Про затвердження Порядку здійснення організаційних заходів щодо підготовки відрядження за кордон працівників Головдержслужби України

З метою виконання положень Указу Президента України від 18.09.96 N 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон"

1. Затвердити Порядок здійснення організаційних заходів щодо підготовки відрядження за кордон працівників Головного управління державної служби України (далі - Порядок), що додається.

2. Управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби для оформлення закордонного відрядження працівників Головдержслужби України забезпечувати підготовку необхідних документів згідно з Порядком, зазначеним у пункті 1 цього наказу.

3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів, начальників територіальних органів Головдержслужби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Цим Порядком визначається процедура підготовки відрядження за кордон (на підставі угоди, запрошення, ноти тощо) Начальника Головдержслужби України, першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України (далі - керівництво Головдержслужби України), керівництва Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби (далі - керівництво підвідомчих організацій), начальників управлінь державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі - начальники територіальних органів Головдержслужби України), працівників центрального апарату Головного управління державної служби України та її територіальних органів з метою реалізації досягнутих домовленостей, створення сприятливих умов для подальшого міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, ведення обліку та аналізу ефективності діяльності.

1.2. Порядок здійснення закордонних відряджень в Головному управлінні державної служби України здійснюється відповідно до указів Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" N 841/96 (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 N 1188/2005, "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів виконавчої влади" від 28.08.93 N 357/93, "Про дипломатичний та службовий паспорти України" від 26.02.98 N 153/98; постанов Кабінету Міністрів України "Про затвердження Правил оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення" від 31.03.95 N 231, "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" від 11.12.92 N 698, "Про норми відшкодування витрат відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 N 663; наказу Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном", наказу Головдержслужби України від 28.12.2004 N 16 "Про затвердження Порядку здійснення організаційних заходів щодо підготовки документів на відрядження за кордон працівників Головдержслужби України" та цього порядку.

1.3. Закордонним відрядженням вважається поїздка до іншої країни для виконання службового доручення Кабінету Міністрів України або Начальника Головдержслужби України.

1.4. З метою дотримання єдиних процедур в зовнішньоекономічній діяльності безпосередньо відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби Головдержслужби України (далі - відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції) забезпечує організацію закордонних відряджень відповідно до зазначених нормативно-правових актів та цього порядку.

1. Прийняття рішення про відрядження за кордон

1.1. Рішення про відрядження за кордон:

Начальника Головдержслужби України здійснюється за погодженням з Прем'єр-міністром України, а в його відсутність з Першим віце-прем'єр-міністром України;

першого заступника і заступників Начальника Головдержслужби України з Міністром Кабінету Міністрів України, а в його відсутність з першим заступником Міністра Кабінету Міністрів України;

керівників підвідомчих організацій, начальників територіальних органів Головдержслужби України, працівників центрального апарату Головдержслужби та працівників територіальних органів Головдержслужби за погодженням з Начальником Головдержслужби України, а в його відсутність з першим заступником Начальника Головдержслужби України;

після прийняття рішення Начальником Головдержслужби щодо закордонного відрядження працівників Головдержслужби та підвідомчих організацій, керівник структурного підрозділу Головдержслужби, підвідомчої організації в одноденний термін повідомляє відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби і сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи щодо запланованого відрядження, надає йому листи-запрошення, попередню програму відрядження та інші документи щодо відрядження.

2. Погодження відрядження за кордон

2.1. Для отримання дозволу на відрядження керівництва та працівників центрального апарату Головдержслужби України відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції:

здійснює підготовку технічного завдання у дводенний термін після отримання доручення Начальника Головдержслужби України щодо організації відрядження за кордон;

погоджує технічне завдання на відрядження за кордон з Міністерством закордонних справ України не пізніше ніж за п'ятнадцять днів до відрядження;

надсилає пакет документів до Кабінету Міністрів України (звернення Головдержслужби України щодо відрядження за кордон для участі у відповідному заході, технічне завдання, погоджене Міністерством закордонних справ України, копію офіційного запрошення та порядок денний, склад делегації, кошторис витрат, довідку з сектору кадрової роботи про встановлення відповідного рангу, замовлення зали офіційних делегацій, не менше трьох різних копій броні авіаквитків з зазначенням мінімальної вартості тощо) не пізніше тижневого терміну до відрядження;

2.2. Для отримання дозволу на відрядження за кордон начальників та працівників територіальних органів Головдержслужби України їм необхідно подати до Головдержслужби України не пізніше ніж за десять днів до відрядження лист-звернення щодо участі у відповідному заході з обґрунтуванням мети та зазначенням практичних результатів відрядження, копію запрошення та порядок денний заходу.

2.3. У разі відрядження начальників та працівників територіальних органів Головдержслужби України у складі делегації від Головдержслужби України отримання дозволу на відрядження забезпечує відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції відповідно до п. 2.1 розділу II цього порядку.

3. Підготовка до відрядження за кордон

3.1. Підготовка необхідних матеріалів для відрядження за кордон керівництва Головдержслужби України здійснюється у наступному порядку:

відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції не пізніше ніж за тиждень до відрядження за кордон готує проект програми перебування за кордоном, яка має включати порядок денний заходу, інші переговори та зустрічі із представниками закордонних організацій з зазначенням їх тематики, а також заходи культурного характеру з урахуванням особливостей країни перебування, яка подається службовою запискою від заступника Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби Начальнику Головдержслужби України з пропозиціями затвердити запропоновану програму перебування за кордоном та надати доручення структурним підрозділам підготувати інформаційно-аналітичні матеріали, тези та презентації до переговорів та зустрічей відповідно до функціональних обов'язків та сфер діяльності згідно запропонованої програми перебування за кордоном;

структурні підрозділи Головдержслужби України відповідно до доручення Начальника Головдержслужби України забезпечують підготовку необхідних матеріалів та надсилають їх в установленому порядку до відділу проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції (на паперових та електронних носіях) не пізніше ніж за три дні до відрядження за кордон. Відповідальність за якість поданих матеріалів несуть керівники структурних підрозділів;

відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції формує пакет матеріалів для відрядження за кордон на основі отриманих пропозицій від структурних підрозділів та надає його в установленому порядку керівництву Головдержслужби України, що відбуває у відрядження за кордон, не пізніше ніж за два дні до відрядження. Копія документів передається до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

3.2. Перелік документів та інших інформаційно-аналітичних матеріалів, що готуються для закордонного відрядження керівництва Головдержслужби:

дозвіл на відрядження (копія);

запрошення, нота тощо;

програма перебування за кордоном;

склад делегації;

довідка про країну перебування;

презентаційний компакт-диск про державну службу України;

біографічні довідки осіб, з якими відбуватимуться зустрічі;

довідка про бронювання номеру в готелі;

авіаквитки (залізничні квитки);

довідка про погоду;

інші інформаційні матеріали, виступи, презентації, тощо.

3.3. Відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції в одноденний термін після отримання погодження технічного завдання Міністерством закордонних справ України:

надсилає до Міністерства закордонних справ України лист з проханням надати необхідного сприяння (через відповідну дипломатичну установу України за кордоном) під час перебування керівництва та працівників центрального апарату Головдержслужби України за кордоном, а також надсилає;

надсилає факсом копію зазначеного листа до відповідної дипломатичної установи України за кордоном.

3.4. Відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції після отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження за кордон здійснює інші формальності, пов'язані з відрядженням за кордон (отримання коштів, придбання квитків тощо).

3.5. Заступники Начальника Головдержслужби України, а у разі необхідності і працівники центрального апарату Головдержслужби України, які відряджаються за кордон, мають пройти інструктаж-співбесіду з Начальником Головдержслужби України за два дні до відрядження.

3.6. Працівники центрального апарату Головдержслужби України, які відряджаються за кордон, мають пройти інструктаж-співбесіду з заступником Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків та із заступником Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби за два дні до відрядження.

3.7. Працівники Головдержслужби України, які мають допуск до державної таємниці, повідомляють режимно-секретний підрозділ Головного управління державної служби України про відрядження за кордон не пізніше ніж за два дні до відрядження.

3.8. Для вирішення організаційних питань, пов'язаних з забезпеченням автотранспортом, телефонним зв'язком та необхідною презентаційною продукцією керівництва та працівників Головдержслужби України, які відбувають у відрядження за кордон, відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції не пізніше ніж за тиждень до відрядження інформує адміністративно-фінансовий департамент Головдержслужби України.

3.9. Адміністративно-фінансовий департамент відповідно до інформації, наданої відділом проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції:

в день відбуття у відрядження та прибуття з нього забезпечує автотранспортом керівництво Головдержслужби України;

на час відрядження за кордон забезпечує підключення до роумінгу службових телефонних апаратів керівництва та працівників центрального апарату Головдержслужби України;

на час відрядження за кордон забезпечує необхідною презентаційною продукцією керівництво та працівників центрального апарату Головдержслужби України.

3.10. Одразу після прибуття до місця відрядження та повернення з нього до України перший заступник, заступники Начальника Головдержслужби України, працівники центрального апарату Головдержслужби України, начальники та працівники територіальних органів Головдержслужби України мають поінформувати свого безпосереднього керівника.

3.11. Проекти наказів про відрядження за кордон:

керівництва Головдержслужби України готує сектор кадрової роботи Головдержслужби України за дорученням Начальника Головдержслужби до доручення Кабінету Міністрів України;

працівників центрального апарату Головдержслужби України готує сектор кадрової роботи Головдержслужби України за дорученням Начальника Головдержслужби України;

начальників та працівників територіальних органів Головдержслужби готують кадрові служби територіальних органів Головдержслужби України після отримання погодження Начальника Головдержслужби України.

3.12. Вирішення питань, пов'язаних із супроводженням керівництва Головдержслужби України у відрядженні за кордоном представниками засобів масової інформації, здійснюється за пропозиціями управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головдержслужби України.

1.1. Особа, яка перебувала у відрядженні за кордоном, у тижневий термін після відрядження повинна подати Начальнику Головного управління державної служби України письмовий звіт про його результати з відповідними висновками, пропозиціями по впровадженню зарубіжного досвіду та подальшого співробітництва, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані під час відрядження, відомості про фактичні витрати. Після розгляду Начальником Головдержслужби України зазначений звіт у триденний термін передається до Кабінету Міністрів України та Міністерства закордонних справ України (згідно з Указом Президента України N 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" та наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном"), а його копія зберігається у відділі проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції.

1.2. Особи, яким видані службові паспорти, зобов'язані повернути їх до відділу проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції протягом семи календарних днів з дня повернення з відрядження для передачі їх на зберігання до Міністерства закордонних справ України згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1873 "Про затвердження Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України".

1.3. Відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції здійснює облік і аналізує результати проведеної роботи за кордоном та у десятиденний термін після завершення відрядження забезпечує інформування Начальника Головдержслужби України, Кабінету Міністрів України, Міністерства закордонних справ України (щоквартально) про його результати.

1.4. Керівник підвідомчої організації, у тижневий термін після відрядження повинен подати Начальнику Головного управління державної служби України письмовий звіт про його результати з відповідними висновками, пропозиціями по впровадженню зарубіжного досвіду та подальшого співробітництва, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані під час відрядження, для затвердження. Затверджений звіт передається на зберігання до відділу проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції.