МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 29.11.2002 N 524 |
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства промислової політики N 183 від 22.05.2006 )
Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України
На виконання доручення Прем'єр-міністра України від 16.01.2002 р. N 174/3 у відповідності до законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про архів Міністерства промислової політики України (додаток 1) додається.
2. Затвердити Положення про експертну комісію, її склад для організації та проведення експертизи цінності документів в Міністерстві та віднесення документів, створених у підпорядкованих підрозділах, до Національного архівного фонду (додатки 2, 3), додаються.
3. Начальнику Управління документального забезпечення і контролю Горнику В.Г. в межах своїх повноважень здійснювати контроль за веденням діловодства та архівної справи в структурних підрозділах Міністерства у відповідності до чинних нормативно-правових актів та забезпечити проведення циклу занять з відповідальними працівниками структурних підрозділів Міністерства, підпорядкованих підприємств, установ та організацій.
4. Начальнику Головного науково-технічного управління Ноговіцину О.В. в 2-місячний термін надати керівництву Міністерства на розгляд пропозиції щодо створення галузевих архівних центрів (підрозділів) при головних НДІ (КБ).
5. Начальникам самостійних структурних підрозділів Міністерства зобов'язати керівників підпорядкованих підприємств, установ та організацій розробити та після погодження з Міністерством затвердити положення про архівний підрозділ, про експертну комісію підприємства, установи чи організації у відповідності до вимог чинних законодавчих, нормативно-правових актів.
6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 18.06.98 року N 214 "Питання діяльності архіву Мінпромполітики України".
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Державного секретаря Мініна Л.В.
| Державний секретар | В.Г.Падалко |
Додаток 1
до наказу
Мінпромполітики України
29.11.2002 N 524
ПОЛОЖЕННЯ
про архів Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III в Міністерстві промислової політики України діє архів для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.
2. Архів підпорядковано управлінню документального забезпечення і контролю Мінпромполітики України.
3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архів Міністерства керується правилами, інструкціями та іншими актами спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Держкомархів України), інструкціями, наказами, розпорядженнями Мінпромполітики України.
4. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується Державним секретарем Міністерства.
5. Основними завданнями архіву Міністерства є:
- прийняття від структурних підрозділів Міністерства та забезпечення належних умов зберігання архівних документів на різних носіях інформації;
- контроль разом з працівниками управління документального забезпечення і контролю стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах Міністерства;
- участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення її державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу Міністерства та актів про відбір та знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;
- створення та удосконалення довідковою апарату до архівних документів;
- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;
- участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.
6. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво Міністерства про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами;
- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
7. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.
Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Державного секретаря за поданням начальника управління документального забезпечення і контролю.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами.
8. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
9. До складу документів архіву Міністерства входять:
- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;
- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;
- особові архівні документи працівників Міністерства;
- документи на різних видах носіїв інформації та установ - попередників Міністерства, які ліквідовані;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи на кожному виді носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Міністерства окремо від документа на інших видах носіїв інформації.
10. Документи на паперовому носії передаються структурними підрозділами до архіву Міністерства через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами зразка, встановленого Держкомархівів України, з виконанням вимог Інструкції з діловодства у Мінпромполітики України.
11. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів в архіві Міністерства:
- документи Міністерства та безпосередньо підпорядкованих йому організацій - 15 років;
- документи з особового складу Мінпромполітики України - 75 років;
- науково-технічна документація - 25 років;
- машиноорієнтовні документи - 5 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архіві Міністерства можуть бути змінені з дозволу спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, архів Міністерства зобов'язаний передати на постійне зберігання їх до ЦДАВО України в порядку, установленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Додаток 2
до наказу
Мінпромполітики України
29.11.2002 N 524
ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853, в Міністерстві промислової політики України експертна комісія (ЕК) проводить попередню експертизу цінності документів та подає її результати на затвердження експертно-перевірних комісій (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України.
2. ЕК є дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються Державним секретарем Міністерства, після чого вони обов'язкові для виконання структурними підрозділами Міністерства.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України, законами України, іншими нормативно-правовими актами вищих органів влади та цим Положенням. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву України.
4. ЕК працює у відповідності з річним планом, який затверджується Державним секретарем Міністерства.
5. Основними завданнями ЕК є:
- розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому Держкомархівів України порядку описів документів на різних видах носіїв інформації, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду; номенклатур справ поточного діловодства Міністерства; актів про вилучення документів Міністерства, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;
- організація і проведення спільно з управлінням документального забезпечення і контролю та архівом Міністерства щорічного відбору документів для подальшого зберігання та знищення, здійснення контролю за організацією діловодних процесів;
- участь у підготовці та розгляді номенклатури справ Міністерства, методичних розробок з організації діловодства та архівної справи, експертизи цінності документів;
- розгляд пропозицій структурних підрозділів Міністерства про зміну термінів зберігання окремих документів, не передбачених діючими переліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК ЦДАВО України;
- проведення інструктажу і консультацій працівників Міністерства з окремих питань організації діловодства, експертизи цінності документів на різних видах носіїв інформації та їх підготовки до передачі на подальше зберігання.
6. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
- давати вказівки працівникам структурних підрозділів, відповідальним за ведення діловодства з питань проведення експертизи цінності документів та їх підготовку до передачі на архівне зберігання;
- вимагати від керівників структурних підрозділів Міністерства розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;
- вимагати від структурних підрозділів Міністерства відомостей та висновків, необхідних для визначення цінності і термінів зберігання документів;
- заслуховувати на своїх засіданнях інформації керівництва управління документального забезпечення і контролю Міністерства про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та схоронності документів Національного архівного фонду та документів довгострокового (понад 10 років) зберігання;
- запрошувати на засідання фахівців структурних підрозділів Міністерства, а у разі необхідності - працівників ЦДАВО України;
- інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.
7. До складу ЕК, яка затверджується наказом Державного секретаря Міністерства, включаються працівники управління документального забезпечення і контролю, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці ЦДАВО України. Головою ЕК може призначатися Державний секретар або його заступник, а секретарем - працівник архіву.
Секретар ЕК за вказівками голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереження.
8. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.
Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Державним секретарем Мінпромполітики України.
Додаток 3
до наказу
Мінпромполітики України
29.11.2002 N 524
СКЛАД
експертної комісії (ЕК) Мінпромполітики України
Падалко Віктор Григорович - Державний секретар, голова комісії
Горник Володимир Гнатович - начальник управління документального забезпечення і контролю, заступник голови комісії
Надточій Наталія Дмитрівна - головний спеціаліст загального відділу, секретар комісії
Члени комісії:
Бурлаченко Сергій Григорович - заступник начальника юридичного управління
Сировець Петро Петрович - заступник начальника загального відділу - завідувач сектору документального забезпечення
Поліщук Галина Олексіївна - головний спеціаліст відділу безпеки та режиму
Осинова Наталія Іванівна - заступник начальника управління - начальник відділу управління об'єктами державної власності
Буряк Валентина Миколаївна - заступник начальника відділу фінансування, бухгалтерського обліку та звітності
Король Оксана В'ячеславівна - головний спеціаліст управління державного оборонного замовлення, військово-технічних розробок і спеціальних технологій
Губенко Наталія Петрівна - головний архівіст ЦДАВО України (за згодою).
