Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

З метою удосконалення реалізації переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу та впорядкування окремих питань цієї діяльності

1. Затвердити Програму переведення документообігу центрального апарату Головдержслужби України у електронну безпаперову форму (додається).

2. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби України, керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України забезпечити в межах компетенції перехід центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу відповідно до вимог та у терміни, встановлені Програмою переведення документообігу центрального апарату Головдержслужби України у електронну безпаперову форму.

3. Затвердити Загальний порядок організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України (додається).

4. Затвердити Посадові рольові інструкції щодо організації роботи у режимі безпаперового електронного документообігу для керівництва Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, керівників підрозділів, що входять до складу структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, головних спеціалістів центрального апарату Головдержслужби України та реєстратора Головдержслужби України (додаються).

5. Затвердити Положення про організацію періодичних навчань персоналу Головдержслужби України з питань використання системи електронного документообігу (додається).

6. Управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби, разом з керівниками інших структурних підрозділів Головдержслужби України забезпечити в межах компетенції проведення періодичних навчань персоналу Головдержслужби України відповідно до вимог та у терміни, встановлені Положенням про організацію періодичних навчань персоналу Головдержслужби України з питань використання системи електронного документообігу.

7. Затвердити Порядок подання заявок на технічне обслуговування системи електронного документообігу та форму Заявки на технічне обслуговування системи електронного документообігу (додаються).

8. Визначити управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби відповідальним управлінням з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України.

9. Визначити управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи відповідальним за виконання функцій Служби керівника в межах реалізації рольових функцій учасників безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України та начальника зазначеного управління відповідальним за виконання функцій керівника відповідної служби.

10. Управлінню справами забезпечити оперативне інформування відповідального управління з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України щодо створення, зміни та ліквідації електронних адрес персоналу Головдержслужби України.".

11. Сектору кадрової роботи забезпечити оперативне інформування відповідального управління з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України щодо поточних кадрових змін у центральному апараті Головдержслужби України.

12. Встановити, що право вносити терміни виконання до простих (з одним пунктом виконання) та складних (з кількома пунктами виконання) резолюцій відноситься до компетенції Начальника Головдержслужби, а у випадку необхідності встановлення випереджувального терміну - до компетенції першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби.

13. Головним спеціалістам, що виконують функції діловодів структурних підрозділів, обов'язково здійснювати у системі електронного документообігу закриття контролів виконаних електронних резолюцій, головними виконавцями яких є відповідні структурні підрозділи.

14. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника Начальника Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України, керівника сектору кадрової роботи.

15. Визнати наказ Головдержслужби України від 18 грудня 2008 року N 369 таким, що втратив чинність.

16. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Переведення документообігу центрального апарату Головдержслужби України здійснюється у чотири етапи, під час кожного з яких здійснюється впровадження та випробування окремої групи функцій без паперового документообігу.

1.2. Перший етап "Тестовий режим безпаперового електронного документообігу" здійснюватиметься з 08.01.2009 року до 31.01.2009 року.

1.3. Другий етап "Режим інформаційного безпаперового електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.02.2009 року до 28.02.2009 року.

1.4. Третій етап "Режим погодження у форматі безпаперового електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.03.2009 року до 30.04.2009 року.

1.5. Четвертий етап "Режим остаточного безпаперового електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.05.2009 року до 30.06.2009 року.

2.1. Реалізація Тестового режиму безпаперового електронного документообігу передбачає, не відмовляючись від існуючого порядку паперового документообігу, освоєння на практиці персоналом Головдержслужби України основних принципів роботи із системою електронного документообігу в межах організації доведення до виконавців в електронному вигляді усіх доручень керівництва Головдержслужби України до службових записок, апаратних та інших нарад керівництва.

2.2. Принципи реалізації другого етапу.

2.2.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому вигляді:

- доручень керівництва Головдержслужби України до службових записок;

- протоколів апаратних та інших нарад керівництва;

- інформаційних листів;

- службових записок структурних підрозділів.

2.2.2. Обов'язковість створення електронних образів вхідних, вихідних та внутрішніх документів, з урахуванням положень Загального порядку організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України щодо сканування документів.

2.2.3. Обов'язковість накладання на електронні документи електронних резолюцій особами, які є їх авторами.

2.3. Принципи реалізації третього етапу:

2.3.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому вигляді Наказів Головдержслужби України.

2.3.2. Запровадження з 01.03.2009 року безпаперового погодження в межах підготовки:

- подань щодо зняття з контролю та щодо перенесення терміну;

- інформаційних листів, за підписом заступників Начальника Головдержслужби;

- службових записок між структурними підрозділами.

2.3.3. Запровадження з 01.04.2009 року безпаперового погодження в межах підготовки:

- листів до територіальних управлінь Головдержслужби України;

- усіх інформаційних листів до органів державної влади;

- усіх службових записок.

2.3.4. Запровадження використання електронного цифрового підпису при накладанні електронних резолюцій та візуванні електронних документі".

2.3.5. Запровадження використання засобів електронного контролю за проходженням електронного документа.

2.4. Принцип реалізації четвертого етапу

2.4.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому вигляді:

- листів із постановчим питанням, в тому числі доручень Кабінету Міністрів України;

- актів Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України.

2.4.2. Запровадження безпаперового погодження в межах підготовки усіх документів, що готуються у центральному апараті Головдержслужби України.

2.4.3. Внесення управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю змін до Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженого наказом Головдержслужби України від 20.07.2006 N 262, щодо переведення внутрішнього документообігу Головдержслужби України у безпаперову форму.

2.5. Перший робочий день після закінчення четвертого етапу, вважається днем припинення функцій діловодів структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в частині забезпечення здійснення документообігу відповідних структурних підрозділів.

3.1. Керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України подають відповідальному управлінню з питань впровадження безпаперового документообігу до дня закінчення відповідного етапу, інформацію про стан та результати впровадження відповідного етапу.

3.2. Відповідальне управління з питань впровадження безпаперового документообігу узагальнює подану структурними підрозділами інформацію та подає її на розгляд Начальнику Головдержслужби України впродовж п'яти робочих днів з дня закінчення відповідного етапу.

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Цим Загальним порядком визначається загальна схема організації безпаперового електронного документообігу, на базі якої зобов'язані організовувати свою роботу усі структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби.

1.3. Робота у режимі Е-документообігу здійснюється відповідно до чітко розмежованих цим Загальним порядком шести груп посадових та двох субгруп функціональних повноважень та обов'язків.

1.4. Цим Загальним порядком встановлюються наступні групи посадових повноважень та обов'язків, що здійснюються у системі Е-документообігу:

- керівництво Головдержслужби України;

- реєстратори Головдержслужби України;

- контролер Е-документообігу Головдержслужби України;

- керівники структурних підрозділів;

- керівники підрозділів;

- головні спеціалісти.

1.5. Цим Загальним порядком встановлюються наступні субгрупи функціональних обов'язків, що здійснюються у системі Е-документообігу: Служба керівника та реєстратори структурних підрозділів.

1.6. Окремою групою учасників Е-документообігу визначаються адміністратори системи Е-документообігу. Функції та права адміністратора визначаються окремим нормативним актом Головдержслужби України.

1.7. Цим Загальним порядком встановлюються три основні типи електронного документу (далі - Е-документ) в залежності від стадії безпаперового документообігу:

- вхідний електронний документ або електронний документ - Е-документ, на стадії доведення передбачених у ньому завдань до виконавця;

- зворотний електронний документ - Е-документ, підготовлений на виконання вхідного Е-документа, який проходить процедуру погодження;

- вихідний електронний документ - Е-документ, створений внаслідок реєстрації підписаного вихідного паперового документа, який направляється адресату.

2.1. Реєстрація вхідних документів Головдержслужби України здійснюється виключно реєстраторами Головдержслужби України.

2.2. Паперовий вхідний документ, що надійшов до Головдержслужби України, в першу чергу, надходить до реєстраторів Головдержслужби України, якими здійснюється реєстрація вхідного паперового документа, внаслідок чого створюється повністю відповідний йому Е-документ.

2.3. В межах створення Е-документа обов'язково здійснюється:

- створення електронної реєстраційної картки контролю документа (далі - ЕРКК) у відповідному електронному журналі реєстрації;

- створення електронного образу документа, що не редагується шляхом сканування паперового документа разом із усіма його додатками, окрім випадків визначених розділом 13 цього Загального порядку.

2.4. Паперовий документ, після створення повністю відповідного йому Е-документа, залишається у реєстраторів Головдержслужби.

2.5. Створений Е-документ передається реєстратором Головдержслужби України по "руху документів" до керівника Служби керівника або, в окремих випадках, до одного з заступників Начальника Головдержслужби України.

3.1. Керівник Служби керівника розглядає отриманий від реєстратора Головдержслужби України Е-документ та передає його по "руху документів" до уповноваженого представника Служби керівника.

3.2. Уповноважений представник Служби керівника визначається керівником Служби керівника.

3.3. Уповноважений представник Служби керівника створює підтверджені його особистим електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП) проекти електронних резолюцій Начальника Головдержслужби України, після чого передає електронні документи по "руху документів" до Начальника Головдержслужби України.

3.4. Проектом резолюції Начальника Головдержслужби України (резолюції вищого ступеню) виключно визначаються:

- головний виконавець та співвиконавці електронного документа з числа заступників Начальника Головдержслужби України;

- розподіл завдань за документом між визначеними співвиконавцями.

3.5. Начальник Головдержслужби України, або особа, що виконує його обов'язки, опрацьовує Е-документ, після чого:

- редагує та/або підтверджує особистим ЕЦП підготовлені проекти резолюцій вищого ступеню;

- здійснює автоматичне повідомлення виконавців Е-документа, визначених накладеною резолюцією, щодо включення їх до резолюції. (Пункт 4.2.3 Посадової рольової Інструкції для керівництва Головдержслужби).

4.1. Перший заступник, заступники Начальника Головдержслужби України (далі - Заступники) здійснюють первинне, у випадку отримання Е-документа від реєстраторів Головдержслужби України, або вторинне, у випадку отримання Е-документа на підставі резолюції вищого ступеню, опрацювання Е-документа.

4.2. Заступник, після опрацювання Е-документа, накладає електронну резолюцію (резолюції першого ступеню), підтверджену його особистим ЕЦП, якою виключно визначаються:

- головний виконавець та співвиконавці електронного документа з числа керівників або осіб, що виконують обов'язки керівників структурних підрозділів підпорядкованих Заступнику;

- розподіл завдань за документом між визначеними співвиконавцями.

4.3. При створенні електронної резолюції Заступник одразу здійснює автоматичні повідомлення виконавцям Е-документа, визначених цією резолюцією. (Пункт 4.2.3 Посадової рольової інструкції для керівництва Головдержслужби).

5.1. Керівник структурного підрозділу опрацьовує отриманий на підставі резолюції першого ступеню Е-документ та накладає, відповідно до вимог Розділу 3 Посадової рольової Інструкції для керівників структурних підрозділів Головдержслужби, резолюцію щодо організації виконання завдань передбачених Е-документом та резолюціями вищого і першого ступенів.

5.2. Електронною резолюцією керівника структурного підрозділу, яку обов'язково підтверджено його особистим ЕЦП, виключно визначаються:

- головний виконавець та співвиконавці електронного документа з числа заступника керівника структурного підрозділу, керівників підрозділів, що входять до складу структурного підрозділу, або осіб, що виконують їх обов'язки;

- виконавці документа з числа спеціалістів відповідного структурного підрозділу, але виключно у випадках необхідності забезпечення відповідним виконавцем окремих специфічних завдань, за виконання яких у структурному підрозділі він відповідає;

- розподіл завдань за документом між визначеними співвиконавцями.

6.1. Керівник підрозділу, що входить до складу структурного підрозділу (далі - керівник підрозділу) опрацьовує отриманий на підставі електронної резолюції керівника структурного підрозділу Е-документ та накладає, відповідно до вимог Розділу 3 Посадової рольової Інструкції для керівників підрозділів, що входять до складу структурних підрозділів Головдержслужби, резолюцію щодо визначення з числа його підлеглих відповідального виконавця Е-документа по підрозділу.

6.2. Електронна резолюція, накладена керівником підрозділу, обов'язково підтверджується його особистим ЕЦП.

7.1. Створення зворотного Е-документа, як правило, здійснюється його головним виконавцем, відповідальним за виконання завдання у Головдержслужбі вцілому.

7.2. Створення зворотного Е-документа включає:

- формування за результатами виконання визначених завдань та опрацювання наданих матеріалів Е-документа у форматі *.rtf;

- створення електронного образу, що редагується, у ЕРКК Е-документа, на виконання якого формується зворотній Е-документ;

- підписання створеного електронного образу, що редагується, особистим ЕЦП автора документа.

7.3. Створений зворотній Е-документ передається по "Руху документів" на візування до безпосереднього керівника працівника, яким створено зазначений Е-документ. У загальному випадку відповідна передача здійснюється від головного спеціаліста до керівника відділу або сектору.

7.4. Керівник відділу або сектору:

- корегує та/або підтверджує своїм особистим ЕЦП зворотній Е-документ, після чого розпочинає процедуру його погодження;

- повертає зворотній Е-документ автору із вмотивованими зауваженнями.

8.1. Якщо керівником структурного підрозділу до виконання певного завдання (доручення) було залучено кілька підлеглих йому підрозділів, тоді керівник підрозділу, у якому підготовлено зворотній Е-документ, забезпечує погодження зворотного Е-документа в межах одного структурного підрозділу.

8.2. Вимоги щодо здійснення погодження за пунктом 8.1 цього Загального порядку.

8.2.1. Підготовлений зворотній Е-документ передається по "руху документів" до усіх керівників підрозділів визначених співвиконавцями цього документа.

8.2.2. Зворотній Е-документ передається як "Нова копія", при цьому у поле "Додаткова інформація" форми "Передача документа" обов'язково вноситься запис "На погодження".

8.2.3. Керівник підрозділу, яким отримано зворотній Е-документ для погодження:

- візує своїм особистим ЕЦП зворотній Е-документ, після чого повертає його особі, що передала цей документ на погодження;

- повертає зворотній Е-документ особі, що передала його на погодження, із вмотивованими зауваженнями.

8.2.4. Керівник підрозділу, який здійснює погодження:

- редагує повернутий йому із зауваженнями зворотній Е-документ та повторно направляє його на погодження до особи, якою цей документ ще не бур погоджений:

- після погодження зворотного Е-документа усіма його співвиконавцями передає цей документ по "руху документів" до керівника структурного підрозділу.

8.2.5. Керівник підрозділу, яким отримано зворотній Е-документ для погодження, зобов'язаний розглянути надісланий йому зворотній Е-документ впродовж 2 годин з моменту отримання ним документа.

8.3. Якщо керівником структурного підрозділу виконавцем певного завдання (доручення) було визначено лише один з підлеглих йому підрозділів, тоді керівник підрозділу, у якому підготовлено зворотній Е-документ, після підписання такого документа одразу передає його по "руху документів" до керівника структурного підрозділу із записом "До візування".

8.4. Вимоги щодо проходження візування керівником структурного підрозділу зворотного Е-документа є аналогічними вимогам встановленим пунктом 8.2 цього Загального положення та з урахуванням відмінностей визначених пунктом 8.3 цього ж Загального положення.

9.1. Термінові документи, тобто такі, що мають термін виконання до двох днів, погоджуються у паперовому вигляді.

9.2. Загальне погодження зворотного Е-документа я межах центрального апарату Головдержслужби забезпечує керівник підрозділу (відділу або сектору), у якому підготовлено проект-зворотного Е-документа.

9.3. Вимоги щодо здійснення загального погодження зворотного Е-документа.

9.2.1. Загальне погодження зворотного Е-документа здійснюється у два етапи:

- перший етап - внесення пропозицій до документа, здійснюється через електронну пошту:

- другий етап - візування Е-документа, здійснюється у системі електронного документообігу Головдержслужби України.

9.2.2. В першу чергу, підготовлений зворотній Е-документ передається до Заступника - куратора структурного підрозділу, у якому було підготовлено зворотній Е-документ.

9.2.3. Підготовлений та завізований особистим ЕЦП куратора зворотній Е-документ передається до усіх керівників структурних підрозділів, визначених співвиконавцями цього документа, та Заступників, визначених резолюцією вищого ступеню (окрім куратора).

9.2.4. Зворотній Е-документ передасться як "Нова копія", при цьому у поле "Додаткова інформація" форми "Передача документа" обов'язково вноситься запис "Загальне погодження" або "Для візування", у випадку передачі куратору.

9.2.5. Особа, яка отримала зворотній Е-документ в межах процедури загального погодження:

- візує своїм особистим ЕЦП зворотній Е-документ, після чого повертає його особі, що передала цей документ до нього на погодження;

- повертає зворотній Е-документ особі, що передала його на погодження, із вмотивованими зауваженнями.

9.2.6. Керівник підрозділу, який здійснює погодження:

- редагує повернутий йому із зауваженнями зворотній Е-документ та повторно направляє його на погодження до особи, якою цей документ ще не був погоджений;

- після погодження зворотного Е-документа усіма його співвиконавцями передає цей документ по "руху документів" до керівника Служби керівника, при цьому у поле "Додаткова інформація" форми "Передача документа" обов'язково вноситься запис "До підпису".

9.2.7. Заступник або керівник структурного підрозділу, яким отримано зворотній Е-документ в межах процедури загального погодження, зобов'язаний розглянути надісланий йому зворотній Е-документ впродовж:

- 1 робочого дня з моменту передачі йому документа, із терміном виконання від 8 до 30 днів:

- 5 робочих годин з моменту передачі йому документа, із терміном виконання від 3 до 7 днів.

9.4. Якщо резолюціями вищого та першого ступенів виконавцем певного завдання Доручення) було визначено лише один з структурних підрозділів, тоді керівник відповідного підрозділу, після підготовки та візування його особистим ЕЦП зворотнього Е-документа, одразу передає відповідний зворотній Е-документ по "руху документів" до керівники Служби керівника із записом "До підпису".

9.5. Якщо вихідний документ за створеним та погодженим зворотнім Е-документом підписується Заступником, тоді такий Е-документ не передасться до Служби керівника, а. відповідно до вимог розділу 10 цього Загального порядку, подасться на підпис відповідному Заступнику.

10.1. Цим Загальним положенням визначаються дві окремі процедури створення та підписання вихідних документів на базі підготовлених та погоджених зворотних Е-документів: підписання вихідних документів Начальником Головдержслужби та підписання вихідних документів Заступником.

10.2. Вимоги щодо забезпечення підписання документів Начальником Головдержслужби, або особою, що виконує його обов'язки:

10.2.1. Керівник Служби керівника, після отримання ним зворотного Е-документа, візує його своїм персональним ЕЦП.

10.2.2. Керівник Служби керівника мас право доручити розгляд зворотних Е-документів уповноваженому представнику Служби керівника. В цьому випадку зворотній Е-документ повинен бути також завізований його персональним ЕЦП.

10.2.3. Керівник Служби керівника має право повернути по "руху документа" зворотній Е-документ із вмотивованими зауваженнями за результатами опрацювання відповідною Е-документа Начальником Головдержслужби або Службою керівника, до особи, якою відповідний документ було передано "До підпису".

10.2.4. Завізований належним чином Службою керівника зворотній Е-документ роздруковується та подається керівником або уповноваженим представником Служби керівника на підпис Начальнику Головдержслужби.

10.2.5. Начальник Головдержслужби розглядає вихідні документи лише у паперовому вигляді.

10.2.6. Накладання особистого ЕЦП Начальника Головдержслужби на вихідний Е-документ здійснюється лише після підписання Начальником Головдержслужби відповідного паперового вихідного документа.

10.2.7. Накладання особистого ЕЦП Начальника Головдержслужби, як правило, здійснюється Начальником Головдержслужби особисто, але за особистим дозволом Начальника Головдержслужби накладання його особистого ЕЦП здійснюється керівником або уповноваженим представником Служби керівника.

10.3. Вимоги щодо забезпечення підписання документів Заступником:

10.3.1. Якщо вихідний документ за створеним та погодженим зворотнім Е-документом підписується Заступником, тоді такий Е-документ одразу після його погодження особистим ЕЦП відповідного Заступника, як правило, повертається по "Руху документів" керівнику структурного підрозділу, у якому було створено відповідний Е-документ із вказівкою "Подати на підпис".

10.3.2. Керівник структурного підрозділу, після надходження до нього зворотного Е-документа із вказівкою "Подати на підпис", роздруковує зворотний Е-документ та подає його на підпис відповідному Заступнику.

10.3.3. Вихідний паперовий документ підписується Заступником лише після того, як цим заступником було особисто підписано відповідний зворотній Е-документ.

10.3.4. Накладання особистого ЕЦП Заступника на вихідний Е-документ здійснюється лише після підписання ним відповідного паперового вихідного документа.

10.4. Вихідні паперові документи підписуються лише у одному оригінальному примірнику (на бланку).

10.5. Підписаний паперовий документ передасться особі - автору відповідного зворотного Е-документа, який особисто передає його до реєстраторів Головдержслужби України на реєстрацію.

11.1. Реєстрація вихідних документів Головдержслужби України здійснюється виключно реєстраторами Головдержслужби України.

11.2. Паперовий вихідний документ, переданий реєстраторам Головдержслужби України його автором, проходить вихідну реєстрацію, внаслідок чого створюється повністю відповідний йому вихідний Е-документ.

11.3. В межах створення вихідного Е-документа обов'язково здійснюється:

- створення ЕРКК вихідного документа у електронному журналі реєстрації вихідних документів;

- внесення до ЕРКК вихідного документа наступних реквізитів: вид документа, його статус (інформаційний або постановчий), найменування відповідального підрозділу (лише з переліку структурних підрозділів), прізвище відповідального виконавця, прізвище і посада особи, яка підписала вихідний паперовий документ, стислий зміст та адресат документа;

- створення електронного образу документа, що не редагується шляхом сканування паперового документа разом із усіма його додатками, окрім випадків визначених розділом 13 цього Загального порядку.

11.4. Паперовий документ, після створення повністю відповідного йому вихідного Е-документа відправляється адресату.

11.5. Зберігання вихідних документів, підписаних особистими ЕЦП, здійснюється лише у електронному вигляді, оскільки зазначені ЕЦП мають статус юридично значимих.

12.1. До внутрішніх документів Головдержслужби України (далі - внутрішні документи), що підлягають проходженню у безпаперовому режимі, відносяться:

- Накази Головдержслужби України:

- протоколи нарад керівництва Головдержслужби України;

- доручення Начальника Головдержслужби;

- окремі доручення заступників Начальника Головдержслужби;

- подання про перенесення терміну та про зняття з контролю;

- службові записки.

12.2. Безпаперовий електронний документообіг внутрішніх документів здійснюється відповідно до вимог розділів 2-11 цього Загального порядку, але з урахуванням особливостей визначених розділом 12 цього ж Загального порядку.

12.3. Усі службові записки структурних підрозділів реєструються виключно реєстраторами відповідного структурного підрозділу.

12.4. Службові записки між структурними підрозділами, після їх підписання особистим ЕЦП керівника структурного підрозділу, не роздруковуються, а лише передаються їх адресатам по "руху документів".

12.5. Службові записки, до яких планується доручення Начальника Головдержслужби, роздруковуються та подаються до Служби керівника лише після їх погодження усіма заінтересованими Заступниками та керівниками структурних підрозділів.

12.6. При реєстрації доручень Начальника Головдержслужби до службових записок реєструється лише саме доручення, при цьому службова записка визначається лише як його додаток.

12.7. Окремі доручення заступників Начальника Головдержслужби реєструються одразу при їх підготовці самими Заступниками, після чого підписуються їх особистими ЕЦП та передаються до виконавців через накладання електронних резолюцій.

12.8. Протоколи нарад керівництва Головдержслужби України та доручення Начальника Головдержслужби реєструються одразу при їх підготовці керівником Служби керівника, після чого передаються на підпис до Начальника Головдержслужби.

12.9. Протоколи апаратних та інших нарад керівництва Головдержслужби України доводяться до виконавців шляхом їх розміщення на внутрішньому сайті Головдержслужби.

12.10. Подання про перенесення терміну та про зняття з контролю готуються в межах ЕРКК документа, до якого вони подаються.

Електронний образ відповідного подання повинен мати назву, що містить призначення подання та термін його здійснення.

При передачі погодженого подання до керівника Служби керівника обов'язково зазначаються слова "Подання про перенесення терміну" або "Подання про зняття з контролю".

12.11. Процедура підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби визначається окремим наказом.

13.1. Заборонено створення та розміщення у закладці "Вміст" ЕРКК Е-документа будь-якого електронного образу, що містить інформацію із грифом "для службового користування".

13.2. Електронний вміст не створюється при реєстрації актів Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, що надійшли лише для ознайомлення.

13.3. Якщо додатком до документа з книги, журнали, брошури тощо, то такі додатки не скануються незалежно від типу документа.

13.4. Документи, додатки до яких не підлягають скануванню:

- бухгалтерські та фінансові документи;

- періодичні звіти органів державної влади та місцевого самоврядування;

- звіти територіальних управлінь Головдержслужби;

- документи щодо присвоєння рангів державним службовцям;

- документи щодо продовження терміну перебування на державній службі;

- документи щодо перевірки призначення на посади державної служби;

- звернення громадян.

13.5. Заборонено здійснювати накладання резолюцій, передачу документа та накладання особистого ЕЦП від чужого імені, окрім випадку, встановленого пунктом 10.2.7 цього Загального порядку.

13.6. Заборонено вносити терміни виконання до електронних резолюцій з одним пунктом виконання (простих резолюцій).

14.1. Положення цього Загального порядку є загальним принципом організації безпаперового Е-документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, які вводяться в дію з урахуванням Програми переведення документообігу центрального апарату Головдержслужби України у електронну безпаперову форму.

14.2. Працівникам Головдержслужби, при застосуванні положень цього Загального порядку, в першу чергу, необхідно керуватись їх відповідними посадовими рольовими інструкціями щодо організації роботи у режимі безпаперового електронного документообігу.

14.3. Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу до затвердження порядку, яким визначатимуться засади організації безпаперового електронного документообігу зазначеній установі, керуватись положеннями цього Загального порядку з урахуванням особливостей організації документообігу в Центрі адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу.

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Організація безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми його організації, визначеної Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України.

1.3. Робота у режимі Е-документообігу для керівництва Головдержслужби організується відповідно до положень цієї інструкції.

1.4. Вхід до системи Е-документообігу здійснюється з ярлика "Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою відкривається форма "Вхід до системи".

1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином:

- поле "Домен" - guds;

- поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД;

- поле "Сервер" - sunrise;

- опція "Зберегти пароль" - включена;

- опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена;

- опція "Очистити Кеш при старті" - включена.

1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути кнопку "ОК", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того, щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".

1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи (вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина робочої області), робочої області (права частина системи) та інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).

1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за допомогою яких реалізуються основні функції керівництва Головдержслужби України, а саме:

- "Рух документа" - отримання документа, його розгляд, накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП), накладання резолюцій, передача документа;

- "Контроль керівником підрозділу" - контроль виконання завдань, визначених власними резолюціями;

- "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами;

- "Звіти" - моніторинг стану виконання структурними підрозділами покладених на них завдань.

1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі ярликів.

1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу даних (світлофор: зелений - робота без перебоїв, жовтий - дані із серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не надходять).

2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з керівництва Головдержслужби України надходять на його особисту адресу електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації відповідного документа.

2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно відкрити перелік "підтверджених передач Е-документів: панель ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.

2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів знайти необхідний документ потрібно:

- на панелі інструментів робочої області відключити автофільтр (лупа на фоні документа);

- правою кнопкою миші натиснути на назві колонки "Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори - сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній порядок);

- розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш відповідний.

2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійним клік лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну контрольну картку (далі - ЕРКК).

2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді сканера (розділ 5 цієї Інструкції).

2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не підлягає підтвердженню.

2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому куті ЕРКК.

2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі", після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" - Е-документ отримано.

2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли:

- сьогодні - папка "Сьогодні";

- впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень";

- впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць";

- впродовж поточного року - папка "Поточний рік";

- впродовж інших років.

2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває ЕРКК Е-документа для роботи.

2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після мого документ повертається у папку "Непідтверджені".

2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".

3.1. Посадові особи з числа керівництва Головдержслужби України, в межах своєї компетенції, здійснюють накладання двох типів електронних резолюцій (далі - Е-резолюції): простих та складних.

3.2. Накладання усіх Е-резолюцій здійснюється на закладці "Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.

3.3. Накладання Е-резолюцій у вікні резолюцій закладки "Резолюції".

3.3.1. Усі резолюції накладаються з активної строки вікна резолюцій шляхом встановлення на неї курсору.

3.3.2. Незалежно від типу Е-резолюції, перша резолюція у вікні резолюцій, а також усі резолюції Начальника Головдержслужби України завжди накладаються з першої активної строки вікна резолюцій "Резолюції".

3.3.3. Е-резолюції заступників Начальника Головдержслужби України накладаються з активної строки резолюції Начальника Головдержслужби України, якою визначено одним з її виконавців відповідного заступника.

3.4. Порядок накладання простих Е-резолюцій.

3.4.1. Перейти на активне поле вікна резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.4.2. Натиснути кнопку "Додати -> Резолюцію ...", після чого відкривається форма "Резолюція".

3.4.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке заповнюється автоматично для посадових осіб з числа керівництва Головдержслужби України або визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.4.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора резолюції обирається його посада (для посадових осіб з числа керівництва Головдержслужби України поле заповнюється автоматично).

3.4.5. У полі "Зміст" вводиться текст самої резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки "З шаблону...", після чого відкривається перелік стандартних резолюцій, з якого подвійний клік лівої кнопки миші додає необхідну резолюцію.

3.4.6. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання цієї резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.4.7. Для введення переліку виконавців у підрозділі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.

3.4.8. Після того, як виконавців було додано до підрозділу "Виконавці" форми "Резолюції", натискаємо кнопку "OK" - просту Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції.

3.5. Порядок накладання складних Е-резолюцій.

3.5.1. Перейти на активне поле вікна резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...", після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої резолюції.

3.5.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.5.4. У полі "Посада" після введення прізвища автора резолюції обирається його посада.

3.5.5. Поле "Зміст" форми "Складна резолюція", як правило, не заповнюється.

3.5.6. Для додавання до резолюції пункту виконання натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Пункт складної резолюції"'.

3.5.7. У полі "N" вводиться номер розділу, підрозділу, пункту чи підпункту документа, до якого вводиться відповідний пункт резолюції.

3.5.8. У полі "Зміст" вводиться текст по пункту резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки" З шаблону...".

3.5.9. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання відповідного пункту резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.5.10. Для введення переліку виконавців по пункту резолюції, у полі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до Розділу 4 цієї Інструкції.

3.5.11. Після того, як виконавців було додано до поля "Виконавці" форми "Пункт складної резолюції" натискаємо кнопку "OK" - повертаємося до форми "Складна резолюція".

3.5.12. Повторюємо дії, викладені у підпунктах 3.5.6-3.5.11 цього Загального порядку, створюючи необхідну кількість резолюцій за пунктами документа.

3.5.13. Після завершення створення резолюцій за пунктами, у формі "Складна резолюція" натискаємо кнопку "OK" - складну Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції.

3.6. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими електронними цифровими підписами авторів резолюції, що накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція" та "Складна резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком, визначеним розділом 6 цієї Інструкції.

4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до створених резолюцій.

4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець":

4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку значень: співвиконавець. до відома, контролер та куратор.

4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця резолюції, яке видається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою кнопкою миші.

4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції, необхідно увімкнуте опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при цьому:

- стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр";

- у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище відправника Е-документа (Начальник Головдержслужби України або його заступник);

- у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме Е-документ передається: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця документа або інформування до відома.

4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до поля "Уточнення".

4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції.

4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати зазначені поля форми "Виконавець", але має доступ до поля "Звіт виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".

5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці "Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не редагується, та такий, що редагується.