Посилання скопійовано

Документ підготовлено в системі iplex

Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

Головне управління державної служби України | Наказ, Форма типового документа, Положення, Інструкція, Порядок, Програма від 02.03.2009 № 60

3.4.8. Після того, як виконавців було додано до підрозділу "Виконавці" форми "Резолюції", натискаємо кнопку "ОК" - просту Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції".

3.5. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими електронними цифровими підписами авторів резолюції, що накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком, визначеним розділом 6 цієї Інструкції.

4. Порядок додавання виконавців до резолюції

4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до створених резолюцій.

4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець":

4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку значень: співвиконавець, до відома, контролер та куратор.

4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця резолюції, яке видається за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою кнопкою миші.

4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції необхідно увімкнути опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при цьому:

- стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр";

- у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище відправника Е-документа (керівник підрозділу);

- у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме Е-документ передається: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця документа або інформування до відома.

4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до поля "Уточнення".

4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції.

4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати зазначені поля форми "Виконавець", але мас доступ до поля "Звіт виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".

5. Робота з електронним образом документа

5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці "Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не редагується, та такий, що редагується.

5.2. Як правило, електронний образ документа, що не редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а електронний образ документа, що редагується - значком із зображенням логотипу MS Word.

5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку відповідного документа.

5.4. Відкриття електронного образу документа, що не редагується передбачає можливість лише його перегляду, маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані, а також його друк (значок меню із принтером).

5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується, передбачає можливість його повного редагування, форматування та друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного образу, відбувається автоматично при закритті документа.

5.6. Додавання електронного образу документа, що редагується, здійснюється наступним чином:

- у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Вміст";

- натиснути кнопку "Додати -> з файлу...";

- у стандартному вікні Windows "відкрити файл" необхідно знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку "Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст".

5.7. У якості електронного образу документа, що редагується, необхідно додавати файли MS Word, що збережено у форматі *.rtf.

5.8. Вилучення будь-якого електронного образу документа здійснюється шляхом виділення відповідного значка та натискання кнопки "Вилучити".

6. Накладання особистих електронних цифрових підписів

6.1. Особистий ЕЦП накладається у двох випадках: при створенні резолюції до Е-документа (закладка "Підписи" у формі "Резолюція") та при візуванні зворотного Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).

6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП.

6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис".

6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій).

6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною системою натиснути кнопку "Підписати".

6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним користувачем.

6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.

6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого особистого ЕЦП, тоді він мас здійснити перевірку підпису, порядок здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Перевірити".

6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП. тоді він має виділити запис про підписання ним резолюції/документа після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Відкликати".

7. Передача Е-документа

7.1. Передача Е-документа від керівника підрозділу до головного спеціаліста здійснюються в межах процедури накладання резолюцій відповідно до підпунктів 4.2.3 та 4.2.5 цієї Інструкції.

7.2. Усі передачі документа між підрозділами центрального апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа" ЕРКК Е-документа.

7.3. Загальний порядок передачі Е-документа між підрозділами, що входять до одного структурного підрозділу.

7.3.1. Керівник підрозділу, після отримання зворотного Е-документа, від підлеглого головного спеціаліста опрацьовує електронний образ документа та здійснює один з наступних кроків:

- повертає Е-документ із зауваженнями;

- накладає особистий ЕЦП.

7.3.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача Е-документа у порядку, визначеному пунктом 7.4 цієї Інструкції:

- у разі необхідності погодження зворотного Е-документа із керівниками інших підрозділів цього ж структурного підрозділу - відповідним керівникам із повідомленням "До візування";

- після завершення погодження зворотного Е-документа керівниками інших підрозділів - керівнику цього ж структурного підрозділу, яким здійснюється візування.

7.4. Порядок здійснення передачі Е-документа.

7.4.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня передача" закладки "Рух документа";

7.4.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та опрацювання.

7.4.3. Для створення передачі Е-документа на виконання його головному виконавцю необхідно натиснути кнопку "Передати -> Отримане..." "у іншому ж випадку натискаємо кнопку "Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма "Передача документа";

7.4.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично та не редагуються;

7.4.5. У полі "Куди" вводиться код підрозділу, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.4.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.4.7. У полі "Податкова інформація" автором створення завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення відповідної передачі документа.

7.4.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який саме документ передається: оригінал, у випадку головного виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця.

7.4.9. Для завершення створення завдання руху натиснути кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до дерева передач.

7.4.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".

7.5. Умовні позначення, використані для організації дерева передач Е-документа:

- лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до його відповідального виконавця:

- лист із жовтою печаткою - передача документа до його співвиконавців;

- білий лист без печаток - передача документа до відома виконавця.

8. Контроль Е-документообігу

8.1. У системі Е-документообігу керівниками підрозділів проводиться "особистий контроль", який здійснюється щодо Е-документів, що надійшли на опрацювання до відповідного підрозділу. Відповідні функції реалізуються у робочій папці "Контроль керівником підрозділу -> Пункти резолюцій та документів на виконанні підрозділу".

8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю, організованих за функціональним призначенням.

- Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких припадає на день перегляду цієї групи документів;

- Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання яких настане на не довше ніж через три доби;

- Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін виконання яких настане на довше ніж через три доби;

- Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких пройшов;

- Виконані - документи/резолюції, які було виконано;

- До відома - документи/резолюції, що не мають терміну виконання.

8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у наступному порядку:

- відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції;

- замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма "Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.

8.4. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються у певній групі контролю необхідно:

- відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на фоні документа);

- виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки "Відповідальний підрозділ";

- не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці";

- звичайна таблиця переформатується по групам, що відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України;

- для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.

9. Пошук Е-документів

9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за викликом якої відкривається форма "Пошук документів ".

9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".

9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку:

9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити" додається поле із переліком реквізитів.

9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення";

9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих операторів відповідно до завдання пошуку:

- оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без жодної помилки;

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен відповідати значенню реквізиту;

- оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з яких починається реквізит;

- оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел, що можуть входити до значення реквізиту;

- оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані документи);

- оператор "між" - для введення значень, між якими знаходиться значення реквізиту;

- оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел, з яких не починається реквізит;

- оператор "не містить" - для завдання набору літер або чисел, що не входять до значення реквізиту;

- оператор "не порожнє" - для вибору документів із відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін виконання - виконані документи);

- оператор "не між" - для введення значень, між якими не може знаходиться значення реквізиту.

9.3.4. У полі "Значення" задаємо конкретні значення реквізиту для пошуку.

9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо наступний реквізит аналогічно пунктам 9.3.2-9.3.4 цієї Інструкції.

9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач "Оператор" встановлюється на значення "АБО".

9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути вимкненою.

9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".

10. Моніторинг стану виконання

10.1. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання структурним підрозділом покладених на нього завдань необхідно у панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".

10.2. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування відповідного звіту:

- "Період:" - задаємо період формування звіту;

- "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але тут можливо обрати квартальну або річну звітність;

- "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг;

- "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо відповідний підрозділи, відносно якого здійснюватиметься моніторинг;

- "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати моніторинг за всіма параметрами;

- "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю здійснюватиметься моніторинг.

- "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або прострочені).

10.3. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається звіт.

10.4. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді воронки або клавішею "F4".

10.5. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОСАДОВА РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

щодо організації роботи у режимі безпаперового електронного документообігу для головних спеціалістів центрального апарату Головдержслужби України

1. Загальні положення

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Організація безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми його організації, визначеної Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України.

1.3. Робота у режимі Е-документообігу дня керівництва Головдержслужби організується відповідно до положень цієї інструкції.

1.4. Вхід до системи Е-документообігу здійснюється з ярлика "Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою відкривається форма "Вхід до системи".

1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином:

- поле "Домен" - guds:

- поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД;

- поле "Сервер" - sunrise;

- опція "Зберегти пароль" - включена;

- опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена;

- опція "Очистити Кеш при старті" - включена.

1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути кнопку "OK", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того, щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".

1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи (вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина робочої області), робочої області (права частина системи) та інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).

1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за допомогою яких реалізуються основні функції керівництва Головдержслужби України, а саме:

- "Налагодження" - опція регістратора структурного підрозділу, щодо визначення принтера штрих-коду;

- "Реєстрація" - опція регістратора структурного підрозділу, щодо здійснення реєстрації внутрішніх документів;

- "Рух документа" - отримання документа, його розгляд, накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП), накладання резолюцій, передача документа;

- "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами;

- "Звіти" - опція регістратора структурного підрозділу, щодо здійснення моніторингу стану виконання структурними підрозділами покладених на них завдань.

1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі ярликів.

1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу даних (світлофор: зелений робота без перебоїв, жовтий - дані із серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не надходять).

2. Отримання Е-документообігу

2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з головних спеціалістів надходять на його особисту адресу електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації відповідного документа.

2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно відкрити перелік непідтверджених передач Е-документів: панель ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.

2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів знайти необхідний документ потрібно:

- на панелі інструментів робочої області відключити автофільтр (лупа на фоні документа);

- правою кнопкою миші натиснути на назві колонки "Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори - сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній порядок);

- розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш відповідний.

2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійний клік лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну контрольну картку (далі - ЕРКК).

2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді сканера (розділ 5 цієї Інструкції).

2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не підлягає підтвердженню.

2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому куті ЕРКК.

2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі", після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" - Е-документ отримано.

2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли:

- сьогодні - папка "Сьогодні";

- впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень";

- впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць";

- впродовж поточного року - папка "Поточний рік":

- впродовж інших років.

2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває ЕРКК Е-документа для роботи.

2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після чого документ повертається у папку "Непідтверджені".

2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".

3. Перегляд електронних резолюцій

3.1. Головні спеціалісти, з метою визначення обсягів покладених на них завдань, здійснюють перегляд електронних резолюцій (далі - Е-резолюції).

3.2. Усі Е-резолюцій розмішені на закладці "Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.

3.3. Перегляд Е-резолюцій.

3.3.1. У дереві резолюцій на закладці "Резолюції" необхідно знайти резолюцію накладену безпосереднім керівником відповідного відділу (сектору), якщо така резолюція відсутня, тоді резолюцію керівника відповідного структурного підрозділу.

3.3.2. Подвійний клік лівою кнопкою миші на відповідній резолюції відкриває форму "Резолюція" або "Складна резолюція".

3.3.3. Відповідно до відкритої форми, для головного спеціаліста доступно лише для перегляду наступні поля:

- поле "Підписав" - прізвище автора резолюції;

- поле "Посада" - посада автора резолюції;

- поле "Зміст" - текст самої резолюції;

- поле "Термін виконання" - термін виконання цієї резолюції.

3.3.4. У нижній частині відповідної форми введено перелік виконавців, серед яких необхідно відшукати власне прізвище, у іншому випадку резолюція/пункт резолюції не є завданням відповідного головного спеціаліста. Подвійний клік лівою кнопкою миші на власному прізвищі відкриває форму "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.

4. Порядок додавання виконавців до резолюції

4.1. Перегляд статусу виконавця та персонального завдання до виконання здійснюється за допомогою форми "Виконавець".

4.2. Основні поля форми "Виконавець", що не редагуються:

4.2.1. У полі "Роль" визначається статус головного спеціаліста, як виконавця документа: головний виконавець, співвиконавець, до відома або контролер.

4.2.2. У полі "Виконавець" введено прізвище виконавця резолюції.

4.2.3. Увімкнена опція "Надіслати виконавцю екземпляр документа" дозволяє переглянути, яким чином завдання до документа було доведено до головного спеціаліста:

- у полі "Звідки" відображено прізвище особи, що передала Е-документ;

- у полі "Екземпляр" зазначено, який саме Е-документ було передано: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця документа або інформування до відома.

4.2.4. У полі "Уточнення" автором резолюції, зазвичай, вказуються окремі настанови для відповідного головного спеціаліста.

4.3. Головний спеціаліст має можливість редагувати лише поле "Звіт виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо виконання настанов визначених у полі "Уточнення".

5. Робота з електронним образом документа

5.6. Додавання електронного образу документа, що редагується, здійснюється наступним чином:

- у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Вміст";

- натиснути кнопку "Додати -> з файлу...";

- у стандартному вікні Windows "Відкрити файл" необхідно знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку "Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст".

5.7. Створення електронного образу документа, що не редагується, є функцією головного спеціаліста - реєстратора структурного підрозділу, що здійснюється у наступному порядку:

- у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Реєстрація";

- закласти у сканер паперовий документ;

- натиснути кнопку "Функції -> Сканування";

- після завершення сканування, електронний образ автоматично буде розміщено у закладці "Вміст" відкритого ЕРКК.

5.8. У якості електронного образу документа, що редагується, необхідно додавати файли MS Word, що збережено у форматі *.rtf.

5.9. Вилучення будь-якого електронного образу документа здійснюється шляхом виділення відповідного значка та натискання кнопки "Вилучити".

6. Накладання особистих електронних цифрових підписів

6.1. Особистий ЕЦП накладається у випадку візуванні головним спеціалістом, який автором документа, створеного зворотного Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).

6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП.

6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис".

6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій).

6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною системою натиснути кнопку "Підписати".

6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.

6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого особистого ЕЦП, тоді він має здійснити перевірку підпису, порядок здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Перевірити".

6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП, тоді він має виділити запис про підписання ним резолюції/документа після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Відмикати".

7. Передача Е-документа

7.1. Усі передачі документа між підрозділами центрального апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа" ЕРКК Е-документа.

7.2. Загальний порядок передачі Е-документа від головного спеціаліста до його безпосереднього керівника та, у разі необхідності, до інших головних спеціалістів цього ж підрозділу.

7.2.1. Головний спеціаліст, після створення зворотного Е-документа або Керівник підрозділу, після отримання зворотного Е-документа. накладає особистий ЕЦП та здійснює передачу у порядку визначеному пунктом 7.3 цієї Інструкції.

7.2.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача Е-документа:

- у разі необхідності погодження зворотного Е-документа із безпосереднім керівником - відповідному керівнику;

- у разі необхідності передачі інформації автору зворотного Е-документа - відповідному головному спеціалісту.

7.3. Порядок здійснення передачі Е-документа.

7.3.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня передача" закладки "Рух документа";

7.3.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та опрацювання.

7.3.3. Для створення передачі зворотного Е-документа натискаємо кнопку "Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма "Передача документа";

7.3.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично та не редагуються;

7.3.5. У полі "Куди" вводиться код керівника підрозділу, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.3.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.3.7. У полі "Додаткова інформація" автором створення завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення відповідної передачі документа.

7.3.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який саме документ передається: оригінал, у випадку головного виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця.

7.3.9. Для завершення створення завдання руху натиснути кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до дерева передач.

7.3.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".

7.4. Умовні позначення, використані для організації дерева передач Е-документа:

- лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до його відповідального виконавця;

- лист із жовтою печаткою - передача документа до його співвиконавців;

- білий лист без печаток - передача документа до відома виконавця.

8. Контроль Е-документообігу

8.1. У системі Е-документообігу головними спеціалістами, що є реєстраторами структурних підрозділів проводиться "особистий контроль", який здійснюється щодо Е-документів, що надійшли на опрацювання до відповідного підрозділу. Відповідні функції реалізуються у робочих папках "Контроль відділом моніторингу -> Пункти резолюцій та документів на виконання" та "Контроль відділом моніторингу -> Документи".

8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю, організованих за функціональним призначенням.

- Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких припадає на день перегляду цієї групи документів;

- Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання яких настане на не довше ніж через три лоби;

- Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких пройшов;

- Виконані - документи/резолюції, які було виконано;

- До відома - документи/резолюції, що не мають терміну виконання.

8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у наступному порядку:

- замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма "Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.

8.4. Моніторинг стану виконання документів здійснюється у наступному порядку:

- при відкриття Е-документа дає доступ до всіх закладок його ЕРКК.

8.5. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються у певній групі контролю необхідно:

- відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на фоні документа);

- виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки "Відповідальний підрозділ";

9. Пошук Е-докуменів

9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".

9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку:

9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити" додається поле із переліком реквізитів;