Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України

4.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегією, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи в ДСА підписуються Головою, першим заступником та заступниками Голови ДСА у межах повноважень, визначених Положенням про ДСА та іншими чинними нормативно-правовими актами.

Рівень підпису вихідних документів повинен відповідати рівню підпису вхідних документів, на які дається відповідь, але не нижче начальників структурних підрозділів.

Голова ДСА, а в разі його відсутності особа, яка виконує обов'язки Голови ДСА (згідно з відповідним наказом) підписує накази, розпорядження та доручення з основної діяльності ДСА; вихідні документи, що надсилаються Президенту України, Главі Секретаріату Президента України, Голові Верховної Ради України, народним депутатам України, Прем'єр-міністру та першому віце-прем'єр-Міністру України, подання щодо продовження терміну виконання доручень Кабінету Міністрів України.

Перший заступник Голови ДСА має право підпису доручень ДСА, вихідних листів з питань, що входять до його компетенції, згідно з розподілом обов'язків.

Заступники Голови ДСА підписують вихідні листи з питань, що входять до їх компетенції, згідно з розподілом обов'язків та мають право видавати власні доручення.

Документи, що надсилаються керівникам підприємств та організацій, підписуються керівництвом ДСА.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем. Наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Голова ДСА підписує усі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління ДСА, підписується тільки оригінал, що залишається у справі підрозділу-автора, а на місця розсилаються засвідчені управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю примірники.

4.6.6. У разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) їхні підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.7. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Наприклад:

4.6.8. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.9. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 8).

4.6.10. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним наказом ДСА.

4.6.11. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

4.6.12. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.13. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах), договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, що завіряються гербовою печаткою в ДСА на підставі чинних нормативно-правових актів приведено в додатку 9.

Печатка, яка відтворює найменування ДСА або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.6.15. Гербова печатка ДСА знаходиться у відповідальної особи визначеної наказом ДСА від 27 липня 2009 р. N 87 "Про затвердження списку працівників Державної судової адміністрації України, які персонально відповідають за зберігання та використання печаток у Державній судовій адміністрації України", яка несе персональну відповідальність за правильність засвідчення всіх документів, що скріплюються гербовою печаткою в ДСА згідно з чинним законодавством України.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього й четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку й на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу юридичних, фізичних осіб повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений Головою, першим заступником, заступниками Голови ДСА, керівниками структурних підрозділів, що містить вказівки про виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. У разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документів та уточнюються виконавці, допускається написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках.

4.8.5. При призначенні керівників департаментів, управлінь, відділів, секторів виконавцями завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання про зміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.

4.8.6. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

4.8.7. На документах інформаційного характеру ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилася, і дата ознайомлення.

Інформаційні документи залишаються у справах підрозділу, до якого вони надіслані.

4.9. Відмітки про проходження й виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з Положенням про управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю та включає контрольні строки й етапи виконання (додаток 14).

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в ДСА вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

4.9.2. Під час проходження документа в ДСА обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на правому верхньому полі першого аркуша документа пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа й направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

4.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу Голови, першого заступника та заступників Голови з питань, що входять до сфери їхньої діяльності згідно з розподілом обов'язків. ДСА може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників ДСА може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту "Підпис".

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою ДСА (негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Допустити до роботи з документами з грифом "Для службового користування" працівників Державної судової адміністрації України за списком згідно з додатком 1."

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів ДСА на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан виконавської дисципліни в ДСА за 6 місяців 2009 року на 3 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Наказ від 24.01.2010 N 21 і додаток до нього, всього на 4 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Підготовка й оформлення документів до засідань колегії ДСА

4.12.1. Засідання колегії ДСА проводяться відповідно до затверджених планів роботи й в міру потреби згідно з Положенням про колегію Державної судової адміністрації України.

У плані роботи колегії зазначається питання, що необхідно розглянути, строк подання матеріалів, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.

Проект плану проведення засідань колегії формується на основі пропозицій голови та членів колегії, керівників структурних підрозділів, які попередньо погоджуються їх із заступниками Голови ДСА (за напрямками діяльності). План засідань колегії затверджується головою колегії.

4.12.2. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретаріатом колегії, який не пізніше ніж за 10 днів до засідання подає його голові колегії для погодження.

На розгляд колегії подаються:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідка з питань порядку денного засідання з викладанням обґрунтованих висновків і пропозицій, завізована відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівником відповідного підрозділу ДСА;

проект рішення колегії з кожного питання порядку денного засідання колегії, завізований відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівниками відповідних структурних підрозділів ДСА, які повинні виконувати це рішення в разі його прийняття;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.12.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.12.4. Заступники Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), керівники структурних підрозділів, яким доручено підготовку матеріалів до засідання колегії, та секретар колегії несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність їх підготовки.

4.12.5. Якщо матеріали до засідання колегії вчасно не надійшли в секретаріат колегії або неналежними чином оформлені, секретар колегії письмово інформує заступника Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), а також вносить пропозицію голові колегії щодо виключення питання з порядку денного засідання колегії.

У разі неможливості вчасно підготувати питання до чергового засідання колегії відповідальний за підготовку (відповідний заступник Голови ДСА) повинен поінформувати про це мотивованою доповідною запискою голови колегії за тиждень до її засідання.

4.12.6. Після засідання колегії керівник структурного підрозділу (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк), проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із заступниками Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), іншими заінтересованими особами та подає секретаріату колегії для розгляду головою комісії.

4.12.7. Рішення колегії вводять в дію наказами Голови ДСА і є обов'язковим для виконання.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу або розпорядження).

4.12.8. Рішення колегії оформляється протоколом, які підписуються головуючим на засіданні та працівником секретаріату колегії, який веде протокол.

Рішення спільних засідань колегії оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади (відповідних органів інших гілок влади) та секретарем, який веде протокол.

4.12.9. Рішення колегії доводяться секретаріатом до членів колегії, керівників структурних підрозділів, територіальних управлінь ДСА та підприємств, установам і організаціям, що належать до сфери управління ДСА, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується.

4.12.10. Рішення колегії ДСА, як документи в яких визначено конкретні завдання та строки їх виконання, обов'язково підлягають контролю з метою забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контроль за виконанням рішень колегії покладається на заступників Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівників структурних підрозділів ДСА, а щодо термінів виконання - на секретаріат колегії (управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю).

4.12.11. Доповідна записка щодо виконання рішень колегії подається виконавцем до секретаріату колегії. Секретаріатом колегії перевіряється оформлення документів, наявність віз, проводиться моніторинг виконання рішень колегії.

У разі неможливості виконання рішення колегії до зазначеного терміну, керівники структурних підрозділів, відповідальні за його виконання, завчасно надають секретаріату колегії доповідну записку, завізовану заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), в якій ґрунтовно викладені причини невиконання та пропозиції щодо продовження терміну виконання.

4.12.12. Секретар колегії аналізує інформацію про стан виконання рішень колегії, узагальнену та надану управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, та інформує колегію про результати аналізу стану виконання попередніх рішень колегії.

Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Рішення вважається виконаним тільки після виконання усіх завдань, визначених у ньому.

Голова колегії вносить на розгляд колегії пропозиції щодо відповідальності осіб, винних у невиконанні чи невчасному виконанні рішень колегії.

4.13. Підготовка проектів документів нормативно-правового характеру

4.13.1. Підготовка й подання проектів законів України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України здійснюються згідно з Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. N 950, Правил підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 р. N 870, Регламенту ДСА.

Підготовка й внесення проектів актів Президента України здійснюється згідно з Положенням про порядок підготовки і внесення проектів актів Президента України, затвердженим Указом Президента України від 15 листопада 2006 р. N 970/2006.

4.14. Складання й оформлення проектів наказів і розпоряджень

4.14.1. Керівні рішення видаються у формі наказів, розпоряджень і доручень.

4.14.2. Голова ДСА (особа, що виконує його обов'язки), у межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства видає накази та розпорядження, організовує і контролює їх виконання.

4.14.3. Підготовка проектів наказів і розпоряджень, їхнє узгодження з іншими структурними підрозділами й керівництвом ДСА повинно здійснюватися виключно працівниками ДСА.

4.14.4. Зміст проекту наказу чи розпорядження не повинен суперечити раніше виданим з цього питання розпорядчим документам, інакше дія попереднього розпорядчого документа повинна бути призупинена або визнана такою, що втратила чинність.

4.14.5. Текст проекту наказу або розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин:

Констатуюча частина містить в собі такі елементи:

вступ (коротке введення в суть питання, що розглядається із зазначенням причини, що призвела до видання наказу чи розпорядження);

доведення (перераховуються головні факти, події, пояснення, міркування, з посиланням на законодавчі акти й інші матеріали);

висновок (формулювання мети видання наказу чи розпорядження).

У наказах і розпорядженнях, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів влади, констатуюча частина може бути відсутньою. Замість неї дається посилання на дату й номер цього розпорядження.

Розпорядча частина наказу позначається словом "Наказую", а розпорядження - "Зобов'язую" або "Доручаю" і складається з пунктів, кожний з яких визначає дію, термін виконання, відповідального за виконання.

Встановлені терміни повинні бути достатніми для якісного виконання.

4.14.6. В останньому пункті розпорядчої частини визначають особу, якій доручено контроль за виконанням всього розпорядчого документа. Контроль за виконанням наказів та розпоряджень Голова ДСА залишає за собою або покладає на першого заступника, заступників Голови, згідно з розподілом обов'язків.

4.14.7. До наказу й розпорядження додається лист погодження (додаток 5), надрукований на звороті останньої сторінки наказу або розпорядження.

4.14.8. На лицьовому боці наказу, розпорядження має бути пункт-вказівка щодо розсилки управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю копій розпорядчого документа. Копії доводяться до всіх виконавців, зазначених в наказі чи розпорядженні.

4.14.9. Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із структурними підрозділами ДСА, юридичним управлінням, із першим заступником, заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків.

Проект наказу або розпорядження, завізований керівником структурного підрозділу, який його готував, погоджується з посадовими особами в такій послідовності:

з керівниками структурних підрозділів, які призначені виконавцями доручень;

з начальником відділу проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації (якщо в розпорядчому документі є доручення, пов'язані з кадровими питаннями);

начальником юридичного управління;

з першим заступником, заступниками Голови (згідно з розподілом обов'язків).

4.14.10. У випадках, коли посадова особа не погоджується з проектом наказу або розпорядження чи окремими його пунктами, в листку - погодженні ставиться відповідна помітка ("не погоджуюсь", "зауваження й пропозиції додаються" тощо) з підписом. Зауваження й пропозиції до проекту наказу або розпорядження викладаються на окремому аркуші й обов'язково доводяться до відома керівника, який підписує цей проект.

4.14.11. Керівник структурного підрозділу, що готує проект наказу (розпорядження), несе відповідальність за зміст і своєчасність його підготовки, за узгодженість термінів виконання завдань наказу (розпорядження) з датами його реєстрації.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.15.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Голови ДСА або одного із заступників Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), зазначає куди, на який строк (з урахуванням часу вибуття та прибуття), з якою метою необхідно відрядити працівника.

4.15.3. Доповідна записка (заява, технічне завдання) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Голові ДСА, як правило, не пізніш як за три доби до початку відрядження.

Подавати на підпис посвідчення на службові відрядження за кордон для керівного складу ДСА необхідно при наявності доручення (дозволу) Кабінету Міністрів України, а для працівників ДСА листа-запрошення, погодженого Головою ДСА.

4.15.4. Для реєстрації посвідчень про відрядження відділом проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації ведеться спеціальний журнал.

4.15.5. За результатами відрядження метою якого є надання методичної допомоги чи проведення перевірки - складаються звіти (довідки) на ім'я Голови ДСА. Вказані документи мають бути аргументованими і стислими з висвітленням позитивної роботи, виявлених недоліків, їх причин, відповідальних за це посадових осіб з пропозиціями щодо вжиття необхідних заходів та авансовий звіт за встановленою формою.

Наслідки перевірок, як правило, обговорюються на місцях, оформлюються актом і для прийняття відповідного рішення у 3-денний термін доповідаються Голові, першому заступнику, заступникам Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівнику структурного підрозділу.

4.15.6. Після повернення з відрядження з-за кордону, працівники ДСА України зобов'язані у 7-денний термін подати до сектору міжнародного співробітництва копію затвердженого технічного завдання, директив та звіту за результатами відрядження. Вищезгаданий сектор подає узагальнену інформацію щодо виконання директив, вказівок і технічних завдань працівниками ДСА у відрядженнях за кордон до Міністерства закордонних справ України та до Кабінету Міністрів України.

4.15.7. Авансовий звіт на відрядження здається у відділ бухгалтерського обліку ДСА.

4.16. Розмноження документів

4.16.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівниками структурних підрозділів (крім документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надається гриф "Для службового користування").

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю й надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

5.2. Під час приймання вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Відповідальність за зміст та реквізити несе виконавець, зазначений в документі У разі неправильного оформлення, відсутності копій, додатків - документ не реєструється і повертається виконавцеві.

5.3. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

5.4. Реєстрація вихідної кореспонденції в ДСА здійснюється в електронних реєстраційних картках обліку вихідних документів (додаток 10), які заповнюються відповідальними працівниками у структурних підрозділах та подаються на реєстрацію із внутрішнім реєстраційним номером документа.

При реєстрації вихідних документів їм присвоюється номер, який складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і похилою рискою. Наприклад: 10-1234/09. Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (1234) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (09) - рік реєстрації.

5.5. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо, автором яких є ДСА не відправляються. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

Вихідні документи надсилаються в оригіналі, завізована копія залишається у справі відповідного структурного підрозділу для збереження згідно Номенклатури справ.

5.6. У випадку, коли документ надсилається кільком адресатам, що належать до сфери управління ДСА України, то оригінал залишається у виконавця, а всім адресатам надсилаються засвідченні належним чином копії.

5.7. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.8. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.9. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.10. Документи, які доставляються виконавцем, передаються місцевим адресатам під розписку.

5.11. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.12. На вихідні документи та інші поштові відправлення працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю складається реєстр передачі вихідної кореспонденції (додаток 11).

5.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах передають на розсилку документи (кошториси, звіти, штатні розписи тощо) за реєстром згідно з додатком 12. Реєстр складається у двох примірниках, один залишається в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, а другий - у безпосереднього виконавця.

5.14. Відправлення рекомендованих листів по Україні оформлюється відповідно до додатку 13.

5.15. Вихідні документи та інші поштові відправлення відповідальні працівники структурних підрозділів зобов'язані передавати до управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю у встановлені для цього години:

у робочі дні до 16.00 години,

у останній день робочого тижня та передсвяткові дні - до 15.30.

5.16. Термінова кореспонденція, підготовлена виконавцем поза зазначеним часом, доставляється за дорученням Голови, заступників Голови ДСА особисто виконавцем.

6.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять до ДСА. Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян, наказів, розпоряджень і доручень керівництва ДСА, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції

6.1.2. Відповідальність за виконання документа несуть керівники структурних підрозділів, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва ДСА, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Йому передається оригінал, а співвиконавцям - копії документа та резолюцій, виготовлені управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. При виконанні Законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов, розпоряджень, витягів із протоколів Кабінету Міністрів України всім виконавцям і співвиконавцям направляється ксерокопія документа, а оригінал залишається у справі управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

6.1.3. Співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення головному виконавцю, не пізніше, ніж за два дні до закінчення встановленого терміну. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Голові ДСА не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із заступників Голови відповідно до розподілу обов'язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

6.1.5. Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно через відповідальних працівників структурних підрозділів.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказаними у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 14).

6.2.2. У разі коли термін виконання у документі не зазначено, строк і порядок виконання визначається виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляється співвиконавцям.

Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.

Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

6.2.3. У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, Голова ДСА або особа, що заміщує його у разі відсутності (згідно з розподілом обов'язків) визначає можливий новий строк та до завершення встановленого строку повідомляє про це з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

6.2.4. Голова ДСА розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

6.2.6. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за сім днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів у ДСА включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів (формування бази контрольних документів у ПК);

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівництва ДСА про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на апаратних нарадах, засіданнях колегії;

зняття документів з контролю;

формування бази даних виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на електронних картках в АС "Діловодство" (додаток 3). Під час взяття документа на контроль на правому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю залишається його копія.

6.3.3. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту чи під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, або проміжні відповіді виконавця вносяться до електронної картки контролю під резолюцією. При цьому попередні записи залишаються.

6.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю вивчає інформацію щодо вирішення поставлених у документі питань, перевіряє наявність віз, правильність оформлення та реєстрації в електронній базі даних.

6.3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до електронної картки обліку вхідних документів, а в розділі "Контроль" АС "Діловодство" вноситься відповідна відмітка про зняття документа з контролю.

6.3.6. Зняття з контролю доручень Голови та першого заступника Голови ДСА, здійснюється лише за наявності документу про виконання, завізованого керівником структурного підрозділу, заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків та резолюцією Голови або першого заступника Голови ДСА щодо зняття документа з контролю.

6.3.7. Один раз на тиждень складаються й надсилаються до структурних підрозділів нагадування щодо невиконаних в установлений термін документів, а також документів, термін виконання яких закінчується протягом наступного тижня.

6.3.8. Дані про хід виконання поставлених на контроль документів узагальнюються й доповідаються керівництву ДСА. Періодичність подання таких доповідей визначається заступником Голови, який відповідає за виконавську дисципліну в апараті ДСА.

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві ДСА, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом (інформаційним довідником), який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

ДСА має індивідуальну номенклатуру справ, яка складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 15) розробляється відповідальним працівником структурного підрозділу, із залученням фахівців, затверджується керівником структурного підрозділу й обов'язково погоджується з відповідальним за архів ДСА керівником управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.4. Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.5. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації ДСА (накази, розпорядження, доручення, рішення тощо), планово-звітна документація й листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (наказ ДСА від 9 квітня 2008 р. N 31/06 "Про затвердження індексів структурних підрозділів центрального апарату ДСА) і порядкового номера в межах підрозділу (10-01). У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.7. У номенклатурі справ структурного підрозділу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

7.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 15).

7.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу ДСА складається в двох примірниках:

перший примірник - зберігається в структурному підрозділі;