Про затвердження Положення про здійснення банками фінансового моніторингу

З метою забезпечення реалізації норм Законів України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом", "Про внесення змін до деяких законів України з питань запобігання використанню банків та інших фінансових установ з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом" Правління Національного банку України

1. Затвердити Положення про здійснення банками фінансового моніторингу (додається).

2. Постанова набирає чинності одночасно з набранням чинності Законами України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом", "Про внесення змін до деяких законів України з питань запобігання використанню банків та інших фінансових установ з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом".

3. Банкам привести у відповідність до вимог чинного законодавства України ідентифікацію наявних клієнтів, ризик здійснення якими операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється як великий - до 01.09.2003, інших клієнтів - до 01.01.2004. Приведення у відповідність до вимог чинного законодавства ідентифікації клієнтів, які не підтримують ділові відносини з банком і ризик проведення якими операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється банком як низький, може здійснюватися і понад установлені терміни в разі звернення такого клієнта до банку або проведення ним операції.

4. Управлінню методологічного та нормативно-організаційного забезпечення фінансового моніторингу (Бережний О.М.) після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України довести зміст цієї постанови до відома територіальних управлінь Національного банку України та банків України для використання в роботі.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Шлапака О.В. і Управління методологічного та нормативно-організаційного забезпечення фінансового моніторингу (Бережний О.М.).

Це Положення розроблене на виконання Законів України "Про Національний банк України", "Про банки і банківську діяльність", "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом" з метою запобігання використанню банківської системи для легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.

1.1. Цим Положенням встановлюються загальні вимоги Національного банку України щодо:

виявлення та реєстрації банками фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

ідентифікації клієнтів;

надання банками спеціально уповноваженому органу виконавчої влади з питань фінансового моніторингу (далі - Уповноважений орган) інформації відповідно до вимог законів України з питань запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом.

1.2. Вимоги цього Положення поширюються на банки та їх структурні підрозділи.

1.3. Відповідальним за організацію виконання вимог законодавства України з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та організацію внутрішньобанківської системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, є керівник виконавчого органу банку (далі - керівник банку).

1.4. Підрозділ внутрішнього аудиту банку періодично, але не рідше одного разу на рік здійснює перевірку дотримання банком вимог законодавства України з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом. За результатами таких перевірок він готує висновки та пропозиції, які розглядаються спостережною радою банку.

1.5. Банки зобов'язані зберігати всі документи, які стосуються фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, та ідентифікації осіб, які брали участь в її здійсненні, протягом п'яти років після проведення такої операції.

1.6. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

пов'язана особа - член господарського об'єднання (асоціація, корпорація, концерн, консорціум, холдинг, інше об'єднання підприємств, передбачене законом), до складу якого входить клієнт - юридична особа, а також незалежно від формального членства в будь-якому господарському об'єднанні юридична особа, що здійснює контроль юридичної особи-клієнта чи контролюється нею, або перебуває з нею під спільним контролем;

засоби захисту інформації - програмно-технічні засоби, які забезпечують захист електронних документів від несанкціонованих дій щодо ознайомлення з їх змістом, модифікації або викривлення на етапі їх передавання електронною поштою Національного банку України;

файл-повідомлення - електронний документ, що формується банком (філією), надсилається на адресу Уповноваженого органу та містить дані про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу або іншу інформацію, повідомлення якої вимагається законами України з питань запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом;

файл-квитанція - електронний документ, що формується та надсилається банком (філією) на адресу Уповноваженого органу у зв'язку з отриманням файла-запиту, файла-рішення або Уповноваженим органом на адресу банку (філії), який надіслав файл-відповідь, і свідчить про приймання або відмову в прийманні відповідного файла;

файл-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції (фінансових операцій) на облік - електронний документ, що формується Уповноваженим органом, надсилається на адресу банку (філії) і свідчить про взяття (відмову від взяття) Уповноваженим органом на облік операції (операцій), інформація щодо якої (яких) надавалася банком (філією) у відповідному файлі-повідомленні;

файл-рішення - електронний документ, що формується Уповноваженим органом, надсилається на адресу банку (філії) і містить відомості про прийняте Уповноваженим органом рішення щодо подальшого зупинення фінансової операції, інформація щодо якої надавалася банком (філією) у відповідному файлі-повідомленні;

фінансова операція, що стала об'єктом фінансового моніторингу, - для банку (філії) - фінансова операція, інформація щодо якої внесена до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу; для Уповноваженого органу - фінансова операція, що підлягає фінансовому моніторингу, яка взята Уповноваженим органом у встановленому порядку на облік та стосовно якої ним вживаються заходи щодо її аналізу;

файл-запит - електронний документ, який формується Уповноваженим органом, надсилається на адресу банку (філії) та містить вимогу щодо надання додаткової інформації про фінансову операцію, що стала об'єктом фінансового моніторингу;

файл-відповідь - електронний документ, який формується банком (філією), надсилається на адресу Уповноваженого органу та містить відповідь на файл-запит;

файл-додаток - електронний документ, що формується банком (філією), надсилається на адресу Уповноваженого органу і містить дані та/або копії документів, які стосуються фінансової операції, що стала об'єктом фінансового моніторингу (1).

1) Усі електронні документи формуються програмно-апаратними засобами банку (філії) або Уповноваженого органу і надсилаються адресату з використанням електронної пошти та засобів захисту інформації Національного банку України. Структура та реквізити електронних документів визначаються Національним банком України за погодженням з Уповноваженим органом і доводяться до відома банків окремо.

Інші терміни та поняття, які вживаються в цьому Положенні, застосовуються в значеннях, визначених Законами України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом", "Про банки і банківську діяльність", "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг", "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні" і нормативно-правовими актами Національного банку України.

1.7. Якщо структура банку не передбачає наявності філій, то здійснення заходів з фінансового моніторингу (ведення реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, формування файлів-повідомлень тощо) забезпечується банком на рівні територіальних підрозділів банку, які здійснюють нагляд та/або забезпечення діяльності відокремлених підрозділів, що надають послуги клієнтам.

2.1. Правила внутрішнього фінансового моніторингу розробляються банком з урахуванням вимог законів України, що регулюють питання запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, цього Положення, нормативно-правових актів Національного банку України, актів Уповноваженого органу, прийнятих на виконання та відповідно до цих законів, рекомендацій Групи з розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей, Базельського комітету банківського нагляду.

2.2. Основним принципом розроблення та реалізації Правил внутрішнього фінансового моніторингу і програм здійснення фінансового моніторингу банку є забезпечення участі працівників банку (у межах їх компетенції) у виявленні фінансових операцій, які можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму.

2.3. Програми здійснення фінансового моніторингу розробляються та реалізуються банком для забезпечення функціонування внутрішньобанківської системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом. Програми здійснення фінансового моніторингу розробляються банком відповідно до окремих напрямів його діяльності з обслуговування клієнтів і потребують постійного оновлення в процесі проведення фінансового моніторингу.

Програми здійснення фінансового моніторингу мають містити визначені законодавством України ознаки фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу, інші ознаки таких операцій, які відповідно до специфіки та напрямів діяльності самостійно визначаються та поновлюються банком на постійній основі, а також з урахуванням відповідного довідника, формування та внесення змін до якого здійснюється Уповноваженим органом за погодженням з Національним банком України.

Програми здійснення фінансового моніторингу операцій з цінними паперами розробляються та поновлюються банками відповідно до вимог цього Положення з урахуванням рекомендацій Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

2.4. Для забезпечення виконання вимог законів України з питань запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, банки зобов'язані розробляти і реалізовувати програми ідентифікації та вивчення своїх клієнтів, а також програми навчання і підвищення кваліфікації працівників.

Банки на власний розсуд можуть розробляти і реалізовувати в межах чинного законодавства також інші програми, що стосуються запобігання використанню банку для здійснення легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.

2.5. Правила внутрішнього фінансового моніторингу банку та програми здійснення фінансового моніторингу є документами з обмеженим доступом. Порядок та режим доступу до цих документів працівників банку визначається відповідальним працівником банку (філії) залежно від їх функціональних обов'язків за погодженням з керівником банку (філії).

2.6. Правила внутрішнього фінансового моніторингу, програми здійснення фінансового моніторингу та інші документи з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, затверджуються органами управління банку в порядку, визначеному установчими документами банку за поданням відповідального працівника.

2.7. Правила внутрішнього фінансового моніторингу банку та програми здійснення фінансового моніторингу розробляються з урахуванням необхідності:

а) забезпечення конфіденційності інформації про факт передавання відомостей про фінансову операцію клієнта Уповноваженому органу;

б) забезпечення конфіденційності інформації про внутрішні документи банку з питань здійснення фінансового моніторингу;

в) забезпечення конфіденційності інформації про рахунки і внески клієнтів банку, про клієнтів і їх операції, а також інших відомостей, що становлять банківську таємницю;

г) запобігання залученню працівників банку до легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.

2.8. Правила внутрішнього фінансового моніторингу банку мають, зокрема, містити таке:

а) опис організаційної структури внутрішньобанківської системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом;

б) вимоги до кадрового забезпечення внутрішньобанківської системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, права та обов'язки відповідальних працівників банку та філії, а також інших працівників банку, відповідальних за виконання програм здійснення фінансового моніторингу;

в) основні засади діяльності окремого структурного підрозділу банку із запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом (у разі його створення);

г) порядок обігу та забезпечення конфіденційності інформації щодо фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу;

ґ) порядок прийняття рішення щодо надання інформації про фінансову операцію, яка підлягає фінансовому моніторингу до Уповноваженого органу;

д) порядок зберігання інформації з питань фінансового моніторингу.

2.9. Програма здійснення фінансового моніторингу за певним напрямом обслуговування клієнтів має містити:

а) ознаки операцій за певним напрямом діяльності, які підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу;

б) ознаки операцій за певним напрямом діяльності, які підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу;

в) порядок виявлення фінансових операцій, які:

підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу;

підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу;

можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

г) порядок проведення заходів щодо з'ясування суті та мети операції клієнта, що підлягає фінансовому моніторингу;

ґ) порядок підготовки та надання відповідальному працівнику банку (філії) інформації, необхідної для прийняття рішення про інформування Уповноваженого органу.

2.10. У разі наявності в працівника банку сумніву щодо віднесення операції клієнта до операцій, які підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу, внутрішньому фінансовому моніторингу, можуть мати відношення або призначатися для фінансування терористичної діяльності, він невідкладно інформує про це відповідального працівника банку (філії) відповідно до внутрішніх процедур банку.

Відповідальний працівник банку (філії) приймає остаточне рішення щодо віднесення такої операції до зазначених категорій та її реєстрації. У разі виникнення підозри в тому, що виявлена операція пов'язана, має відношення або призначена для фінансування терористичної діяльності, відповідальний працівник одночасно вирішує питання щодо негайного інформування про неї Уповноваженого органу та відповідних правоохоронних органів.

2.11. У разі виявлення фінансової операції клієнта, яка підлягає фінансовому моніторингу, банк (філія) має забезпечити:

а) реєстрацію цієї операції;

б) вжиття достатніх на думку банку (філії) заходів, спрямованих на з'ясування суті та мети операції клієнта, у тому числі шляхом витребування додаткових документів і відомостей, що стосуються цієї операції;

в) вжиття в межах законодавства України інших заходів, які банк вважає за доцільні, з метою належного виконання вимог законів України з питань запобігання та протидії легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом;

г) за наявності підстав надання Уповноваженому органу інформації про цю фінансову операцію та про осіб, які брали (беруть) участь в її проведенні.

3.1. Для забезпечення належної реалізації функцій суб'єкта первинного фінансового моніторингу банк створює Програму ідентифікації і вивчення клієнтів банку, яка насамперед має включати:

а) порядок здійснення ідентифікації клієнта під час встановлення відносин з ним;

б) заходи щодо уточнення інформації про клієнта та порядок їх проведення;

в) порядок забезпечення документального фіксування інформації про клієнта;

г) порядок та критерії класифікації клієнтів відповідно до оцінки ризику здійснення ними операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму;

ґ) порядок проведення заходів щодо перевірки інформації про клієнта або особу, яка діє від його імені, у разі виникнення сумніву щодо її достовірності, з урахуванням ризику проведення таким клієнтом операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом;

д) заходи щодо додаткового вивчення клієнта та порядок їх проведення.

Під час реалізації Програми ідентифікації та вивчення своїх клієнтів банк стосовно своїх клієнтів формує та веде відповідні анкети. Банк може прийняти рішення щодо недоцільності ведення анкет стосовно категорій клієнтів, які здійснюють операції, що становлять низький ризик їх використання з метою легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, а саме таких, які:

одноразово протягом значного періоду часу користуються послугами банку (отримання кредиту, розміщення депозиту, переказ готівки тощо);

здійснюють операції без відкриття рахунку на незначні суми (сплата державного мита, комунальних послуг, податків, переказ готівки тощо);

отримують за допомогою банку заробітну плату, пенсію, стипендію (включаючи обслуговування за допомогою платіжних карток, якщо такі рахунки не поповнюються з інших джерел) тощо;

Анкета є внутрішнім документом банку та має містити інформацію, отриману банком за результатами ідентифікації та вивчення клієнта, результати щоквартального аналізу його операцій, а також висновки банку щодо репутації клієнта та оцінки ризику здійснення ним операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом.

Щоквартальний аналіз операцій клієнта здійснюється банком щодо їх відповідності фінансовому стану та суті діяльності клієнта і має включати всі рахунки клієнта, що відкриті в підрозділах банку.

Анкета формується за результатами здійснення ідентифікації клієнта на етапі встановлення відносин з ним. Інформація, що міститься в анкеті, уточнюється в процесі вивчення клієнта в порядку, установленому банком.

Рекомендовані форми анкет наведені в додатках 1 - 6.

3.2. Банк відповідно до законодавства України зобов'язаний ідентифікувати:

а) клієнтів, які відкривають рахунки в банку;

б) клієнтів, які здійснюють операції, що підлягають фінансовому моніторингу;

в) клієнтів, які здійснюють операції з готівкою без відкриття рахунку на суму, що перевищує 50000 гривень, або еквівалент цієї суми в іноземній валюті;

г) осіб, які діють від імені зазначених клієнтів.

3.3. Банк отримує від клієнта відомості та документи, які дають змогу ідентифікувати та вивчити клієнта.

Ці документи мають бути чинними та містити достовірну інформацію на час їх надання банку.

З метою ідентифікації та вивчення клієнта банк насамперед з'ясовує на підставі наданих оригіналів або належним чином засвідчених копій документів таку інформацію про резидентів:

а) для фізичних осіб:

прізвище, ім'я, по батькові;

дата народження;

серія та номер паспорта (або іншого документа, який посвідчує особу), дата видачі та орган, який його видав;

місце проживання;

ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів;

б) для юридичних осіб:

найменування;

юридична адреса;

документи про підтвердження державної реєстрації (включаючи установчі документи, інформацію щодо посадових осіб та їх повноважень тощо);

ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

реквізити банків, у яких відкриті поточні рахунки, та номери цих рахунків.

3.4. З метою ідентифікації та вивчення клієнта банк з'ясовує на підставі наданих оригіналів або належним чином засвідчених копій документів таку інформацію про нерезидентів:

а) для фізичних осіб:

прізвище, ім'я, по батькові (у разі його наявності);

дата народження;

серія та номер паспорта (або іншого документа, який посвідчує особу), дата видачі та орган, який його видав;

громадянство;

місце проживання або тимчасового перебування;

б) для юридичних осіб:

найменування;

реквізити банків, у яких відкриті поточні рахунки, та номери цих рахунків;

дані про реєстрацію цієї юридичної особи на підставі копії легалізованого витягу торговельного, банківського чи судового реєстру або засвідченого належним чином реєстраційного посвідчення уповноваженого органу іноземної держави про таку реєстрацію.

Ідентифікація клієнта здійснюється на підставі оригіналів документів, представлених клієнтом, або належним чином засвідчених їх копій, а також у разі потреби на підставі інформації, одержаної від органів державної влади, банків, інших юридичних осіб, та за результатами проведених заходів щодо збору інформації про клієнта з інших джерел.

Надані клієнтом належним чином засвідчені копії документів, копії представлених ним оригіналів документів та інші документи, що є підставою для ідентифікації юридичної або фізичної особи, мають міститися у справі клієнта і зберігатися протягом термінів, визначених законодавством України.

3.5. Ідентифікація особи не є обов'язковою в разі:

а) проведення фінансової операції особою, що раніше була ідентифікована згідно із чинним законодавством України;

б) укладення угод між банками, зареєстрованими в Україні.

3.6. Якщо особа діє як представник іншої особи або в банку виникає сумнів стосовно того, що ця особа діє від власного імені, або вигодоодержувачем є інша особа, то банк відповідно до пунктів 3.3, 3.4 цього Положення зобов'язаний ідентифікувати також ту особу, яку представляє клієнт, або яка є вигодоодержувачем.

3.7. У разі виникнення сумніву щодо достовірності відомостей або документів, наданих клієнтом, банк з урахуванням ступеня ризику здійснення цим клієнтом операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, вживає заходів щодо перевірки наданих клієнтом відомостей і документів.

3.8. Під час вивчення установчих документів юридичної особи та документів, що підтверджують її державну реєстрацію, банку слід приділяти особливу увагу:

а) оформленню установчих документів (ураховуючи всі зареєстровані зміни) та документів, що підтверджують її державну реєстрацію;

б) видам діяльності та операціям, які проводить клієнт;

в) складу засновників юридичної особи та її пов'язаних осіб;

г) структурі органів управління юридичної особи та їх повноваженням;

ґ) розміру зареєстрованого та сплаченого статутного фонду.

3.9. Під час встановлення кореспондентських відносин банк з'ясовує, чи вживає кореспондент належних заходів для запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом.

3.10. Банку не рекомендується встановлювати кореспондентські відносини з фінансовими установами-нерезидентами, які не вживають належних заходів для запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом.

3.11. Банк розробляє критерії оцінки ризику проведення клієнтом операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом. З цією метою за основу можуть бути взяті критерії оцінки такого ризику, наведені в додатку 7. Класифікація клієнтів щодо ризику здійснення ними операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, здійснюється банком з урахуванням їх репутації, сфери та періоду діяльності на ринку.

3.12. Банк уточнює інформацію щодо ідентифікації та вивчення клієнта не рідше одного разу на рік, якщо ризик проведення клієнтом операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється банком як великий. Для інших клієнтів термін уточнення інформації не повинен перевищувати трьох років.

Обов'язкове уточнення інформації щодо ідентифікації та вивчення клієнта проводиться банком у разі:

а) зміни власника істотної участі;

б) зміни місцезнаходження (проживання) власника рахунку;

в) внесення змін до установчих документів;

г) закінчення строку дії наданих документів.

3.13. Якщо ризик проведення клієнтом операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється банком як великий, то операціям такого клієнта приділяється підвищена увага.

Під час ідентифікації та вивчення клієнта, ризик здійснення яким операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом оцінюється банком як великий, банк вживає заходів щодо перевірки наданої клієнтом інформації.

3.14. Якщо ризик проведення клієнтом операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється банком як великий, то банк може направити свого працівника на місце здійснення клієнтом своєї діяльності з метою перевірки інформації про клієнта.

Якщо клієнт відмовляє представнику банку в наданні необхідних для його ідентифікації документів або відомостей або умисно надає неправдиві відомості про себе, то банк відмовляє йому в обслуговуванні.

3.15. Банку забороняється вступати в договірні відносини з клієнтом - юридичною чи фізичною особою, якщо виникає сумнів стосовно того, що вона діє не від власного імені.

Під час встановлення відносин з клієнтом банк з'ясовує мету та характер майбутніх ділових відносин клієнта з банком.

У разі встановлення відносин з юридичною особою банк має з'ясувати також суть її діяльності та фінансовий стан, визначити її пов'язаних осіб, ідентифікувати фізичних осіб, які є власниками істотної участі в цій юридичній особі або мають прямий чи опосередкований вплив на неї та отримують економічну вигоду від її діяльності.

Оцінка фінансового стану клієнта здійснюється відповідно до внутрішніх процедур банку.

Банкам рекомендується вимагати від клієнта відомості і документи, які дають змогу з'ясувати його особу, суть діяльності, фінансовий стан.

У разі ненадання клієнтом необхідних відомостей чи документів або умисного надання неправдивих відомостей про себе банк відмовляє клієнту у відкритті рахунку або його обслуговуванні.

Якщо під час здійснення ідентифікації клієнта виникає мотивована підозра щодо надання ним недостовірної інформації або навмисного надання інформації з метою введення в оману, то банк має надавати інформацію про фінансові операції цього клієнта Уповноваженому органу.

4.1. Аналіз фінансових операцій з метою виявлення таких, що відповідно до законодавства України, яке регулює відносини у сфері запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, підлягають фінансовому моніторингу, здійснюється працівниками банку перед їх проведенням, а також у подальшому в процесі обслуговування клієнта.

Якщо працівник банку з'ясує, що фінансова операція підлягає фінансовому моніторингу, то він не пізніше 12 години наступного робочого дня відповідно до внутрішніх процедур банку повідомляє про це відповідальному працівнику (особі, яка виконує його функції), який приймає рішення про потребу реєстрації цієї операції.

Внутрішніми процедурами банку, які регламентують порядок повідомлення працівником банку (філії) відповідальному працівнику (особі, яка виконує його функції) про виявлену операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, має забезпечуватися фіксування надходження такого повідомлення до відповідального працівника (отримання відповідальним працівником такого повідомлення) та прийнятого ним рішення щодо реєстрації цієї операції.

4.2. Реєстрація фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, здійснюється у відповідному реєстрі, який формується та ведеться банком (філією) і є електронним документом визначеної структури. Формат і структура реєстру та порядок реєстрації фінансових операцій у реєстрі визначаються відповідальним працівником банку (філії) з урахуванням вимог цього Положення.

Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, є документом з обмеженим доступом. Порядок та режим доступу працівників банку до реєстру встановлюються відповідальним працівником банку (філії). Відповідальний працівник банку (філії) несе особисту відповідальність за захист реєстру від знищення, несанкціонованого доступу, модифікації або викривлення даних.

Коригування даних, що внесені до реєстру, не допускається. У разі потреби виправлення помилково внесених до реєстру даних щодо окремої фінансової операції в інформаційному рядку реєстру, у якому містяться відомості про цю операцію, зазначається про його анулювання, а реєстр доповнюється новим записом про цю операцію.

4.3. Для реєстрації фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, до реєстру вносяться такі дані, пов'язані з цією операцією:

а) порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі з початку календарного року;

б) унікальний номер операції в системі автоматизації банку (за його наявності);

в) дата надходження розрахункових або інших документів, які є підставою для здійснення операції;

г) сума операції у валюті її проведення та її еквівалент у національній валюті за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком України на день проведення операції;

ґ) прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи або назва юридичної особи, що здійснює операцію, та ідентифікаційний номер (код) цієї особи;

д) прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи або назва юридичної особи-контрагента (за його наявності);

е) вид операції;

є) назва, номер і дата первинного документа, на підставі якого здійснюється операція;

ж) ознака (ознаки) операції, за якою вона підлягає фінансовому моніторингу;

з) прізвище та ініціали працівника, який повідомив про цю операцію;

и) прізвище та ініціали працівника, який вніс інформацію про цю операцію до реєстру.

Зазначена інформація про фінансову операцію має бути внесена до реєстру якнайшвидше, але не пізніше наступного робочого дня з часу отримання банком розрахункових чи касових документів або виявлення працівником банку факту проведення операції, яка підлягає фінансовому моніторингу.

За результатами вжиття заходів щодо з'ясування суті та мети проведення клієнтом операції, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, дані про цю операцію доповнюються інформацією про прийняте відповідальним працівником рішення стосовно:

проведення або відмови в її проведенні;

надання або ненадання Уповноваженому органу інформації про цю операцію.

Рішення про надання або ненадання Уповноваженому органу інформації про фінансову операцію, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, приймається відповідальним працівником банку або філії відповідно до внутрішніх процедур банку, встановлених у Правилах внутрішнього фінансового моніторингу банку, не пізніше 10 робочих днів з дня реєстрації такої операції.

4.4. Після надсилання Уповноваженому органу інформації про фінансову операцію дані про цю операцію, що внесені до реєстру, після отримання від Уповноваженого органу файла-повідомлення про взяття (відмову від взяття) фінансової операції (фінансових операцій) на облік з нульовими кодами помилок щодо цієї операції доповнюються назвою файла та номером інформаційного рядка файла-повідомлення, у якому інформація про цю фінансову операцію була надіслана до Уповноваженого органу. Формування довідника кодів помилок та внесення змін до нього здійснюється Уповноваженим органом за погодженням з Національним банком України.

4.5. У разі надання Уповноваженому органу додаткової інформації про фінансову операцію дані, що внесені до реєстру, доповнюються назвою файла-відповіді та/або файла-додатка.

4.6. У разі прийняття відповідальним працівником банку (філії) рішення про недоцільність інформування Уповноваженого органу про фінансову операцію, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, він складає довідку, у якій обгрунтовує це рішення. Довідка має, зокрема, містити порядковий номер реєстрації операції в реєстрі, дату її складання, результати вжитих заходів щодо з'ясування суті і мети проведення клієнтом цієї операції та підпис відповідального працівника.

4.7. Щомісяця до 15 числа частина реєстру, яка містить операції, зареєстровані в попередньому місяці, роздруковується, формується у справу, яка прошнуровується, посвідчується підписом відповідального працівника банку (філії) та скріплюється відбитком печатки банку (філії).

5.1. Банки та їх філії у випадках, передбачених законом зобов'язані надавати Уповноваженому органу інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та ідентифікацію осіб, які їх здійснили (здійснюють), а також іншу інформацію, надання якої вимагається законами України з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом. Зазначена інформація може надаватися філіями банків до Уповноваженого органу як безпосередньо, так і через банк - юридичну особу.

Інформація, що надається філією до Уповноваженого органу через банк-юридичну особу, має містити реквізити цієї філії, передбачені підпунктами "а", "б" пункту 5.3 цього Положення.

Порядок передавання інформації до Уповноваженого органу має забезпечувати її гарантовану доставку та конфіденційність.

Працівникам банку (філії), які забезпечують підготовку та надання Уповноваженому органу інформації про фінансові операції, забороняється повідомляти про це осіб, які їх здійснюють, та будь-яких третіх осіб.

5.2. Інформація про фінансову операцію, що підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу, передається банком (філією) до Уповноваженого органу не пізніше трьох робочих днів з часу її реєстрації.

Інформація про фінансову операцію, у забезпеченні здійснення якої клієнту було відмовлено, та осіб, які брали участь в її проведенні, передається банком (філією) до Уповноваженого органу не пізніше наступного робочого дня з часу її реєстрації.

Інформація про фінансову операцію, щодо якої в працівників банку (філії) є мотивовані підозри, що вона може здійснюватися з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, передається до Уповноваженого органу в день виникнення таких підозр.

Інформація про фінансову операцію, щодо якої в банку є мотивовані підозри, що вона може бути пов'язана, мати відношення або призначатися для фінансування терористичної діяльності, та осіб, які брали (беруть) участь в її проведенні, підлягає негайній реєстрації та повідомленню Уповноваженому органу в день виявлення такої операції. Одночасно з повідомленням Уповноваженого органу інформація про таку операцію надається до правоохоронних органів, визначених законодавством України, за місцем розташування банку (філії) у порядку, узгодженому банком (філією) з цим органом. Порядок надання такої інформації має забезпечувати її гарантовану доставку та конфіденційність.

У разі закриття банком рахунку клієнта на підставі статті 64 Закону України "Про банки і банківську діяльність" інформація щодо такого рахунку надається до Уповноваженого органу протягом трьох робочих днів з дня закриття рахунку.

Надання банком (філією) Уповноваженому органу інформації про фінансові операції здійснюється у формі файлів-повідомлень.

5.3. Перелік реквізитів для надсилання банком (філією) Уповноваженому органу повідомлення про фінансову операцію, яка підлягає фінансовому моніторингу, та осіб, які її здійснюють (здійснили):

а) дані про банк (філію), що надає інформацію:

назва згідно з реєстрацією;

МФО;

ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

місцезнаходження;

номер телефону;

б) дані про відповідального працівника банку (філії):

посада;

прізвище, ім'я, по батькові;

номер телефону;

адреса електронної пошти E-mail;

в) дані про операцію:

унікальний номер операції в системі автоматизації банку (за його наявності);

порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі;

ознака здійснення операції;

дата та час здійснення (відмови в здійсненні) операції;

код валюти операції або код банківського металу;

сума операції у валюті її проведення та її еквівалент у національній валюті за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком України на день проведення операції;

код (коди) ознаки (ознак) фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу;

код виду операції;

призначення платежу;

пов'язані операції (за наявності відповідної інформації);

коментар;

Довідники кодів видів операцій та ознак фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, формуються, ведуться та доводяться до відома банків Уповноваженим органом за погодженням з Національним банком України;

г) дані про клієнта:

для юридичної особи:

повна та скорочена назва;

ознака резидентності;

країна реєстрації;

ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

юридична адреса;

номер рахунку клієнта, що використовується для здійснення операції;

для фізичної особи:

тип (фізична особа, фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності);

прізвище, ім'я, по батькові;

ознака резидентності;

країна громадянства;

ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів;

місце проживання або тимчасового перебування (поштова адреса);

дані про документ, що згідно із законодавством України засвідчує особу (назва, серія та номер документа, дата видачі документа, повна назва органу, що видав документ);

номер рахунку клієнта, що використовується для здійснення операції (у разі його наявності);

ґ) дані про особу, яка діє від імені клієнта:

для юридичної особи:

повна або скорочена назва;

ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

юридична адреса;

дані про документ, що дає право діяти від імені клієнта;

для фізичної особи:

прізвище, ім'я, по батькові;