Про затвердження Положення про Єдиний реєстр страхувальників Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності

Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності

1. Затвердити Положення про Єдиний реєстр страхувальників Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (додається).

2. Вважати таким, що втратило чинність, Положення про Єдиний реєстр платників збору та реєстраторів Фонду соціального страхування України, затверджене постановою правління Фонду соціального страхування України від 27.11.2000 р. N 16.

1.1. Єдиний реєстр страхувальників Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі - Єдиний реєстр) створюється відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" від 18.01.2001 р. N 2240-III, Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" від 15.05.2003 р. N 755-IV, Статуту Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Положення про Виконавчу дирекцію Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Положення про відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

1.2. Єдиний реєстр - це автоматизована система обліку, накопичення та обробки даних про підприємства, установи, організації, фізичних осіб (в тому числі фізичних осіб - підприємців) інші суб'єкти господарської діяльності, які відповідно до чинного законодавства повинні здійснювати відрахування на обов'язкове державне соціальне страхування до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі - Фонду), а також про органи Фонду.

1.3. Технологічною основою Єдиного реєстру є розподілена інформаційна технологія (далі - РІТ), створена з метою розмежування окремих функцій всіх органів Фонду, пов'язаних з веденням реєстру, для досягнення найбільш повного результату функціонування системи.

1.4. Єдиний реєстр створюється на основі національної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації з наданням кожному страхувальнику реєстраційного номера.

1.5. Інформаційна база Єдиного реєстру створюється на підставі інформації Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, власної інформації, а також з використанням даних Державного комітету статистики, Державної податкової адміністрації, фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування України у встановленому порядку.

2.1. Єдиний реєстр створюється з метою:

забезпечення обліку юридичних осіб, відокремлених структурних підрозділів юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців (згідно даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців) та фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників;

створення відповідно до законодавства бази даних страхувальників Фонду для забезпечення достовірного обліку надходження страхових внесків та інших коштів, а також для фінансування видатків по соціальному страхуванню з тимчасової втрати працездатностіу;

забезпечення єдиних принципів ідентифікації страхувальників та органів Фонду, в тому числі за допомогою довідників "Тип страхувальника" та "Вид оподаткування";

забезпечення органів Фонду інформацією для здійснення контролю за повнотою нарахування, правильністю витрачання страхових внесків та справлянням платежів до Фонду страхувальниками шляхом надання можливості пошуку страхувальників і відбору груп страхувальників за наперед заданими критеріями;

забезпечення інформаційної основи функціонування єдиної комп'ютерної системи Фонду;

проведення аналізу облікових даних страхувальників, аналізу надходжень і витрачання коштів з бюджету Фонду;

надання відомостей іншим державним органам відповідно до чинного законодавства;

забезпечення обміну інформації по страхувальниках та застрахованих особах з Пенсійним фондом України;

переходу, при потребі, у подальшому до персоніфікованого обліку застрахованих осіб;

вирішення інших завдань, передбачених Статутом Фонду.

3.1. Розпорядником Єдиного реєстру є Виконавча дирекція Фонду, а на регіональному рівні - виконавчі дирекції відділень Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, які забезпечують його функціонування.

3.2. В рамках Єдиного реєстру ведеться облік юридичних осіб, відокремлених структурних підрозділів юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, який здійснюється за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців. Обробка первинної інформації про суб'єктів господарської діяльності покладається на районні, міжрайонні, міські виконавчі дирекції відділень Фонду (далі - органи Фонду).

Форма інформації та порядок її надання органам Фонду визначається договорами між Виконавчою дирекцією Фонду і Державним комітетом України з питань регуляторної політики та підприємництва Державним центром зайнятості, іншими фондами загальнообов'язкового державного соціального страхування України та державними органами, а також відповідно до нормативних актів Фонду, затверджених його правлінням.

3.3. До Єдиного реєстру включаються дані про органи Фонду за встановленою формою (додаток N 1), а також дані про страхувальників за їх типами відповідно до інформації Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, даних державної служби зайнятості, заяв фізичних осіб та інших даних. Порядок набуття статусу страхувальника визначається законодавством. В базі даних страхувальників обліковується інформація про:

- юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва інші суб'єкти підприємницької діяльності, які відповідно до законодавства не мають права юридичної особи, незалежно від форм власності, їх об'єднання, бюджетні, громадські та інші установи та організації, об'єднання громадян, які відповідно до законодавства є страхувальниками Фонду або сплачують єдиний податок або застосовують іншу форму спрощеного оподаткування, якщо при цьому провадяться відповідні відрахування до Фонду та мають ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (далі - ЄДРПОУ) за формою згідно з додатком N 2;

- розташовані в Україні іноземні підприємства, установи, організації (в тому числі міжнародні), філії та представництва, які використовують працю найманих працівників, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, інші суб'єкти господарської діяльності, які є платниками страхових внесків до Фонду, не мають ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ і яким надаються реєстраційні (облікові) номери платників податків при включенні до Тимчасового реєстру Державної податкової адміністрації України (далі - ДПАУ) за формою згідно з додатком N 3;

- фізичні особи, в тому числі підприємці, які використовують працю найманих працівників і сплачують страхові внески до Фонду або єдиний податок чи застосовують іншу форму спрощеного оподаткування, якщо при цьому провадяться відповідні відрахування до Фонду або є платниками страхових внесків до Фонду на добровільних засадах за формою згідно з додатком N 4.

3.4. Інформаційний фонд Єдиного реєстру включає такі види даних:

ідентифікаційні - реєстраційний номер страхувальника; ідентифікаційний код за ЄДРПОУ; повна та скорочена назва - для юридичних осіб, їх філій, відділень, представництв та відокремлених підрозділів; реєстраційний (обліковий) номер платника податків з Тимчасового реєстру ДПАУ; ідентифікаційний номер з Державного реєстру фізичних осіб та прізвище, ім'я, по батькові - для фізичних осіб;

класифікаційні - дані про територіальну належність;

довідкові - дані про адресу, телефон, факс, банківські реквізити, прізвище керівника, форму надходження коштів до Фонду тощо;

реєстраційні - дані про державну реєстрацію, ліквідацію, тип страхувальника (визначається згідно додатка N 5), специфіку сплати внесків до Фонду (визначається згідно додатка N 6), взяття на облік та зняття з обліку як страхувальників в органах Фонду суб'єктів господарської діяльності.

3.5. В обов'язки Виконавчої дирекції Фонду по веденню Єдиного реєстру входить:

забезпечення розробки організаційних та методологічних принципів ведення Єдиного реєстру;

забезпечення розробки технології та програмно-технічних засобів ведення Єдиного реєстру;

організація за допомогою розподіленої інформаційної технології (РІТ) ведення реєстру та отримання інформації, необхідної для виконання функцій, покладених на неї;

розробка інструктивних, нормативних документів по створенню, веденню та використанню даних Єдиного реєстру;

забезпечення оновлення довідкової інформації загального призначення, яка використовується для ведення Єдиного реєстру;

проведення звірки з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та базами даних інших фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування України.

3.6. Виконавчі дирекції відділень Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі забезпечують:

організацію з використанням РІТ ведення Єдиного реєстру платників страхових внесків до Фонду в регіоні;

формування і ведення за допомогою АРМ Єдиного реєстру бази даних органів Фонду та страхувальників регіону;

чітке функціонування всіх технологічних ланок РІТ Єдиного реєстру в регіоні;

збір і обробку даних про органи Фонду в регіоні;

надання персональних кодів органам Фонду. Якщо робочим органом відділення Фонду обслуговується декілька районів (міст), то їм за погодженням з Виконавчою дирекцією Фонду надаються окремі персональні коди;

своєчасне надання Виконавчій дирекції Фонду належної інформації про робочі органи Фонду та страхувальників регіону;

підготовку пропозицій щодо удосконалення організації ведення Єдиного реєстру.

3.7. Органи Фонду забезпечують:

3.7.1. Взяття на облік юридичних та фізичних осіб - підприємців на підставі одержаного в установленому порядку від державного реєстратора інформаційного повідомлення.

3.7.2. Постановку на облік в якості страхувальників згідно з Інструкцією про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності:

- юридичних осіб за їх місцезнаходженням на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців". (За умови отримання органом Фонду довідки в довільній формі про відсутність у таких юридичних осіб окремого балансу і самостійного ведення розрахунків по оплаті праці в комірці "Тип страхувальника" картки страхувальника проставляється ознака - юридична особа, яка обслуговується централізованою бухгалтерією. Такий страхувальник знімається з обліку, а його картка переноситься в архів);

- відокремлених підрозділів (філій) юридичних осіб за місцезнаходженням цього підрозділу за умови отримання органом Фонду довідки в довільній формі про наявність у них окремого балансу і самостійного ведення розрахунків по оплаті праці, якщо інше не передбачено законом (така довідка надається органу Фонду відокремленим підрозділом (філією) юридичної особи або його головною організацією протягом десяти календарних днів з дня внесення відповідного запису про відокремлений підрозділ юридичної особи до Єдиного державного реєстру). При відсутності у них окремого балансу і самостійного ведення розрахунків по оплаті праці в комірці "Тип страхувальника" картки страхувальника проставляється ознака - відокремлений структурний підрозділ юридичної особи, який не має самостійного балансу (картка відокремленого структурного підрозділу юридичної особи зберігається в архіві);

- фізичних осіб - підприємців, які використовують найману працю - в день одержання органом Фонду в установленому порядку від органу державної служби зайнятості повідомлення про реєстрацію трудового договору (контракту) між фізичною особою - підприємцем та найманим працівником або заяви фізичної особи - підприємця про взяття його на облік у Фонді;

- фізичних осіб - підприємців, які не використовують найману працю (крім фізичних осіб - підприємців - платників єдиного податку) - з дня подання заяви про бажання брати участь у загальнообов'язковому державному соціальному страхуванні з тимчасової втрати працездатності на добровільних засадах, але не раніше взяття їх на облік в органі Фонду;

- фізичних осіб, які не мають статусу підприємців та використовують найману працю за місцем їх проживання, - в день отримання від них відповідної заяви.

3.7.3. Заповнення комірок "Тип страхувальника" та "Вид оподаткування" у картках страхувальників по кожному страхувальнику здійснюється згідно довідників, наведених в додатках N 5 та N 6 цього Положення.

3.7.4. Надання реєстраційних номерів страхувальникам.

3.7.5. Надання повідомлення про взяття на облік страхувальника залежно від способу взаємодії органу Фонду та державного реєстратора або категорії страхувальника з зазначенням персонального номера шляхом: передачі органом Фонду державному реєстратору для видачі її страхувальнику разом із свідоцтвом про державну реєстрацію або надсилання страхувальнику поштою з повідомленням про вручення або видачі страхувальнику працівником відповідного органу Фонду.

3.7.6. Збір і обробку даних про страхувальників, своєчасне внесення змін до їх карток на підставі інформації державних реєстраторів, заяв страхувальників або інших передбачених законодавством джерел інформації.

3.7.7. Формування і ведення бази даних страхувальників.

3.7.8. Чітке функціонування РІТ Єдиного реєстру на своєму рівні та своєчасну обробку запитів всіх рівнів на отримання належної інформації про страхувальників регіону.

3.7.9. Надання даних наповнення Єдиного реєстру, а також змін і доповнень до нього виконавчим дирекціям відділень Фонду за затвердженою технологією передачі даних.

3.7.10. Виявлення суб'єктів господарської діяльності, які згідно з чинним законодавством повинні бути поставлені на облік у Фонді як страхувальники.

3.7.11. Надання до виконавчої дирекції відділення Фонду пропозицій щодо удосконалення організації ведення Єдиного реєстру.

3.7.12. Видачу в установленому порядку страхувальникам довідок про відсутність заборгованості.

3.8. Процедура обміну електронною інформацією між органами Фонду та всіма рівнями розпорядників Єдиного реєстру визначається відповідним регламентом.

3.9. Інформація про зміни та доповнення бази даних Єдиного реєстру передається від органів Фонду до виконавчої дирекції відділення Фонду у вигляді електронного файла, сформованого у межах встановленого регламентом терміну подання відповідної інформації, або як відповідь на запит адміністратора бази даних виконавчої дирекції відділення Фонду в межах запитів розподіленої інформаційної технології для оперативного отримання ним відповідної інформації, за умови наявності комп'ютера та відповідних прикладних програмних засобів.

За відсутності комп'ютерної техніки інформація надається до виконавчої дирекції відділення Фонду у паперовому вигляді у терміни відповідно до цього Положення з подальшим її введенням у базу даних виконавчої дирекції відділення Фонду.

3.10. При включенні органу Фонду до Єдиного реєстру йому присвоюється 5-значний персональний код, де перші дві цифри - код регіону, решта три цифри - номер органу Фонду у відповідному відділенні Фонду з урахуванням території, яка ним обслуговується. Цим територіям надаються 5-значні персональні коди.

3.11. Включеному до Єдиного реєстру страхувальнику надається 12-значний реєстраційний номер, де перші п'ять цифр - персональний код органу Фонду з урахуванням території, що ним обслуговується; решта сім цифр - реєстраційний код страхувальника, який надається страхувальнику органом Фонду. Цей код повинен складатися виключно з цифр. В базі даних не повинно бути однакових реєстраційних номерів.

3.12. Використання реєстраційного коду страхувальником є обов'язковим при оформленні документів і веденні всіх взаєморозрахунків по коштах Фонду.

3.13. У разі отримання органом Фонду з Єдиного державного реєстру в установленому порядку повідомлення про проведення державної реєстрації змін до установчих документів, пов'язаних зі зміною місцезнаходження для юридичних осіб або місця проживання фізичної особи у межах територіального обслуговування органу Фонду чи відомостей, передбачених карткою страхувальника (додатки N 2, N 3, N 4) (назви страхувальника, зміни прізвища, імені чи по батькові або місця проживання фізичної особи тощо), до персональної справи страхувальника вносяться відповідні зміни. Персональний номер страхувальника залишається без змін.

Якщо страхувальник змінює місцезнаходження (фізична особа - місце проживання) і має обслуговуватися іншим органом Фонду, то він зобов'язаний у 15-денний термін провести розрахунки по коштах Фонду і звернутися з заявою, складеною в довільній формі, до органу Фонду за попереднім місцем обліку для отримання довідки про відсутність заборгованості. Після видачі такої довідки та на підставі отриманого повідомлення про проведення державної реєстрації змін до установчих документів, пов'язаних зі зміною місцезнаходження для юридичних осіб (місця проживання фізичної особи), орган Фонду знімає з обліку такого страхувальника.

Картка знятого з обліку страхувальника переноситься в архів попереднього органу Фонду і за новим місцем обліку не передається, а персональний номер у даного органу Фонду надалі не використовується. Платежі страхувальника, що знявся з обліку, враховуються в базі даних до кінця поточного року. Заява страхувальника підшивається до його персональної справи. За новою адресою він підлягає постановці на облік як страхувальник в порядку, визначеному Інструкцією про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

При взятті на облік у іншому органі Фонду страхувальнику надається новий реєстраційний номер за Єдиним реєстром.

У випадку взяття на облік страхувальника (при зміні місцезнаходження юридичної особи, а фізичної особи - місця проживання), який раніше знаходився на обліку як страхувальник в даному органі Фонду, може використовуватися його попередній реєстраційний номер за Єдиним реєстром.

Всі питання, що виникають при зміні місця обліку, в тому числі стосовно бухгалтерських взаєморозрахунків, вирішуються відповідно до Інструкції про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Інформація про зміни, що сталися в базі даних страхувальників даного органу Фонду, щоквартально під час подання фінансової звітності за встановленою формою передаються до виконавчих дирекцій відділень Фонду.

3.14. Після отримання з Єдиного державного реєстру повідомлення про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем із зазначенням номера та дати внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру та відомостей реєстраційної картки на проведення державної реєстрації припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем органи Фонду фіксують отриману інформацію в картці страхувальника.

Фізичні особи, які не мають статусу підприємців, знімаються з обліку органом Фонду на підставі заяви довільної форми після остаточних розрахунків з Фондом.

Зняття з обліку фізичних осіб, взятих на облік на добровільних засадах, здійснюється згідно Порядку страхування осіб на добровільних засадах за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, затвердженим постановою правління Фонду від 02.06.2005 р. N 62 (із змінами та доповненнями).

У випадках, наведених в цьому пункті, суб'єктом господарської діяльності втрачається статус страхувальника, а органами Фонду вносяться відповідні дані до персональної справи страхувальника. Персональна справа страхувальника закривається. Персональний номер ліквідованого страхувальника у подальшому не використовується, а його платежі враховуються в базі даних до кінця поточного року. Персональна справа ліквідованого страхувальника зберігається протягом трьох років.

Якщо фізична особа, в тому числі підприємець, яка втратила статус страхувальника-роботодавця (за умови припинення використання праці найманих працівників) знову уклала трудовий договір (контракт) і, внаслідок цього, набула статус страхувальника, їй може надаватись попередній реєстраційний номер (картка страхувальника поновлюється).

Інформація за встановленою формою щоквартально передається органом Фонду до виконавчих дирекцій відділень Фонду.

3.15. Відповідальність за неякісне або несвоєчасне внесення даних про страхувальників в межах Єдиного реєстру, змін до них покладається на органи Фонду. При порушенні порядку ведення Єдиного реєстру окремими органами Фонду до їх посадових осіб застосовуються адміністративні та фінансові санкції згідно з чинним законодавством України.

4.1. Дані Єдиного реєстру надаються та використовуються з дотриманням вимог, передбачених законодавством про інформацію.

4.2. Роз'яснення по застосуванню даного Положення здійснюється Виконавчою дирекцією Фонду.

0. Юридична особа

1. Фізична особа (особисто)

2. Особа з реєстру ДПАУ

3. Фізична особа - роботодавець

4. Відокремлений підрозділ (без права юридичної особи)

5. Юридична особа, розрахунки з оплати праці працівників якої проводяться централізованою бухгалтерією

6-7. Резерв (заблоковано)

1. Загальна система

2. Єдиний податок.

3. Резерв

4. Добровільно застраховані особи

5. Підприємства, організації інвалідів

6. Підприємства УТОГ, УТОС

7-9. Резерв (заблоковано)