Про затвердження Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса

З метою належної реалізації вимог статті 29 Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Круковес Н.В.):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

2.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та забезпечити контроль за його виконанням.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Л.В.Єфіменка.

Цей порядок прийнятий на виконання статей 8, 29 та 33 Закону України "Про нотаріат" для встановлення єдиних умов та правил щодо заміщення приватного нотаріуса, наділення повноваженнями іншого нотаріуса, який заміщує тимчасово відсутнього приватного нотаріуса, а також забезпечення належного доступу до документів нотаріального діловодства та архіву тимчасово відсутнього нотаріуса.

1. Приватний нотаріус у випадках, коли він має намір припинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного тижня, зобов'язаний повідомити про це відповідно Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласне, Київське чи Севастопольське міське управління юстиції (далі - управління юстиції).

Повідомлення оформляється власною заявою на ім'я начальника управління юстиції за один тиждень до дати припинення повноважень нотаріусом.

Заява повинна містити інформацію про:

причини припинення виконання своїх повноважень (відпустка, планове лікування, планова госпіталізація, навчання, проходження підвищення кваліфікації тощо);

термін, на який припиняються повноваження нотаріуса.

2. У випадках, коли приватний нотаріус має намір припинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного місяця, повідомлення, передбачене пунктом 1 цього Положення, окрім зазначеної інформації, має містити данні щодо прізвища, імені, по батькові нотаріуса, з яким укладено угоду про заміщення (копія угоди додається до заяви).

У разі коли приватний нотаріус не зміг домовитися з іншим нотаріусом про своє заміщення, він зобов'язаний повідомити про це відповідне управління юстиції. При цьому повідомлення надсилається управлінню юстиції нотаріусом не менш як за три тижні до дати припинення своїх повноважень і оформляється відповідно до пункту 1 цього Положення.

За цих обставин, наказом управління юстиції державний нотаріальний архів вживає організаційних заходів щодо приймання документів архіву приватного нотаріуса на дострокове державне зберігання, з одночасним визначенням нотаріуса державної нотаріальної контори, який у разі потреби заміщатиме такого приватного нотаріуса на час його відсутності.

Послуги, що надаватимуться нотаріусами державного нотаріального архіву, є платними.

Перелік таких послуг та розмір плати за їх надання передбачаються у наказі Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції про затвердження розмірів плати за надання державними нотаріусами додаткових платних послуг правового характеру, які не пов'язані з вчиненням нотаріальної дії, а також технічного характеру *), **).

.

3. Заміщення приватного нотаріуса іншим нотаріусом здійснюється на визначений угодою про заміщення строк. Цей строк не може перевищувати одного календарного року. Нотаріус не вправі виконувати свої службові обов'язки в період їх виконання нотаріусом, який його тимчасово заміщує. Виконання нотаріусом обов'язків щодо заміщення провадиться з дотриманням вимог статті 8 Закону "Про нотаріат".

Договір про заміщення може також передбачати умови щодо порядку заміщення, межі відповідальності кожної зі сторін, порядок доступу та використання документів нотаріального діловодства та архіву тимчасово відсутнього нотаріуса, умови оплати діяльності нотаріуса, який заміщує, тощо.

4. Для забезпечення належного обліку вчинених нотаріусом дій, пов'язаних з виконанням обов'язків щодо заміщення, таким нотаріусом ведеться окремий журнал (додаток) реєстрації фактів заміщення, який включається до номенклатури справ тимчасово відсутнього нотаріуса.

Реєстрації у журналі реєстрації фактів заміщення підлягають всі дії, пов'язані з використанням документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, якого заміщають.

Одночасно з реєстрацією у журналі фактів заміщення всі вчинені нотаріусом, який заміщає, нотаріальні дії підлягають реєстрації ним у власному реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з відміткою про їх вчинення в порядку заміщення. Така відмітка містить посилання на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення. Крім того, про вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення із зазначенням номера за журналом реєстрації фактів заміщення нотаріус зазначає у посвідчувальному написі на оформлених ним документах.

5. Записи в журналі реєстрації фактів заміщення провадяться особисто нотаріусом чи особою, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

Ведення журналу реєстрації фактів заміщення здійснюється в порядку, установленому для заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій ***).