- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засідання колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
7.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на контрольних картках (КК). Одночасно на документі, що підлягає контролю, та на контрольній картці проставляється штамп чи надпис "Контроль" або буква "К", "Особливий контроль" ("ОК"), "Внутрішній контроль" ("ВК"), "Внутрішній контроль Голови ("ВКГ"), після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник КК ставиться до контрольної картотеки.
7.3.3. КК контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.
7.3.4. За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і за змістом - заголовками, анотаціями, частинами тексту.
Автоматизованому контролю виконання підлягають документи із строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводяться на екран дисплея.
7.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту дано відповідь по суті.
7.3.6. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а виконання внутрішніх документів - керівництво Держкомнацрелігій України.
7.3.7. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і КК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться до КК.
8. Складання номенклатур і формування справ
8.1. Складання номенклатури справ
8.1.1. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Держкомнацрелігій України, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.
8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Держкомнацрелігій України документом, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
8.1.3. Незалежно від наявності номенклатури справ Держкомнацрелігій України кожний структурний підрозділ повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
8.1.4. Номенклатура справ Держкомнацрелігій України складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
8.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується директором департаменту та обов'язково погоджується з керівником діловодної служби.
8.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 10) складається на підставі вивчення документів, створюваних під час діяльності Держкомнацрелігій України.
8.1.7. Документи після їх виконання повинні групуватись у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальнюючій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
8.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, далі розпорядча документація самого Держкомнацрелігій України (постанови, рішення, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з вищими органами влади.
8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Держкомнацрелігій України складається у 3-х примірниках:
- 1-й примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
- 2-й примірник - передається до діловодної служби;
- 3-й примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
8.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ Держкомнацрелігій України.
8.1.11. Як у номенклатуру справ структурного підрозділу, так і у зведену номенклатуру Держкомнацрелігій України включаються найменування справ, що відображають усі задокументовані ділянки роботи.
До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК), журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
8.1.12. У Держкомнацрелігій України використовується структурний принцип внутрішньої побудови номенклатури (додаток 11). Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу, де першим зазначається Департамент кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.
8.1.13. Номенклатура справ Держкомнацрелігій України після її остаточного доопрацювання погоджується ЕК установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується Головою Держкомнацрелігій України.
8.1.14. Номенклатура справ Держкомнацрелігій України складається у 4 примірниках.
Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - недоторканий, зберігається у діловодній службі;
2-й примірник - направляється до відповідної державної архівної установи;
3-й примірник - використовується у поточній роботі організаційного забезпечення;
4-й примірник - розподіляється за розділами у відповідні структурні підрозділи для практичної роботи.
8.1.15. Зведена номенклатура справ Держкомнацрелігій України підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з архівними органами один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Держкомнацрелігій України.
8.2. Формування справ
8.2.1. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документа.
8.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності - засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює у Держкомнацрелігій України;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу;
- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи, в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
8.2.3. Документи в середині справи групуються у хронологічній, питально-логічній послідовності чи їх поєднанні.
8.2.4. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) групуються у справи за їх різновидом і хронологією з додатками до них.
Статути, положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.
Накази з основної діяльності, накази з особового складу групуються у різні справи.
8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи щодо організації засідання (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.
8.2.6. Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
8.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ-відповідь йде за документом-запитом.
8.2.9. Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; перша сторінка паспорта, картка П2 - ДС, документи про освіту, Присяга державного службовця, Попередження про спеціальні обмеження, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; декларація про доходи державного службовця; доповнення до аркуша з обліку кадрів; довідки та інші документи, що мають відношення до даної особи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не заносяться.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до аркуша з обліку кадрів.
8.2.10. Особові рахунки робітників і службовців та інші подібні документи систематизуються в межах року, за алфавітом прізвищ.
8.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Держкомнацрелігій і його структурних підрозділах здійснюється відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційно та фінансово-господарського забезпечення.
8.3. Оперативне зберігання документів
8.3.1. Документи з часу заведення (надходження) і до передачі їх до державної архівної установи зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
8.3.2. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється за дозволом заступників Голови Держкомнацрелігій України. На видану справу заводиться карта-замісник справи, де зазначається кому справа видана і дата її повернення. Передбачається заведення журналу для реєстрації видачі справ у тимчасове користування.
8.3.3. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Держкомнацрелігій України з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8.3.4. Підготовка документів до наступного зберігання в державній архівній установі здійснюється експертною комісією ЦДАВО.
9. Функції діловодної служби
9.1. Вся робота щодо документального забезпечення та контролю виконання в Держкомнацрелігій України здійснюється відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.
9.2. Робота відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення регламентується Положенням про нього, що розробляється на основі Положення про Держкомнацрелігій України та цієї Інструкції.
9.3. За ведення питань діловодства і контролю у відділі організаційного забезпечення та контролю Департаменту організаційно-правового забезпечення та фінансово-господарського забезпечення відповідають начальник відділу і головний спеціаліст, що регламентується їх посадовими інструкціями.
9.4. Основними завданнями відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення у питаннях діловодства і контролю є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Держкомнацрелігій України, контроль за своєчасним виконанням актів Президента України та Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів України та заходів, що випливають з програми діяльності Кабінету Міністрів України та самого Держкомнацрелігій України.
9.5. Відповідно до цих завдань відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення:
- здійснює розробку інструкції з діловодства для Держкомнацрелігій України, номенклатури та опису справ;
- реєструє пропозиції, заяви і скарги громадян, формує справи, зняті з контролю;
- здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням в Держкомнацрелігій України, вживає заходів щодо скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- здійснює прийом, реєстрацію, облік, оперативний розшук, інформування за документами;
- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки та використання документів, що створюються в Держкомнацрелігій України, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми і методи роботи з документами в Держкомнацрелігій України з урахуванням використання організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Держкомнацрелігій України;
- організовує підвищення кваліфікації посадових осіб установи в роботі з документами;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), Примірну інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, цю Інструкцію та інші нормативи в Держкомнацрелігій України;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією для роботи з документами в Держкомнацрелігій України.
10. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
10.1. Наказ
10.1.1. Наказ - розпорядчий документ Держкомнацрелігій України.
10.1.2. Проект наказу розробляється структурним підрозділом Держкомнацрелігій України за дорученням керівництва або за власною ініціативою.
10.1.3. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візується заступником Голови, який керує відповідним структурним підрозділом; начальником структурного підрозділу, відповідальним за підготовку проекту або з яким узгоджується проект та підписується Головою. Другий примірник завіряється у відділі кадрів та організаційної роботи печаткою, штампом з написом "Згідно з оригіналом" та візується його начальником.
10.1.4. Обидва примірники наказу реєструються у відділі персоналу та державної служби. Накази нумеруються за порядком номерів в межах календарного року.
10.1.5. Примірники наказів розподіляються так:
1-й примірник - недоторканий, зберігається у кадровій службі;
2-й примірник - у структурному підрозділі-виконавцеві.
10.1.6. Наказ вступає в дію з моменту його підписання, якщо інший строк не зазначений у тексті.
10.1.7. Наказ складається на загальному бланку Держкомнацрелігій України з обов'язковим оформленням наступних елементів:
- дата;
- номер;
- заголовок до тексту;
- текст;
- візи;
- підпис;
- гриф узгодження (при потребі).
10.1.8. Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин.
10.1.9. У констатуючій частині викладаються цілі і завдання дій, що приписуються. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий, інший нормативний акт або доручення вищих органів влади, то у констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок і викладається зміст тієї його частини, яка безпосередньо стосується Держкомнацрелігій України.
10.1.10. Розпорядча частина починаються словом "НАКАЗУЮ".
10.1.11. У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії і строки виконання дій, що приписуються.
10.1.12. Якщо наказ доповнює, відміняє або змінює накази, що видані раніше, або їх окремі пункти, це обумовлюється у тексті наказу.
10.1.13. У випадку, коли немає потреби давати роз'яснення, констатуючої частини може не бути, і текст наказу складається тільки з розпорядчої частини.
10.2. Протокол
10.2.1. Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, нарадах, конференціях.
10.2.2. Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатись після їх розшифрування.
10.2.3. Складає протокол секретар колегіального органу.
10.2.4. Протокол складається за формою загального бланку з обов'язковим наведенням таких:
- виду документа (протокол);
- дати засідання;
- номера;
- місця засідання;
- грифа затвердження (у тому разі, коли протокол підлягає затвердженню);
- заголовок;
- текст;
- підпис.
10.2.5. На протоколі ставиться дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску - закінчення. Наприклад, 10 - 12.03.02. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів органів, які взяли участь у роботі колегіального органу. В реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.
10.2.6. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад "засідання колегії комітету".
10.2.7. Після оформлення заголовної частини складається текст.
10.2.8. Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.
10.2.9. Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.
Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
10.2.10. Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Основний зміст доповідей та виступів розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому разі, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів; коротко протоколюються також оперативні наради); рішення друкується повністю. Текст рішення будується за зразком наказу і складається із таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.
10.2.11. Протокол підписується секретарем.
10.2.12. Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.
10.2.13. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, редагується і оформляється.
10.2.14. Рішення колегіальних органів в Держкомнацрелігій України повинні впроваджуватись у життя наказами.
10.2.15. Друкується протокол у потрібній кількості екземплярів.
10.3. Службові листи
Узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є засобом спілкування з установами та приватними особами.
10.3.1. Листи повинні складатися тільки тоді, коли неможливо вирішити питання під час розмови по телефону або при особистому спілкуванні.
10.3.2. Текст листа повинен висвітлювати одне питання. Це прискорить виконання документа.
10.3.3. Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа; тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів влади, що стали підставою для складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, з приводу якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо. Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщувати докази і доведення у другу частину.
10.3.4. Виконавець документа, крім тексту, повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), зазначити адресата, посаду, прізвище і ініціали того, хто підписує документ, своє прізвище і номер телефону, зазначити додатки та перевірити номери, якщо вони є.
10.3.5. Головна мета службового листа - побудити до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та лаконічністю тексту. Слова повинні точно відбивати зміст. Багатослів'я заважає виділити суть документа. Тон листа має бути нейтральним.
10.3.6. Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, це досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як і досі, як і раніше, як відомо, якщо можливо тощо.
Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчив Ваші зауваження...", "уважно розглянув Ваші пропозиції...".
10.3.7. Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір вступних та заключних словотворень і висловлювань: "В порядку обміну...", "За винятком...", "У зв'язку...", "Відповідно..." тощо.
| Директор Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення | Л.Гришко |
Додаток 1
до п. 3.1.2
Державний комітет України у справах національностей та релігій
АКТ
від ____________ N ________
Про відсутність вкладень у конверті
Підстава: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах,
інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади
від 17 жовтня 1997 року N 1153.
Складений начальником загального відділу Держкомнацрелігій
України.
_____________________________________________ (прізвище, ініціали)
У присутності:____________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
"___" ____________ 2007 р. _______________________ назва установи
_________________________________________________________________,
від якої надійшов пакет, в якому після його розкриття не
виявлено таких документів
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(назви документів і номери документів, яких не вистачає)
Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається
відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Начальник відділу підпис розшифровка підпису
Додаток 2
до п. 3.3
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою
1. Листи, що надійшли до відома в копії.
2. Телеграми, листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани і програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.п.
8. Прейскуранти цін (копії).
9. Вітальні листи і запрошення.
10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
11. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
12. Форми статистичної звітності.
13. Норми витрати матеріалів.
14. Наукові звіти за темами.
Додаток 3
до п. 3.3.8
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ У СПРАВАХ НАЦІОНАЛЬНОСТЕЙ ТА РЕЛІГІЙ
РЕЄСТРАЦІЙНА КАРТКА ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА
----------------------------------------------------------------
| КОРЕСПОНДЕНТ |
|--------------------------------------------------------------|
|Індекс документа та дата надходження Строк виконання |
| .. .. |
|--------------------------------------------------------------|
| КОРОТКИЙ ЗМІСТ |
|--------------------------------------------------------------|
| РЕЗОЛЮЦІЯ |
|--------------------------------------------------------------|
| ВИКОНАВЕЦЬ |
|--------------------------------------------------------------|
| ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ |
|--------------------------------------------------------------|
| Справа N |
----------------------------------------------------------------
Додаток 4
до п. 3.3.10
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ У СПРАВАХ НАЦІОНАЛЬНОСТЕЙ ТА РЕЛІГІЙ
КОНТРОЛЬНА КАРТКА
------------------------------------------------------------------
| КОРЕСПОНДЕНТ |
| N від .. |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| ВИКОНАВЕЦЬ |
| Індекс документа та дата Контрольний строк |
| .. .. |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| ЗМІСТ |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| РЕЗОЛЮЦІЯ |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| Справа N |
| |
------------------------------------------------------------------
Додаток 5
до п. 3.3.11
ПЕРЕЛІК
обов'язкових реквізитів для заповнення машинно-орієнтованої контрольної картки (КК)
Додаток 6
до п. 4.2.1
СКЛАД РЕКВІЗИТІВ
організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України.
2. Емблема установи, організації або підприємства.
3. Зображення нагород.
4. Код установи, організації або підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування Комітету.
7. Найменування установи, організації або підприємства.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунка в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складення або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Відмітка виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження.
Додаток 7
до п. 4.6.8
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
1. Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівельних об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установи, організації, підприємства тощо).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд; на капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
6. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в міністерствах, відомствах й інших установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).
7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих постачань продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; прибутки по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
9. Розцінки на здійснення робіт.
10. Статути державних підприємств (об'єднань).
11. Структура і штатна чисельність.
12. Форми уніфікованих документів.
13. Штатні розписи та зміни до них.
Додаток 8
до п. 4.6.13
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).
Аркуші погодження нормативних актів.
Виконавчі листи.
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).
Доручення (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво; технічні тощо).
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
Посвідчення про відрядження.
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо).
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
Норма витрат на коштовні матеріали.
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями)
Протоколи (погодження планів поставок).
Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
Специфікації (виробів, продукції тощо).
Статути державних підприємств (об'єднань).
Судові позови і заяви.
Титульні списки.
Штатні розписи і зміни до них.
Додаток 9
до п. 7.2.1
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням типових строків виконання
1. Закони України, постанови Верховної Ради України і її Президії, укази і розпорядження Президента України; декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ, листи-доручення і листи-запити - відповідно до встановлених строків або протягом 30 днів.
2. Законопроекти - не пізніше 20 числа кожного місяця.
3. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України - до двох місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.
4. Запити комісій Верховної Ради України - 10 днів.
5. Запит депутата Верховної Ради України - протягом 15 днів із дня його одержання або інший встановлений Верховною Радою термін.
6. Звернення депутата Верховної Ради України - протягом 10 днів із дня одержання.
7. Пропозиції і заяви депутатів Верховної Ради України - до 1 місяця.
8. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі - до 1 місяця.
9. Пропозиції громадян - у строк до 1 місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.
10. Заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з дня надходження; ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки - не пізніше 15 днів.;
11. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них - у 15-денний строк з дня одержання.
12. Телеграми, що не потребують термінового вирішення, - до 2 днів; решта - протягом 10 днів.
13. Документи з позначкою "ВКГ" (внутрішній контроль Голови) -7 календарних днів.
Додаток 10
до п. 8.16.
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________________ N _________
на ____________________________ рік
__________________________________________________________________
Назва розділу
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк |Примітка |
| справи |справи (тому,|справ, томів,| зберігання | |
| | частини) | частин | справи | |
| | | | (тому, | |
| | | |частини і N | |
| | | | статей за | |
| | | |переліком) | |
|-------------+-------------+-------------+------------+---------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади
начальника структурного
підрозділу підпис ініціали прізвище
ПОГОДЖЕНО
Директор Департаменту
кадрового, організаційного та
фінансово-господарського
забезпечення підпис ініціали прізвище
Додаток 11
до п. 8.1.12
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Державного комітету
України у справах
національностей та релігій
________________ Г.Д.Попов
"___" ____________ 2007 р.
Державний комітет України у справах національностей та релігій
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ N ________
на __________________ рік
_________________________________________________________
Назва розділу
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк |Примітка |
| справи |справи (тому,|справ, томів,| зберігання | |
| | частини) | частин | справи | |
| | | | (тому, | |
| | | |частини і N | |
| | | | статей за | |
| | | |переліком) | |
|-------------+-------------+-------------+------------+---------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту
кадрового, організаційного та
фінансово-господарського
забезпечення підпис ініціали прізвище
