підрозділах внутрішніх справ здійснюється відповідно до Порядку здійснення договірної роботи в Міністерстві внутрішніх справ України, затвердженого нормативним актом Міністерства.
2.10. Попередній розгляд документів
2.10.1. Кореспонденцію, що надійшла до МВС чи органу внутрішніх справ, обов'язково попередньо розглядає керівництво УДЗ або начальники підрозділів документального забезпечення чи канцелярії в день її надходження. Телеграми розглядають негайно.
2.10.2. Керівництву МВС, ГУМВС, УМВС доповідають про всі документи і звернення, що вимагають їхнього рішення. Інші документи за вказівкою начальника УДЗ, підрозділу документального забезпечення (канцелярії) передають до відповідних структурних підрозділів.
2.10.3. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації підрозділом документального забезпечення (додаток 16 ), розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, та такі, що безпосередньо направляються для виконання структурним підрозділам апарату Міністерства відповідно до покладених на них завдань, а також установлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи виконавцям.
2.10.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
2.10.5. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про МВС України та положеннями про його структурні підрозділи, нормативними актами Міністерства, які визначають розподіл повноважень перших заступників, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату, класифікаторами ділянок та питань діяльності Міністерства, номенклатурами справ, схемами проходження документів.
2.10.6. Попередній розгляд документів, що надходять до структурних підрозділів апарату Міністерства (це стосується тих документів, що передані до підрозділу після попереднього розгляду із УДЗ і адресовані йому безпосередньо), здійснюється керівниками підрозділів документального забезпечення (відділів, секторів документального забезпечення, канцелярій) або спеціально уповноваженими працівниками.
2.10.7. Кореспонденцію, що надходить до структурних підрозділів МВС, ГУМВС, УМВС, міських, районних, лінійних органів внутрішніх справ і підпорядкованих їм підрозділів, доповідають керівництву, після чого передають виконавцям.
Телеграми, телефонограми та електронні повідомлення, що надходять до чергової частини, доповідаються керівництву і передаються виконавцям працівниками чергової частини.
2.10.8. Результати розгляду документів керівництво фіксує в резолюції відповідно до вимог пункту 2.12 цієї Інструкції.
2.10.9. Видачу з канцелярії документів для виконання проводять тільки під розписку у відповідних формах обліку з проставлянням дати.
2.11. Підготовка документів до доповіді керівництву Міністерства
2.11.1. Обов'язковій доповіді Міністрові внутрішніх справ підлягають:
2.11.1.1. Закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.
2.11.1.2. Документи, які адресовані Міністрові внутрішніх справ і надійшли до МВС України за підписом:
Президента України, Глави Адміністрації Президента України;
Голови Верховної Ради України, його заступників, голів комітетів, комісій Верховної Ради України, народних депутатів України;
Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, Віце-прем'єр-міністрів, членів Уряду;
Голови Центральної виборчої комісії;
Голови Конституційного Суду України;
Голови Верховного Суду України;
Генерального прокурора України;
Голови Вищого адміністративного суду України;
Голови Вищого господарського суду України;
Голови Вищого спеціалізованого суду;
Голови Рахункової палати України;
Голови Служби безпеки України;
Голови Державної податкової адміністрації України;
Голови Адміністрації Державної прикордонної служби;
Секретаря Ради національної безпеки і оборони України;
Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
Голови Служби зовнішньої розвідки;
Голови Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України;
начальника Управління державної охорони;
голів державних комітетів, інших прирівняних до них центральних органів виконавчої влади та центральних органів виконавчої влади зі спеціальним статусом;
голів обласних рад та обласних державних адміністрацій;
міністрів внутрішніх справ іноземних країни та голів дипломатичних представництв в Україні.
2.11.1.3. Звернення та запити народних депутатів України, голів комітетів Верховної Ради України в частині, що стосується питань загальнодержавного значення, скоєння резонансних злочинів, порушення законодавства керівниками ГУМВС, УМВС та апарату Міністерства, інших актуальних проблем, що викликали підвищену увагу громадськості та засобів масової інформації.
2.11.1.4. Звернення та запити народних депутатів України, голів комітетів Верховної Ради України з інших питань, а також у яких вони скаржаться на дії керівників структурних підрозділів апарату Міністерства, доповідаються першому заступнику Міністра та заступникам Міністра.
2.11.1.5. Директиви начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України.
2.11.1.6. Документи (у тому числі рапорти) на ім'я Міністра внутрішніх справ за підписом:
першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату;
радників МВС України;
керівників структурних підрозділів апарату Міністерства;
начальників ГУМВС, УМВС, ректорів вищих навчальних закладів МВС України, науково-дослідних установ.
2.11.1.7. Документи з найбільш важливих питань діяльності підрозділів, діяльність яких безпосередньо координує та контролює (спрямовує) Міністр внутрішніх справ.
2.11.1.8. Пакети (листи), адресовані Міністрові внутрішніх справ України з позначкою "Особисто".
2.11.1.9. Документи щодо організації виїздів керівників структурних підрозділів апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС, вищих навчальних закладів системи МВС України, науково-дослідних установ за кордон у службових питаннях.
2.11.1.10. Документи, які надійшли до МВС України за підписами посадових осіб, перелічених у підпункті 2.11.1.2, які адресовані першому заступнику, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, доповідаються безпосередньо відповідним адресатам у встановленому порядку.
2.11.1.11. Інші документи, що потребують розгляду керівництвом Міністерства, доповідаються першому заступнику, заступникам Міністра відповідно до розподілу повноважень.
2.11.1.12. Документи, що не потребують розгляду Міністром, його першим заступником і заступниками, за рішенням керівництва УДЗ передаються для виконання до структурних підрозділів апарату Міністерства відповідно до їх компетенції.
Про передачу документа робиться відмітка у відповідних облікових документах (в електронній реєстраційно-контрольній картці, у разі якщо цьому документу було присвоєно вхідний номер УДЗ, або в перехідному журналі, якщо такий номер не присвоювався).
2.12. Підготовка проектів резолюцій до документів
2.12.1. Доручення (у тому числі усні) Міністра, його першого заступника, заступника, заступника - керівника апарату, керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб оформляються резолюцією.
2.12.2. Резолюція - це напис уповноваженої на те посадової особи на документі, що містить стисло викладені вказівки щодо його виконання.
2.12.3. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення (конкретні дії щодо виконання документа), термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
Текст резолюції повинен бути лаконічним, стислим, зрозумілим, однозначним і не містити виразів, що можуть тлумачитися виконавцями по-різному.
У тексті резолюції може бути зазначений строк виконання доручення, при цьому він повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, але не порушуючи вимог актів законодавства, що встановлюють строки виконання відповідних документів.
Строк виконання контрольних документів, як правило, установлюється за три дні до строку, визначеного в документі, або строку, передбаченого нормативно-правовими актами України, а в термінових - за один день.
У разі якщо про строк виконання в резолюції не вказано, документ виконується в строки, визначені чинними нормативно-правовими актами України.
У резолюції до контрольного документа обов'язково зазначається підрозділ, на який покладається контроль за своєчасним його виконанням.
2.12.4. На документах, у яких зазначені строки виконання і які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.
2.12.5. На документі має бути мінімальна кількість резолюцій. Учинення додаткових резолюцій можливе тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню або на документі відсутнє вільне місце для резолюції, їх дозволяється оформлювати на спеціальних бланках для резолюцій, формату А-5 або А-6, при цьому лівий берег бланка має бути не менше 2 см, що необхідно для підшивання документів.
Забороняється вчиняти резолюцію на бланку резолюції, підписаною іншою посадовою особою. У такому випадку резолюція готується на окремому бланку.
Резолюції до нормативних актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України готуються на спеціальних бланках (додаток 17). При цьому в резолюції зазначається перелік осіб, яких потрібно ознайомити зі змістом документа.
2.12.6. У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, визначення головного виконавця обумовлюється в тексті резолюції: напроти прізвища робиться відмітка "скликання", "узагальнення", "відповідальний" - або проставляється номер розділу (пункту) документа, за виконання якого посадова особа визначена головним виконавцем.
Якщо в тексті резолюції або в документі головного виконавця не обумовлено, то ним є особа, зазначена в дорученні першою.
У випадку, коли в резолюції зазначені керівники Міністерства та керівники структурних підрозділів, а керівництвом Міністерства не визначено осіб або підрозділи, на які покладається виконання доручення за напрямками кураторства діяльності, головним виконавцем уважається керівник структурного підрозділу, зазначений у резолюції першим. Якщо керівництвом Міністерства в такій резолюції визначено особу або підрозділ, на яких покладається виконання доручення, то головним виконавцем вважається особа або підрозділ, указані в резолюції першою.
Для виконання доручення головний виконавець має право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
2.12.7. У випадку, коли в документі поставлено кілька завдань з різними строками виконання, реалізацію яких необхідно доручати багатьом виконавцям, керівником може накладатися складна резолюція.
При цьому прізвища виконавців та зміст доручення стосовно виконання заходів групуються в порядку, у якому завдання викладені в документі. Головний виконавець для кожного заходу визначається відповідно до пункту 2.12.6 цієї Інструкції.
2.12.8. Якщо виконання документа передбачає поставлення на контроль, то під текстом резолюції на рівні прізвища виконавця ставиться прізвище і ініціали особи або назву підрозділу, яким доручається здійснення контролю та через тире пишеться слово "Контроль", а також може бути зазначено "До відома" або "Для врахування в роботі".
2.12.9. При підготовці проектів резолюцій до документів, виконання яких розраховане на тривалу перспективу або передбачає залучення до виконання багатьох структурних підрозділів (закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, державні комплексні цільові програми, що безпосередньо стосуються діяльності органів внутрішніх справ тощо), слід ураховувати, що їх виконання повинно організовуватися шляхом видання відповідних нормативно-розпорядчих документів та підготовки необхідних планів їх виконання.
2.12.10. Підготовка проектів резолюцій для подальшої доповіді Міністру здійснюється працівниками УДЗ або структурним підрозділом апарату Міністерства у разі визначення Міністром їх відповідальними за підготовку резолюції.
До документів, що подаються на розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату - їх помічниками, а в разі відсутності останніх - референтами (за взаємозамінністю).
Керівники нижчого рівня вчиняють резолюції особисто або визначеними посадовими особами.
2.12.11. Проекти резолюцій, підготовлених за допомогою ПЕОМ, підписуються, а ті, що накладаються на документі, вчиняються чорнилом чорного або синього кольору. Вчинення резолюції або підпис проекту резолюції чорнилом іншого кольору або олівцем забороняється.
2.12.12. У разі відсутності першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату (хвороба, відрядження, відпустка тощо) попереднє опрацювання документів, що належать до компетенції відсутнього керівника, та підготовку проектів резолюцій до них здійснюють його помічники (референти) або особи, які виконують їх обов'язки, після чого вони доповідаються зазначеними працівниками першому заступнику чи заступникам Міністра (відповідно до розподілу повноважень).
Якщо помічники та референти відсутнього першого заступника, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату також відсутні з поважних причин, то опрацювання документів, що належать до компетенції відсутнього керівника, та підготовка проектів резолюцій до них покладається на помічників (референтів) першого заступника, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату (за взаємозамінністю).
2.12.13. Проекти резолюцій до запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян з позначкою "Особисто", адресованих Міністрові внутрішніх справ, готують уповноважені керівником підрозділу забезпечення діяльності Міністра працівники цього підрозділу.
2.12.14. Перед підготовкою проекту резолюції відповідальна за його підготовку посадова особа вивчає зміст документа та визначає коло порушених у ньому питань, а також керівників (першого заступника, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів апарату Міністерства) або працівників, до компетенції яких належить їх вирішення.
У разі необхідності з'ясування окремих питань при підготовці проекту резолюції (необхідність залучення додаткових виконавців тощо), особа, відповідальна за її підготовку, погоджує проект резолюції з керівниками зацікавлених структурних підрозділів, питання діяльності яких стосується документ, до якого готується резолюція.
Після цього за допомогою АІПС "Канцелярія" здійснюється перевірка щодо наявності раніше даних доручень з питань, порушених у документі. У разі ведення журнальної форму обігу документів здійснюється перевірка за наявними обліками та готується відповідна довідка.
У разі, якщо такі доручення давалися раніше, робиться витяг з бази даних (роздруковується електронно-контрольна картка, де зазначається дата попереднього доручення, посадова особа, яка давала доручення, його зміст, відомості про головного виконавця та інша інформація), який додається до документа як робочий довідковий матеріал і як додаток до основного документа не обліковується.
2.12.15. Проект резолюції Міністра, підготовлений відповідальним працівником разом з документом, подається керівнику підрозділу забезпечення діяльності Міністра або іншій особі, уповноваженій доповідати кореспонденцію Міністрові, для перевірки правильності підготовки резолюції та подальшої їх доповіді Міністрові.
Проекти резолюцій першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, підготовлені їх помічниками та референтами, доповідаються ними безпосередньо зазначеним керівникам.
2.12.16. Проекти резолюцій до шифротелеграм не готуються. Посадові особи, які їх розглядають, особисто вчиняють резолюцію на вільному від тексту місці першого аркуша шифротелеграми.
2.12.17. Якщо в документі, до якого готується проект резолюції, порушуються питання, що стосуються нормотворчої діяльності, або він потребує правової оцінки (візування проектів нормативно-правових документів, спільних наказів тощо), головним виконавцем визначається заступник Міністра, який координує і контролює (спрямовує) діяльність підрозділу, профілю роботи якого стосується документ, а співвиконавцями - заступник Міністра, який координує і контролює діяльність зацікавлених підрозділів, які співпрацюють за цим напрямком діяльності, а також Управління юридичного забезпечення - для надання правової допомоги.
2.12.18. При підготовці проектів резолюцій слід неухильно дотримуватися принципу розподілу повноважень.
2.12.19. Забороняється вносити зміни до резолюції, підписаної посадовою особою, крім випадків внесення змін, зроблених власноручно особою, яка її підписала. У разі необхідності внесення змін до підписаної посадовою особою резолюції, посадовій особі, яка її підписала, доповідається рапортом (доповідною запискою) про необхідність внесення таких змін (визначення виконавцем іншу посадову особу або залучення інших співвиконавців). У такому разі готується або нова резолюція або додатково для визначення окремих доручень.
2.12.20. Міністр внутрішніх справ своєю резолюцією може доручити виконання документа будь-якій посадовій особі системи МВС України.
Як правило, у проектах резолюцій Міністра внутрішніх справ (особи, яка виконує обов'язки Міністра) доручення адресуються першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів, діяльність яких він безпосередньо координує і контролює (спрямовує).
2.12.21. Перший заступник Міністра може давати доручення стосовно організації виконання документів заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують та контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень та начальникам ГУМВС, УМВС.
2.12.22. Заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату можуть давати доручення керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують і контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень, та начальникам ГУМВС, УМВС.
Як виняток, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату можуть давати доручення керівникам підрозділів, діяльність яких вони не координують та контролюють (спрямовують), у разі тимчасової відсутності першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату за взаємозамінністю, зняття з контролю (якщо документ поставлено на контроль відповідним першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату) та списання матеріалів до справи.
Якщо перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, який розглядає документ, вважає, що з його змістом необхідно ознайомити інших керівників Міністерства (першого заступника, заступника, заступника Міністра - керівника апарату), то в резолюції відповідне доручення дається УДЗ.
2.12.23. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства можуть давати доручення щодо виконання документів працівникам підрозділів, які вони очолюють, а також підпорядкованим їм територіальним підрозділам.
2.12.24. Забороняється давати доручення посадовим особам, які займають посади, рівнозначні посаді керівника, який учиняє резолюцію.
2.12.25. Начальникам ГУМВС, УМВС, ректорам вищих навчальних закладів МВС України, їх першим заступникам і заступникам (першим проректорам, проректорам) мають право давати доручення відповідно лише Міністр внутрішніх справ, а також перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату за напрямками діяльності.
При підготовці проектів резолюцій керівництва Міністерства до документів, виконання яких доручається зазначеним керівникам, в обов'язковому порядку визначається структурний підрозділ апарату Міністерства, який буде здійснювати контроль за виконанням документа.
2.12.26. При підготовці проектів резолюцій до документів, що надійшли для відома та врахування в роботі, до переліку посадових осіб, які згідно з резолюцією повинні ознайомлюватися з їх текстами, включаються лише ті посадові особи, повноважень яких стосується порушене питання.
Як правило, з документами про нагородження громадян, присвоєння рангів державних службовців, які не мають відношення до системи МВС України, згідно з резолюцією Міністра ознайомлюється керівник підрозділу забезпечення діяльності Міністра.
2.12.27. Допускається, як виняток, доведення документів, за якими необхідно вжити невідкладних заходів реагування, до підрозділів, до компетенції яких належить вирішення порушених питань, до розгляду цих документів керівництвом Міністерства (забезпечення охорони громадського порядку і безпеки в місцях перебування осіб, стосовно яких здійснюється державна охорона, під час відвідування України іноземними делегаціями, надходження на опрацювання та розгляд документів Президента України, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Служби безпеки, Управління державної охорони, підготовка матеріалів до засідань Уряду, РНБО тощо).
Для цього з документів, що не мають грифа обмеження доступу, знімаються копії, які передаються до відповідних структурних підрозділів для їх опрацювання. При цьому на першому примірнику робиться відповідна відмітка. Передача супроводжується внесенням інформації до АІПС "Канцелярія" та журналу, форма якого встановлюється УДЗ (зазначається дата, час отримання, прізвище, ініціали та підпис особи, яка отримала документ).
Крім того, для доведення таких документів до виконавців можливе використання оргтехніки (факс, телефон) та ЕОТ (електронна пошта).
2.12.28. Забороняється передавати відкритими (не захищеними) каналами зв'язку копій документів, що містять інформацію з обмеженим доступом та інформацію щодо змісту будь-яких шифротелеграм.
2.13. Доповідь вхідної кореспонденції керівництву
2.13.1. На доповідь керівництву подаються вхідні документи, які пройшли відповідну реєстрацію і до яких підготовлено проекти резолюцій.
Як виняток, можуть доповідатися без проектів резолюцій найважливіші документи, які потребують негайного розгляду, зокрема ті, що надійшли з поміткою "Терміново".
2.13.2. Без реєстрації доповідаються вхідні документи (вітальні адреси, листівки, листи-подяки, листи-запрошення до участі в проведенні культурно-мистецьких, спортивно-масових, громадсько-політичних заходах, прийомах тощо), перелік яких визначено керівництвом Міністерства.
2.13.3. Міністрові вхідні документи доповідає керівник підрозділу забезпечення Міністра або особа, яка виконує його обов'язки.
Першому заступнику, заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату вхідні документи доповідають їх помічники та референти.
Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства вхідні документи доповідають керівники підрозділів документального забезпечення, канцелярії або уповноважені працівники.
2.13.4. Шифротелеграми безпосередньо доповідаються керівництву Міністерства начальником або черговим працівником органу спеціального зв'язку. У подальшому шифротелеграми передаються до структурних підрозділів виключно через орган спеціального зв'язку, а в межах одного структурного підрозділу - через його режимно-секретний орган.
Порядок поводження із шифротелеграмами визначається окремим нормативно-правовим актом.
2.13.5. Акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України передаються Міністрові відразу після їх реєстрації та підготовки проектів резолюцій.
Закони України, постанови Верховної Ради України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності МВС України і потребують вирішення керівництвом, доповідаються першочергово.
2.13.6. Пакети, що надійшли на адресу керівництва Міністерства, керівників структурних підрозділів з позначкою "Особисто", доповідаються без порушення цілісності їх упаковки.
Такі пакети відкриваються особисто адресатом або особою, яка доповідає пакет у його присутності.
У разі відсутності адресата, на ім'я якого надійшов пакет з матеріалами, що має позначку "Особисто", працівниками УДЗ або відповідного підрозділу документального забезпечення у відправника з'ясовується питання щодо можливості доповіді зазначених матеріалів посадовій особі, яка заміщає адресата (за взаємозамінністю) або на яку покладено виконання обов'язків адресата.
2.13.7. Запити та звернення народних депутатів України, звернення громадян, запити на інформацію до Міністра внутрішніх справ з позначкою "Особисто" доповідаються адресату керівником підрозділу забезпечення діяльності Міністра після їх реєстрації в УДЗ та підготовки проектів резолюцій працівниками підрозділу забезпечення Міністра. Після їх розгляду Міністром не пізніше наступного робочого дня передаються до УДЗ для доведення до виконавців.
2.13.8. Для забезпечення ритмічної роботи з документами та своєчасного їх доведення до виконавців Міністром, його заступниками, керівниками структурних підрозділів визначаються графіки доповіді вхідної кореспонденції, які розробляються з урахуванням можливості її подальшої передачі виконавцям того ж робочого дня (як правило, на початку та в другій половині робочого дня).
Кореспонденція, яка потребує негайного розгляду, доповідається керівництву Міністерства, структурних підрозділів протягом робочого дня поза чергою.
2.13.9. Усі закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, директиви начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України, розглянуті за період тимчасової відсутності Міністра внутрішніх справ особою, яка тимчасово виконувала його обов'язки, після повернення Міністра до роботи в обов'язковому порядку доповідаються йому для ознайомлення.
2.13.10. На розгляд керівників структурних підрозділів апарату Міністерства подається вхідна кореспонденція від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ, організацій, органів внутрішніх справ довідкового, аналітичного, інформаційного характеру, інформація, надіслана на виконання доручень, у яких Міністерство визначено головним виконавцем, та кореспонденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам апарату МВС.
2.13.11. У разі, якщо вирішення питань, порушених у документах, адресованих структурним підрозділам, виходить за межі їх повноважень, кореспонденція передається на розгляд першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, які контролюють та координують (спрямовують) діяльність цих підрозділів відповідно до розподілу повноважень.
2.13.12. Листи до Міністерства, у яких висловлюється незадоволення щодо вирішення питання, розглядаються першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу повноважень.
2.13.13. Документи, що надходять до Міністерства внутрішніх справ з питань розгляду судами цивільних, адміністративних та господарських справ, учасником яких є Міністерство внутрішніх справ, у день їх реєстрації передаються до Управління юридичного забезпечення для опрацювання та доповіді пропозицій щодо організації їх виконання заступникові Міністра, який координує та контролює (спрямовує) діяльність цього підрозділу.
2.14. Доведення документів до виконавців та поставлення на контроль
2.14.1. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного доведення документів до виконавців УДЗ розробляє графік передачі вхідної кореспонденції помічникам (референтам) першого заступника, заступників Міністра та працівникам підрозділів документального забезпечення структурних підрозділів апарату Міністерства (у робочі дні з 11.00 до 12.30 та з 15.30 до 17.00).
2.14.2. Вхідні документи, розглянуті керівництвом Міністерства, разом з резолюціями повертаються до УДЗ.
2.14.3. Працівники УДЗ відповідно до функціональних обов'язків (посадових інструкцій) забезпечують унесення інформації про вчинені резолюції до АІПС "Канцелярія" або відповідних облікових форм.
Після цього документи з резолюціями Міністра передаються на доповідь першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, яким доручено його виконання через їх помічників (референтів).
При цьому документ доповідається, у першу чергу, тій посадовій особі, яка визначена в резолюції Міністра головним виконавцем, а в разі визначення відповідальними за виконання передбачених у документі заходів декількох виконавців документ доповідається з урахуванням строків виконання завдань (від найкоротшого до найбільш тривалого).
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
2.14.4. Вхідні документи, у резолюції до яких Міністром дано доручення першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату повинні бути розглянуті цими керівниками протягом одного робочого дня, після чого вони підлягають поверненню до УДЗ.
2.14.5. Після повернення з доповіді документа, який за резолюцією Міністра підлягає поставленню на контроль і який розглянуто першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, що визначений його головним виконавцем, працівниками УДЗ з нього знімається копія (за винятком документів, що містять інформацію з грифом обмеження доступу), до якої долучаються копії резолюцій Міністра та першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату із зазначенням структурного підрозділу, відповідального за його виконання, які передаються до підрозділу контролю.
2.14.6. Оригінал документа, який розглянуто керівництвом Міністерства і в резолюції до якого визначено підрозділ - головний виконавець, передається до цього підрозділу для виконання та подальшого постійного зберігання. Винятком є документи, зберігання яких передбачено в номенклатурних справах УДЗ. Такі документи передаються до структурних підрозділів з позначкою "Підлягає поверненню до УДЗ".
2.14.7. Примірники законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, що надійшли до МВС України (зареєстровані в службі документального забезпечення) до структурних підрозділів апарату Міністерства не передаються, а після доведення резолюцій до виконавців формуються у справи працівниками УДЗ.
Примірники законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, Директив начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України, що мають позначку "Літер "М", що надійшли до МВС України, реєструються в мобілізаційному підрозділі Міністерства і після їх розгляду Міністром або особою, яка його заміщає, доводяться до виконавців його працівниками.
2.14.8. У разі надходження кореспонденції з терміном виконання 1 - 2 дні працівники УДЗ негайно інформують про її надходження відповідних помічників (референтів) першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату та працівників підрозділів документального забезпечення або керівників зацікавлених структурних підрозділів апарату Міністерства та забезпечують передачу їм копій таких документів. Оригінал передається головному виконавцеві негайно після його розгляду керівництвом Міністерства.
До документів з обмеженим строком виконання ("Терміново", "Негайно") передаються для розгляду та виконання з позначкою "Терміново".
2.14.9. Якщо необхідно деталізувати порядок виконання документа, структурні підрозділи - головні виконавці готують проекти доручень із зазначенням конкретних завдань, термінів і виконавців, які подаються на підпис першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, які координують і контролюють (спрямовують) їх діяльність.
Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
2.14.10. У разі коли розгляд порушеного в документі питання не належить до компетенції посадової особи (підрозділу), визначеної в резолюції відповідного керівника головним виконавцем, зазначена посадова особа (підрозділ) протягом робочого дня повинна звернутися до керівника, який підписав резолюцію, з мотивованим рапортом (доповідною запискою) стосовно визначення іншого головного виконавця.
Якщо таке клопотання задоволено, то розглянутий відповідним керівником рапорт з новою резолюцією передається до підрозділу документального забезпечення, а в разі, якщо резолюція була вчинена керівництвом Міністерства, - до УДЗ для внесення змін в облікові форми, долучення їх до основного документа та передачі знову визначеному головному виконавцеві.
Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до іншої посадової особи (підрозділу), визначеного головним виконавцем після інформування щодо такої зміни підрозділу, що здійснює контроль за виконанням документа.
2.14.11. Зміна головного виконавця керівником, який його не визначав, не допускається, за винятком випадків взаємозамінності в разі тимчасової відсутності.
2.14.12. Забороняється ознайомлювати з документами осіб, які не мають відношення до їх виконання, і виносити документи, у тому числі їх копії, за межі підрозділів апарату Міністерства.
Після закінчення робочого дня всі документи повинні бути закриті в сховищах.
2.14.13. У разі якщо опрацювання документа не потребує підготовки відповіді на нього, працівник, на якого покладено виконання цього документа, на звороті останнього аркуша документа готує довідку щодо його опрацювання, у якій зазначає, що всі порушені в документі питання та/або поставлені завдання виконані в повному обсязі.
2.14.14. Документи, у яких не зазначено строк виконання або такий строк не визначено нормативно-правовими актами, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту їх реєстрації в органі або підрозділі внутрішніх справ, до якого такий документ надійшов (додаток 18 ).
2.14.15. Загальний порядок організації та здійснення контролю в апараті МВС визначається Інструкцією з організації контролю за виконанням документів у системі МВС , затвердженої наказом МВС від 23.04.2012 № 350, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.05.2012 за № 805/21118.
2.15. Порядок опрацювання й відправлення вихідної кореспонденції
2.15.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електронного зв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою. У виключних випадках, з дозволу керівництва УДЗ та структурного підрозділу - виконавця документа, дозволяється доставляння кореспонденції працівниками цього підрозділу особисто (нарочно) в межах одного населеного пункту (району).
2.15.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється підрозділами документального забезпечення відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .
2.15.3. З використанням засобів електронного зв'язку УДЗ здійснює передачу факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
2.15.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису адресату в обов'язковому порядку надсилається також оригінал документа в паперовій формі, якщо інше не передбачено законом та нормативно-розпорядчими документами.
2.15.5. Вихідну кореспонденцію опрацьовують УДЗ та підрозділи з діловодства і надсилають централізовано в день її одержання від структурних підрозділів. За неможливості організувати опрацювання і надсилання вихідної кореспонденції у визначеному порядку її направляють структурні підрозділи самостійно через поштове відділення зв'язку. Працівникам МВС заборонено надсилати або передавати документи без реєстрації в УДЗ, підрозділі документального забезпечення структурного підрозділу.
2.15.6. Вихідні документи, які підписав Міністр, перший заступник, заступники Міністра, заступник Міністра - керівник апарату (у ГУМВС, УМВС - начальник або його заступники), надсилають адресатам тільки за вихідними номерами УДЗ (підрозділів документального забезпечення ГУМВС, УМВС). Копії таких документів зберігають в УДЗ і структурних підрозділах апарату МВС, що їх підготували.
2.15.7. Підготовка витягів з документа, які разом із документом підлягають розсиланню тому ж або іншим адресатам, покладається на структурний підрозділ - автора документа.
2.15.8. Якщо запит органу не потребує аргументованого пояснення, дозволяється відповідь писати на запиті й повертати його за тим же вхідним номером. При цьому в обліковому журналі роблять відповідну позначку.
2.15.9. Під час приймання від виконавців вихідних документів для реєстрації необхідно обов'язково перевіряти правильність адреси отримувача, наявність необхідних підписів та віз на них та їх додатках, позначку про додатки і їх фактичну наявність, наявність віз на примірниках, що залишаються у справах УДЗ (підрозділах документального забезпечення, канцеляріях), правильність оформлення й розміщення реквізитів. Документи, оформлені з порушенням передбачених правил, до відправлення не приймаються.
Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці в центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
2.15.10. На документах, що підлягають поверненню відправнику, на верхньому березі першої сторінки під час реєстрації проставляється штамп "Підлягає поверненню".
2.15.11. Документи, що надсилають одному адресату, вкладають в один конверт, на якому проставляють усі їх реєстраційні номери.
У разі коли додатки надсилають у кількох пакетах, супровідний лист укладають у перший пакет, на якому ставлять його номер, а на інших пакетах до нього додається прийменник "до".
2.15.12. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених на території України, а також на території країн СНД, на конверті зазначають поштовий індекс, найменування області, населеного пункту або пункту приписки до підприємства зв'язку, умовна назва військової частини і слова "Командирові частини (начальникові органу або закладу)".
2.15.13. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених за межами України і СНД, зазначають поштовий індекс, умовну назву ("Польова пошта 0000" без зазначення пункту дислокації) і слова "Командирові частини".
2.15.14. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується надсилати в конвертах із заздалегідь надрукованою повною адресою одержувача та відправника.
2.15.15. Пересилання кримінальних справ, особових справ, бланків суворої звітності, печаток і штампів здійснюють через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами у правому верхньому куті проставляють позначку "Службовий", нижче - адреса отримувача, їхні номери або номери супровідних листів, а також адреса відправника. На зворотному боці пакета, у місцях з'єднання клапанів, проставляють відбитки мастикової печатки відправника.
2.15.16. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника підрозділу документального забезпечення, який здійснював розсилання документа.
2.15.17. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до підрозділів документального забезпечення в години, установлені для цього відповідним графіком.
2.16. Тиражування документів
2.16.1. Порядок тиражування документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом МВС, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів апарату МВС за погодженням з керівництвом УДЗ.
2.16.2. Тиражування невеликих за обсягом і тиражем документів можуть здійснювати підрозділи документального забезпечення (канцелярії) структурних підрозділів апарату МВС за допомогою наявних засобів оргтехніки.
2.16.3. Документи тиражують тільки після підписання керівником і реєстрації в канцелярії. Винятком є бланки з трафаретними текстами, різні форми обліку тощо.
2.16.4. Для копіювання передають, як правило, перші примірники (оригінали) документів або рукописні тексти, що відповідають необхідним технічним вимогам.
2.16.5. Тиражування великих за обсягом документів повинен здійснювати спеціалізований підрозділ (друкарня) за такими правилами:
для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення за формою 22, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 19);
документи для тиражування передають до розмножувального цеху (друкарні) разом із замовленням з одночасним наданням йому номера, зазначенням дати передачі, установленням терміну виконання замовлення;
замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (друкарні). Під час одержання розмноженого документа отримувач розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
оригінали документів після виготовлення з них копій повертають за належністю.
2.17. Облік обсягу документів
2.17.1. Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у МВС (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
2.17.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
2.17.3. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані УДЗ, підраховуються окремо на основі прийнятої у МВС системи обліку документів.
2.17.4. Облік документів може здійснюватися як за МВС у цілому, так і за кожним структурним підрозділом, ГУМВС, УМВС за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити і звернення народних депутатів, запити на інформацію відповідно до вимог окремих нормативно-правових актів.
2.17.5. Результати обліку документів узагальнюються УДЗ щокварталу і подаються керівництву МВС для прийняття управлінських рішень та вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.
2.17.6. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 20). Також у звіті про обсяг документообігу зазначається порівняльний аналіз з аналогічним попереднім звітним періодом минулого року, причини збільшення та зменшення документообігу та пропозиції щодо покращання стану роботи з документами. У звіті можуть зазначатися й інші інформаційно-довідкові дані, необхідні для прийняття управлінського рішення.
III. Укладання номенклатури справ, формування та оформлення справ
3.1. Укладання номенклатури справ
3.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
3.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3.1.3. В органах та підрозділах внутрішніх справ складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ органу або підрозділу відповідно до вимог Інструкції з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах, науково-дослідних установах та організаціях системи МВС України, затвердженої наказом МВС від 25.05.2006 № 530 та погодженої з Державним комітетом архівів України.
МВС України має індивідуальну номенклатуру справ, що складається з номенклатур справ його структурних підрозділів.
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується його керівником з обов'язковим погодженням з керівником Державного архіву МВС України, архівів ГУВВ, ГУМВС, УМВС.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається відповідними архівними установами.
3.1.4. Під час розроблення єдиної номенклатури справ органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність органу загалом. При цьому використовуються положення (статути) про структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи взірцеві номенклатури, номенклатури й описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в органах, контрольні картки, інші документи, передбачені Переліком документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів, та Переліком документів, що утворюються в процесі діяльності внутрішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання документів, затверджені наказом МВС від 04.06.2002 № 519, а також ураховують завдання органу на наступний рік.
