Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України

другий примірник - передається до відділу документального забезпечення та контролю управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для зведеної номенклатури справ ДСА;

Номенклатури справ структурних підрозділів ДСА після їх розгляду й аналізу зводяться управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю в єдину (зведену) номенклатуру справ ДСА.

7.1.10. Під час складання зведеної номенклатури справ ДСА використовується структурний принцип її побудови. Першим розділом номенклатури справ зазначається управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

7.1.11. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ ДСА включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи ДСА, у тому числі справи тимчасово діючих органів ДСА, наприклад справи міжвідомчої комісії.

7.1.12. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення або ведення.

7.1.13. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.14. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією ДСА (далі - ЕК ДСА) та погоджується Експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України), після чого затверджується Головою ДСА (додаток 16).

У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ ДСА протягом діловодного року робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

7.1.15. У зведеній номенклатурі справ ДСА може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

У кінці діловодного року зведена номенклатура справ ДСА обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 16).

7.1.16. Зведена номенклатура справ ДСА складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Другий використовується управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю ДСА як робочий.

Третій передається до архіву ДСА для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Четвертий надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи ДСА отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

7.1.17. Зведена номенклатура справ ДСА, як і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються Головою ДСА (керівником структурного підрозділу) та вводяться в дію з 1 січня нового року.

7.1.18. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО України один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи ДСА.

7.2. Формування документів у справи

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових й особистих документів, а також документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в ДСА;

групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву ДСА документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового строку зберігання);

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах;

7.2.2. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

7.2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

7.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.5. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

7.2.6. Документи засідань колегії групуються в дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним засідання.

7.2.7. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності ДСА. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

7.2.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.10. Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 731 "Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади", із змінами.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

7.2.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку або щомісячно.

7.2.12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ ДСА та її структурних підрозділах здійснюється управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передавання їх до архіву ДСА зберігаються в структурних підрозділах.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах, схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і відповідальними працівниками. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.

7.3.3. Фонограми засідань колегії, записані на дисках, зберігаються у відповідального секретаря. На диску і на коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їхню схоронність.

Закінчені діловодством справи постійного, з особового складу й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву ДСА для наступного зберігання й використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів ДСА через 2 роки за рішенням Голови ДСА або першого заступника Голови.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" (ДМП) незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

Підготовка документів до передавання в архів ДСА України включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передавання справ до архіву й забезпечення схоронності документів.

8.1. Експертиза цінності документів

8.1.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.1.2. Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами:

об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

8.1.3. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

8.1.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ДСА створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів в ДСА проводиться:

у поточному діловодстві під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі на державне зберігання.

8.1.5. У ДСА експертиза цінності документів, їх відбір для наступного зберігання здійснюються ЕК ДСА, що діє відповідно до Положення про експертну комісію Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом ДСА від 19 червня 2009 р. N 68.

8.1.6. Завданням ЕК ДСА є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві ДСА.

ЕК ДСА приймає рішення про схвалення та подання на розгляд ЕПК ЦДАВО України таких документів:

описів справ постійного зберігання, віднесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ),

описів справ з особового складу,

зведеної номенклатури справ,

інструкції з діловодства,

положень про відділ документального забезпечення та контролю управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю центрального апарату Державної судової адміністрації України, архів центрального апарату Державної судової адміністрації України та експертну комісію Державної судової адміністрації України,

актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ тощо.

8.1.7. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву ДСА, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах ДСА, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

8.1.8. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, з особового складу і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не віднесені до НАФ (додаток 17).

8.1.9. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акту про вилучення цих документів для знищення (додаток 17) здійснюються після зведення описів справ ДСА за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК ДСА одночасно. Схвалені ЕК ДСА описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються Головою ДСА, після чого ДСА має право знищувати документи.

8.1.10. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи ДСА в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

8.1.11. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893.

8.2. Оформлення справ

8.2.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів ДСА, покладається на відповідальних працівників цих підрозділів за методичною допомогою працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Оформлення справи передбачає:

нумерацію аркушів у справі,

складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи (додаток 18),

складання засвідчувального напису справи (додаток 19),

підшивання або оправлення справи,

оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

8.2.2. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані в справи, не підшиваються, аркуші нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки проводиться.

8.2.3. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

8.2.4. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями, документи з грифом "Для службового користування" тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі (додаток 18). Опис розміщується на початку справи й містить зазначення індексів документів у справі, їхній короткий зміст, дату й номери аркушів у справі.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

8.2.5. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

8.2.6. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 19) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

8.2.7. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Обкладинка справ постійного й тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою ( додаток 20) .

8.2.8. Перед передаванням справ до архіву ДСА до написів на обкладинках справ постійного, з особового складу й тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

8.2.9. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

8.2.10. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.2.11. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.

8.2.12. У разі зміни назви структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначається нова назва структурного підрозділу.

8.2.13. Написи на обкладинках справ робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

8.3. Складання описів справ

8.3.1. Опис справ структурного підрозділу (додаток 21) складається відповідальним працівником цього підрозділу з дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 10, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2006 році, будуть мати номери: 10 П-2006, 10 Т-2006, 10 О/С-2006;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій тощо;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису (додаток 24) за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.3.2. Опис справ структурного підрозділу (додаток 21) підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю й затверджується керівником структурного підрозділу.

8.3.3. Опис справ структурного підрозділу ДСА складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву ДСА, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.3.4. На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ ДСА (додаток 22), за яким справи, створені в структурних підрозділах, передаються на зберігання до ЦДАВО України.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні й пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N __________".

8.3.5. Зведений опис справ постійного строку зберігання ДСА України складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому схваленню ЕПК ЦДАВО України через 2 - 5 років після завершення справ у діловодстві. Для розгляду до ЕПК ЦДАВО України надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після цього залишається ЦДАВО України, а решта повертається до ДСА. Відповідно до затверджених Головою ДСА описів ДСА зобов'язана передавати справи до ЦДАВО України в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання (додаток 23) складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК ЦДАВО України не схвалюються.

8.4. Передавання справ до архіву й забезпечення схоронності документів

8.4.1. Закінчені діловодством справи постійного, з особового складу й тривалого строків зберігання передаються до архіву ДСА через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2006 рік передаються до архіву в 2009 році).

Передача справ до архіву ДСА здійснюється за графіком, складеним управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим першим заступником Голови.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архів ДСА оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.4.2. Прийом (передавання) кожної справи здійснюється працівником архіву ДСА України лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування й оформлення. Справи постійного, з особового складу й тривалого строку зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник архіву розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й літерами кількості переданих до архіву справ; проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві ДСА.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

8.4.3. Справи до архіву ДСА доставляються працівниками її структурних підрозділів.

8.4.4. Видача справ у тимчасове користування структурним підрозділам ДСА або стороннім установам здійснюється з дозволу Голови або першого заступника Голови. На видану справу заводиться карта-замінник справи (додаток 25), у якій зазначається назва справи, її індекс за номенклатурою, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу. Передбачаються графи для підписів в одержанні й прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Голови з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.4.5. Схоронність документів в ДСА України забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

9.1. Ведення діловодства в ДСА покладається на управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю і регламентується Положенням про управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, затвердженим наказом ДСА від 18.07.2008 р. N 502/к, розробленим на основі Положення про ДСА і Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, із змінами.

Діяльність працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю на підставі Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців і затверджуються наказом ДСА.

Одним із основних завдань управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в ДСА на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

розробляє нормативні акти з питань ведення діловодства в ДСА, обов'язкові для виконання всіма структурними підрозділами державної судової адміністрації;

присвоює індекси структурним підрозділам;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в ДСА, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

сприяє впровадженню та вдосконаленню механізації та автоматизації діловодних процесів в управлінні;

надає структурним підрозділам організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та веденні діловодства;

здійснює контроль за додержанням вимог цієї Інструкції в ДСА, а також має право перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах ДСА і вимагати від їх керівників усунення виявлених недоліків за окремим дорученням керівництва ДСА.

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

організовує підвищення кваліфікації відповідальних працівників ДСА в роботі з документами;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією.

9.2. Управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади в установленому порядку Головою ДСА.

На посаду начальника управління призначається особа, яка має вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста, стаж роботи за фахом у державній службі на посадах головного спеціаліста не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років.

9.3. Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичним управлінням - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

з департаментом планово-фінансової діяльності та соціального забезпечення, відділом проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

з департаментом матеріально-технічного, інформаційного та побутового забезпечення - з питань забезпечення ДСА та, зокрема, працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

9.4. Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

9.5. Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю:

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління;

доповідає Голові ДСА про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, заохочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в ДСА та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом ДСА.

9.6. Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю має право:

за дорученням Голови ДСА представляти інтереси ДСА в органах державної влади, місцевого самоврядування, установах та організаціях з питань, що належать до компетенції управління;

залучати спеціалістів структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів ДСА та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

10.1. Керівники самостійних структурних підрозділів ДСА зобов'язані:

забезпечувати дотримання вимог відповідним структурним підрозділом щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених стандартами;

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у структурний підрозділ, у разі надходження документів у неробочий час - не пізніше наступного робочого дня;

дотримуватися строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, а також строків виконання інших документів, що надходять до структурного підрозділу;

вживати необхідних заходів для скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок телефонних переговорів;

вживати необхідних заходів для оснащення робочих місць сучасним обладнанням та локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів структурного підрозділу з питань роботи з документами, діловодними процесами;

ознайомлювати під розпис працівників структурного підрозділу з цією Інструкцією.

10.2. Ведення діловодства в структурних підрозділах покладається на відповідальних працівників (згідно з розпорядженням ДСА), їх функції відображаються в посадових інструкціях.

10.3. До загальних обов'язків відповідальних працівників структурних підрозділів ДСА належать:

реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за проходженням документів у підрозділі тощо;

реєстрація для відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої в підрозділі;

реєстрація довідок, службових, доповідних записок тощо в журналі реєстрації вихідних документів відповідного структурного підрозділу (додаток 26).

своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові підрозділу, а після письмової резолюції - доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;

систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;

надання працівникам структурних підрозділів ДСА справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;

підготовка проекту номенклатури справ структурного підрозділу на кожний наступний рік;

ведення і формування справ відповідно до Номенклатури справ ДСА;

надання працівникам структурного підрозділу методичної допомоги в оформленні документів відповідно до передбачених стандартів.

11.1. Управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю розкриває міжнародну кореспонденцію, реєструє та передає за напрямками:

кореспонденцію, що не потребує перекладу - безпосередньо зазначеним у ній службовим особам;

кореспонденцію, що потребує перекладу, після реєстрації у спеціальному журналі - сектору міжнародного співробітництва.

Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції сектор невідкладно інформує керівництво ДСА та за дорученням організовує переклад тексту українською мовою і передає його разом з оригіналом. Разом із кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.

11.2. Після здійснення перекладу сектором міжнародного співробітництва документи повертаються до управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, для реєстрації та передачі їх на розгляд за схемою передачі вхідної кореспонденції.

11.3. Сектор міжнародного співробітництва, відповідно до Номенклатури справ, формує справи з питань міжнародно-правового співробітництва; веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами; журнал обліку осіб, направлених і відрядження (закордонні) тощо.

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

1. Листи, що надійшли в копії до відома, або без підпису.

2. Телеграми.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація надіслана до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти.

9. Поздоровні листи і запрошення.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

11. Наукові звіти за темами.

12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

Документи, зазначені у підпунктах 4, 6, 10, 11, 12, 13, підлягають спеціальному обліку у відповідному структурному підрозділі ДСА.

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.