Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України

У зв'язку з прийняттям Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року № 12, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (із змінами), Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004, та з метою вдосконалення діловодства й архівної справи в центральному апараті Державної судової адміністрації України

1. Затвердити Інструкцію з діловодства Державної судової адміністрації України, що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України (Сімановському О.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України та начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України ознайомити з цим наказом спеціалістів та організувати вивчення вимог цієї Інструкції та забезпечити її неухильне дотримання.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 3 березня 2010 року № 33 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України" .

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Державної судової адміністрації України (далі - ДСА) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення.

Інструкція визначає також порядок здійснення контролю за опрацюванням документів, виконання копіювальних робіт та вирішує інші питання організації діловодства в ДСА.

1.2. Відповідальність за організацію діловодства в ДСА покладається на Голову ДСА.

Персональна відповідальність за організацію діловодства та додержання вимог Інструкції в структурних підрозділах ДСА покладається на їх керівників.

1.3. Діловодство в ДСА ведеться державною мовою.

1.4. Вимоги Інструкції поширюються на роботу з усіма видами документів, за винятком таємних, документів з грифом "Для службового користування", звернень громадян та порядку архівування робота з якими регламентується спеціальними інструкціями.

1.5. Методичне забезпечення виконання Інструкції та контроль за додержанням її вимог покладаються на управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України (далі - управління ОЗД ДСА).

1.6. Діловодство в ДСА здійснюється за допомогою комп'ютеризованої системи "Діловодство", яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за додержанням строків опрацювання документів, підготовки їх до передачі на архівне зберігання, статистичної обробки інформації про документообіг та забезпечення оптимізації діловодства (далі - комп'ютерна система).

2.1. Підготовка й подання проектів законів України, проектів актів Президента, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України здійснюється згідно з чинним законодавством.

2.2. Голова ДСА у межах своїх повноважень та на виконання актів законодавства видає накази.

2.3. Підготовка проектів наказів, їх узгодження з іншими структурними підрозділами й керівництвом ДСА повинно здійснюватися виключно працівниками ДСА.

2.4. Зміст проекту наказу не повинен суперечити раніше виданим з цього питання розпорядчим документам, інакше дія попереднього розпорядчого документа повинна бути призупинена або визнана такою, що втратила чинність.

2.5. Текст проекту наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить в собі такі елементи:

вступ (коротке введення в суть питання, що розглядається, із зазначенням причин, що призвели до видання наказу чи розпорядження);

доведення (перераховуються головні факти, події, пояснення, міркування, з посиланням на законодавчі акти й інші матеріали);

висновок (формулювання мети видання наказу чи розпорядження).

У наказах, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів влади, констатуюча частина може бути відсутньою. Замість неї дається посилання на дату й номер цього розпорядження, розпорядча частина наказу позначається словом "Наказую", розпорядча - "Зобов'язую" або "Доручаю" і складається з пунктів, кожний з яких визначає дію, термін виконання, відповідального за виконання.

Встановлені терміни повинні бути достатніми для якісного виконання.

2.6. В останньому пункті розпорядчої частини визначають особу, якій доручено контроль за виконанням всього розпорядчого документа. Контроль за виконанням наказів Голова ДСА залишає за собою або покладає на першого заступника, заступника Голови згідно з розподілом обов'язків.

2.7. До наказу додається лист погодження (додаток 7), надрукований на звороті останньої сторінки.

2.8. На лицьовому боці наказу має бути пункт-вказівка щодо розсилки Управлінням ОЗД ДСА копій розпорядчого документа. Копії доводяться до всіх виконавців, зазначених в наказі.

2.9. Проекти наказів з основної діяльності розробляються структурними підрозділами ДСА України за дорученням Голови, заступників Голови ДСА відповідно до розподілу повноважень або за власною ініціативою. Проект наказу візується виконавцем, начальником управління організаційного забезпечення, начальником управління правового забезпечення, у разі потреби - іншими керівниками структурних підрозділів, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, першим заступником Голови ДСА, заступником Голови ДСА, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект наказу, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти наказів з кадрових питань готуються відділом проходження державної служби працівників державної судової адміністрації управління організаційного забезпечення на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів ДСА, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів про призначення на посаду, звільнення з посади, застосування стягнення за порушення трудової дисципліни візуються виконавцем, начальником відділу проходження державної служби працівників державної судової адміністрації управління організаційного забезпечення, заступником начальника управління організаційного забезпечення, начальником управління організаційного забезпечення, начальником управління правового забезпечення, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, першим заступником Голови ДСА, заступником Голови ДСА, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект наказу.

Інші проекти наказів з кадрових питань візуються виконавцем, начальником відділу проходження державної служби працівників державної судової адміністрації управління організаційного забезпечення, заступником начальника управління організаційного забезпечення, начальником управління організаційного забезпечення, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, заступником Голови ДСА, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект наказу.

Проекти наказів з кадрових питань опрацьовуються у структурних підрозділах впродовж одного робочого дня, а інші проекти наказів - впродовж трьох робочих днів. У разі необхідності вказані терміни можуть бути продовжені Головою ДСА.

2.10. У випадку, коли посадова особа не погоджується з проектом наказу чи окремими його пунктами, в листку погодження ставиться відповідна помітка ("не погоджуюсь", "зауваження й пропозиції додаються" тощо) з підписом та датою. Зауваження та пропозиції, оформлені на окремому аркуші, обов'язково реєструються і доповідаються керівнику, який підписує цей проект.

2.11. Керівник структурного підрозділу, що готує проект наказу, несе відповідальність за зміст і своєчасність його підготовки, за узгодженість термінів виконання завдань наказу з датами його реєстрації.

2.12. Остаточно опрацьовані проекти наказів подаються на підпис Голові ДСА тільки через управління ОЗД ДСА або у виключних випадках - безпосередньо Голові ДСА, але обов'язково з візою начальника управління ОЗД або його заступника.

2.13. Підготовлений проект наказу разом з візами про погодження, у разі потреби - з пояснювальною запискою, іншими необхідними матеріалами передається на підпис Голові ДСА.

2.14. Підписаний Головою ДСА наказ разом із додатками до нього, довідкою про погодження, покажчиком розсилки та іншими матеріалами передається до управління ОЗД ДСА для реєстрації, оформлення та випуску.

Усі без виключення оригінали наказів зберігаються в управлінні ОЗД ДСА:

- з кадрових питань у відділі проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації;

- з основної діяльності - у відділі документального забезпечення та контролю;

- з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - у відділі проходження державної служби працівників державної судової адміністрації.

2.15. Накази реєструються в книзі реєстрації із зазначенням номера, дати підписання, повної назви акта, виконавців та співвиконавців. Нумерація здійснюється за роками. До порядкових номерів наказів з кадрових питань після знаку "/" ставиться літера "к", з питань про надання відпусток - літера "в", основної діяльності - порядковим номером без поміток і з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - з цифрами "06".

3.1. Службова кореспонденція, що надійшла до ДСА, приймається, розконвертовується і реєструється у відділі документального забезпечення та контролю Управління ОЗД ДСА.

3.2. Реєстрації підлягають документи, що мають відповідні реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її місцезнаходження, посада особи, яка підписала документ, вихідний номер і дата, підпис або відбиток відповідної печатки, а також аналогічна кореспонденція, надіслана електронною поштою та факсом (подається на розгляд у копії).

Кореспонденція, надіслана на підтвердження документів, одержаних електронною поштою або факсом, додається до останніх.

3.3. При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у них документів, відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документів або додатків до нього, невідповідність номерів документів номерам на конверті, складається акт у двох примірниках (додаток 1 ), один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у ДСА. На оригіналі документа робляться відповідні записи, після чого працівник управління ОЗД направляє вимогу про досилання відсутніх документів.

3.4. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі:

коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа;

коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті;

коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта.

Конверти додаються обов'язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, повісток про виклик до суду, кореспонденції від правоохоронних органів, а також до копій: ухвал, постанов, рішень по судовим справам, позовних заяв, апеляційних, касаційних скарг, тощо.

3.5. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.6. Не підлягає реєстрації та обліку кореспонденція оперативного характеру, що містить тимчасову інформацію (додаток 2), а також кореспонденція, надіслана факсом, текст якої неможливо прочитати повністю через нечіткість відбитків.

3.7. Під час реєстрації документів перевіряються їх номери, кількість аркушів та примірників, наявність підписів, віз виконавців на документах, що готуються в ДСА, додатків, зазначених у супровідному листі, відповідність оформлення встановленим вимогам.

3.8. Кожному службовому документу під час реєстрації присвоюється номер, який складається з індексу кореспондента, порядкового реєстраційного номера та останніх двох цифр поточного року, наприклад: 10-24900/10.

3.9. На кожний вхідний службовий документ у відділі документального забезпечення та контролю заповнюється електронна реєстраційна картка встановленого зразка (додаток 3). Картка з підписом про одержання документа зберігається в обліково-довідковій картотеці відділу. Електронна реєстраційна картка зберігається в комп'ютерній системі.

Структурні підрозділи ДСА ведуть діловодство за допомогою комп'ютерної системи "Діловодство" в частині проходження, виконання і зберігання документа в підрозділі.

3.10. Службова кореспонденція розподіляється у відділі документального забезпечення та контролю у день її реєстрації і передається для попереднього розгляду таким чином:

акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в окремій папці доповідається начальником Управління ОЗД ДСА Голові ДСА;

інша службова кореспонденція та кореспонденція, розглянута Головою ДСА, відповідно до розподілу обов'язків доповідається першому заступнику чи заступнику Голови уповноваженою особою управління ОЗД ДСА;

службова кореспонденція після розгляду Голови, його першого заступника чи заступників, та кореспонденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам, передається через управління ОЗД ДСА за призначенням після внесення резолюції в електронну систему;

службова кореспонденція, що надійшла на виконання контрольних доручень, передається відповідно до відділу документального забезпечення та контролю управління ОЗД ДСА для попереднього розгляду і доповіді Голові ДСА, а його заступникам передається особисто виконавцями.

Питання компетенції розгляду структурними підрозділами службової кореспонденції вирішується виключно Головою ДСА або його заступниками відповідно до розподілу обов'язків.

3.11. Кореспонденції з позначкою "Особисто", адресована Голові ДСА, першому заступнику та заступнику Голови обліковується у відділі документального забезпечення та контролю, передається через начальника управління ОЗД ДСА для вручення адресату. Результати розгляду опрацьовуються в порядку, встановленому цією Інструкцією.

3.12. Службова кореспонденція, отримана працівниками структурних підрозділів ДСА, підлягає обов'язковій реєстрації.

3.13. Передача службової кореспонденції, адресованої від одного структурного підрозділу ДСА до іншого, здійснюється виключно через відділ документального забезпечення та контролю.

3.14. Документ, роботу над яким завершено, з усіма матеріалами до нього залишається у справах структурного підрозділу ДСА, який його опрацьовував, за винятком документів, які зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю (контрольні документи).

3.15. Документи, одержані до 17.00, реєструються та передаються за призначенням відділом документального забезпечення та контролю того ж дня, а одержані після 17.00 - наступного дня; у вихідні, святкові, неробочі дні - першого наступного робочого дня.

3.16. Кореспонденція після розгляду Головою ДСА та його заступниками передається до відділу документального забезпечення та контролю для внесення резолюцій до електронних реєстраційних карток та передачі відповідальним працівникам структурних підрозділів під розпис у реєстраційному журналі. У структурних підрозділах відповідальні працівники до електронних реєстраційних карток вносять повний текст резолюції керівника.

Оригінали документів з резолюцією Голови ДСА, першого заступника та заступника Голови передаються виконавцям, за винятком документів, що перебувають на контролі. Оригінали документів, які перебувають на контролі, залишаються у відділі документального забезпечення та контролю. Контрольні документи передаються виконавцям у копії.

3.17. Кореспонденція тиражується відділом документального забезпечення та контролю відповідно до кількості виконавців і передається виконавцям під розписку.

Відповідальні за діловодство у структурних підрозділах не рідше двох разів на день зобов'язані одержувати кореспонденцію у відділі документального забезпечення та контролю, про що ставиться відмітка про її отримання.

Про надходження термінових документів працівники зазначеного відділу невідкладно інформують структурні підрозділи, відповідальні за виконання доручення. Строк виконання доручення відліковується з моменту занесення його до електронної реєстраційної картки.

3.18. Довідки про проходження документів, розглянутих Головою ДСА, першим заступником та заступником Голови дає відділ документального забезпечення та контролю; розглянутих керівниками структурних підрозділів ДСА - відповідальні за діловодство у відповідних структурних підрозділах.

4.1. Службова кореспонденція відправляється відділом документального забезпечення та контролю з використанням у разі потреби фельд'єгерського зв'язку або передається телеграфом чи факсом після оформлення в установленому порядку конвертів, пакетів, телеграм, описів та реєстрів на розсилку. Описи, реєстри для розсилки готуються у трьох примірниках, для відправлення за кордон - у чотирьох.

Кореспонденція, що відправляється фельд'єгерським зв'язком, здається до відділення фельд'єгерського зв'язку з 9.00 до 18.00 - у робочі та з 9.00 до 16.00 - у вихідні, святкові та неробочі дні.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

4.2. Під час приймання вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Відповідальність за зміст та реквізити несе виконавець, зазначений в документі. У разі неправильного оформлення, відсутності копій, відсутності віз на них, додатків - документ не реєструється і повертається виконавцеві.

4.3. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

4.4. Реєстрація вихідної кореспонденції в ДСА здійснюється в електронних реєстраційних картках обліку вихідних документів (додаток 10), які заповнюються працівниками відділу документального забезпечення та контролю за підписом Голови ДСА та його заступників або відповідальними працівниками у структурних підрозділах - для документів за підписом керівника структурного підрозділу та подаються на реєстрацію із внутрішнім реєстраційним номером документа до управління ОЗД ДСА.

При реєстрації вихідних документів їм присвоюється номер, який складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і похилою рискою. Наприклад: 10-1234/09. Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (1234) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (11) - рік реєстрації.

4.5. Вихідна службова кореспонденція надсилається, як правило, в оригіналі, а копія залишається у відділі документального забезпечення та контролю управління ОЗД ДСА згідно з номенклатурою справ. Якщо із супровідним листом надсилається звернення, то до супровідного листа додається оригінал звернення, а копія залишається у відповідному структурному підрозділі.

Крім того, відділ документально забезпечення та контролю перед відправкою оригінала документа робить його ксерокопію. Ксерокопії зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю в нарядах.

У разі коли документ надсилається кільком адресатам, оригінал залишається у відправника, а всім адресатам надсилаються копії. До документа, що розсилається за переліком, додається покажчик розсилки, завізований керівником структурного підрозділу ДСА, в якому готувався документ.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо, автором яких є ДСА, не відправляються. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

4.6. Вихідна службова кореспонденція, що надсилається одночасно одному й тому ж адресату, вкладається в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

4.7. Вихідна службова кореспонденція, що адресується постійним кореспондентам, відправляється у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

4.8. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

4.9. Документи, які доставляються виконавцем, передаються місцевим адресатам під розписку.

4.10. Документи, виготовлені на магнітних носіях ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

4.11. На вихідні документи та інші поштові відправлення працівниками відділу документального забезпечення та контролю складається реєстр передачі вихідної кореспонденції (додаток 11).

4.12. Відправлення рекомендованих листів по Україні оформлюється відповідно до додатка 13.

4.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах передають на розсилку документи (кошториси, звіти, штатні розписи тощо) за реєстром згідно з додатком 12. Реєстр складається у двох примірниках, один залишається в управлінні ОЗД ДСА, а другий - у безпосереднього виконавця.

4.14. Службова кореспонденція, що відправляється відділом документального забезпечення та контролю, приймається в робочі дні до 16.00, а в останній день робочого тижня та передсвяткові дні - до 15.30.

4.15. Вказівка про термінову доставку службової кореспонденції, а також про доставку поза встановленим часом може бути надана Головою ДСА, першим заступником та заступником Голови

5.1. Контролю підлягають зареєстровані та розглянуті Головою ДСА, першим заступником чи заступником голови ДСА документи, які визнані особливо важливими і потребують спеціального контролю за виконанням передбачених ними заходів у встановлені строки.

Порядок організації контролю за виконанням документів визначено Інструкцією про організацію контролю за виконанням документів у Державній судовій адміністрації , затвердженою наказом ДСА України від 05.08.2003 року № 320.

5.2. Структурні підрозділи ДСА відповідно до покладених на них обов'язків здійснюють контроль за виконанням актів, розпоряджень, доручень, резолюцій Голови ДСА, його заступників.

5.3. Спеціальний контроль за виконанням документів здійснює відділ документального забезпечення та контролю.

5.4. Контроль за виконанням доручень керівництва ДСА, керівників структурних підрозділів ДСА здійснюється спеціально визначеними працівниками відповідних структурних підрозділів (діловодами), персональній склад яких затверджується наказом Голови ДСА.

5.5. Цей працівник є відповідальним за здійснення контролю, веде облік контрольних документів, систематично доповідає керівникові структурного підрозділу про стан їх виконання, формує відповідні справи та передає документи, які виконані структурним підрозділом, до відділу документального забезпечення та контролю.

5.6. Начальник управління ОЗД ДСА щодня інформує Голову ДСА про хід виконання доручень, що перебувають на контролі.

Відділ документального забезпечення та контролю забезпечує щотижневе попереднє інформування керівників структурних підрозділів ДСА про наближення строків виконання контрольних документів.

5.7. Виконання доручення, наданого кільком виконавцям, організовує особа, яка зазначена у дорученні першою. При цьому співвиконавці мають подати свої пропозиції такому виконавцю через відділ документального забезпечення та контролю не пізніше двох днів до встановленого строку виконання, якщо інше не передбачено відповідним дорученням. Керівник, який дав доручення, в разі необхідності в установленому порядку може вирішити питання продовження строку виконання доручення. Для цього основний виконавець подає на ім'я керівника доповідну записку з обґрунтуванням необхідності продовження строку.

Пропозиції щодо продовження строку виконання акта чи доручення Голови ДСА вносяться через відділ документального забезпечення та контролю. Пропозиції щодо продовження строків виконання доручення першого заступника та заступника Голови вносяться виконавцями безпосередньо до них.

5.8. Рішення про продовження строків виконання акта або доручення приймає тільки посадова особа, що його надавала, а в разі її відсутності - посадова особа, яка її заміщує.

5.9. Строки виконання документів відліковуються з дати їх реєстрації і можуть бути вказаними у самому документі або встановлені законодавчими актами.

Якщо завдання потребує термінового виконання, то у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

В електронній реєстраційній картці термін виконання проставляється кожному виконавцю окремо з урахуванням терміну на візування та підписання документу. Відповідальний виконавець подає до відділу документального забезпечення та контролю управління ОЗД документи з візами співвиконавців, візою юридичного управління не пізніше двох днів до встановленого кінцевого строку їх розгляду для візування заступниками Голови та подачі на підпис Голові ДСА. У разі порушення кінцевого дводенного строку документи вважаються поданими з порушенням строку на виконання цього документу.

5.10. За результатами контролю за виконанням актів і доручень Голови ДСА відділ документального забезпечення та контролю разом зі структурними підрозділами ДСА або посадовими особами, які здійснюють контроль, кожен день інформують Голову ДСА про хід виконання зазначених актів і доручень та вносять пропозиції щодо зняття їх з контролю.

5.11. Рішення про зняття з контролю приймає посадова особа, яка дала контрольне доручення.

6.1. Ведення діловодства в ДСА покладається на управління ОЗД ДСА і регламентується Положенням про управління ОЗД ДСА на основі Положення про ДСА .

Діяльність працівників управління ОЗД регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником управління ОЗД ДСА на підставі Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців і затверджуються наказом ДСА.

Одним із основних завдань управління ОЗД ДСА є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в ДСА на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Управління ОЗД ДСА:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

розробляє нормативні акти з питань ведення діловодства в ДСА, обов'язкові для виконання всіма структурними підрозділами державної судової адміністрації;

присвоює індекси структурним підрозділам;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в ДСА, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

сприяє впровадженню та вдосконаленню механізації та автоматизації діловодних процесів в управлінні;

надає структурним підрозділам організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та веденні діловодства;

здійснює контроль за додержанням вимог цієї Інструкції в ДСА, а також має право перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах ДСА і вимагати від їх керівників усунення виявлених недоліків за окремим дорученням керівництва ДСА;

приймає, реєструє, веде облік, здійснює реєстрацію й відправку вихідної службової кореспонденції, забезпечує зберігання, оперативний розшук, контроль, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

забезпечує тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у підрозділах;

подає замовлення на виготовлення бланків;

удосконалює форми і методи роботи з документами в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

організовує підвищення кваліфікації відповідальних працівників ДСА в роботі з документами;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією.

6.2. Управління ОЗД ДСА очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади в установленому порядку Головою ДСА.

На посаду начальника управління призначається особа, яка має вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста, стаж роботи за фахом у державній службі на посадах головного спеціаліста не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років.

6.3. Начальник управління ОЗД ДСА за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичним управлінням - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.

6.4. Начальник управління ОЗД ДСА в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

6.5. Начальник управління ОЗД ДСА:

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління;

доповідає Голові ДСА про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників управління ОЗД ДСА, заохочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом ДСА.

6.6. Начальник управління ОЗД має право:

за дорученням Голови ДСА представляти інтереси ДСА в органах державної влади, місцевого самоврядування, установах та організаціях з питань, що належать до компетенції управління;

залучати спеціалістів структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

6.7. Ведення діловодства в структурних підрозділах покладається на відповідальних працівників (діловодів), (персональний склад яких затверджується наказом голови ДСА), їх функції відображаються в посадових інструкціях.

6.8. До загальних обов'язків відповідальних працівників структурних підрозділів ДСА належать:

реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за проходженням документів у підрозділі тощо;

реєстрація для відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої в підрозділі;

своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові підрозділу, а після письмової резолюції - доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;

систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;

надання працівникам структурних підрозділів ДСА справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;

підготовка проекту номенклатури справ структурного підрозділу на кожний наступний рік;

ведення і формування справ відповідно до Номенклатури справ ДСА;

участь у роботі експертної комісії та передача на відповідальне зберігання завершених в структурному підрозділі справ до архіву ДСА;

одержання в тимчасове користування архівних справ, повернення їх після використання до архіву ДСА;

ознайомлення новопризначених працівників структурного підрозділу з цією Інструкцією та іншими документами щодо порядку ведення діловодства;

надання працівникам структурного підрозділу методичної допомоги в оформленні документів відповідно до передбачених стандартів.

6.9. У роботі з документами працівники ДСА мають додержуватись таких вимог:

особи, які працюють з документами, несуть відповідальність за зберігання документів, що у них знаходяться, та додержання вимог щодо конфіденційності інформації, яка в них міститься;

до отриманих документів не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них позначки;

передавання документів або їх копій особам, які не є працівниками ДСА, забороняється;

перед відпусткою або відрядженням працівник повинен тимчасово передати працівникові, відповідальному за ведення діловодства у підрозділі, документи, які є у нього на опрацюванні, а в разі переведення на іншу посаду або звільнення з роботи - повернути всі одержані документи.

7.1. Управління ОЗД ДСА розкриває міжнародну кореспонденцію, реєструє та передає за напрямками:

кореспонденцію, що не потребує перекладу - безпосередньо зазначеним у ній службовим особам;

кореспонденцію, що потребує перекладу, після реєстрації у спеціальному журналі - сектору міжнародного співробітництва та взаємодії з засобами масової інформації.

Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції сектор невідкладно інформує керівництво ДСА та за дорученням організовує переклад тексту українською мовою і передає його разом з оригіналом. Разом із кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.

7.2. Після здійснення перекладу сектором міжнародного співробітництва та взаємодії з засобами масової інформації документи повертаються до управління ОЗД ДСА для реєстрації та передачі їх на розгляд за схемою передачі вхідної кореспонденції.

7.3. Сектор міжнародного співробітництва та взаємодії з засобами масової інформації відповідно до Номенклатури справ формує справи з питань міжнародно-правового співробітництва; веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами; журнал обліку осіб, направлених у відрядження (закордонні) тощо.

8.1. Складання документів

8.1.1. Для складання службових документів у ДСА повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

8.1.2. Службові документи оформляються на бланках, затверджених наказом ДСА, відповідно до вимог державних стандартів і цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або кутовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

Бланк листа Державної судової адміністрації України у кольоровому вигляді застосовується при підготовці документів, які направляються:

Президенту України, Голові Верховної Ради України, Голові Конституційного Суду України, Голові Верховного Суду України, Головам Вищих спеціалізованих судів, Прем'єр-міністру України, членам уряду, Генеральному прокурору України, Голові адміністрації Президента України, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради, Народним депутатам України, Голові Вищої ради юстиції України, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної ради Автономної республіки Крим, Ради міністрів Автономної республіки Крим та головам обласних державних адміністрацій.

В інших випадках застосовується бланк листа Державної судової адміністрації України у стандартному чорно-білому вигляді.

Бланки документів мають такі поля:

ліве - 30 міліметрів;

праве - 10 міліметрів;

верхнє і нижнє - 20 міліметрів.

Для деяких внутрішніх службових документів (службові та доповідні записки, звіти для доповіді керівництву, заяви, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового характеру, а також документи, створювані від імені кількох організацій, тощо) бланки ДСА використовувати забороняється.

8.1.3. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

8.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаним із змістом раніше виданих з даного питання документів.

8.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Тексти документів, як правило, складаються з двох частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину:

накази - розпорядчу частину без констатуючої;

листи - прохання без пояснень.

8.1.6. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Державна судова адміністрація України просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Державна судова адміністрація України повідомляє").

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях та анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

8.1.7. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішеннями Голови ДСА на одного з заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів ДСА.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, що надійшли на погодження до ДСА з інших органів виконавчої влади, покладається на відповідних заступників Голови ДСА.

8.2. Оформлення документів

8.2.1. Службові документи, що складаються в ДСА, повинні мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додатки 5, 6):

найменування установи - автора документа;

назва виду документа (на листах не зазначається);

дата;

індекс;

заголовок до тексту;

текст;

засвідчення документа (підпис, візи, затвердження, печатка);

позначка про проходження, виконання документа й направлення його до справи.

Під час підготовки й оформлення службового документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію (додаток 7 ).

8.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про ДСА .

8.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції ДСА, змісту її управлінської діяльності.

Назву виду документа друкують великими літерами.

8.2.4. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, А5 рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу (в залежності від величини тексту).

8.2.5. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

8.2.6. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

8.2.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

8.2.8. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

Не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

8.2.9. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм.

8.2.10. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

8.2.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

8.2.12. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?". Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання колегії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

8.2.13. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності ДСА (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи із зазначенням сторінок.