Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України

Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 січня 2009 р. N 14, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (із змінами), Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004, та з метою вдосконалення діловодства й архівної справи в центральному апараті Державної судової адміністрації України,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства центрального апарату Державної судової адміністрації України, що додається.

2. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Т.В.Бровко) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України та начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації ознайомити з цим наказом спеціалістів та організувати вивчення вимог цієї Інструкції.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації від 17 лютого 2003 N 94 "Про затвердження Інструкції з діловодства Державної судової адміністрації" (із змінами).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України В.О.Лиханського.

1.1. Інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Державної судової адміністрації України (далі - ДСА), і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів ДСА.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Ця інструкція не розповсюджується на документи, порядок роботи з якими встановлений окремими наказами ДСА.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами:

облік, зберігання й використання документів, які містять державну таємницю, здійснюються відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. N 1651-12;

облік, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф "Для службового користування" здійснюються відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893, відповідною Інструкцією в ДСА;

облік проходження й розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян та контроль за їхнім виконанням проводиться відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", наказом ДСА від 27 червня 2006 р. N 69 "Про затвердження Інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян, їх особистого прийому в органах державної судової адміністрації".

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в ДСА розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. N 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, із змінами, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. N 16, із змінами, та Регламенту ДСА, затвердженого наказом ДСА від 1 вересня 2008 р. N 80, із змінами (далі - Регламент ДСА).

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в ДСА покладається на Голову ДСА або, за його дорученням на одного із заступників Голови ДСА, згідно з наказом ДСА про розподіл обов'язків між Головою, першим заступником і заступниками Голови ДСА від 8 липня 2008 р. N 57, із змінами.

Ведення загального діловодства в ДСА покладається на управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. Розпорядженням Голови ДСА, за поданням керівників структурних підрозділів, призначаються працівники, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах (далі - відповідальні працівники). Відповідальність за організацію діловодства в самостійних структурних підрозділах ДСА (далі - структурні підрозділи), за додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівників цих структурних підрозділів.

1.5. Загальне керівництво з організації та ведення діловодства, визначення порядку документообігу в ДСА та контролю за його додержанням здійснюється першим заступником Голови, який в межах своїх повноважень:

забезпечує дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до ДСА;

вживає необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускає вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління ДСА, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

забезпечує регулярну перевірку стану діловодства в ДСА та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяє раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів в ДСА, вживає необхідних заходів до оснащення управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечує організацію навчання працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю ДСА та відповідальних працівників структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

організовує здійснення контролю за обов'язковим додержанням, в ДСА та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.9. У разі звільнення працівника складається акт передачі службових документів; у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

1.10. Діловодство здійснюється за допомогою автоматизованої системи "Діловодство", яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за строками опрацювання та виконання документів, підготовки їх до передачі в архів на зберігання, статистичної обробки кореспонденції та вирішення інших питань оптимізації діловодних процесів.

1.11. ДСА здійснює діловодство та веде листування державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності ДСА полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових і магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у ДСА є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У ДСА визначається конкретний комплекс документів, передбачений Номенклатурою справ ДСА та необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.3. Управлінська діяльність ДСА здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів: наказів, розпоряджень, рішень, доручень.

Видання розпорядчих документів ДСА визначається актами законодавства, Положенням про ДСА, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14.01.2009 р. N 14 (далі - Положення про ДСА), та Регламентом ДСА.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів у ДСА є:

- Конституція і закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань і функцій;

- потреба в правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до ДСА від органів вищого рівня, доводяться до територіальних управлінь, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління. ДСА має право розсилати ксерокопії цих документів до територіальних управлінь, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на колегії, зборах, засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань та підписуються головуючим і секретарем.

У тих випадках, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована й оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання записується технічними засобами фіксації то після засідання записані тексти виступів переносяться на диск, який додається до протоколу.

2.8. Рішення колегії ДСА доводиться до виконавців, територіальних управлінь, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії ДСА провадиться в життя наказами.

2.9. ДСА під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, а також по електронній пошті. Реєстрації підлягають тільки оригінали цих документів у відповідності до вимог п. 3.4 цієї Інструкції за винятком тих, що завізовані керівництвом ДСА (з подальшим відстеженням оригіналу для уникнення подвійної реєстрації).

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до ДСА, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.1.2. В управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто" та "Таємно". Конверти з грифом "Для службового користування" відкриваються працівниками цього ж управління, які мають доступ до них відповідно до наказу ДСА від 1 жовтня 2008 р. N 87 "Про затвердження списку працівників ДСА, які допускаються до роботи з документами з грифом "Для службового користування", із змінами. У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.

3.1.3. Працівники управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, приймаючи кореспонденцію від підприємств, установ, організацій та громадян зобов'язані перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції та цілісність конверта, розписатися в прийнятті конверта в розносній книзі або реєстрі установи, що доставляє кореспонденцію.

3.1.4. При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у них документів, відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документів або додатків до нього, невідповідність номерів документів номерам на конверті, складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у ДСА. На оригіналі документа робляться відповідні записи, після чого працівник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю направляє вимогу про досилання відсутніх документів.

3.1.5. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі:

коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа;

коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті;

коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта.

Конверти додаються обов'язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, повісток про виклик до суду, кореспонденції від правоохоронних органів, а також до копій: ухвал, постанов, рішень по судовим справам, позовних заяв, апеляційних, касаційних скарг тощо.

3.1.6. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Надсилання та одержання документів електронною поштою

3.2.1. У кожному структурному підрозділі ДСА України визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи) - по два працівники.

3.2.2. До загальних обов'язків відповідальних осіб належать:

перевірити правильність оформлення службового документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність зазначення адреси; наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА; наявність на документі відмітки про додатки;

погодити відправку електронною поштою підготовленого службового документа у керівника відповідного структурного підрозділу, або особи, що заміщує його у разі відсутності (згідно з наказом);

сканувати службовий документ, що підготовлений у паперовому вигляді та надсилається електронною поштою;

документ, що підготовлений у паперовому вигляді разом з його електронною копією надати відповідальній особі управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для відправки.

3.2.3. На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, в лівому верхньому куті титульного листа обов'язково проставляється штамп, у якому зазначається адресат, вихідний номер, дата та час відправлення документа, прізвище керівника, який дозволив відправку, прізвище та підпис особи, яка відправила та особи, яка отримала документ:

3.2.4. На документах, отриманих електронною поштою в нижньому правому куті титульного листа проставляється штамп, у якому зазначається вхідний реєстраційний номер, дата і час отримання документа, посада, прізвище та підпис особи, яка отримала документ:

3.2.5. Отриманий електронною поштою документ реєструється в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3. Попередній розгляд документів

3.3.1. Всі документи, що надійшли до ДСА (крім анонімних, особистих та таємних), підлягають обов'язковому попередньому розгляду працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3.2. Метою попереднього розгляду документів є:

Розподіл документів на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом ДСА, або керівниками структурних підрозділів відповідно до функціональних обов'язків;

визначення необхідності реєстрації документів;

встановлення термінів виконання документів, з наступною передачею структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Кореспонденція, адресована структурним підрозділам, без супровідного листа, передається їм без попереднього розгляду й реєстрації в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

3.3.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Регламентом ДСА, Положенням про ДСА, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, наказом Голови ДСА про розподіл обов'язків між Головою, першим заступником і заступниками Голови ДСА від 8 липня 2008 року N 57, зі змінами, та Номенклатурою справ ДСА тощо.

3.3.5. Голові ДСА відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в окремій папці.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності ДСА і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.3.6. Після попереднього розгляду кореспонденція реєструється та передається працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю:

у приймальню Голови ДСА - через начальника відділу документального забезпечення та контролю управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю;

першому заступнику і заступникам Голови - через осіб, призначених відповідальними за ведення діловодства (на цих осіб покладається відповідальність і за схоронність документів);

керівникам самостійних структурних підрозділів - через відповідальних працівників підрозділу.

3.3.7. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюції з конкретними вказівками, визначенням виконавців та дати виконання.

3.3.8. Перший заступник і заступники Голови ДСА розглядають документи відповідно до розподілу своїх повноважень, згідно з наказом, доручають їх виконання керівникам структурних підрозділів, підпорядкованих їм.

3.4. Реєстрація документів

3.4.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.4.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в ДСА, так і ті, що надходять від інших підприємств, організацій. установ та громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК, що мають обов'язкові реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її адреси, посади особи, яка підписала документ і дати, підпис або відбиток печатки, що його замінює.

3.4.3. Реєстрація документів, що надходять до ДСА, здійснюється централізовано управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 2, затвердженому Головою ДСА.

Документи, адресовані структурним підрозділам, без супровідного листа, обліковуються в цих підрозділах.

Отримані копії документів також не реєструються, а передаються до відповідних підрозділів для використання їх як оперативної інформації.

3.4.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється у ДСА лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

3.4.5. На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний штамп, де вказується номер, під яким зареєстровано документ в автоматизованій системі "Діловодство" (далі - АС "Діловодство") вхідної кореспонденції та дата надходження документа, кількість аркушів основного документа та кількість аркушів додатків. Штамп ставиться в правому нижньому куті документа.

3.4.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти (постанови, укази, розпорядження, витяги з протоколів) Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності ДСА, з основного складу, про надання відпусток, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, розпорядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи тощо.

3.4.7. Реєстрація розпоряджень і наказів з основної діяльності ДСА ведеться в реєстраційних журналах окремо по кожному виду документів і здійснюється юридичним управлінням.

Реєстрація наказів з кадрових та адміністративно-господарських питань ведеться в окремих реєстраційних журналах у залежності від змісту наказу й здійснюється відділом проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації.

Документи та накази і розпорядження з грифом "таємно" реєструються режимно-секретним сектором.

3.4.8. Всі вхідні документи, які надходять до ДСА, реєструються в АС "Діловодство".

Автоматизована реєстрація здійснюється шляхом введення з документа до електронної картки (додаток 3) встановленого обов'язкового складу реквізитів:

назва виду документа;

дата та індекс документа;

дата та індекс надходження для тих документів, що надійшли;

автор (кореспондент)

заголовок документа або його короткий зміст;

резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

відповідальний виконавець;

термін виконання для контрольних документів;

позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

3.4.9. Кореспонденція, яка розглянута та завізована Головою та першим заступником Голови ДСА, після внесення управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю резолюцій до електронних карток обліку вхідної кореспонденції, передається відповідальним працівникам структурних підрозділів, під розпис у реєстраційному журналі.

3.4.10. У структурних підрозділах відповідальні працівники в опції "Резолюція" вносять повний текст резолюції керівника, прізвище, ім'я, по батькові виконавця та дату передачі документа. Після виконання документу проставляється номер справи відповідно до Номенклатури справ ДСА (наприклад: Виконано. Лист КМ України від 11.12.2007 N 10-1522/09. До справи N 10-11).

3.4.11. Документи з дорученням керівництва "Для ознайомлення", як правило, направляються службовим особам, зазначеним у резолюції, в оригіналі по списку і повертаються до управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для подальшого зберігання. Для цього застосовується спеціальний "Аркуш ознайомлення" (додаток 4).

3.4.12. Службова кореспонденція, листи передаються з одного структурного підрозділу до іншого тільки через управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю з відміткою в реєстраційному журналі.

3.4.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах після занесення інформації в електронну картку АС "Діловодство" передають документи згідно з резолюцією на виконання.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у ДСА повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи оформляються на бланках, затверджених наказом ДСА від 5 червня 2003 р. N 224 "Про затвердження форм бланків Державної судової адміністрації України", відповідно до вимог державних стандартів і цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або кутовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

Бланки документів мають такі поля:

ліве - 30 міліметрів;

праве - 10 міліметрів;

верхнє і нижнє - 20 міліметрів.

Для деяких внутрішніх службових документів (службові та доповідні записки, звіти для доповіді керівництву, заяви, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового характеру, а також документи, створювані від імені кількох організацій, тощо) бланки ДСА використовувати забороняється.

4.1.3. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаним із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Тексти документів, як правило, складаються з двох частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину:

накази - розпорядчу частину без констатуючої;

листи - прохання без пояснень.

4.1.6. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Державна судова адміністрація України просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Державна судова адміністрація України повідомляє").

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях та анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

4.1.7. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішеннями Голови ДСА на одного з заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів ДСА.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, що надійшли на погодження до ДСА з інших органів виконавчої влади, покладається на відповідних заступників Голови ДСА.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в ДСА, повинні мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення ( додатки 5, 6) :

найменування установи - автора документа;

назва виду документа (на листах не зазначається);

дата;

індекс;

заголовок до тексту;

текст;

засвідчення документа (підпис, візи, затвердження, печатка);

позначка про проходження, виконання документа й направлення його до справи.

Під час підготовки й оформлення службового документа склад обов'язкових реквізитів, відповідно до ДСТУ 4163-2003, може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" (із змінами), заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію (додаток 7).

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про ДСА.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції ДСА, змісту її управлінської діяльності.

Назву виду документа друкують великими літерами.

4.2.4. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, А5 рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу (в залежності від величини тексту).

4.2.5. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.2.6. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.2.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

4.2.8. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.2.9. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм.

4.2.10. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

4.2.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

4.2.12. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?". Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання колегії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.13. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності ДСА (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи із зазначенням сторінок.

4.2.14. Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга й наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в один рядок у такій послідовності: число та місяць - двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (наприклад: 06.05.2009). У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, а також при реєстрації розпорядчих документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат (наприклад: 30 травня 2009 року).

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який вказує на місце складання, виконання та зберігання документа і складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і косою рискою. Наприклад: 10-24900/09.

Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (24900) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (09) - рік реєстрації. Перелік індексів підрозділів визначається наказом ДСА від 9 квітня 2008 р. N 31/06 "Про затвердження індексів структурних підрозділів центрального апарату ДСА".

4.4.2. Реєстраційним індексом документів, що утворюються в процесі діяльності ДСА є:

наказу з основної діяльності ДСА - його порядковий номер;

наказу з основного складу - порядковий номер з літерою "к";

наказу про надання відпусток - порядковий номер з літерою "в";

наказу з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - порядковий номер з цифрою "06" через дріб;

розпорядження - його порядковий номер з літерою "р", що ставиться через дефіс.

Нумерація документів у межах кожної групи ведеться протягом року і з нового року починається з "1".

Реєстраційний індекс спільного нормативно-правового акта установ повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

4.4.3. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у ДСА (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою ДСА невідкладно.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із структурними підрозділами ДСА, юридичним управлінням, із першим заступником, заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

4.5.2. Формою внутрішнього погодження проекту документа є його візування посадовою особою. Віза включає в себе: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в ДСА.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. При підписанні вихідних листів, підготовлених на виконання актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної виконавчої влади, звернень та запитів народних депутатів України, обов'язковим мають бути візи:

виконавця;

керівника підрозділу виконавця;

керівника самостійного структурного підрозділу;

начальника юридичного управління;

заступника Голови (згідно з розподілом обов'язків).

В обов'язковому порядку візуються першим заступником та заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків, вихідні листи на виконання постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень та запитів народних депутатів України, звернень громадян, з питань організаційно-адміністративної, кадрової, фінансово-економічної роботи, реформування власності, інвестиційної, науково-технічної та інноваційної роботи, проекти рішень колегії.

4.5.5. Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи, пов'язані з фінансово-економічними питаннями, в тому числі: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та листування з центральними органами виконавчої влади і місцевими органами самоврядування обов'язково візуються начальником департаменту планово-фінансової діяльності та соціального забезпечення й начальником відділу бухгалтерського обліку, а в разі їх відсутності - відповідними заступниками.

Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи щодо передачі майна та реформування власності (утворення, реорганізацію, ліквідацію) організацій, що належать до сфери управління ДСА України візуються директором департаменту матеріально-технічного, інформаційного та побутового забезпечення.

Обов'язково має бути віза начальника управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю на проектах рішень колегії.

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе такі елементи: слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад: