Про удосконалення контролю за виконанням контрольних доручень в апараті МОЗ України

На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 20 січня 1997 року N 45 "Про стан виконавської дисципліни в центральних та місцевих органах виконавчої влади і заходи щодо підвищення відповідальності управлінських кадрів за реалізацію програмних завдань Кабінету Міністрів України" та наказу МОЗ України від 26 лютого 1997 року N 52-ОС "Про створення відділу контрольних доручень Управління справами" Н А К А З У Ю :

1. Затвердити :

1.1. Положення про відділ контрольних доручень Управління справами Міністерства охорони здоров'я України (додається).

1.2. Тимчасову інструкцію по організації та здійсненню контролю за виконанням контрольних доручень в апараті Міністерства охорони здоров'я України (додається).

2. Пункти 1, 2, 3, 5, 7 наказу МОЗ УРСР від 15 квітня 1985 року N 220 "Про удосконалення контролю виконання в системі МОЗ УРСР" вважати таким, що втратив чинність.

3. Керівникам структурних підрозділів Міністерства:

3.1. Взяти до уваги, що діяльність відділу контрольних доручень Управління справами не звільняє керівників підрозділів від здійснення контролю за якістю та своєчасністю виконання контрольних доручень.

3.2. Забезпечити виконання Тимчасової інструкції по організації та здійсненню контролю за виконанням контрольних доручень в апараті МОЗ України.

3.3. Постійно сприяти удосконаленню системи контролю у підпорядкованих підрозділах.

3.4. Начальнику Управління справами М.П.Мостюку у місячний термін після отримання затвердженої Кабінетом Міністрів України інструкції з діловодства в центральних та місцевих органах виконавчої влади розробити проект інструкції з діловодства МОЗ України, в якій регламентувати порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів в апараті.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра В.О.Сьоміна.

1.1. Відділ контрольних доручень входить до складу Управління справами.

1.2. У своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, зокрема законами України "Про державну службу",, "Про статус народного депутата України" та "Про звернення громадян", постановами та розпорядженнями Уряду, основними положеннями ЄДСД, правилами та вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, іншими діючими нормативними та методичними документами в сфері діловодства, Положенням про Міністерство охорони здоров'я України ( 884/98), Положенням про Управління справами, нормативними актами Міністерства та цим Положенням.

1.3. Очолює відділ контрольних доручень начальник, який підпорядкований начальнику Управління справами, а у разі його відсутності - заступнику начальника Управління.

1.4. Посади працівників відділу встановлюються відповідно до номенклатури, передбаченої штатним розкладом Міністерства.

2.1. Основними завданнями відділу є:

сприяння якісному виконанню доручень керівництва щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, звернень, запитів народних депутатів України, інших доручень керівництва Міністерства щодо звернень органів України та громадян;

вжиття заходів щодо чіткої організації виконавської дисципліни, підвищення особистої відповідальності співробітників за виконання контрольних доручень;

узагальнення та аналіз даних про хід і результати виконання контрольних доручень.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує такі функції:

ставить та знімає з контролю зареєстровані у загальному відділі Управління справами контрольні доручення щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України , указів, розпоряджень та доручень Адміністрації Президента України, постанов, розпоряджень, доручень Кабінету Міністрів України, інших доручень керівництва Міністерства щодо звернень державних органів України та громадян;

здійснює контроль за своєчасністю доведення контрольних доручень до виконавців;

здійснює попередню перевірку і регулює хід виконанння контрольних доручень у підрозділах Міністерства;

надає методичну допомогу в оргіназації контролю за своєчасним виконанням контрольних доручень у підрозділах Міністерства;

узагальнює, аналізує та вносить пропозиції керівництву про результати контролю за виконанням;

інформує в установленому порядку керівництво про хід та підсумки виконання контрольних доручень;

реєструє окрему вихідну документацію до Верховної Ради, Адміністрації Президента та Кабінету Міністрів України на виконання контрольних доручень і доручень керівництва, яка виходить з Міністерства до керівних органів;

перевіряє відповідність підготовлених у Міністерстві документів щодо вимог діловодства;

вивчає та поширює позитивний досвід організації контролю за виконавською дисципліною;

удосконалює форми та методи роботи з контрольними дорученнями із застосуванням комп'ютерної оргтехніки.

2.3. Відповідно до покладених на відділ завдань та функцій має право:

перевіряти у підрозділах Міністерства матеріали, що стосуються виконання контрольних доручень;

отримувати у письмовй формі від керівництва підрозділів Міністерства пояснення з приводу допущених порушень у виконавській дисципліні;

повідомляти керівництву Міністерства про випадки порушення виконавської дисципліни з боку конкретних працівників;

вносити пропозиції щодо підвищення технічного забезпечення, яке сприятиме підвищенню виконавської дисципліни в апараті.

3.1. Відділ контрольних доручень здійснює свої функції у взаємодії з :

загальним відділом Управління справами;

керівництвом структурних підрозділів Міністерства;

господарським відділом щодо забезпечення засобами оргтехніки та канцтоварами;

з групою спеціалістів Українського наукового гігієнічного центру МОЗ України, які займаються впровадженням локальної комп'ютерної мережі у Міністерстві охорони здоров'я України.

1.1. Мета контролю

забезпечення високої ефективності якості та чіткого виконання директивних документів, особистих рішень та доручень керівництва.

1.2. Завдання контролю

забезпечення високого рівня виконавської дисципліни в апараті МОЗ шляхом підвищення якості та своєчасного виконання встановлених завдань;

своєчасне виявлення відхилень у строках та якості виконання документів, а також винних у порушенні строків виконання.

1.3. Функції контролю:

облік документів, що підлягають контролю, розробка, затвердження та впровадження системи контролю;

призначення та підготовка відповідальних за контроль виконання документів в усіх підрозділах Міністерства;

взяття на контроль, систематичний нагляд за фактичним виконанням документів, що потребують контролю; впровадження заходів щодо своєчасного та якісного виконання доручень, зняття з контролю;

періодичний аналіз стану та результати виконання взятих на облік контрольних доручень; впровадження заходів щодо удосконалення системи та поліпшення виконавської дисципліни.

1.4. Контроль за виконанням документів здійснюється згідно з законодавством України, решінням Уряду України, наказами та вказівками МОЗ України, а також цією Тимчасовою інструкцією.

1.5. Відповідальність щодо організації контролю в апараті МОЗ України несуть: Міністр, зуступники Міністра, начальники головних управлінь, управлінь та самостійних відділів, начальник Управління справами.

1.6. Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням підлягають такі документи:

закони України,

постанови та доручення Верховної Ради України,

запити та звернення народних депутатів України,

укази, розпорядження Президента України,

доручення Адміністрації Президента України,

постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України,

доручення Кабінету Міністрів України

Крім цього, контролю підлягають інші документи згідно з дорученням керівництва.

1.7. Вимоги до документів, які підлягають контролю:

1.7.1. Документ, який підлягає контролю, має реєстраційну відмітку на правому нижньому полі документа та відмітку щодо контролю на лівому полі ("КОНТРОЛЬ").

1.7.2. У докуметі повинні бути визначені завдання, які підлягають виконанню, строки їх виконання, відповідальні.

1.8. Відповідальність за виконання несуть особи, які визначені у дорученні керівництва (резолюція).

У тих випадках, коли документ виконується кількома особами, відповідальними за організацію виконання є перший, вказаний у дорученні (резолюції).

1.9. Строки виконання документів

1.9.1. Строки виконання документів, що контролюються, і строки надання інформації про виконання вказуються в тексті документа або у дорученні згідно з резолюцією керівника. На ряд документів згідно з переліком (додаток N 1) встановлено типові строки їх виконання.

Якщо вказаний у резолюції строк виконання документа відрізняється від типового, приймається вказаний строк.

1.9.2. Строк виконання документа, що підлягає контролю, обчислюється з дня його реєстрації, а для вхідних документів - з дня надходження до Міністерства.

1.9.3. Встановлення нового строку виконання подовжується виконавцем не менш як за 3 дні до встановленого раніше строку виконання лише за згодою органу чи особи, яка його встановила, після пред'явлення виконавцем підстав для подовження строку виконання.

Про зміни строку виконання подається інформація у той же день до відділу контрольних доручень Управління справами.

1.10. Для здійснення контролю за виконанням документів застосовується реєстраційно-контрольна картка для кожного документа.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється із застосуванням комп'ютерної техніки.

1.11. Документ вважається виконаним і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь про виконання повідомлено в відділ контрольних доручень Управління справами.

Рішення про зняття з контролю приймається керівником після оцінки виконання завдання (документ візується).

Про знаття документа з контролю з обгрунтованими пропозиціями до керівництва виходять відповідальні виконавці.

На виконаному документі та реєстраційно-контрольній картці відзначається виконання документа та зняття з контролю.

1.12. На підставі аналізу даних контролю виконання при необхідності розробляються заходи щодо підвищення виконавської дисципліни.

2.1. До системи контролю входять:

2.1.1. Міністр та його заступники, які організовують роботу щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, доручень Адміністрації Президента, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів та їх документів в апараті; приймають рішення про взяття на контроль та знаття з контролю виконаних документів (доручень).

2.1.2. Начальники головних управлінь, управлінь та самостійних відділів, які несуть особисту відповідальність за виконання документів, організовують контроль виконання в підрозділах.

2.1.3. Начальник Управління справами, який керує роботою відділу контрольних доручень.

2.1.4. Начальник відділу контрольних доручень, який здійснює свої функції згідно з Положенням про відділ.

2.1.5. Відповідальний виконавець, який особисто чи із залученням інших виконавців організує вчасне виконання завдання.

2.1.6. Комп'ютерна техніка забезпечує накопичення інформації щодо обліку та виконання контрольних доручень.

3.1. Взяття на контроль:

документи, що підлягають контролю, надходять для реєстрації та попереднього розгляду до загального відділу Управління справами:

3.1.1. Кожен документ ставиться на облік у загальному відділі Управління справами, де заводиться реєстраційна картка.

3.1.2. Після реєстрації документи у день надходження направляються на розгляд керівництву МОЗ України.

3.1.3. Розглянуті (з резолюцією) керівництвом документи повертаються до загального відділу Управління справами, де відбираються для контролю; резолюція щодо виконання переноситься у реєстраційно-контрольну картку.

Резолюція повинна вміщувати такі елементи:

вказівку щодо конкретних виконавців, зміст дій щодо виконання, строк виконання, осбистий підпис керівника, дату.

3.1.4. Документи з реєстраційною карткою, що підлягають контролю за їх виконанням згідно з типовими строками або резолюцією керівництва, направляються загальним відділом до відділу контрольних доручень Управління справами.

3.1.5. Відділ контрольних доручень заводить на них контрольну картку та ставить її на автоматизований облік.

3.1.6. Інформація щодо організації контролю за виконанням обробляється із застосуванням комп'ютерної техніки.

3.2. Контроль виконання документів

3.2.1. Своєчасніть виконання документів забезпечується направленням щотижня робочих планів по виконанню з перспективою на тиждень контрольних доручень до підрозділів Міністерства.

3.2.2. Для попередження порушення строків виконання у структурні підрозділи за 10 або 5 днів надходять письмові нагадування щодо закінчення терміну виконання (в оперативному порядку нагадується за 3 дні по телефону).

3.2.3. Виконавець повинен інформувати за запитом спеціалістів відділу контрольних доручень про хід та стан виконання контрольних документів.

3.2.4. Начальник відділу контрольних доручень інформує Міністра та його заступників щодо порушення виконавської дисципліни шляхом подання щотижневих оперативних інформацій, виконує інші функції з організації контролю за виконанням контрольних доручень згідно з Положенням про відділ контрольних доручень Управління справами.

3.3. Зняття документів з контролю

3.3.1. Зняття з контролю здійснюється після подання до відділу контрольних доручень матеріалів, звізованих керівництвом виконаних доручень.

3.3.2. Спеціаліст відділу контрольних доручень заносить в контрольну картку інформацію, що характеризує документ, (номер документа, дату, адресу направлення, хто завізував документ), дані про виконавця (прізвище, телефон) та короткий зміст.

3.3.3. Після знаття з контролю документа реєстраційно-контрольна картка передається до облікової картотеки у загальний відділ. 3.4. Аналіз виконання документів

Відділ контрольних доручень раз у півроку (або за дорученням керівництва):

3.4.1. аналізує навантаження структурних підрозділів апарату щодо кількості та обсягу виконаних контрольних доручень.

3.4.2. Порівнює структурні підрозділи щодо питомої ваги невиконаних та виконаних контрольних доручень з порушенням установлених термінів.

3.4.3. Аналізує за встановленою формою та узагальнює результати ходу виконання контрольних доручень.

3.4.4. Аналізує ефективність діючої системи документообігу, контролю за виконанням контрольних доручень та дає пропозиції щодо її поліпшення.

1. Закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, інші розпорядчі документи Уряду виконуються згідно з вказаними в них строком (підготовка проектів наказів на виконання вищеназваних документів здійснюється в термін - 5-7 днів).

2. Накази і вказівки Міністра та його заступників на виконання документів, зазначених у п.1 - відповідно до вказаного в них строку.

3. Доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України та інших державних установ і організацій - до вказаного в них строку або протягом 10 днів.

4. Запити та звернення депутатів Верховної Ради України згідно з Законом України "Про статус народного депутата України" (ст.12,19), у додатку N 2.

5. Заяви і скарги громадян - у строки встановлені Законом України "Про звернення громадян" (ст.20) - термін не більше одного місяця від дня надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання, або у строк, встановлений керівництвом, щоб загальний термін вирішення не перевищував 45 днів.

6. Листи підприємств (об'єднань), установ і організацій - 10 днів.

7. Відгук на проект стандарту - складання та направлення не пізніше як через місяць з дня одержання проекту стандарту.

8. Скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 5-денного строку з дня надходження.

9. Стандарт: погодження проекту в строк, що не перевищує 15 днів з дня надходження.

10. Телеграми, що потребують термінового вирішення, - до 2-х днів; решта - протягом 10 днів.

Депутатський запит - це вимога народного депутата України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до підконтрольних і підзвітних їй органів та посадових осіб, дати офіційне роз'яснення з питань, віднесення до їх компенсації.

Депутатський запит вноситься депутатом або головуючим на сесії Верховної Ради до Президента України, Голови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, керівників органів, призначених Верховною Радою України, щодо фактів порушень або виконання Конституції України, законів, постанов та інших актів, прийнятих вищими органами влади та управління України, а також з питань, що мають загальнодержавний характер, або передбачених частиною 9 статті 19 цього Закону.

Запит вноситься в письмовій формі Голові Верховної Ради України.

Секретаріат Верховної Ради України негайно надсилає текст запиту до відповідного органу або посадовій особі, до яких його звернуто.

Орган або посадова особа, до яких звернуто запит, зобов'язані дати офіційну письмову відповідь не пізніше як у 7-денний термін або інший термін, встановлений Верховною Радою України.

Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та депутату, який його вніс.

Депутат має право звертатися до всіх державних органів та органів об'єднань громадян, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, до посадових осіб з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, і брати участь у розгляді порушених питань.

Депутатське звернення - викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до посадових осіб державних органів, керівників підприємств, установ та організацій, здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції.

Депутат своє звернення передає відповідній посадовій особі безспосередньо або надсилає поштою.

Депутатське звернення є обов'язковим для розгляду посадовими особами, яким воно адресовано, протягом не більше 10 днів з моменту одержання.

Якщо розгляд звернення з об'єктивних причин не може бути проведено у визначений термін, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням мотивів продовження терміну розгляду. Максимальний час розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

Якщо депутат, який вніс звернення, виявив бажання бути присутнім при його розгляді, посадова особа, яка організує цей розгляд, зобов'язана завчасно попередити депутата про час і місце розгляду звернення.

Вмотивовану відповідь на депутатське звернення повинно бути надіслано депутату не пізніше як на другий день після розгляду.

Якщо депутат не задоволений відповіддю на своє звернення, і якщо, на його думку, посадова соба ухиляється від вирішення порушеного у зверненні питання, він має право внести депутатський запит відповідно до статті 12 цього Закону.