Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України

8.2.14. Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга й наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

8.3. Датування документів

8.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

8.3.2. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в один рядок у такій послідовності: число та місяць - двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (наприклад: 06.05.2010). У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, а також при реєстрації розпорядчих документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат (наприклад: 30 травня 2010 року).

8.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

8.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

8.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

8.4. Індексація документів

8.4.1. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який вказує на місце складання, виконання та зберігання документа і складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і косою рискою. Наприклад: 10-24900/10.

Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (24900) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (10) - рік реєстрації. Перелік індексів підрозділів визначається наказом ДСА.

8.4.2. Реєстраційним індексом документів, що утворюються в процесі діяльності ДСА є:

наказу з основної діяльності ДСА - його порядковий номер;

наказу з кадрового складу - порядковий номер з літерою "к";

наказу про надання відпусток - порядковий номер з літерою "в";

наказу з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - порядковий номер з цифрою "06" через дріб;

Нумерація документів у межах кожної групи ведеться протягом року і з нового року починається з "1".

Реєстраційний індекс спільного нормативно-правового акта установ повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

8.5. Погодження документів

8.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у ДСА (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою ДСА невідкладно.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із структурними підрозділами ДСА, юридичним управлінням, із першим заступником, заступником Голови.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

8.5.2. Формою внутрішнього погодження проекту документа є його візування посадовою особою. Віза включає в себе: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в ДСА.

8.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

8.5.4. При підписанні вихідних листів, підготовлених на виконання актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної виконавчої влади, звернень та запитів народних депутатів України, обов'язковими мають бути візи:

виконавця;

керівника підрозділу виконавця;

керівника самостійного структурного підрозділу;

начальника юридичного управління;

начальника управління ОЗД ДСА;

заступника Голови (за яким закріплене юридичне управління).

Листи на виконання постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень та запитів народних депутатів України, звернень громадян, з питань організаційно-адміністративної, кадрової, фінансово-економічної роботи, реформування власності, інвестиційної, науково-технічної та інноваційної роботи, проекти рішень колегії підписуються виключно Головою ДСА. У разі відсутності Голови ДСА вказані листи підписує особа, яка виконує обов'язки Голови і тільки з попереднім візуванням цього листа іншим заступником Голови.

8.5.5. Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи, пов'язані з фінансово-економічними питаннями, в тому числі: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та листування з центральними органами виконавчої влади і місцевими органами самоврядування обов'язково візуються начальником управління планово-фінансової діяльності та соціального забезпечення й начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, а в разі їх відсутності - відповідними заступниками.

Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи щодо передачі майна та реформування власності (утворення, реорганізацію, ліквідацію) організацій, що належать до сфери управління ДСА України візуються начальником управління матеріально-технічного та побутового забезпечення або його заступником.

8.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе такі елементи: слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

8.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегією, то гриф погодження оформляється таким чином:

8.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

8.6. Засвідчення документів

8.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

8.6.2. Документи в ДСА підписуються Головою, першим заступником та заступником Голови ДСА у межах повноважень, визначених Положенням про ДСА та іншими чинними нормативно-правовими актами.

Рівень підпису вихідних документів повинен відповідати рівню підпису вхідних документів, на які дається відповідь, але не нижче начальників самостійних структурних підрозділів.

Голова ДСА, а в разі його відсутності особа, яка виконує обов'язки Голови ДСА (згідно з відповідним наказом), підписує накази, розпорядження та доручення Голови ДСА; вихідні документи, що надсилаються:

Президенту України, Голові Верховної Ради України, Голові Конституційного Суду України, Голові Верховного Суду України, Головам Вищих спеціалізованих судів, Прем'єр-міністру України, членам уряду, Генеральному прокурору України, Голові адміністрації Президента України, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради, Народним депутатам України, Голові Вищої ради юстиції України, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної ради Автономної республіки Крим, Ради міністрів Автономної республіки Крим та головам обласних державних адміністрацій.

Усі вихідні документи, які підписуються Головою ДСА, обов'язково проходять редагування в управлінні ОЗД ДСА посадовою особою, яка має певний рівень кваліфікаційних знань і визначена наказом Голови ДСА.

Перший заступник та заступник Голови мають право підпису доручень ДСА, вихідних листів з питань, що входять до його компетенції, згідно з розподілом обов'язків.

Документи, що надсилаються керівникам підприємств та організацій, підписуються керівництвом ДСА.

8.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем. Наприклад:

8.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Голова ДСА підписує усі примірники.

8.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління ДСА, підписується тільки оригінал, що залишається у справі підрозділу-автора, а на місця розсилаються засвідчені управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контрольні примірники.

8.6.6. У разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) їхні підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

8.6.7. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Наприклад:

8.6.8. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

8.6.9. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 8).

8.6.10. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним наказом ДСА.

8.6.11. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

8.6.12. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

8.6.13. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.

8.6.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах), договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, що завіряються гербовою печаткою в ДСА на підставі чинних нормативно-правових актів, приведено в додатку 9.

Печатка, яка відтворює найменування ДСА або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

8.6.15. Гербова печатка ДСА знаходиться у відповідальної особи, визначеної наказом ДСА, яка несе персональну відповідальність за правильність засвідчення всіх документів, що скріплюються гербовою печаткою в ДСА згідно з чинним законодавством України.

8.7. Адресування документів

8.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього й четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку й на кожному документі зазначається тільки один адресат.

8.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу юридичних, фізичних осіб повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270, наприклад:

8.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

8.8. Резолюція

8.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений Головою, першим заступником, заступником Голови ДСА, керівниками структурних підрозділів, що містить вказівки про виконання документа.

8.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

8.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

8.8.4. Резолюція повинна проставлятися на спеціальних бланках або окремих аркушах.

8.8.5. При призначенні керівників управлінь, відділів, секторів виконавцями завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання про зміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.

8.8.6. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, управлінням ОЗД прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

8.8.7. На документах інформаційного характеру ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилася, і дата ознайомлення.

Інформаційні документи залишаються у справах підрозділу, до якого вони надіслані.

8.9. Відмітки про проходження й виконання документів

8.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з Положенням про управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації та включає контрольні строки й етапи виконання.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в ДСА вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

8.9.2. Під час проходження документа в ДСА обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на правому верхньому полі першого аркуша документа пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа й направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

8.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі відсутності відмітки про виконавця та номеру його службового телефону співробітник відділу документального забезпечення та контролю управління ОЗД ДСА має право відмовитись у прийнятті цього документу для відправлення.

8.9.4. В автоматизованій системі "Діловодство" під час опрацювання документу заповнюється поле "проходження документа".

8.10. Оформлення копій документів

8.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу Голови, першого заступника та заступника Голови з питань, що входять до сфери їхньої діяльності згідно з розподілом обов'язків. ДСА може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників ДСА може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

8.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту "Підпис".

8.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою ДСА (негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

8.11. Оформлення додатків до документів

8.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

8.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Допустити до роботи з документами з грифом "Для службового користування" працівників Державної судової адміністрації України за списком згідно з додатком 1."

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів ДСА на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан виконавської дисципліни в ДСА за 6 місяців 2009 року на 3 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Наказ від 24.01.2010 № 21 і додаток до нього, всього на 4 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

8.12. Підготовка й оформлення документів до засідань колегії ДСА

8.12.1. Засідання колегії ДСА проводяться відповідно до затверджених планів роботи й в міру потреби згідно з Положенням про колегію Державної судової адміністрації України .

У плані роботи колегії зазначається питання, що необхідно розглянути, строк подання матеріалів, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.

Проект плану проведення засідань колегії формується на основі пропозицій голови та членів колегії, керівників структурних підрозділів, які попередньо погоджуються їх із заступниками Голови ДСА (за напрямками діяльності). План засідань колегії затверджується головою колегії.

8.12.2. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретаріатом колегії, який не пізніше ніж за 10 днів до засідання подає його голові колегії для погодження.

На розгляд колегії подаються:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідка з питань порядку денного засідання з викладанням обґрунтованих висновків і пропозицій, завізована відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівником відповідного підрозділу ДСА;

проект рішення колегії з кожного питання порядку денного засідання колегії, завізований відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівниками відповідних структурних підрозділів ДСА, які повинні виконувати це рішення в разі його прийняття;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

8.12.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

8.12.4. Заступники Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), керівники структурних підрозділів, яким доручено підготовку матеріалів до засідання колегії, та секретар колегії несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність їх підготовки.

8.12.5. Не пізніше ніж за 7 днів матеріали до засідання колегій повинні бути передані до секретаріату колегії. Якщо матеріали до засідання колегії вчасно не надійшли в секретаріат колегії або неналежними чином оформлені, секретар колегії письмово інформує заступника Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), а також вносить пропозицію голові колегії щодо виключення питання з порядку денного засідання колегії.

У разі неможливості вчасно підготувати питання до чергового засідання колегії секретар колегії повинен поінформувати про це мотивованою доповідною запискою голови колегії за п'ять днів до її засідання.

8.12.6. Після засідання колегії керівник структурного підрозділу (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк), проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із заступниками Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), іншими заінтересованими особами та подає секретаріату колегії для розгляду головою комісії.

8.12.7. Рішення колегії вводяться в дію наказами Голови ДСА і є обов'язковими для виконання.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу або розпорядження).

8.12.8. Рішення колегії оформляється протоколом, який підписується головуючим на засіданні та працівником секретаріату колегії, який веде протокол.

Рішення спільних засідань колегії оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади (відповідних органів інших гілок влади) та секретарем, який веде протокол.

8.12.9. Рішення колегії доводяться секретаріатом до членів колегії, керівників структурних підрозділів, територіальних управлінь ДСА та підприємств, установам і організаціям, що належать до сфери управління ДСА, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується.

8.12.10. Рішення колегії ДСА, як документи в яких визначено конкретні завдання та строки їх виконання, обов'язково підлягають контролю з метою забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контроль за виконанням рішень колегії покладається на заступників Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівників структурних підрозділів ДСА, а щодо термінів виконання - на секретаріат колегії (управління ОЗД ДСА).

8.12.11. Доповідна записка щодо виконання рішень колегії подається виконавцем до секретаріату колегії. Секретаріатом колегії перевіряється оформлення документів, наявність віз, проводиться моніторинг виконання рішень колегії.

У разі неможливості виконання рішення колегії до зазначеного терміну, керівники структурних підрозділів, відповідальні за його виконання, завчасно надають секретаріату колегії доповідну записку, завізовану заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), в якій ґрунтовно викладені причини невиконання та пропозиції щодо продовження терміну виконання.

8.12.12. Секретар колегії аналізує інформацію про стан виконання рішень колегії, узагальнену управлінням ОЗД ДСА та інформує колегію про результати аналізу стану виконання попередніх рішень колегії.

Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Рішення вважається виконаним тільки після виконання усіх завдань, визначених у ньому.

Голова колегії вносить на розгляд колегії пропозиції щодо відповідальності осіб, винних у невиконанні чи невчасному виконанні рішень колегії.

8.13. Оформлення документів про відрядження

8.13.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

8.13.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Голови ДСА або одного із заступників Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), зазначає куди, на який строк (з урахуванням часу вибуття та прибуття), з якою метою необхідно відрядити працівника.

8.13.3. Доповідна записка (заява, технічне завдання) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Голові ДСА, як правило, не пізніш як за три доби до початку відрядження.

8.13.4. Для реєстрації посвідчень про відрядження відділом проходження державної служби управління ОЗД ДСА ведеться спеціальний журнал.

8.13.5. За результатами відрядження, метою якого є надання методичної допомоги чи проведення перевірки, складаються звіти (довідки) на ім'я Голови ДСА. Вказані документи мають бути аргументованими і стислими з висвітленням позитивної роботи, виявлених недоліків, їх причин, відповідальних за це посадових осіб з пропозиціями щодо вжиття необхідних заходів та авансовий звіт за встановленою формою.

Наслідки перевірок, як правило, обговорюються на місцях, оформлюються актом і для прийняття відповідного рішення у 3-денний термін доповідаються Голові ДСА, першому заступнику, заступнику Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівнику структурного підрозділу ДСА.

8.13.6. Після повернення з відрядження з-за кордону працівники ДСА зобов'язані у 7-денний термін подати до сектору міжнародного співробітництва копію затвердженого технічного завдання, директив та звіту за результатами відрядження. Вищезгаданий сектор подає узагальнену інформацію щодо виконання директив, вказівок і технічних завдань працівниками ДСА у відрядженнях за кордон до Міністерства закордонних справ України та до Кабінету Міністрів України.

8.13.7. Авансовий звіт на відрядження здається в управління бухгалтерського обліку ДСА.

8.14. Розмноження документів

8.14.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівниками структурних підрозділів (крім документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надається гриф "Для службового користування").

8.15. Надсилання та одержання документів електронною поштою

8.15.1. У кожному структурному підрозділі ДСА України визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи) - по два працівники.

8.15.2. До загальних обов'язків відповідальних осіб належать:

перевірити правильність оформлення службового документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність зазначення адреси; наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА; наявність на документі відмітки про додатки;

погодити відправку електронною поштою підготовленого службового документа у керівника відповідного структурного підрозділу, або особи, що заміщує його у разі відсутності (згідно з наказом);

сканувати службовий документ, що підготовлений у паперовому вигляді та надсилається електронною поштою;

документ, що підготовлений у паперовому вигляді разом з його електронною копією надати відповідальній особі управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для відправки.

8.15.3. На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, в лівому верхньому куті титульного листа обов'язково проставляється штамп, у якому зазначається адресат, вихідний номер, дата та час відправлення документа, прізвище керівника, який дозволив відправку, прізвище та підпис особи, яка відправила, та особи, яка отримала документ:

8.15.4. На документах, отриманих електронною поштою, в нижньому правому куті титульного листа проставляється штамп, у якому зазначається вхідний реєстраційний номер, дата і час отримання документа, посада, прізвище та підпис особи, яка отримала документ:

8.15.5. Отриманий електронною поштою документ реєструється в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Вихідна службова кореспонденція готується на бланках установленого зразка у двох примірниках (оригінал і копія) за винятком листування у межах ДСА, яке здійснюється з використанням паперу стандартного формату (без бланків). Кожний документ повинен мати такі реквізити: адресат, назва документа або заголовок (за винятком листів), дата, підпис із зазначенням посади керівника, вихідний номер, для листів - крім зазначених реквізитів, короткий зміст документа, а в разі надання відповіді - посилання на номер та дату документа. За наявності додатків зазначається кількість їх аркушів. У разі потреби керівник структурного підрозділу ДСА, що готував документ, визначає його терміновість.

1. Листи, що надійшли в копії до відома, або без підпису.

2. Телеграми.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслана до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти.

9. Поздоровні листи і запрошення.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

11. Наукові звіти за темами.

12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

Документи, зазначені у підпунктах 4, 6, 10, 11, 12, 13, підлягають спеціальному обліку у відповідному структурному підрозділі ДСА.

01 - зображення Державного Герба України

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)

Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)

Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)

Описи постійного зберігання

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо)

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо)

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)

Розцінки на здійснення робіт

Статути

Структура і штатна чисельність, штатні розписи

Форми уніфікованих документів

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)

Заявки (на обладнання, винаходи тощо)

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції

Посвідчення про відрядження

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)

Протоколи (погодження планів поставок)

Реєстри (чеків, бюджетних доручень)

Специфікації (виробів, продукції тощо)

Статути державних підприємств (об'єднань)

Титульні списки

Штатні розписи

Доручення з позначкою "терміново" - 7-денний строк з дня його одержання, якщо інший строк не зазначено в документі.

Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Звернення Комітету Верховної Ради України розглядаються у порядку, встановленому для розгляду депутатських звернень.

Депутатський запит групи народних депутатів України розглядається у порядку, встановленому для розгляду запиту народного депутата України.

Запити й звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно в 10- та 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Голова ДСА або його заступники можуть встановити ще менший строк, зазначений для виконання документа.

Документи з резолюцією Голови ДСА з позначкою "Для доповіді особисто" виконуються протягом трьох днів.