МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 22.05.2006 N 183 |
Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України
З метою забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 р. N 58, Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 р. N 1739 "Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду",
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про архів Мінпромполітики України (додаток 1).
2. Затвердити Положення про експертну комісію Мінпромполітики України та склад експертної комісії (ЕК) (додатки 2, 3).
3. Директорам департаментів, начальникам інших самостійних структурних підрозділів Міністерства:
- забезпечити належне виконання вимог затверджених положень по веденню архівної справи та роботі експертних комісій;
- ознайомити працівників підпорядкованих структурних підрозділів з затвердженими положеннями;
- призначити експертні галузеві комісії з питань визначення цінності документів, створених у підпорядкованих структурних підрозділах.
4. Начальнику Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Горнику В.Г. в межах визначених повноважень здійснювати контроль за веденням діловодства та архівної справи структурними підрозділами Міністерства згідно з вимогами затверджених положень та чинних нормативно-правових актів.
5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 29.11.2002 року N 524 "Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України".
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Баранчука В.М.
| Міністр | В.М.Шандра |
Додаток 1
до наказу Мінпромполітики
України
22.05.2006 N 183
ПОЛОЖЕННЯ
про архів Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III в Міністерстві промислової політики України діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.
2. Архів підпорядковано Управлінню контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Мінпромполітики України.
3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи архів Міністерства керується правилами, інструкціями та іншими актами спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Держкомархівів України), інструкціями, наказами, розпорядженнями Мінпромполітики України.
4. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується заступником Міністра.
5. Основними завданнями архіву Міністерства є:
- прийняття від структурних підрозділів Міністерства створених за звітний період документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів на різних носіях інформації;
- контроль разом з працівниками Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України та іншими висококваліфікованими фахівцями, включеними до складу комісії, стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах Міністерства;
- участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи до затвердженої номенклатури;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення її державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу Міністерства та актів про відбір та знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;
- створення та удосконалення довідкової інформаційної бази даних щодо архівних документів;
- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;
- участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.
6. Для виконання покладених на архів завдань працівнику архіву надається право:
- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво управління про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами та порядку ведення архівної справи;
- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
7. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.
Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Міністра за поданням начальника Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається Інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами.
8. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
9. До складу документів архіву Міністерства входять:
- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;
- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;
- особові архівні документи працівників Міністерства;
- документи на різних видах носіїв інформації та установ - попередників Міністерства, які ліквідовані;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи на паперових носіях інформації повинні зберігатися в архіві Міністерства окремо від документів на електронних носіях інформації.
10. Документи на паперовому носії передаються структурними підрозділами до архіву Міністерства через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами зразка, встановленого Держкомархівів України, з виконанням вимог Інструкції з діловодства у Мінпромполітики України.
11. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів в архіві Міністерства:
- документи Міністерства та безпосередньо підпорядкованих йому організацій - 15 років;
- документи з особового складу Мінпромполітики України - 75 років;
- науково-технічна документація - 25 років;
- машиноорієнтовні документи - 5 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архіві Міністерства можуть бути змінені з дозволу спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду архів Міністерства зобов'язаний передати на постійне зберігання їх до ЦДАВО України в порядку, установленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
| Начальник Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України | В.Г.Горник |
Додаток 2
до наказу Мінпромполітики
22.05.2006 N 183
ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 р. N 1739 "Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду", в Міністерстві промислової політики України діє експертна комісія (далі - ЕК), яка проводить попередню експертизу цінності документів та подає її результати на затвердження експертно-перевірної комісії (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади (ЦДАВО) України.
2. ЕК є дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються Міністром, після чого вони обов'язкові для виконання структурними підрозділами Міністерства.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України, Законами України, іншими нормативно-правовими актами вищих органів влади та цим Положенням. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву України.
4. Основними завданнями ЕК є:
- розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому Держкомархівів України порядку описів документів на різних видах носіїв інформації, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду; описів документів з особового складу; номенклатур справ поточного діловодства Міністерства; актів про вилучення для знищення документів Міністерства, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;
- організація і проведення спільно з Управлінням контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України та архівом Міністерства щорічного відбору документів для подальшого зберігання та знищення, здійснення контролю за організацією діловодних процесів;
- участь у підготовці та розгляді номенклатури справ Міністерства, методичних розробок з організації діловодства та архівної справи, експертизи цінності документів;
- розгляд пропозицій структурних підрозділів Міністерства про зміну термінів зберігання окремих документів, не передбачених діючими переліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК ЦДАВО України;
- проведення інструктажу і консультацій працівників Міністерства з окремих питань організації діловодства, експертизи цінності документів на різних видах носіїв інформації та їх підготовки до передачі на подальше зберігання.
5. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
- давати вказівки працівникам структурних підрозділів, відповідальним за ведення діловодства з питань проведення експертизи цінності документів та їх підготовку до передачі на архівне зберігання;
- вимагати від керівників структурних підрозділів Міністерства розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;
- вимагати від структурних підрозділів Міністерства відомостей та висновків, необхідних для визначення цінності і термінів зберігання документів;
- заслуховувати на своїх засіданнях інформації керівників структурних підрозділів Міністерства та начальника Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та схоронності документів Національного архівного фонду та документів довгострокового (понад 10 років) зберігання;
- запрошувати на засідання фахівців структурних підрозділів Міністерства, а у разі необхідності - працівників ЦЦАВО України;
- інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.
6. До складу ЕК, яка затверджується наказом Міністра, включаються працівники Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці ЦДАВО України.
Головою ЕК призначається заступник Міністра, відповідальний за ведення діловодства та архівної справи в Міністерстві, а секретарем ЕК - працівник архіву.
Секретар ЕК за вказівками голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереження.
7. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.
Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Міністром.
| Начальник Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України | В.Г.Горник |
Додаток 3
до наказу Мінпромполітики
22.05.2006 N 183
СКЛАД
експертної комісії (ЕК) Мінпромполітики України
Члени комісії:
| Начальник Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України | В.Г.Горник |
