Банк зобов'язаний надіслати повідомлення про взяття на облік відокремленого підрозділу банку як підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, якщо цей відокремлений підрозділ веде реєстр фінансових операцій та надає інформацію про фінансові операції Спеціально уповноваженому органу самостійно або через банк - юридичну особу.
4.2. Банк зобов'язаний надіслати файл-повідомлення про облік банку у разі:
призначення відповідального працівника банку;
звільнення відповідального працівника банку;
призначення особи, яка тимчасово виконуватиме обов'язки відповідального працівника банку в разі його відсутності;
зміни відомостей про банк та/або про відповідального працівника банку або особу, яка тимчасово виконує його обов'язки;
припинення діяльності банку.
4.3. Спеціально уповноважений орган протягом п'яти робочих днів з дати отримання файла-повідомлення про облік банку обробляє його, присвоює банку обліковий ідентифікатор та надсилає повідомлення про результати його обробки [файл-повідомлення про взяття (відмову від взяття) на облік банку в Спеціально уповноваженому органі].
4.4. Копії файлів-повідомлень про облік, надісланих до Спеціально уповноваженого органу, та файлів-повідомлень про взяття (відмову від взяття) на облік зберігаються банком в електронному вигляді до припинення (шляхом ліквідації) діяльності банку.
4.5. Реквізити та структура файла-повідомлення про облік та файла-повідомлення про взяття (відмову від взяття) на облік установлюються Національним банком за погодженням зі Спеціально уповноваженим органом.
V. Порядок ідентифікації клієнтів та вивчення їх фінансової діяльності
5.1. Банк відповідно до законодавства України зобов'язаний ідентифікувати та здійснювати вивчення фінансової діяльності:
а) клієнтів, які встановлюють ділові відносини з банком (відкривають рахунки, укладають договори);
б) клієнтів, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу;
в) клієнтів, які здійснюють фінансові операції з готівкою без відкриття рахунку на суму, що дорівнює або перевищує 150000 гривень, або на суму, еквівалентну зазначеній сумі в іноземній валюті.
Банк відповідно до законодавства України зобов'язаний ідентифікувати також осіб, які діють від імені зазначених у цьому пункті клієнтів (далі - довірена особа), та осіб, від імені або за дорученням чи в інтересах яких проводиться фінансова операція.
5.2. Банк зобов'язаний пересвідчитися в чинності поданих клієнтом/довіреною особою документів та відповідності їх вимогам законодавства України до встановлення ділових відносин з клієнтом (відкриття рахунку, проведення фінансової операції тощо).
5.3. Відносини з публічними діячами та пов'язаними з ними особами встановлюються з дозволу керівника виконавчого органу банку/керівника філії іноземного банку.
5.4. Кореспондентські рахунки банкам - нерезидентам та в банках - нерезидентах відкриваються з дозволу керівника виконавчого органу банку/керівника філії іноземного банку.
5.5. Надані клієнтом/довіреною особою належним чином засвідчені копії документів, копії представлених ним/нею оригіналів документів та інші документи, що є підставою для ідентифікації, уточнення та/або вивчення юридичної, фізичної особи - підприємця або фізичної особи, мають міститися у справі клієнта і зберігатися протягом строків, визначених законодавством України.
5.6. Банк, який є платіжною організацією та/або членом платіжної системи, під час здійснення клієнтом, який ініціює переказ коштів на користь третіх осіб на суму, що дорівнює чи перевищує суму в іноземній валюті, еквівалентну 8000 гривень, зобов'язаний внести до документа про переказ інформацію про:
прізвище, ім'я та по батькові (у разі наявності) клієнта;
місце проживання або тимчасового перебування клієнта (замість місця проживання або тимчасового перебування може зазначатися ідентифікаційний (реєстраційний) номер клієнта або дата і місце його народження);
номер рахунку клієнта (у разі відсутності рахунку зазначається унікальний обліковий номер фінансової операції);
найменування або код банку, через який здійснюється переказ коштів клієнтом.
Банк забезпечує супроводження переказу коштів вищезазначеною інформацією про ініціатора переказу на всіх етапах здійснення переказу коштів.
5.7. Банк проводить спрощену ідентифікацію таких клієнтів:
органів державної влади України;
підприємств, що повністю перебувають у державній або комунальній власності;
міжнародних установ та організацій, у яких бере участь Україна відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
5.8. Банк під час проведення спрощеної ідентифікації встановлює:
а) для органів державної влади України - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта, на підставі якого створено юридичну особу (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - код за ЄДРПОУ);
б) для підприємств державної або комунальної власності - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта, яким створено підприємство (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), код за ЄДРПОУ;
в) для міжнародних установ та організацій, у яких бере участь Україна відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, - повне найменування, місцезнаходження, відомості про міжнародний договір, згідно з яким створені такі установи та організації (дата укладення, номер, дата ратифікації Україною договору, тощо).
5.9. Банк стосовно клієнтів високого ризику з метою зменшення виявлених ризиків зобов'язаний:
здійснювати поглиблену (посилену) ідентифікацію та отримувати додаткові дані для вивчення клієнтів під час відкриття рахунку чи встановлення відносин з клієнтами;
здійснювати перевірку наданої клієнтом інформації, що стосується ідентифікації та вивчення клієнта (уключаючи власників клієнта);
здійснювати уточнення інформації у строки, визначені в абзаці другому пункту 5.11 цього розділу;
здійснювати посилений моніторинг фінансових операцій, що проводяться такими клієнтами;
уживати інших заходів відповідно до Програми ідентифікації та вивчення клієнтів банку та Програми оцінки ризиків.
5.10. Банк зобов'язаний під час вивчення установчих документів юридичної особи, документів, що підтверджують її державну реєстрацію, та інших наданих клієнтом документів приділяти особливу увагу:
а) оформленню установчих документів (ураховуючи всі зареєстровані зміни) та документів, що підтверджують її державну реєстрацію;
б) видам діяльності та фінансовим операціям, що планує проводити клієнт;
в) складу власників юридичної особи (за винятком підприємств державної та комунальної власності) та її контролерів;
г) структурі органів управління юридичної особи та їх складу;
ґ) розміру зареєстрованого та сплаченого статутного капіталу;
д) кількості працівників.
5.11. Банк зобов'язаний уточнювати інформацію щодо ідентифікації та вивчення клієнта:
не рідше одного разу на рік, якщо ризик проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації кримінальних доходів/фінансування тероризму оцінюється банком як високий;
не рідше одного разу на два роки, якщо ризик проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації кримінальних доходів/фінансування тероризму оцінюється банком як середній.
Для інших клієнтів строк уточнення інформації не повинен перевищувати трьох років.
5.12. Банк зобов'язаний проводити обов'язкове уточнення інформації щодо ідентифікації та вивчення клієнта в разі:
а) зміни власника істотної участі;
б) зміни місцезнаходження (проживання та/або перебування) власника рахунку;
в) унесення змін до установчих документів;
г) закінчення строку (припинення) дії, втрати чинності чи визнання недійсними поданих документів.
Банк вживає заходів щодо обов'язкового уточнення інформації протягом двох місяців з дня отримання відповідної інформації/настання події.
Банк зобов'язаний усі вжиті заходи щодо обов'язкового уточнення інформації підтверджувати документально.
5.13. Банк під час установлення ділових відносин з клієнтом або проведення фінансових операцій з готівкою без відкриття рахунку на суму, що дорівнює або перевищує 150000 гривень, або на суму, еквівалентну зазначеній сумі в іноземній валюті, зобов'язаний:
з'ясувати мету і характер майбутніх ділових відносин, визначити суть діяльності клієнта;
оцінити фінансовий стан клієнта;
установити відомості про фізичних осіб, які є власниками істотної участі в юридичній особі - клієнтові банку, а також про контролерів клієнта (щодо клієнта - фізичної особи за наявності);
визначити рівень ризику клієнта.
5.14. Банк проводить оцінку фінансового стану клієнтів:
під час установлення ділових відносин з клієнтами;
щороку - клієнтів високого рівня ризику;
не рідше одного разу на два роки - клієнтів середнього рівня ризику;
не рідше одного разу на три роки - клієнтів інших рівнів ризику;
до проведення фінансової операції - клієнта, який проводить фінансову операцію без відкриття рахунку на значну суму.
Банк додатково проводить оцінку фінансового стану клієнта відповідно до підпунктів 4.3.1-4.3.3, 4.3.5 пункту 4.3, абзаців четвертого - сьомого, дев'ятого - одинадцятого, чотирнадцятого пункту 4.6 глави 4 Положення про порядок формування та використання резерву для відшкодування можливих втрат за кредитними операціями банків , затвердженого постановою Правління Національного банку України від 06.07.2000 № 279, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2000 за № 474/4695, якщо за результатами здійснення щоквартального аналізу фінансових операцій клієнта, передбаченого пунктом 5.21 цього розділу, виявлена невідповідність фінансових операцій клієнта його фінансовому стану та суті діяльності, - не пізніше кварталу, наступного за звітним, в якому виявлена така невідповідність.
5.15. Банк для проведення оцінки фінансового стану клієнта використовує такі джерела інформації:
річну фінансову звітність клієнта - юридичної особи та фізичної особи - підприємця (за наявності), що складена відповідно до вимог законодавства України та отримана банком безпосередньо від клієнта (баланс, витяги, що містять дані про прибутки та збитки господарської діяльності клієнта, податкова декларація з додатками);
дані щодо руху коштів за рахунком (рахунками) клієнта, відкритим(и) у банку;
фінансову звітність клієнта - юридичної особи, що опублікована в засобах масової інформації відповідно до вимог законодавства України;
фінансову звітність клієнта та інформацію щодо фінансового стану, що отримана із спеціалізованих веб-сайтів мережі Інтернет.
Банк для проведення оцінки фінансового стану клієнта може використовувати інформацію, що отримана від клієнта банку, від третіх осіб, від державних органів, додаткову інформацію з інших джерел, якщо така інформація є публічною (відкритою).
5.16. Банк під час реалізації Програми ідентифікації та вивчення клієнтів банку зобов'язаний формувати та вести електронні анкети клієнтів за формами, наведеними в додатках 1-6 до цього Положення.
5.17. Банк в разі потреби приймає рішення про доповнення анкет(и) додатковими даними.
5.18. Анкета є внутрішнім документом в електронному вигляді банку і має містити всю інформацію, отриману банком за результатами ідентифікації та вивчення фінансової діяльності, результати оцінки фінансового стану клієнта, щоквартального аналізу його фінансових операцій, уточнених даних щодо ідентифікації, а також висновки банку щодо репутації клієнта та оцінки ризику клієнта.
5.19. Анкета формується за результатами здійснення ідентифікації клієнта на етапі встановлення відносин з ним. У процесі вивчення фінансової діяльності клієнта інформація, що міститься в анкеті, доповнюється новими або уточненими даними в порядку, установленому Програмою ідентифікації та вивчення клієнтів банку.
5.20. Банк зобов'язаний забезпечити відображення (у разі потреби формування паперової форми анкети) усіх даних електронної анкети з обов'язковим зазначенням інформації, пов'язаної з ідентифікацією та вивченням фінансової діяльності клієнта, а також зі зміною рівня ризику клієнта чи висновку щодо його репутації, дати внесення до анкети доповнень щодо ідентифікації та вивчення.
5.21. Банк зобов'язаний здійснювати щоквартальний аналіз фінансових операцій клієнта щодо їх відповідності фінансовому стану та суті діяльності клієнта, уключаючи всі фінансові операції клієнта, проведені за усіма рахунками, що відкриті в банку, для обліку фінансових операцій цього клієнта не пізніше останнього робочого дня другого місяця, наступного за звітним кварталом.
VI. Порядок аналізу, виявлення та реєстрації фінансових операцій
6.1. Аналіз фінансових операцій з метою виявлення таких, що відповідно до Закону підлягають фінансовому моніторингу, здійснюється працівниками банку в порядку, установленому Програмою здійснення фінансового моніторингу за певним напрямом діяльності банку під час обслуговування клієнтів:
до початку (у процесі, у разі спроби проведення);
у день відмови клієнта від проведення фінансової операції;
не пізніше наступного робочого дня після отримання банком необхідних документів та/або відомостей щодо фінансових операцій, стосовно яких на час їх проведення не було необхідної для прийняття рішення інформації.
6.2. Банк в разі потреби проводить подальший контроль фінансових операцій у порядку, установленому Програмою здійснення фінансового моніторингу за певним напрямом діяльності банку під час обслуговування клієнтів, з метою виявлення таких фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.
Банк не має права проводити подальший контроль фінансових операцій протягом усього строку проведення Національним банком перевірки банку з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, уключаючи день початку такої перевірки (не поширюється на фінансові операції, які проводяться під час зазначеної перевірки).
6.3. Банк у разі виявлення фінансової операції клієнта, яка підлягає фінансовому моніторингу, зобов'язаний забезпечити:
ужиття передбачених законодавством України та визначених у внутрішніх документах банку з питань здійснення фінансового моніторингу заходів, спрямованих на з'ясування суті і мети фінансової операції, у тому числі шляхом витребування додаткових документів і відомостей, що стосуються цієї фінансової операції, та з метою належного виконання вимог законодавства із запобігання легалізації кримінальних доходів/фінансуванню тероризму;
унесення інформації про фінансову операцію до реєстру фінансових операцій;
зупинення, поновлення проведення, відстеження (моніторингу) фінансових операцій у випадках, визначених Законом.
6.4. Якщо банк, який проводить фінансову операцію, має достатні підстави підозрювати, що така фінансова операція пов'язана, стосується або призначена для фінансування терористичної діяльності, терористичних актів чи терористичних організацій та організацій або осіб, до яких застосовані міжнародні санкції, то банк у день виникнення підозр про таку фінансову операцію невідкладно:
уносить до реєстру фінансових операцій та надає Спеціально уповноваженому органу інформацію про цю фінансову операцію та про осіб, які брали (беруть) участь у її проведенні;
надає інформацію про таку фінансову операцію правоохоронним органам, визначеним законодавством України, за місцем розташування банку в порядку, узгодженому банком з цим органом. Порядок надання такої інформації має забезпечувати її гарантовану доставку та конфіденційність.
6.5. Працівник банку в разі виявлення фінансової операції клієнта, що підлягає фінансовому моніторингу або може стосуватися чи призначатися для фінансування терористичної діяльності, невідкладно, але не пізніше 12 години наступного робочого дня, надає інформацію про таку фінансову операцію відповідальному працівникові банку або працівникові, уповноваженому відповідальним працівником банку.
Програмне забезпечення, установлене в банку, має забезпечувати невідкладне надання інформації про фінансову операцію, що підлягає фінансовому моніторингу або може стосуватися чи призначатися для фінансування терористичної діяльності, відповідальному працівникові банку або працівникові, уповноваженому відповідальним працівником банку.
6.6. Банк зобов'язаний забезпечити фіксування надходження повідомлень про фінансові операції до відповідального працівника банку або працівника, уповноваженого відповідальним працівником банку.
6.7. Банк зобов'язаний забезпечувати внесення до реєстру фінансових операцій інформації про фінансові операції:
а) що підлягають фінансовому моніторингу відповідно до статей 15, 16 Закону, - не пізніше наступного робочого дня з дати їх виявлення;
б) у проведенні яких відмовлено у зв'язку з тим, що вони містять ознаки таких, що згідно із Законом підлягають фінансовому моніторингу, - протягом одного робочого дня, але не пізніше наступного робочого дня з дня відмови;
в) у проведенні яких відмовлено у зв'язку з ненаданням клієнтом, з яким установлені ділові відносини, необхідної інформації для ідентифікації та вивчення його фінансової діяльності, - протягом одного робочого дня, але не пізніше наступного робочого дня з дня відмови;
г) щодо яких є достатні підстави підозрювати, що вони пов'язані, стосуються або призначені для фінансування терористичної діяльності, терористичних актів чи терористичних організацій і організацій або осіб, до яких застосовані міжнародні санкції, - негайно у день виявлення такої фінансової операції або спроби її проведення;
ґ) проведення яких зупинено у зв'язку з тим, що вони містять ознаки, передбачені статтями 15 і 16 Закону, - невідкладно у день зупинення фінансової операції;
д) проведення яких зупинено у зв'язку з тим, що їх учасниками або вигодоодержувачами є особи, які включені до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності або до яких застосовані міжнародні санкції, - невідкладно у день зупинення фінансової операції;
е) проведення яких було зупинено за рішенням Спеціально уповноваженого органу, прийнятим з метою зупинення видаткових фінансових операцій, - у день отримання відповідних первинних документів щодо проведення таких фінансових операцій;
є) проведення прибуткових фінансових операцій за рахунком, щодо якого прийнято рішення Спеціально уповноваженого органу про зупинення видаткових фінансових операцій, - невідкладно, але не пізніше 12 години наступного робочого дня після проведення прибуткової фінансової операції;
ж) проведення яких було зупинено за дорученням Спеціально уповноваженого органу, прийнятим з метою виконання запиту уповноваженого органу іноземної держави, - невідкладно у день зупинення фінансової операції;
з) стосовно яких отримано доручення Спеціально уповноваженого органу, прийняте з метою виконання запиту уповноваженого органу іноземної держави про забезпечення моніторингу, - невідкладно, але не пізніше 12 години наступного робочого дня;
и) стосовно яких отримано від Спеціально уповноваженого органу запит про подання інформації щодо відстеження (моніторингу) фінансових операцій:
протягом одного робочого дня, але не пізніше наступного робочого дня після проведення фінансової операції;
не пізніше десятого робочого дня з дати отримання запиту про фінансові операції, здійснені до отримання запиту Спеціально уповноваженого органу.
6.8. Банк - юридична особа додатково забезпечує ведення зведеного реєстру фінансових операцій з подвійною нумерацією, відлік якої має починатися з початку календарного року, з урахуванням фінансових операцій, виявлених і внесених до реєстрів фінансових операцій інших (крім філій) відокремлених підрозділів банку.
Банк - юридична особа має право вносити до зведеного реєстру фінансових операцій відповідно до вимог абзацу першого цього пункту також інформацію про фінансові операції, виявлені і внесені до реєстру фінансових операцій філії(й) банку.
Зведений реєстр фінансових операцій ведеться в електронному вигляді.
6.9. Реєстр фінансових операцій і зведений реєстр фінансових операцій є документами з обмеженим доступом.
Доступ до зведеного реєстру фінансових операцій мають відповідальний працівник банку - юридичної особи, а також працівники банку, уповноважені відповідальним працівником банку.
Режим доступу працівників банку до реєстру фінансових операцій установлюється відповідальним працівником банку.
Відповідальний працівник банку відповідає за захист реєстру фінансових операцій від знищення, несанкціонованого доступу, модифікації або викривлення даних.
Відповідальний працівник банку - юридичної особи відповідає за захист зведеного реєстру фінансових операцій від знищення, несанкціонованого доступу, модифікації або викривлення даних.
6.10. Рішення щодо віднесення фінансової операції до фінансової операції, яка підлягає фінансовому моніторингу, та внесення до реєстру фінансових операцій інформації у випадках, передбачених пунктом 6.7 цього розділу, приймає відповідальний працівник банку або працівник банку, уповноважений відповідальним працівником банку.
Повноваження працівника, уповноваженого відповідальним працівником банку щодо прийняття такого рішення, повинно бути передбачено в посадовій інструкції цього працівника.
6.11. Видалення даних, що внесені до реєстру фінансових операцій, не допускається.
6.12. Банк у разі потреби виправлення помилково внесених до реєстру фінансових операцій даних щодо окремої фінансової операції, інформацію про яку ще не надано Спеціально уповноваженому органу, в інформаційному рядку реєстру фінансових операцій, у якому містяться відомості про цю фінансову операцію, зазначає про його анулювання із наведенням у полі "Коментарі" реєстру фінансових операцій підстав для анулювання та:
доповнює реєстр фінансових операцій новим записом про цю фінансову операцію, якщо інформація про таку фінансову операцію підлягає наданню до Спеціально уповноваженого органу, або
не доповнює реєстр фінансових операцій новим записом, якщо інформація про таку фінансову операцію не підлягає наданню до Спеціально уповноваженого органу.
Банк у разі потреби виправлення помилково внесених до реєстру фінансових операцій даних щодо окремої фінансової операції, інформацію про яку вже надано Спеціально уповноваженому органу, в інформаційному рядку реєстру фінансових операцій, у якому містяться відомості про цю фінансову операцію, зазначає про його анулювання із наведенням у полі "Коментарі" реєстру фінансових операцій підстав для анулювання та:
доповнює реєстр фінансових операцій новим записом про цю фінансову операцію, якщо інформація про таку фінансову операцію підлягає наданню до Спеціально уповноваженого органу, або
не доповнює реєстр фінансових операцій новим записом, якщо інформація про таку фінансову операцію не підлягає наданню до Спеціально уповноваженого органу. У цьому разі Спеціально уповноваженому органу надсилається лист (на паперовому носії) щодо анулювання відповідного запису про фінансову операцію в реєстрі фінансових операцій із зазначенням підстав анулювання.
6.13. До реєстру фінансових операцій у випадках, передбачених пунктом 6.7 цього розділу, уносяться такі дані:
а) порядковий номер реєстрації в реєстрі фінансових операцій з початку календарного року і дата реєстрації;
б) унікальний номер фінансової операції в системі автоматизації банку (за його наявності);
в) коди області відповідно до довідників Національного банку "Довідник регіонів України" та Спеціально уповноваженого органу "Коди областей України" (в окремих полях) за місцем здійснення фінансової операції клієнтом (спроби проведення фінансової операції);
г) дата надходження первинного документа;
ґ) найменування, номер і дата первинного документа (за операцією з використанням спеціального платіжного засобу - номер спеціального платіжного засобу);
д) дата здійснення (у разі проведення)/відмови від проведення/зупинення фінансової операції;
е) код ознаки здійснення фінансової операції відповідно до довідників кодів ознак здійснення фінансових операцій, визначених у додатку 10 до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу , затвердженої наказом Державного комітету фінансового моніторингу України від 26.08.2010 № 148, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 06.10.2010 за № 891/18186 (далі - Інструкція № 148).
є) сума фінансової операції у валюті її проведення та її еквівалент у національній валюті за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком на день проведення фінансової операції;
ж) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи/найменування юридичної особи-клієнта та ідентифікаційний (реєстраційний) номер/код за ЄДРПОУ цієї особи (якщо ідентифікаційного (реєстраційного) номера/коду фізичній особі/юридичній особі не присвоєно, то ставиться дев'ять нулів);
з) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи, яка діє від імені клієнта, та ідентифікаційний (реєстраційний) номер цієї особи (якщо ідентифікаційного (реєстраційного) номера фізичній особі не присвоєно, то ставиться дев'ять нулів) під час проведення касових операцій з готівковими коштами, за винятком інкасації коштів, яка здійснюється в порядку, визначеному нормативно-правовими актами Національного банку;
и) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи/найменування юридичної особи-контрагента та ідентифікаційний (реєстраційний) номер/код за ЄДРПОУ цієї особи. Якщо ідентифікаційного (реєстраційного) номера/коду фізичній особі/юридичній особі не присвоєно, то ставиться дев'ять нулів. Якщо ідентифікаційний (реєстраційний) номер фізичної особи невідомий банку, то ставиться п'ять дев'яток. Клієнт банку, якщо він є фактичним відправником та одержувачем активів, зазначається в реєстрі фінансових операцій як клієнт та як контрагент за цією фінансовою операцією;
і) код виду фінансової операції;
ї) код ознаки (коди ознак) фінансової операції, за якою (якими) фінансова операція підлягає фінансовому моніторингу, відповідно до довідників кодів ознак фінансових операцій, визначених у додатках 2 та 3 до Інструкції № 148 , крім випадків, передбачених підпунктами "в", "г", "д", пункту 6.7 цього розділу;
к) коментарі (за наявності);
л) прізвище та ініціали працівника, який повідомив про фінансову операцію (у разі виявлення фінансової операції за допомогою програмного забезпечення зазначається абревіатура "ПЗ");
м) прізвище та ініціали працівника, який вніс інформацію про фінансову операцію до реєстру фінансових операцій.
6.14. У разі виявлення фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, за результатами здійснення перевірки службою внутрішнього аудиту банку або Національним банком інформація про таку фінансову операцію вноситься до реєстру фінансових операцій не пізніше наступного робочого дня з дати складення аудиторського висновку службою внутрішнього аудиту банку або дати отримання банком довідки про перевірку Національним банком.
6.15. Якщо банк відмовляє клієнту в проведенні фінансової операції у випадках, установлених Законом, то до реєстру фінансових операцій вносяться дані, пов'язані з такою фінансовою операцією та наявні на час прийняття відповідного рішення, з обов'язковим зазначенням у полі "Коментарі" підстав відмови.
6.16. Рішення про надання або ненадання Спеціально уповноваженому органу інформації про фінансову операцію, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, приймає відповідальний працівник банку згідно з Програмою здійснення фінансового моніторингу за певним напрямом діяльності банку в процесі обслуговування клієнтів.
6.17. Після надання Спеціально уповноваженому органу інформації про фінансову операцію, спробу її проведення або відмову в проведенні інформаційний рядок реєстру фінансових операцій, у якому містяться відомості про цю фінансову операцію, після отримання від Спеціально уповноваженого органу файла-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової(их) операції(й) на облік з нульовими кодами помилок щодо цієї фінансової операції доповнюється даними щодо дати, найменування файла та номера інформаційного рядка файла-повідомлення, у якому інформація про цю фінансову операцію була надіслана до Спеціально уповноваженого органу. Формування довідника кодів помилок і внесення змін до нього здійснюється Спеціально уповноваженим органом у встановленому Законом порядку.
6.18. У разі надання Спеціально уповноваженому органу додаткової інформації про фінансову операцію або пов'язані з нею фінансові операції інформаційний рядок реєстру фінансових операцій, у якому містяться відомості про цю фінансову операцію, доповнюється даними щодо найменування і дати отримання файла-запиту, найменування і дати надсилання файла-відповіді та/або файла-додатка.
6.19. Відповідальний працівник банку в разі прийняття рішення про недоцільність інформування Спеціально уповноваженого органу про фінансову операцію, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу і внесена до реєстру фінансових операцій, складає довідку, у якій обґрунтовує це рішення (далі - довідка).
Довідка, яка складена на паперовому носії, має містити порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі фінансових операцій, дату її складання, перелік ужитих заходів щодо з'ясування суті і мети проведення клієнтом фінансової операції, інформацію про отримання відповідних документів, результати вжитих заходів, висновок щодо прийнятого рішення і підпис відповідального працівника банку. В інформаційному рядку в реєстрі фінансових операцій, у якому міститься інформація про фінансову операцію, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу (далі - інформаційний рядок), у полі "Коментарі" зазначається про факт складання довідки та дата її складання.
Про довідку, що складена в електронній формі, якщо це передбачено Програмою здійснення фінансового моніторингу за певним напрямом діяльності банку під час обслуговування клієнтів, в інформаційному рядку в полі "Коментарі" робиться запис про складання довідки, зазначаються дата її складання, а також перелік ужитих заходів щодо з'ясування суті і мети проведення клієнтом фінансової операції, інформація про отримання відповідних документів, результати ужитих заходів, висновок щодо прийнятого рішення.
Відповідальний працівник банку складає окрему довідку щодо кожної фінансової операції, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, стосовно якої він прийняв рішення про недоцільність інформування Спеціально уповноваженого органу.
6.20. Щомісяця до 15 числа частина реєстру фінансових операцій, яка містить інформацію про фінансові операції, зареєстровані в попередньому місяці, роздруковується, разом із довідками формується у справу, яка нумерується, прошнуровується та опечатується. На останній пронумерованій сторінці робиться запис про кількість сторінок у справі, який затверджується підписом відповідального працівника банку та засвідчується відбитком печатки банку.
Усі сформовані справи роздрукованих частин реєстру фінансових операцій разом із довідками зберігаються протягом п'яти років з часу закінчення календарного року, у якому формувався реєстр фінансових операцій.
VII. Порядок надання інформації Спеціально уповноваженому органу
7.1. Банк у випадках, передбачених Законом, зобов'язаний надавати Спеціально уповноваженому органу інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та ідентифікаційні дані осіб, які їх здійснили (здійснюють, намагалися здійснити), а також іншу інформацію з питань запобігання легалізації кримінальних доходів/фінансуванню тероризму відповідно до законів України. Зазначена інформація може надаватися відокремленими підрозділами банку до Спеціально уповноваженого органу як безпосередньо, так і через банк - юридичну особу.
Інформація, що надається відокремленим підрозділом банку до Спеціально уповноваженого органу через банк - юридичну особу, має містити обліковий ідентифікатор цього відокремленого підрозділу.
Порядок передавання інформації до Спеціально уповноваженого органу має забезпечувати її гарантовану доставку та конфіденційність.
7.2. Банк у визначених Законом випадках надає Спеціально уповноваженому органу інформацію про фінансову операцію або про відмову від її проведення/встановлення ділових відносин у терміни, передбачені Законом.
У разі зупинення фінансової операції банк надає інформацію про таку фінансову операцію із заповненням поля "Коментарі" в порядку та строки, передбачені розділом VIII цього Положення.
Одночасно банк може надати додаткову інформацію щодо цих фінансових операцій Спеціально уповноваженому органу.
7.3. Надання банком Спеціально уповноваженому органу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу або у проведенні яких було відмовлено, а також осіб, які брали участь у їх проведенні або в обслуговуванні яким було відмовлено, а також про фінансову операцію, щодо якої в банку є достатні підстави підозрювати, що вона може бути пов'язана, стосуватися або призначатися для фінансування терористичної діяльності, здійснюється у формі файлів-повідомлень.
Надання банком Спеціально уповноваженому органу інформації про відмову від встановлення ділових відносин, якщо здійснення ідентифікації клієнта відповідно до вимог законодавства є неможливим, здійснюється шляхом надсилання листа/файла-листа із зазначенням підстав відмови та наявної інформації щодо клієнта.
7.4. Інформація щодо кожної фінансової операції, яка надається Спеціально уповноваженому органу в складі файла-повідомлення, підписується відповідальним працівником банку шляхом накладення електронного цифрового підпису за допомогою засобів накладення/перевірки електронного цифрового підпису, наданих Національним банком та вбудованих у систему автоматизації банку.
7.5. Сформований системою автоматизації банку файл-повідомлення шифрується програмними засобами, вбудованими в АРМ-НБУ - інформаційний (далі - АРМ-НБУ), та передається засобами електронної пошти Національного банку на адресу Спеціально уповноваженого органу.
7.6. Спеціально уповноважений орган після отримання файла-повідомлення від банку розшифровує цей файл за допомогою АРМ-НБУ, перевіряє електронні цифрові підписи, здійснює контроль за правильністю заповнення всіх реквізитів файла-повідомлення та повнотою наданих даних. За результатами такого контролю файла-повідомлення до кінця наступного робочого дня, у якому він отримав такий файл, Спеціально уповноважений орган формує та надсилає на адресу банку файл-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової(их) операції(й) на облік.
7.7. Відповідальний працівник банку в разі отримання файла-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції на облік з ненульовими кодами помилок за окремими фінансовими операціями або щодо файла-повідомлення в цілому має проаналізувати причини виникнення помилок, забезпечити їх виправлення та подати протягом трьох робочих днів з дня отримання файла-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції на облік з ненульовими кодами помилок належним чином оформлене повідомлення у складі нового файла-повідомлення на адресу Спеціально уповноваженого органу.
7.8. Відповідальний працівник банку перед повторним формуванням файла-повідомлення здійснює перевірку чинності відповідного ключа (ключів) шифрування на АРМ-НБУ, якщо отриманий файл-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції (фінансових операцій) на облік містить ненульові коди помилок. У разі потреби він звертається до служби захисту інформації відповідного територіального управління Національного банку для отримання відповідного сертифіката ключа. Файл-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції (фінансових операцій) на облік з нульовими кодами помилок стосовно окремої фінансової операції, інформація щодо якої надіслана до Спеціально уповноваженого органу у відповідному файлі-повідомленні, є підтвердженням того, що ця фінансова операція взята на облік Спеціально уповноваженим органом.
7.9. Відповідальний працівник банку в разі виникнення аварійних ситуацій, що призводять до неможливості відправлення до Спеціально уповноваженого органу у встановленому порядку відповідних файлів інформаційного обміну за допомогою електронної пошти Національного банку, невідкладно звертається до відповідного територіального управління Національного банку за своїм місцезнаходженням шляхом подання на магнітних або цифрових носіях сформованих та зашифрованих АРМ-НБУ файлів разом із супровідним листом з проханням надіслати такі файли за допомогою електронної пошти Національного банку на адресу Спеціально уповноваженого органу. Порядок надання такої інформації має забезпечувати її гарантовану доставку та конфіденційність.
Відповідальний працівник банку звертається до Спеціально уповноваженого органу та узгоджує засіб отримання від Спеціально уповноваженого органу відповідних файлів інформаційного обміну. Якщо відповідні файли інформаційного обміну від Спеціально уповноваженого органу отримано територіальним управлінням Національного банку, то зазначене територіальне управління надсилає його відповідальному працівникові банку електронною поштою або передає на магнітному або цифровому носії.
7.10. Відповідальний працівник банку звертається до Спеціально уповноваженого органу та з'ясовує причини ненадання банку відповідних файлів інформаційного обміну, якщо з будь-яких причин банк не отримав їх від Спеціально уповноваженого органу протягом двох робочих днів з часу відправлення відповідних файлів.
7.11. Направлення Спеціально уповноваженим органом до банку запитів про надання у передбачених Законом випадках інформації здійснюється в електронному вигляді засобами електронної пошти Національного банку чи на паперовому носії поштою з повідомленням про вручення або за допомогою кур'єрського або фельд'єгерського зв'язку.
7.12. Надання банком на запит Спеціально уповноваженого органу додаткової інформації про фінансові операції, які стали об'єктом фінансового моніторингу, копій документів, на підставі яких були проведені такі фінансові операції та пов'язані з ними фінансові операції, відомостей про їх учасників, а також іншої інформації, зокрема тієї, що становить банківську або комерційну таємницю, копій документів, необхідних для виконання покладених на Спеціально уповноважений орган завдань, здійснюється шляхом формування та надсилання файла-відповіді та в разі потреби файла-додатка протягом п'яти робочих днів з дати надходження від Спеціально уповноваженого органу файла-запиту або в інший термін, погоджений із Спеціально уповноваженим органом.
Банк у випадку отримання від Спеціально уповноваженого органу запиту про надання інформації на паперовому носії надає у встановлений абзацом першим цього пункту строк Спеціально уповноваженому органу відповідь на паперовому носії або шляхом формування та надсилання файла-відповіді, а в разі потреби - файла-додатка.
Надання банком Спеціально уповноваженому органу за власною ініціативою зазначеної в абзаці першому цього пункту інформації та копій документів, що не може(уть) бути передана(і) у файлі-повідомленні або файлі-відповіді, здійснюється шляхом формування та надсилання до Спеціально уповноваженого органу файла-додатка.
Сформований системою автоматизації банку файл-додаток шифрується за допомогою програмних засобів, вбудованих в АРМ-НБУ, і надсилається засобами електронної пошти Національного банку на адресу Спеціально уповноваженого органу разом із файлом-повідомленням або файлом-відповіддю або передається до Спеціально уповноваженого органу на магнітному або цифровому носії.
Порядок передавання до Спеціально уповноваженого органу файла-додатка на магнітному або цифровому носії або відповіді на паперовому носії має забезпечувати його гарантовану доставку та конфіденційність.
7.13. Банк у разі отримання файла-запиту/запиту на паперовому носії Спеціально уповноваженого органу на виконання запиту відповідного органу іноземної держави надає необхідну для виконання запиту інформацію (у тому числі таку, що становить банківську або комерційну таємницю) та копії документів. Вимога Спеціально уповноваженого органу щодо надання інформації, необхідної для виконання запиту відповідного органу іноземної держави, має містити посилання на номер і дату реєстрації цього запиту у відповідному реєстрі Спеціально уповноваженого органу.
7.14. Банк зобов'язаний виконати запит Спеціально уповноваженого органу про надання інформації щодо відстеження (моніторингу) фінансових операцій клієнта, фінансові операції якого стали об'єктом фінансового моніторингу, шляхом здійснення первинного фінансового моніторингу цих фінансових операцій та направлення до Спеціально уповноваженого органу відповідних файлів-повідомлень.
VIII. Порядок зупинення, поновлення фінансових операцій та виконання рішень (доручень, запитів) Спеціально уповноваженого органу
має право зупинити проведення фінансової операції, якщо така фінансова операція містить ознаки, передбачені статтями 15 і 16 Закону;
зобов'язаний зупинити проведення фінансової операції, якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції.
Таке зупинення фінансових операцій здійснюється на строк до двох робочих днів.
8.2. Банк зобов'язаний використовувати програмне забезпечення, яке забезпечує виявлення та зупинення безпосередньо до проведення фінансової операції, що здійснюється на користь або за дорученням клієнта банку, якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції.
8.3. Доведення до банків переліку організацій, юридичних або фізичних осіб, пов'язаних зі здійсненням терористичної діяльності або стосовно яких застосовано міжнародні санкції, здійснюється Спеціально уповноваженим органом у встановленому законодавством порядку.
8.4. Відповідальний працівник банку видає внутрішнє розпорядження в разі прийняття рішення про:
подальше зупинення фінансової операції на виконання рішення Спеціально уповноваженого органу відповідно до частин другої та п'ятої статті 17 Закону;
зупинення видаткових фінансових операцій за рахунками клієнтів (осіб), якщо такі фінансові операції містять ознаки, передбачені статтями 15, 16 Закону, відповідно до рішення Спеціально уповноваженого органу згідно з частинами третьою та п'ятою статті 17 Закону;
зупинення проведення фінансової операції відповідної особи за дорученням Спеціально уповноваженого органу на виконання запиту уповноваженого органу іноземної держави відповідно до частини п'ятої статті 22 Закону;
поновлення проведення фінансових операцій у випадках, передбачених Законом та цим розділом.
У разі отримання рішення/доручення Спеціально уповноваженого органу про зупинення фінансової операції (видаткових фінансових операцій) розпорядження видається в день отримання рішення/доручення з обов'язковим повідомленням керівника виконавчого органу банку/керівника філії іноземного банку/керівника відокремленого підрозділу банку.
8.5. Внутрішні розпорядження відповідального працівника банку про зупинення фінансової операції, видані згідно з пунктом 8.4 цього розділу, мають містити таку інформацію:
найменування клієнта та номер його рахунку;
найменування, номер і дату первинного документа;
суму фінансової операції;
підстави зупинення фінансової операції, визначені Законом;
строк зупинення фінансової операції;
підпис відповідального працівника і дату видачі розпорядження.
Зазначені у пункті 8.4 цього розділу розпорядження мають зберігатися в окремій справі не менше п'яти років у порядку, передбаченому для зберігання документів з обмеженим доступом.
8.6. Банк зобов'язаний повідомити Спеціально уповноважений орган про зупинення фінансової операції у випадках, передбачених пунктом 17 частини другої статті 6 і частиною першою статті 17 Закону, шляхом невідкладного формування та відправлення в той самий робочий день, коли фінансова операція була зупинена, відповідного файла-повідомлення. У полі "Коментарі" цього повідомлення зазначається дата закінчення зупинення фінансової операції. Одночасно банк може надати додаткову інформацію щодо цієї фінансової операції Спеціально уповноваженому органу.
8.7. Визначені розділом VII цього Положення вимоги стосовно порядку формування, надсилання, контролю за правильністю заповнення всіх реквізитів та отримання Спеціально уповноваженим органом поширюються на файли-повідомлення, що містять інформацію про зупинення фінансової операції, передбачені пунктом 8.6 цього розділу.
8.8. Рішення та/або доручення Спеціально уповноваженого органу на паперовому носії має бути надіслане до банку із забезпеченням його гарантованої доставки.
8.9. Доведення Спеціально уповноваженим органом до банку прийнятих рішень та наданих доручень і запитів здійснюється в електронному вигляді засобами електронної пошти Національного банку чи в паперовому вигляді поштою з повідомленням про вручення або за допомогою кур'єрського чи фельд'єгерського зв'язку.
Часом і датою доведення рішення та/або доручення до банку є час і дата отримання банком цього файла на вузлі електронної пошти Національного банку або час і дата, які зазначені на повідомленні про вручення.
8.10. Банк після надходження відповідного файла-рішення/рішення або доручення на паперовому носії Спеціально уповноваженого органу зобов'язаний невідкладно, але не пізніше 11 години наступного робочого дня з дня його отримання підтвердити в листі/файлі-листі факт отримання файла-рішення/рішення або доручення на паперовому носії із зазначенням відомостей щодо забезпечення його виконання.
У такому листі/файлі-листі зазначається інформація про час і дату отримання рішення або доручення, виконання рішення або доручення в частині зупинення чи поновлення або забезпечення моніторингу фінансових операцій, залишок коштів на час зупинення фінансових операцій на рахунку.
Банк у випадку отримання від Спеціально уповноваженого органу рішення та/або доручення на паперовому носії надає у встановлений абзацом першим цього пункту строк Спеціально уповноваженому органу підтвердження в листі (на паперовому носії або в електронному вигляді) або шляхом формування та надсилання файла-листа.
Порядок надсилання до Спеціально уповноваженого органу листа на паперовому носії або в електронному вигляді має забезпечувати його гарантовану доставку та конфіденційність.
8.11. У разі прийняття Спеціально уповноваженим органом рішення про зупинення видаткових фінансових операцій за рахунками клієнтів (осіб) на строк до п'яти робочих днів та отримання банком відповідного файла-рішення/рішення на паперовому носії банк повинен зупинити такі видаткові фінансові операції.
Інформація про видаткові фінансові операції за рахунками клієнтів надається Спеціально уповноваженому органу в день їх зупинення шляхом надсилання файла-повідомлення, якщо такі фінансові операції зупинені на підставі відповідного рішення Спеціально уповноваженого органу.
Прибуткові фінансові операції за такими рахунками не зупиняються.
Банк зобов'язаний повідомити Спеціально уповноважений орган про проведення прибуткових фінансових операцій шляхом надсилання в той самий день електронного інформаційного повідомлення про кожну прибуткову фінансову операцію. Таке повідомлення має містити:
код ознаки фінансової операції відповідно до додатка 3 до Інструкції № 148 ;
реєстраційний номер і дату рішення Спеціально уповноваженого органу;
дату здійснення прибуткової фінансової операції;
суму, на яку проведено фінансову операцію.
Інформація про таку фінансову операцію невідкладно, але не пізніше 12 години наступного робочого дня, уноситься до реєстру фінансових операцій і в цей самий день надається Спеціально уповноваженому органу в складі файла-повідомлення.
8.12. Загальний строк зупинення проведення фінансової операції у випадках, передбачених статтею 17 Закону, не може перевищувати 14 робочих днів.
