Про затвердження нової редакції Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України та визнання таким, що втратив чинність, наказу Головдержслужби України від 27.12.2007 N 339

У зв'язку з реорганізацією структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України

1. Затвердити редакцію Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України, що додається.

2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Головдержслужби України від 27.12.2007 N 339.

3. Управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби (Дунаєв В.М.) у місячний термін привести структуру офіційного та внутрішнього веб-сайтів Головдержслужби України у відповідність до Порядку, затвердженого цим наказом та надати належні права доступу контент-менеджерам Головдержслужби.

4. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю (Волотковська О.В.) ознайомити першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та керівників структурних підрозділів Головдержслужби України з цим наказом.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби Вишневського А.В.

1. Порядок супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України визначає основні засади змістовного наповнення веб-сайтів, терміни перекладу інформаційних матеріалів англійською мовою та відповідальних за підготовку, розміщення і актуальність інформації в рубриках.

2. На офіційному веб-сайті розміщуються основні документи щодо проведення єдиної державної політики у сфері державної служби та функціонального управління державною службою.

3. На внутрішньому веб-сайті розміщується інформація для внутрішнього користування, у тому числі довідкова, призначена для працівників Головдержслужби України та Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу.

4. На веб-сайтах заборонено розміщувати інформацію, яка має статус відомостей, що становлять державну таємницю, та іншу інформацію, розповсюдження чи оприлюднення якої заборонено законодавством. З метою виключення розміщення в мережі Інтернет інформації, що становить державну таємницю, особам, відповідальним за збір інформації, необхідно керуватись Зводом відомостей, що становлять державну таємницю України (ЗВДТ), затвердженим наказом Служби безпеки України від 12 серпня 2005 р. N 440.

5. Інформація для розміщення в глобальній мережі Інтернет (на офіційному веб-сайті Головдержслужби України - www.guds.gov.ua) та внутрішній Інтернет-мережі Головдержслужби України (на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України - http://sunrise.guds.gov.ua) формується безпосередньо в структурних підрозділах, територіальних органах, комісії з питань управління якістю, тендерному та профспілковому комітетах Головдержслужби України (далі - Підрозділи), а також в Центрі адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі - Центр). Документи для розміщення на веб-сайтах формуються в текстовому, табличному та графічному форматах за допомогою стандартного набору програм MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Для розміщення на офіційному веб-сайті документи, згідно із структурою сайту, можуть готуватись у трьох мовних варіантах: українською, російською та англійською мовами.

6. Рішення щодо розміщення документа (крім наказів) на веб-сайтах Головдержслужби України приймає керівник Підрозділу, директор Центру. Керівниками Підрозділів або директором Центру розглядається зміст, обсяг, цілісність і ступінь відкритості інформації, місце розміщення, необхідність розміщення російськомовної та англомовної версії, а також термін актуальності інформації.

7. На внутрішньому веб-сайті розміщуються реквізити всіх наказів Головдержслужби та тексти наказів, що належать до регламентуючих, організаційних та щодо затвердження матеріалів методичного характеру.

На офіційному веб-сайті розміщуються накази Головдержслужби, що зареєстровані у Мін'юсті, накази щодо затвердження методичних матеріалів, а також інші накази за рішенням профільного заступника Начальника Головдержслужби або директора Центру. Профільний заступник Начальника Головдержслужби, директор Центру також визначає, які з наказів необхідно перекласти російською мовою та надати для розміщення на російськомовній версії офіційного веб-сайту Головдержслужби.

Накази, які визначені для розміщення на веб-сайтах Головдержслужби, повинні надаватися до управління організаційної роботи, документообігу та контролю на реєстрацію виключно разом з їх електронною копією у відповідному форматі, а саме - шрифт "Verdana", розмір шрифту 10.

Разом з наказами про зміни наказів, які визначені для розміщення на веб-сайтах, надаються останні версії змінених наказів у паперовому та електронному вигляді.

8. Переклад інформаційних матеріалів, що визначені для розміщення на англомовній версії офіційного веб-сайту Головдержслужби, здійснює Центр відповідно до укладених угод, в межах затвердженого кошторису.

Необхідність перекладу інформації англійською мовою для розміщення на офіційному веб-сайті погоджується із заступником Начальника Головдержслужби, який здійснює контроль за роботою відповідного структурного підрозділу Головдержслужби, а в межах компетенції Центру - визначається директором Центру. У разі необхідності перекладу інформаційних матеріалів англійською мовою для кожного документа(крім новин) заповнюється супровідна форма (додаток 1). Терміни перекладу визначаються у відповідних угодах, укладених Центром, виходячи з обсягу матеріалу (кількість знаків з урахуванням пробілів) та наступних нормативів для перекладу:

- 1 сторінка (до 2000) - 3 робочі дні;

- до 10 сторінок (до 20000) - протягом 2 тижнів;

- понад 10 сторінок (понад 20000) - терміни узгоджуються при поданні супровідної форми.

У разі надходження декількох матеріалів на переклад, за виключенням новин, пріоритетність перекладу матеріалів визначається директором Центру.

9. Переклад і розміщення новин на англомовній версії офіційного веб-сайту Головдержслужби здійснюється головним спеціалістом управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом одного робочого дня після висвітлення новини на україномовній версії офіційного веб-сайту Головного управління державної служби України.

10. Внесення змін та доповнень у документи із системи управління якістю, які розміщені на внутрішньому та офіційному веб-сайтах Головдержслужби, а також розміщення нових документів стосовно системи управління якістю здійснюється за погодженням з Головним уповноваженим з питань системи управління якістю Головдержслужби.

11. Запровадження нового розділу або вилучення існуючого розділу на внутрішньому чи офіційному веб-сайті Головдержслужби України здійснюється згідно з дозволом Начальника Головдержслужби згідно з супровідною формою (додаток 2).

У разі необхідності запровадження нової рубрики або вилучення існуючої рубрики на внутрішньому чи офіційному веб-сайті Головдержслужби України керівник Підрозділу або директор Центру, який виступає ініціатором відповідних змін, подає до управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби супровідну форму (додаток 3).

Управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом трьох робочих днів виконуються зміни структури відповідного веб-сайту, зазначені у супровідній формі.

12. Інформація, яка розміщується на веб-сайтах, перед її оприлюдненням підлягає літературному редагуванню відповідальними контент-менеджерами.

13. Розміщення інформації (крім новин) на веб-сайтах Головдержслужби усіма мовними версіями здійснюється відповідальними особами в Підрозділах та Центрі за допомогою системи адміністрування веб-сайту Головдержслужби (далі - Система).

14. Підготовка анонсів та новинних повідомлень, які надаються до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи для розміщення на веб-сайтах Головного управління державної служби України, здійснюється відповідальною особою в кожному структурному підрозділі.

15. Розміщення інформації, яка надходить від територіальних органів Головдержслужби, здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за взаємодію з територіальними органами Головдержслужби.

16. В кожній публікації, що розміщується на веб-сайтах, необхідно зазначати дату розміщення та кожного оновлення інформації (в кінці публікації).

17. Перелік рубрик веб-сайтів Головдержслужби, терміни оновлення інформації та Підрозділи, відповідальні за підготовку, розміщення і актуальність інформації в цих рубриках, наведено в додатках до Порядку:

- додаток 4 - для україномовної версії офіційного веб-сайту;

- додаток 5 - для російськомовної версії офіційного веб-сайту;

- додаток 6 - для англомовної версії офіційного веб-сайту;

- додаток 7 - для внутрішнього веб-сайту.

Якщо у графі "Періодичність (термін) оновлення" рубрики зазначено умовний термін, тобто термін визначається після виконання якоїсь умови, пов'язаної з отриманням інформації, і термін розміщення інформації після її отримання більший, ніж 7 робочих днів, Підрозділ, відповідальний за актуальність інформації в рубриці, або Центр повідомляє про отримання відповідної інформації управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби не пізніше, ніж за 7 робочих днів до настання терміну розміщення інформації.

Управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби за 5 робочих днів до настання кожного з чітко визначених у додатках 4 - 6 термінів попереджає письмово або електронною поштою Підрозділ, відповідальний за актуальність інформації в рубриці, або Центр про необхідність оновлення інформації. У разі несвоєчасного оновлення інформації, за умови відсутності такого нагадування, управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби несе солідарну відповідальність з Підрозділом або Центром.

18. Призначення у Підрозділах та Центрі осіб, відповідальних за розміщення інформації, (далі - Контент-менеджерів) є компетенцією керівників Підрозділів та директора Центру. Керівник Підрозділу, уповноважена особа від Центру звертається до управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби з заявкою про призначення або зміну повноважень контент-менеджера (додаток 8).

У разі звільнення контент-менеджера керівник відповідного Підрозділу, уповноважена особа від Центру в день його звільнення повідомляє про це управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби з метою припинення надання доступу до системи під іменем (логіном), закріпленим за Контент-менеджером, що звільняється.

19. Виконання необхідних налаштувань Системи у разі внесення змін до переліку Контент-менеджерів здійснюється управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом трьох робочих днів після отримання відповідної заявки (додаток 8).

У разі зазначення в заявці необхідності інсталяції Системи на робочій станції контент-менеджера управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби виконується зазначена інсталяція протягом трьох робочих днів.

Контент-менеджер повинен зберігати в таємниці призначені йому управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби ідентифікатор (логін) і пароль для роботи в Системі.

Управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби надає оперативну консультативну допомогу Контент-менеджерам з питань роботи в Системі та, в разі необхідності, здійснює навчання роботі в Системі у двотижневий термін після отримання відповідного письмового звернення.

20. Для кожного документа, що розміщується на веб-сайті, заповнюється супровідна форма (додаток 9). Документ разом з заповненою належним чином супровідною формою зберігається у Підрозділі, відповідальному за його розміщення.

21. Розміщення інформації контент-менеджерами здійснюється з урахуванням вимог до оформлення інформаційних матеріалів веб-сайтів Головдержслужби, сформульованих у Керівництві (в Системі головне меню "Допомога" (F1) пункт "7.2 Робота з публікаціями").

22. Управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби забезпечує адміністративне супроводження наступних сервісів:

- підписка;

- реєстрація;

- інтернет-приймальня;

- форум;

- зворотний зв'язок;

- звернення громадян;

- інтернет-лінія;

- надання прав доступу авторизованим користувачам;

- статистика відвідувань веб-сайту;

- опитування.

23. Розміщення опитування в розділах веб-сайту за наявності технічних можливостей здійснюється управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом трьох робочих днів згідно наданої заявки (додаток 10).

24. Організація проведення обговорення теми у форумі та надання прав на модерацію Контент-менеджерам за наявності технічних можливостей здійснюється управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом трьох робочих днів за заявкою керівника Підрозділу (додаток 11).

25. Відповідальним за функціонування програмного забезпечення Системи, виконання резервного копіювання інформаційного наповнення та функціонування веб-сайтів Головдержслужби є управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби.

26. Банери на офіційному веб-сайті Головдержслужби створюються і видаляються за дорученнями заступників Начальника Головдержслужби та за погодженням управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, згідно з супровідною формою (додаток 12).

В разі необхідності оновлення інформації з доступом через банер на офіційному веб-сайті Головдержслужби України до управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби надається супровідна форма (додаток 13) за підписом керівника Підрозділу визначеного відповідальним за актуальність.

Розробку дизайну банера, підготовку та актуалізацію інформації, доступ до якої здійснюється через банер, виконує Підрозділ, визначений відповідальним у дорученні на створення банера.

Розміщення банера на офіційному веб-сайті Головдержслужби здійснює управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом трьох робочих днів після отримання відповідної інформації, наданої Підрозділом в електронному вигляді.

Видалення банерів здійснюється управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби протягом одного робочого дня.

27. Щоп'ятниці до 12:00 всі Підрозділи надсилають електронний образ довідки щодо актуальності та оновлення ними інформації на внутрішньому (додаток 14) та офіційному (додаток 15) веб-сайтах Головдержслужби за поточний тиждень на адресу monitoring@guds.gov.ua. Назви довідок формуються із скороченої назви структурного підрозділу, зазначення сайту (внутрішнього та офіційного), а також дати їх формування, наприклад: ЮУ_Вн_22.02.2009.doc та ЮУ_Оф_22.02.2009.doc.

Управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби узагальнює інформацію, отриману від Підрозділів, та на кожну другу апаратну нараду місяця до 16:00 надає управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю підсумкову інформацію про стан оновлення по внутрішньому (додаток 16) та офіційному (додаток 17) веб-сайтах.