10.1. Організація матеріально-технічного постачання
1039. Особливі умови поставки Пост. -
продукції і матеріалів
1040. Листування з державними 5 р. 5 р.
органами про постачання й
збут продукції
1041. Списки постачальників і Пост. 5 р.
споживачів, схеми прямих
господарських зв'язків з
постачальниками й
споживачами
1042. Протоколи розгляду 5 р. -
розбіжностей з питань
забезпечення
матеріально-технічними
ресурсами
1043. Заявки на основні й
допоміжні види постачання:
а) зведені річні 3 р.(1) 3 р.(1) (1) На імпортне
б) річні, що надійшли від 1 р. 1 р. обладнання і
підвідомчих організацій матеріали - 5 р.
в) квартальні 1 р. 1 р.
г) місячні 1 р. 1 р.
1044. Документи (особові рахунки, 3 р. 3 р.
зведені відомості, таблиці,
розрахунки) про потребу в
матеріалах і обладнанні
1045. Плани розподілу основного 5 р. 5 р.
обладнання
1046. Плани розподілу готової 5 р. 5 р.
продукції споживачам
1047. Баланси розподілу й (1) У міністерствах,
відвантаження продукції: статорганах - пост.
а) річні 5 р.(1) 5 р.
б) квартальні 1 р. 1 р.
1048. Річні фонди й ліміти на всі 3 р. 3 р.
види постачання
1049. Наряди на річні фонди, 1 р. 1 р.
додаткова рознарядка і
перерознарядка
1050. Зведені дані про розподіл Пост. -
та реалізацію фондів на
сировину й товари
1051. Фондові повідомлення, зміни 1 р. 1 р.
фондових повідомлень на всі
види постачання
1052. Книги реєстрації фондових 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
повідомлень книги
1053. Відомості розподілу річних 3 р. 3 р.
фондів і лімітів на всі
види постачання
1054. Журнали, картотеки обліку й 3 р. 3 р.
розподілу виділених фондів
1055. Документи (зведення, 1 р. 1 р.
відомості, довідки) про
розподіл і реалізацію
фондів на всі види
постачання
1056. Зведені рознарядки 3 р. 3 р.
матеріально-технічного
постачання
1057. Рознарядки на розподіл 5 р. 5 р.
імпортного обладнання і
матеріалів
1058. Розрахунки покриття фондів 1 р. 1 р.
постачання
1059. Звіти про реалізацію
фондових заявок:
а) річні 3 р. 3 р.
б) квартальні 1 р. 1 р.
в) місячні 1 р. 1 р.
1060. Звіти про реалізацію фондів 3 р. 3 р.
1061. Листування про розподіл і 3 р. 3 р.
реалізацію річних фондів і
лімітів (у тому числі на
імпортне обладнання і
матеріали)
1062. Зведення, відомості про
надходження, витрачання,
залишки сировини,
матеріалів і готової
продукції:
а) річні 3 р. 3 р.
б) квартальні 1 р. 1 р.
в) місячні 1 р. 1 р.
1063. Довідки про виконання 3 р. 3 р.
планів постачання продукції
1064. Комплектувальні відомості 1 р. 1 р.
на вироби
1065. Договори між замовниками й 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
постачальниками на всі види терміну дії договору
матеріально-технічного
постачання та протоколи
розбіжностей у них
1066. Журнали обліку договорів на 3 р. 3 р.
постачання продукції
1067. Довідки, відомості про 3 р. 3 р.
умови й оформлення поставок
продукції
1068. Облікові картки, книги, 3 р. 3 р.
відомості обліку збуту
продукції (в тому числі
експортної)
1069. Документи (акти, фактури, 3 р. 3 р.
накладні) про здану
продукцію
1070. Листування про збут і 3 р. 3 р.
постачання продукції
1071. Листування про укладання 3 р. 3 р.
договорів
1072. Документи (заявки, 3 р. 3 р.
замовлення, наряди) про
поставку матеріалів,
обладнання, інвентарю
1073. Листування про заявки, 3 р. 3 р.
замовлення на матеріали й
готові вироби
1074. Замовлення-наряди на 5 р. 5 р.
експортні поставки
обладнання і матеріалів
1075. Журнали обліку замовлень і Доки не Доки не
нарядів на експортні мине мине
поставки обладнання і потреба потреба
матеріалів
1076. Листування із споживачами й 3 р. 3 р.
постачальниками про збут
продукції і виконання
замовлень
1077. Акти приймання виробів за 1 р. 1 р.
кооперованими поставками
1078. Заявки, специфікації на
кооперовані поставки
комплектувальних виробів і
обладнання:
а) зведені річні 5 р. -
б) річні, що надійшли від 1 р. 1 р.
організацій, підприємств
в) квартальні, що надійшли 1 р. 1 р.
від організацій,
підприємств
1079. Листування про кооперовані 3 р. 3 р.
поставки
1080. Графіки відвантаження
продукції споживачам:
а) квартальні 3 р. 3 р.
б) місячні 1 р. 1 р.
1081. Специфікації, сертифікати 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Імпортного
на відвантаження і обладнання - до
відправлення товарів закінчення
експлуатації
1082. Розпорядження, підстави на 3 р. 3 р.
видачу нарядів на відпуск
товарів і продукції
1083. Замовлення, наряди на 3 р. 3 р.
відвантаження матеріалів і
обладнання
1084. Журнали обліку продукції, 3 р. 3 р.
що відправляється
споживачам
1085. Документи (диспетчерські 1 р. 1 р.
журнали, записи доручень,
зведення) про щоденне
відвантаження продукції (в
тому числі на експорт)
1086. Зведення, відомості, 3 р. 3 р.
журнали обліку
відвантаження експортної
продукції
1087. Відомості про відвантажені 1 р. 1 р.
товари, матеріали й
обладнання
1088. Листування про рознарядку й 1 р. 1 р.
відвантаження товарів і
матеріалів
1089. Акти, висновки про якість 3 р. 3 р.
товарів і матеріалів, що
надходять
1090. Акти про приймання-здавання 3 р. 3 р.
продукції представникам
замовників
1091. Документи (відомості, 3 р. 3 р.
листування, довідки) про
реалізацію наднормативних і
невикористовуваних товарів
і матеріалів
1092. Акти про зняття наявності й 3 р. 3 р.
залишків матеріалів
1093. Комерційні акти 3 р. 3 р.
1094. Листування про заготівлю й 1 р. 1 р.
відвантаження металевого
брухту
1095. Анульовані заявки, 1 р. 1 р.
замовлення, наряди
1096. Рапорти про залишки 1 р. 1 р.
продукції
1097. Дозволи на відпуск 1 р. 1 р.
матеріалів для
господарських потреб
1098. Листування про відпуск 1 р. 1 р.
матеріалів для
господарських потреб
1099. Реквізити (адреси) 3 р. 3 р.
споживачів і постачальників
1100. Листування про 3 р. 3 р.
матеріально-технічне
постачання
1101. Договори про брокерське 10 р. 3 р.
обслуговування
1102. Документи (інформації, Доки не Доки не
довідки, листування) про мине мине
роботу й діяльність потреба потреба
брокерських фірм
10.2. Організація зберігання майново-матеріальних цінностей
1103. Доповідні записки про 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
організацію, обладнання, оренди
ведення складського
господарства, наявність
складської площі та надання
її в оренду
1104. Листування про організацію, 3 р. 3 р.
обладнання, ведення
складського господарства
1105. Нормативи складських 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після заміни
запасів новими
1106. Повідомлення про прибуття 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Експортно-імпортних -
вантажів 3 р.
1107. Плани завезення товарів і 3 р. 3 р.
матеріалів на склади
1108. Листування про прибуття 1 р. 1 р.
вантажів
1109. Графіки завезення товарів 1 р. 1 р.
на склади
1110. Листування про завезення 1 р. 1 р.
товарів на склади
1111. Акти прийому товарів і 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
матеріалів, що надійшли на ст. 288
склади
1112. Картки, комірні й амбарні 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
книги, описи, прибуткові й ст. 288
видаткові накладні, ордери
з обліку прибутку, витрат,
наявності, залишків товарів
і матеріалів на складах,
базах
1113. Вимоги й копії вимог на 1 р. 1 р.
одержання інструменту зі
складів
1114. Відомості про наявність До списання До списання
імпортного обладнання з балансу з балансу
1115. Акти, відомості проведення 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
інвентаризації майна ст. 288
1116. Документи (акти, відомості, 5 р. 5 р.
довідки, листування) про
нестачу, розтрату товарів,
матеріалів
1117. Акти перевірок 3 р. 3 р.
прибутку-витрати продукції,
сировини й матеріалів
1118. Документи (розпорядження, 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
рахунки, наряди, вимоги, ст. 288
накладні, картки) про
відпуск товарів зі складів
і відвантаження продукції
1119. Книги обліку розпоряджень 3 р. 3 р.
на відпуск товарів і
продукції зі складів
1120. Вантажні ордери 1 р. 1 р.
1121. Лімітно-забірні картки на 3 р. 3 р.
одержання сировини й
готової продукції зі
складів
1122. Перепустки на вивезення 3 р. 3 р.
товарів і матеріалів зі
складів
1123. Листування про одержання 1 р. 1 р.
сировини, товарів і
матеріалів зі складів
1124. Документи (акти, відомості, 1 р. 1 р.
сертифікати) про наявність,
рух і повернення тари
1125. Журнали обліку й списання 1 р. 1 р.
тари
1126. Листування про використання 1 р. 1 р.
тари
1127. Листування про реалізацію 1 р. 1 р.
залишкових і неходових
товарів і матеріалів на
складах
1128. Листування про виділення 3 р. 3 р.
пакувальних матеріалів для
відвантаження продукції на
експорт
11. Адміністративно-господарське обслуговування
11.1. Адміністративно-господарські питання
1129. Правила внутрішнього 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни
розпорядку новими
1130. Акти про порушення правил 1 р. 1 р.
внутрішнього розпорядку
1131. Листування про затвердження 3 р. 3 р.
печаток та штампів
1132. Журнали відбитків і зліпків Пост. До
печаток та штампів заміни
новими
1133. Журнали обліку видачі 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після заміни
печаток та штампів новими
1134. Акти знищення печаток та 3 р.(1) 3 р.(2) (1) За відсутністю
штампів журналів - пост.
(2) За відсутністю
журналів - До
заміни
новими
1135. Списки, книги адрес і 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни
телефонів новими
1136. Документи (заявки, списки, 1 р. 1 р.
листування) про видачу
посвідчень і перепусток в
організаціях
1137. Журнали реєстрації 3 р. 3 р.
посвідчень і перепусток
1138. Приймальні акти на бланки 1 р. 1 р.
посвідчень і перепусток,
витратні акти знищення
посвідчень, перепусток,
корінців до них
1139. Документи (акти, доповідні 1 р. 1 р.
й пояснювальні записки,
листування) про втрату
посвідчень і перепусток
1140. Разові перепустки, корінці 1 р. 1 р.
перепусток у службові
приміщення і на винос
(вивіз) матеріальних
цінностей
1141. Заявки на допуск, 1 р. 1 р.
листування про допуск у
службові приміщення в
неробочий час та вихідні
дні
1142. Журнали, табелі реєстрації 1 р. 1 р.
приходу на роботу і виходу
з роботи робітників і
службовців
1143. Журнали реєстрації місцевих 1 р. 1 р.
відряджень
1144. Листування про виділення й 3 р. 3 р.
закріплення автотранспорту
за організаціями та
посадовими особами
1145. Листування про придбання 1 р. 1 р.
господарського майна,
канцелярського приладдя,
залізничних і авіаквитків,
оплату послуг засобів
зв'язку
1146. Квитанції, корінці 1 р. 1 р.
квитанцій, заявки на
передплату періодичних
видань
1147. Листування про проведення 1 р. 1 р.
передплати періодичних і
неперіодичних видань
1148. Листування про вміщення в 1 р. 1 р.
газетах оголошень і
публікацій щодо поточної
діяльності організацій
1149. Листування про надання 1 р. 1 р.
місць у готелях
11.2. Експлуатація службових будівель
1150. Акти приймання й передачі (1) На державне
будівель, приміщень, зберігання не
земельних ділянок у передаються.
користування організацій: Зберігаються в
організаціях
(2) Після закінчення
а) у постійне користування Пост.(1) Пост.(1) експлуатації
б) у тимчасове користування 1 р.(2) 1 р.(2)
1151. Документи (договори, угоди, 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
акти) про приймання і строку дії договору
здавання будівель,
приміщень в оренду
1152. Листування про експлуатацію 3 р. 3 р.
і надання приміщень
організаціям, здавання й
приймання будівель в оренду
1153. Листування про вселення, 3 р. 3 р.
виселення і продовження
строків користування
приміщеннями, які займають
організації
1154. Документи (доповіді, 3 р. 3 р.
огляди, довідки) про стан
будівель і приміщень, які
займають організації
1155. Плани розміщення 3 р. 3 р.
організацій
1156. Листування про розміщення 3 р. 3 р.
організацій
1157. Договори про страхування 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
будівель строку дії договору
1158. Листування про страхування 3 р. 3 р.
будівель
1159. Акти про технічний і 3 р. 3 р.
санітарний стан будівель,
подвір'їв, тротуарів
1160. Листування про утримання 3 р. 3 р.
будівель, подвір'їв,
тротуарів у належному
технічному і санітарному
стані та благоустрій
подвір'їв
1161. Листування про підготовку 3 р. 3 р.
будівель до зими та
попереджувальні заходи в
разі затоплення
1162. Документи (проекти, плани, 3 р. 3 р.
листування) про оформлення
будівель і приміщень у
зв'язку з підготовкою до
свят
1163. Листування про комунальне 1 р. 1 р.
обслуговування будівель і
приміщень
11.3. Транспортне обслуговування
1164. Документи (огляди, довідки, 5 р. 5 р.
доповідні записки,
відомості) про організацію,
розвиток і експлуатацію
різних видів транспорту
1165. Листування про організацію, 3 р. 3 р.
розвиток, наявність, стан і
експлуатацію різних видів
транспорту
1166. Документи (заявки, 3 р. 3 р.
розрахунки, листування) про
визначення потреби
організацій у транспортних
засобах
1167. Листування про планування, 3 р. 3 р.
організацію і здійснення
перевезень вантажів та
виділення транспорту
1168. Документи (акти, довідки, 5 р. 5 р.
протоколи, відомості) з
аналізу роботи транспорту
1169. Кон'юнктурні огляди про Пост. -
стан і роботу транспорту
1170. Документи (акти, відомості, 3 р. 3 р.
листування) про простої
різних видів транспорту
1171. Плани оргтехзаходів щодо 5 р. 5 р.
скорочення простоїв та
використання резервів
транспорту
1172. Відомості про мобілізацію 3 р. 3 р.
різних видів транспорту на
час посівної і збиральної
кампаній
1173. Умови для перевезення Пост. -
вантажів:
а) за місцем складання і
затвердження
б) в інших організаціях До До
заміни заміни
новими новими
1174. Листування про розробку, 3 р. 3 р.
застосування й зміну
тарифів на перевезення
вантажів
1175. Листування про дотримання 3 р. 3 р.
правил і норм перевезення
та контроль за їх
виконанням
1176. Заявки на перевезення 1 р. 1 р.
вантажів
1177. Листування про 5 р. 5 р.
раціоналізацію перевезень
1178. Нормативи завантаження 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни
транспортних засобів новими
1179. Листування про розрахунки 3 р. 3 р.
за претензіями за втрату,
недостачу і затримку
вантажів
1180. Листування про 3 р. 3 р.
відправлення,
транспортування вантажів і
розшук багажу
1181. Переліки вантажів, що 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни
перевозяться в тарі, новими
насипом і навалом
1182. Документи (акти, висновки,
протоколи) аварійних
комісій:
а) про аварії, пов'язані з Пост. 10 р.
великими матеріальними
збитками та людськими
жертвами
б) про інші аварії 5 р. 5 р.
1183. Листування про аварії та 5 р. 5 р.
катастрофи
1184. Повідомлення, акти 3 р. 3 р.
службового розслідування
дорожньо-транспортних подій
1185. Листування про безпеку руху 3 р. 3 р.
різних видів транспорту
1186. Документи (відомості, акти, 3 р. 3 р.
листування) про технічний
стан і огляд транспортних
засобів
1187. Паспорти транспортних До списання До списання
засобів транспортних транспортних
засобів засобів
1188. Акти списання транспортних 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після списання
засобів
1189. Технічні характеристики 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після списання
транспортних засобів
1190. Листування про списання 3 р. 3 р.
транспортних засобів
1191. Відомості про наявність і 3 р. 3 р.
роботу механізмів на
вантажно-розвантажувальних
роботах
1192. Наряди на 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Якщо слугували
вантажно-розвантажувальні вихідними даними для
роботи нарахування оплати -
див. примітку до ст.
288
1193. Відомості про відправлені й 1 р. 1 р.
прибулі вантажі
1194. Книги реєстрації, відомості 3 р. 3 р.
надходження й відправлення
вантажів
1195. Відомості, картки обліку 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після списання
експлуатації автомашин,
автопокришок
1196. Документи (графіки, 1 р. 1 р.
зведення, відомості) про
вихід автомобілів на лінію
1197. Дорожні листи й наряди на 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
машини ст. 288
1198. Книги обліку пробігу 5 р. 5 р.
автомашин
1199. Журнали, книги обліку 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Див. примітку до
дорожніх листів ст. 288
1200. Документи (довідки, 3 р. 3 р.
відомості, листування) про
наявність і стан
автомобільних парків,
гаражів, майстерень
1201. Документи (заявки, акти, 3 р. 3 р.
відомості, листування) про
ремонт транспортних засобів
1202. Графіки технічного 1 р. 1 р.
обслуговування та ремонту
автомобільного транспорту
1203. Листування про заявки й 3 р. 3 р.
ліміти на бензин
1204. Заправні ліміти й 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Див. примітку до
оперативні звіти про ст. 288
економію бензину
1205. Відомості про витрати 1 р. 1 р.
пально-мастильних
матеріалів, запасних частин
1206. Листування про витрати 3 р. 3 р.
пально-мастильних
матеріалів, запасних частин
1207. Листування про заходи щодо 3 р. 3 р.
економії пального
1208. Заправні листи 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Див. примітку до
ст. 288
1209. Журнали, відомості обліку 3 р. 3 р.
показників спідометрів і
вимірів бензину
1210. Акти про заміну спідометрів 3 р. 3 р.
1211. Протоколи диспетчерських 3 р. 3 р.
нарад
1212. Документи (диспетчерські 1 р. 1 р.
добові довідки, зведення,
відомості, розкладки,
графіки, листування) про
рух транспорту
1213. Листування про 3 р. 3 р.
гідрометеорологічне
обслуговування транспорту
1214. Журнали реєстрації заявок, 3 р. 3 р.
замовлень і договорів на
перевезення пасажирів і
вантажів
1215. Замовлення на одержання 1 р. 1 р.
квитків у касах
1216. Листування про придбання 1 р. 1 р.
квитків на всі види
транспорту
11.4. Організація внутрівідомчого зв'язку
1217. Документи (доповідні 5 р. 5 р.
записки, довідки,
листування) про стан служби
зв'язку
1218. Дозволи Державного комітету 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
зв'язку України на експлуатації
встановлення й використання
засобів зв'язку
1219. Договори про оренду 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
технічних засобів зв'язку строку дії договору
1220. Листування про забезпечення 5 р. 5 р.
засобами зв'язку з'їздів,
конференцій, виборів та
інших заходів
1221. Документи (звіти, довідки, 5 р. 5 р.
протоколи, листування) про
контроль за експлуатацією
засобів зв'язку
1222. Листування про проведення 3 р. 3 р.
робіт з телефонізації,
радіофікації, сигналізації
організацій
1223. Листування про експлуатацію 3 р. 3 р.
і ремонт засобів зв'язку
1224. Акти введення в 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після зняття
експлуатацію ліній зв'язку лінії
1225. Технічні журнали, зведення 3 р. 3 р.
з експлуатації, періодичних
змін і випробувань ліній
зв'язку, апаратури й
устаткування
1226. Картки стаціонарних і 1 р. 1 р.
лінійних даних,
з'єднувальних ліній
1227. Документи (акти, зведення, 5 р. 5 р.
довідки, листування) про
обстеження й перевірку
технічного стану засобів і
споруд зв'язку
1228. Договори на капітальний 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
ремонт засобів зв'язку строку дії договору
1229. Графіки поточного, 3 р. 3 р.
середнього й капітального
ремонту засобів зв'язку
1230. Протоколи розгляду і 10 р. 10 р.
затвердження проектів
планів з капітального
ремонту ліній зв'язку
1231. Документи (журнали, 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після усунення
відомості, картки, акти, пошкоджень
контрольні листи, зведення,
рапорти) про облік
пошкоджень, технічного
огляду й ремонту засобів
зв'язку
1232. Журнали профілактичних 1 р. 1 р.
оглядів обладнання і
каналів зв'язку
1233. Акти приймання засобів 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після проведення
зв'язку й сигналізації ремонту
після поточного, середнього
і капітального ремонту
1234. Журнали обліку заяв про 1 р. 1 р.
пошкодження засобів зв'язку
1235. Наряди на виправлення 1 р. 1 р.
пошкоджень каналів і
засобів зв'язку, ремонтні
роботи
1236. Зведені таблиці, показники Доки не Доки не
