Про затвердження Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоровя України

З метою уніфікації порядку укладання, реєстрації і зберігання договорів у Міністерстві охорони здоров'я України, удосконалення договірно-правової роботи, а також забезпечення укладання договорів відповідно до норм чинного законодавства

1. Затвердити Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів МОЗ, керівникам органів державного управління у складі МОЗ, підприємств, установ, організацій, що входять до сфери управління МОЗ, забезпечити дотримання вимог Положення, затвердженого п. 1 цього наказу.

3. Директору Адміністративного департаменту Бачинському В.Й. забезпечити введення в номенклатуру МОЗ індексів справ договорів за сферою діяльності структурних підрозділів МОЗ у термін до 28.01.2010.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення) визначає єдиний порядок укладання, реєстрації і зберігання МОЗ договорів відповідно до вимог чинного законодавства.

1.2. Дія Положення поширюється на всі види договорів (контрактів, меморандумів тощо), які укладає МОЗ.

1.3. Договори від імені МОЗ підписує Міністр або уповноважена ним особа.

1.4. Підставами для розробки та опрацювання проектів договорів у МОЗ є:

1.4.1. Підстави, передбачені законодавством, наприклад, законодавством про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, для трудових контрактів з керівниками державних підприємств, установ, організацій і господарських структур - Закон України "Про управління об'єктами державної власності", Закон України "Про вищу освіту" тощо.

1.4.2. Надходження до МОЗ в установленому порядку пропозиції щодо укладення договору.

1.4.3. Службова записка структурного підрозділу МОЗ, погоджена із заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.4.4. Доручення керівництва МОЗ.

1.5. У разі подання на підпис Міністру або уповноваженій особі договору, опрацювання якого здійснювалось за наявності підстав, передбачених п. 1.4.2, 1.4.4, до проекту договору структурним підрозділом, відповідальним за його укладання, надається пояснювальна записка з обґрунтуванням підстав, необхідності та мети укладання договору.

2.1. Текст проекту договору готується відповідальним структурним підрозділом або контрагентом (особа, юридична або фізична, з якою пропонується укласти договір). Відповідальним структурним підрозділом є структурний підрозділ МОЗ, до компетенції (сфери діяльності) якого входять питання, що пропонується врегулювати шляхом укладання договору.

2.2. Текст проекту договору готується за формою типового договору, затвердженою Кабінетом Міністрів України, або формою, встановленою МОЗ, у разі відсутності встановленої форми - у вільній формі.

2.3. За необхідності відповідальний структурний підрозділ має право залучати до попереднього опрацювання проектів договорів інші підрозділи, в тому числі юридичну службу, отримувати їх висновки щодо проекту, проводити консультації, що не вважається погодженням проекту договору.

2.4. Договори, як правило, викладаються у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками.

2.5. Зміст договору складають умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови (істотні умови), що є обов'язковими відповідно до вимог законодавства.

2.6. Усі договори (крім безоплатних) повинні мати такі структурні елементи: назва, дата та місце укладання, інформація про сторони договору, предмет договору, права та обов'язки сторін, сума договору, умови розрахунків, відповідальність сторін та вирішення спорів, строк дії договору, умови, на яких сторони є платниками податку, юридичні адреси, поштові та платіжні реквізити сторін, інші умови, які сторони вважають за необхідне включити до договору.

2.7. В усіх договорах, що укладаються від імені МОЗ, інформація про МОЗ у преамбулі договору зазначається в наступному порядку:

"Міністерство охорони здоров'я України в особі _________ (Міністра, заступника Міністра, іншої особи за довіреністю), який діє на підставі Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.11.2006 N 1542, та (наказу МОЗ від "___" 200_ р., N __, або довіреності від "___" 200_ р. N __), далі - Міністерство (Виконавець, Замовник, Орендар, Покупець та ін.)."

2.8. Усі договори укладаються українською мовою. При укладанні договорів з нерезидентами поряд з текстом українською мовою може бути викладений текст відповідною національною мовою або мовою, зрозумілою для нерезидента.

2.9. З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору в обов'язковому порядку ставиться віза посадової особи відповідального структурного підрозділу.

2.10. У разі оформлення договорів на двох і більше сторінках вони повинні бути пронумеровані, починаючи з другої сторінки. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

3.1. Після підготовки тексту проекту договору відповідальний структурний підрозділ з метою його погодження з іншими структурними підрозділами МОЗ додає до проекту договору лист погодження (додаток 1).

3.2. Залежно від предмета договору до листа погодження вносяться структурні підрозділи МОЗ, які згідно з їх компетенцією (сферою діяльності) беруть участь у розробці, погодженні та виконанні відповідних договорів.

3.3. У разі, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання, погодження з Департаментом економіки, фінансів і бухгалтерської звітності і головним бухгалтером є обов'язковим.

3.4. У разі, якщо предмет проекту договору стосується закупівлі за результатами проведених тендерних процедур, погодження з Відділом тендерних процедур є обов'язковим.

3.5. Погодження проектів договорів здійснюється у такій послідовності:

3.5.1. Керівником відповідального структурного підрозділу.

3.5.2. Департаментом економіки, фінансів і бухгалтерської звітності.

3.5.3. Іншими структурними підрозділами МОЗ відповідно до компетенції (сфери діяльності).

3.5.4. Юридичною службою.

3.5.5. Заступником Міністра відповідно до розподілу посадових обов'язків.

3.6. Структурні підрозділи МОЗ, яким проект договору передається на погодження, розглядають його в частині питань, віднесених до їх компетенції (сфери діяльності).

3.7. За відсутності зауважень (пропозицій) до проекту договору керівник (заступник керівника) структурного підрозділу МОЗ візує його в листі погодження.

3.8. Обґрунтовані зауваження і пропозиції до проекту договору надаються на адресу відповідального структурного підрозділу у вигляді службової записки.

3.9. У разі погодження проекту договору із зауваженнями проект договору подається на підписання уповноваженій особі разом з такими зауваженнями.

3.10. Під час погодження проекту договору Департаментом економіки, фінансів і бухгалтерської звітності робиться відмітка про наявність або відсутність бюджетних асигнувань відповідно до державної програми.

3.11. З метою перевірки відповідності проекту договору законодавству, наказам МОЗ, наявності усіх додатків, зазначених у тексті договору, віз усіх визначених листом погодження структурних підрозділів і посадових осіб МОЗ юридична служба погоджує проекти договорів в останню чергу, перед поданням договору на візування заступнику Міністра відповідно до розподілу посадових обов'язків.

3.12. Проект договору, що укладається за результатами проведених тендерних процедур, подається юридичній службі на погодження разом із копією тендерної документації та документами, визначеними пунктами 4.2 та 4.3 цього Положення.

3.13. Подання проекту договору на підписання уповноваженій особі без попереднього погодження юридичною службою не допускається.

3.14. При погодженні додаткових угод до договору відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний додавати до проекту додаткової угоди копію основного договору, а також всіх укладених додаткових угод і додатків до цього договору.

3.15. Структурний підрозділ МОЗ, якому проект договору передається на погодження, зобов'язаний розглянути його протягом двох робочих днів без урахування дня його надходження.

3.16. У разі розгляду юридичною службою проекту договору, до розроблення якого юридична служба не залучалась, строк його розгляду становить до 5 робочих днів.

3.17. У будь-якому випадку строк розгляду проекту договору, що надійшов від контрагента, а також зауважень і пропозицій контрагента до проекту договору не може перевищувати 20 днів.

3.18. Усі строки, в межах яких вчиняються дії, передбачені Положенням, обчислюються згідно з календарним штемпелем на конверті, поштовою квитанцією або з поштовим реєстром та датами на листі погодження.

3.19. Контроль за дотриманням строків розгляду проектів договорів, визначених Положенням, покладається на відповідальний структурний підрозділ.

3.20. З метою здійснення контролю за дотриманням установлених Положенням строків відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний зазначити в листі погодження дату подання проекту договору кожному із структурних підрозділів МОЗ.

3.21. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору, наданого контрагентом, відповідальний структурний підрозділ протягом 20 днів з дати отримання проекту договору від контрагента повинен письмово проінформувати контрагента про такі пропозиції та зауваження МОЗ до проекту договору, склавши протокол розбіжностей. При цьому відповідальний структурний підрозділ може надіслати контрагенту зустрічний проект договору.

3.22. У разі отримання від контрагента пропозицій і зауважень до проекту договору відповідальний структурний підрозділ повинен письмово протягом 20 днів від дати отримання таких пропозицій та зауважень проінформувати контрагента про можливість або неможливість їх врахувати.

3.23. У разі незгоди контрагента з пропозиціями і зауваженнями МОЗ до проекту договору та неможливості врегулювання розбіжностей шляхом переговорів Міністр або його заступник приймає рішення про розв'язання спору в судовому порядку або відхилення проекту договору в цілому, про що відповідальний структурний підрозділ письмово інформує контрагента протягом 20 днів від дати отримання листа з такою незгодою.

3.24. Якщо відповідно до вимог законодавства МОЗ не має права відмовити контрагенту в укладенні договору, спори, що виникли між МОЗ і контрагентом, вирішуються в судовому порядку.

3.25. При поданні проекту договору на підписання Міністру або уповноваженій особі на проекті договору нижче місця для підпису ставляться візи відповідального заступника Міністра, керівника відповідального структурного підрозділу, директора Департаменту економіки фінансів і бухгалтерської звітності, головного бухгалтера та начальника юридичної служби.

3.26. Після підписання договору уповноваженою особою відповідальний структурний підрозділ надсилає його контрагенту разом з додатками і супровідним листом рекомендованою кореспонденцією за реєстром, окремою квитанцією або цінним відправленням з повідомленням.

3.27. При переданні безпосередньо контрагенту проекту договору для підписання або вже укладеного договору відповідальний структурний підрозділ повинен отримати підтвердження шляхом проставлення на копії супровідного листа посади, прізвища, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі і відбитку вхідного штемпеля чи печатки контрагента.

3.28. Додаткові угоди до договорів, у тому числі при зміні реквізитів сторін, погоджуються, укладаються та зберігаються в тому самому порядку, що й основні договори.

3.29. За необхідності змінити чи розірвати договір відповідальний структурний підрозділ готує, погоджує з іншими заінтересованими структурними підрозділами МОЗ відповідні пропозиції та надсилає їх контрагенту разом із супровідним листом за підписом Міністра або уповноваженої особи.

3.30. Винятки з порядку, передбаченого цим розділом, можуть встановлюватися виключно наказами МОЗ.

4.1. Необхідною умовою укладання договору МОЗ є наявність інформації про контрагента.

4.2. При укладенні договору з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади) та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи та їх копії:

4.2.1. Оригінал або нотаріально засвідчені копії установчих документів контрагента.

4.2.2. Оригінал або нотаріально засвідчену копію свідоцтва про державну реєстрацію контрагента.

4.2.3. Оригінал або нотаріально засвідчену копію довідки органу статистики про внесення інформації про контрагента до ЄДРПОУ.

4.2.4. Оригінал або нотаріально засвідчену копію ліцензії, якщо послуга підлягає ліцензуванню.

4.2.5. Копію наказу про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір, або довіреність, оформлену належним чином.

4.2.6. Паспорт особи - представника контрагента, яка пропонує послуги, або інший документ, що посвідчує цю особу.

4.3. При укладенні з нерезидентом зовнішньоекономічного договору відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний залежно від умов договору вимагати від нього надання таких документів:

4.3.1. Статут, положення, довіреність або інший документ, що визначає та підтверджує повноваження особи щодо підпису договору.

4.3.2. Витяг з торговельного, банківського або судового реєстру, свідоцтво про реєстрацію.

4.3.3. Паспорт або інший документ представника нерезидента, що посвідчує його особу.

4.4. Документи, зазначені в пункті 4.3. цього Положення, мають бути нотаріально засвідчені за місцем їх видачі, перекладені українською мовою та легалізовані в консульській установі України, якщо міжнародними договорами, в яких бере участь Україна, не передбачено інше. Зазначені документи можуть бути також засвідчені в посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані в Міністерстві закордонних справ України в установленому порядку.

4.5. Не вимагається легалізація документів, що були видані в країнах, з якими Україною укладено відповідні угоди.

5.1. Реєстрація договорів (крім договорів з кадрових питань) здійснюється юридичною службою.

5.2. Відповідальний структурний підрозділ після підписання договору усіма його сторонами та скріплення печатками подає договір для реєстрації до юридичної служби.

5.3. Реєстрація договору здійснюється шляхом проставлення на першій сторінці договору номера згідно з книгою реєстрації договорів і індексів відповідального структурного підрозділу, та внесення відомостей про договір до журналу реєстрації договорів (додаток 2).

5.4. До книги реєстрації договорів вносяться такі відомості:

5.4.1. Номер договору.

5.4.2. Індекс відповідального структурного підрозділу.

5.4.3. Дата укладення договору.

5.4.4. Інформація про контрагента.

5.4.5. Предмет договору.

5.4.6. Ціна договору.

5.4.7. Строк дії договору.

5.4.8. Керівник відповідального структурного підрозділу.

5.4.9. Уповноважена особа, що підписала договір.

5.4.10. Відповідальна особа відповідального структурного підрозділу.

5.5. Якщо проект договору надійшов від контрагента з номером, номер на такому договорі ставиться в зазначеному вище порядку через дріб до існуючого номера.

5.6. Зареєстрований в юридичній службі договір повертається відповідальному структурному підрозділу під підпис в книзі реєстрації договорів.

5.7. Відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний протягом трьох робочих днів з дати реєстрації договору передати його копію до Департаменту економіки, фінансів і бухгалтерської звітності під підпис у книзі обліку договорів для подальшого фінансового супроводження.

5.8. Перерахування коштів за договорами, не зареєстрованими в порядку, передбаченому цим розділом, не допускається.

5.9. Додаткові угоди до договору не реєструються. Відомості про додаткові угоди вносяться у відповідні графи журналів реєстрації та обліку договорів.

6.1. Кожен договір разом з листом погодження, а також усе листування до нього, інші документи щодо його виконання та копії документів, зазначених у пунктах 4.2 та 4.3 цього Положення, формуються в окрему справу і зберігаються у відповідальному структурному підрозділі.

6.2. Копії документів, зазначених у пунктах 4.2 та 4.3 цього Положення, якщо вони складаються більше ніж з одного аркуша, повинні бути прошиті, пронумеровані, скріплені печаткою і підписом уповноваженого представника контрагента.

6.3. Процес обліку та фіксації виконання договорів у МОЗ здійснюється за допомогою журналів обліку (додаток 3).

6.4. Відповідальні структурні підрозділи з метою належної організації зберігання договорів ведуть журнал обліку договорів, де зазначається:

6.4.1. Номер договору.

6.4.2. Дата укладення договору.

6.4.3. Інформація про контрагента.

6.4.4. Предмет договору.

6.4.5. Ціна договору.

6.4.6. Строк дії договору.

6.4.7. Інформація про передавання оригіналу договору іншому структурному підрозділу МОЗ для його виконання або зберігання.

6.4.8. Інформація про укладені додаткові угоди

6.4.9. Листування щодо виконання, зміни, розірвання договору.

6.5. У разі необхідності підрозділ, що здійснює фінансове супроводження договору, бухгалтерська служба мають право витребувати у відповідального структурного підрозділу оригінал договору для здійснення оплати за ним.

6.6. Передавання оригіналів договорів іншим структурним підрозділам МОЗ для їх подальшого виконання або зберігання здійснюється під підпис в журналі обліку договорів. При цьому копія договору залишається у відповідальному структурному підрозділі.

6.7. Контроль за своєчасністю виконання положень договорів як контрагентами, так і структурними підрозділами МОЗ здійснюється відповідальним структурним підрозділом.

6.8. У разі невиконання контрагентом або структурними підрозділами МОЗ умов договору, відповідальний структурний підрозділ доповідає про такі факти відповідальному заступнику Міністра або керівнику відповідного підрозділу та пропонує заходи щодо усунення таких порушень.

6.9. Виконані в установленому порядку або розірвані договори зберігаються відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016.

6.10. Обмін з контрагентом матеріалами щодо виконання договору, внесення змін і доповнень до нього або його розірвання здійснюється рекомендованими листами, про що робиться відмітка у журналі обліку договорів.

7.1. Юридична служба аналізує практику укладання договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.

7.2. У разі виявлення порушень законодавства та актів МОЗ з договірної роботи юридична служба зобов'язана проінформувати про такі факти відповідних посадових осіб і структурні підрозділи МОЗ, запропонувати заходи щодо усунення порушень та проконтролювати їх виконання.

7.3. Керівники відповідальних структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за дотримання вимог цього Положення.

7.4. Невиконання вимог цього Положення тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.