Формат А4 (210х297)
Форма акта про нестачу архівних справ (документів)
_____________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
Додаток 7
до пунктів 4.5.6, 8.8.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт Затверджую
___________ N ___________ Посада керівника установи
_________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання)
про виділення до знищення справ Дата
(документів), що не підлягають
зберіганню
На підставі _________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
_________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної)
номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи
фонду N ____________________
(найменування фонду)
--------------------------------------------------------------------
| | | |Номери | Індекс | | Строк |Примітка|
| N |Заголовок | Дата |описів | справи | Кіль- | збері- | |
|з/п|справи або|справи|(номен-| (тому, | кість | гання | |
| | груповий | або |клатур)|частини) | справ | справи | |
| |заголовок |крайні|за рік | за |(томів,| (тому, | |
| | справ | дати |(роки) |номенкла-|частин)|частини) | |
| | | справ| |турою або| |і номери | |
| | | | | номер | |статей за| |
| | | | |справи за| |переліком| |
| | | | | описом | | | |
|---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------
Разом ___________________________ справ за __________________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)___________
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від _______N_______)
Посада особи,
яка проводила експертизу ________ _____________________
цінності документів (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Додаток 8
до п.4.6.2
УКРАЇНА
СВІДОЦТВО
про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду
Документ(и)______________________________________________________
назва документа, що реєструється, кількість аркушів
_________________________________________________________________
або назва документа (опис, паспорт архіву тощо), яким документи,
________________________________________________________________,
що реєструються, взяті на державний облік
що перебуває (перебувають) у власності __________________________
(назва юридичної особи,
_________________________________________________________________
прізвище громадянина)
є складовою частиною Національного архівного фонду, про що в
книзі державної реєстрації документів Національного архівного
фонду ________________ року _____________ місяця __________ числа
зроблено запис за N ________
Документ(и) зберігається (зберігаються)__________________________
(адреса місця зберігання)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(умови зберігання)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Місце реєстрації ________________________________________________
(найменування
_________________________________________________________________
і місцезнаходження архівної установи)
Дата видачі "__" ______________________ р.
М.п. Керівник архівної установи
Серія ____________ N _____________
Додаток 9
до п. 5.1.12
Внутрішній опис документів справи N _____________
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс документа | Дата | Заголовок | Номери | Примітка|
|з/п| |документа | документа | аркушів | |
| | | | | справи | |
|---+-----------------+----------+-----------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________
(цифрами і літерами)
Посада особи, ________ _____________________
яка склала внутрішній опис (підпис) (розшифровка підпису)
документів справи
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма внутрішнього опису документів справи
Додаток 10
до пунктів 5.1.15-5.1.19,
6.1.8, 6.2.2
Засвідчувальний напис справи N _______
(Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші_____________________________________
пропущені номери аркушів _______________________________+ аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
| Особливості фізичного стану та | |
| формування справи | Номери аркушів |
|-----------------------------------+----------------------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Посада особи,
яка склала засвідчувальний ________ _____________________
напис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи
Додаток 11
до пунктів 5.1.22-5.1.26
|
|--------------------------------------------------------------
|20 | Код держархіву______|
| | Код установи ______|
|---|------------------------------------------------------- |
| | _________________________________ |Ф. N _______ | |
|30 | _________________________________ |Оп. N _______ | |
| | _________________________________ |Справа N ______ | |
|---|------------------------------------------------------- |
| 5 | (Найменування державного архіву) |
|---|------------------------------------------------------- |
| | ____________________________________________________ |
|50 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (Найменування установи і структурного підрозділу) |
|35 | |
|___|___________Справа N _______ Том N ________ |
|15 | |
|---|------------------------------------------------------- |
320| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|70 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (заголовок справи) |
|25 | |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (дата) |
|20 | |
| | На ____ аркуш. |
| | Зберігати ____________ |
|---|--------------------- |
| | |Ф. N _______ | |
|30 | |Оп. N _______ | |
| | |Справа N ______ | |
|---|---|----------------| |
| | |<-------------->| |
|20 | 60 |
-----------------------------------------------------------------
| 230 |
<------------------------------------------------------->
| |
Додаток 12
до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису
Опис N ________ Дата
справ постійного зберігання
за _________ рік
______________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
------------------------------------------------------------------
| N | | | Дата | Кількість | |
|з/п| Індекс | Заголовок справи | справи | аркушів |Примітка|
| | справи | (тому, частини) | (тому, | у справі | |
| | | | частини)| (томі, | |
| | | | | частині) | |
|---+--------+------------------+---------+-------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Затверджено Схвалено
Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи
від ___________ N _____ від ___________ N ____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 13
до п. 6.2.3
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву*)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
Опис N _____________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ _____________________
_____________
*) Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного
зберігання
Додаток 14
до пунктів 6.3.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Підпис Розшифровка
Фонд N _________ підпису
Опис N ________
справ тривалого Дата
(понад 10 років) зберігання
за _________ рік
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Схвалено
Протокол ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 15
до пунктів 6.4.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка
підпису
Опис N ________
справ з особового складу Дата
за _________ рік
_________________________________________________________________
(назва розділу)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
________ _____________________
Керівник кадрового органу (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи
від ___________ N _____ від ________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу опису справ з особового складу
Додаток 16
до п. 7.2.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга
обліку надходження та вибуття документів архіву
Том N ________________
Початий ______________
Закінчений ___________
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття
документів архіву
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Найменування установи, |Назва, номер і | Надходження документів | Вибуття документів |Примітка|
|з/п|надходження|структурного підрозділу, |дата документа,|---------------------------------+---------------------------------| |
| |або вибуття|державного архіву, звідки|що підтверджує | кількість справ | кількість справ | |
| | | надійшли (куди вибули) | надходження |---------------------------------+---------------------------------| |
| | |документи, їх крайні дати| (вибуття) |постійного|тривалого |з особового|постійного|тривалого |з особового| |
| | | | документів |зберігання|(понад 10 | складу |зберігання|(понад 10 | складу | |
| | | | | |років) | | | років) | | |
| | | | | |зберігання| | |зберігання| | |
|---+-----------+-------------------------+---------------+----------+----------+-----------+----------+----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом у __________ році надійшло ________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 5, 6, 7 книги);
вибуло __________________________________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 8, 9, 10 книги).
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги обліку надходження та вибуття документів архіву
Додаток 17
до п. 7.2.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Список фондів архіву
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша списку фондів
------------------------------------------------------------------
| | |Дата першого|Відомості про вибуття| |
|Номер|Назва фонду| надходження| фонду | Примітка |
|фонду| | документів |---------------------| |
| | | фонду до |куди | дата і номер | |
| | | архіву |вибув| документа, на | |
| | | | |підставі якого | |
| | | | | фонд вибув | |
|-----+-----------+------------+-----+---------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 01.01.200__ до списку включені фонди з N ______ до N _________
Усього зберігається в архіві ____________________________ фондів.
(цифрами і літерами)
Номери вільні: ____________________
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма списку фондів
Додаток 18
до п.7.2.13
_________________________________________________________________ Коди
_________________________________________________________________
---------------------------------------------------------------------------------
| Форми |Організації|Території| Галузі | Форми |Міністерства| Вищої |КС |
|документа|складача за|за СПАТО |за ЗКГНГ|власності|(іншого |організації| |
|за ЗКУД | ЗКПО | | | за СКФВ |органу | за ЗКПО | |
| | | | | |виконавчої | | |
| | | | | |влади), МДО,| | |
| | | | | |концерну, | | |
| | | | | |асоціації | | |
| | | | | |за СПОДУ | | |
|---------+-----------+---------+--------+---------+------------+-----------+---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------------------
Статистична звітність
Форма N 4 архів загальний
Затверджена наказом Головархіву України
від 29.09.93 N 44
Поштова - річна
Надсилається установами,
організаціями, підприємствами
відповідному державному
архіву до 1 грудня поточного року
Кому надсилається _______________________________________________
(найменування й адреса одержувача)
Ким надсилається ________________________________________________
(найменування й адреса установи, що звітує)
Паспорт
архівного підрозділу установи організації, підприємства
__________________________________________________________________
Найменування установи, організації, Дата створення установи,
підприємства та їх підпорядкованість організації, підприємства
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
I. Відомості про документи
N
з/п Назва показників Кількість Крайні дати
1. Фондів
2. Справ
У тому числі:
3. Постійного зберігання
З них:
4. Унесених в описи, що
затверджені ЕПК
5. Що зберігаються понад
установлені строки
6. З особового складу
З них:
7. Унесених в описи
II. Відомості про приміщення
---------------------------------------------------------------
| Площа | Ступінь | Коротка | Наявність |
| архівосховища|завантаженості|характеристика|робочих кімнат, |
| в м2 | в % | приміщення | читального залу|
---------------------------------------------------------------
III. Відомості про кадри
-----------------------------------------------------------------
| Кількість | | | |
| штатних | Прізвище, ім'я, | Освіта, фах | Стаж роботи |
|працівників | по батькові | | |
-----------------------------------------------------------------
_________________________________________________________________
(адреса і номер телефону установи)
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Додаток 19
до п. 8.3.2
--------------------------------------------------------------------
| | Кліматичні параметри повітря | Підпис |Примітка|
| Дата |---------------------------------------|працівника| |
|запису| Зовнішнє повітря | Повітря в сховищі | архіву | |
| |-------------------+-------------------| | |
| |темпера-|відносна |темпера-|відносна | | |
| |тура, |вологість,|тура, |вологість,| | |
| |град. С | % |град. С | % | | |
|------+--------+----------+--------+----------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Форма журналу реєстрації кліматичних параметрів в архіві
Додаток 20
до п. 8.6.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Картка постелажного топографічного покажчика
Стелаж (шафа) N __________
------------------------------------------------------------------
|Полиця N | Опис N | Справи з N __________ | Примітка |
| | | до N __________ | |
|---------+------------+---------------------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148х210)
Форма картки постелажного топографічного покажчика
Додаток 21
до п. 8.6.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Картка пофондового топографічного покажчика
Назва фонду і його номер __________
___________________________________
------------------------------------------------------------------
|Опис N| Справи з N __________ |Стелаж|Полиця N | Примітка |
| | до N __________ |(шафа)| | |
|------+--------------------------+------+---------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148х210)
Форма картки пофондового топографічного покажчика
Додаток 22
до п. 8.8.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга видавання справ з архівосховища
Почата ___________
Закінчена _________
Формат А4 (210х297)
Титульний аркуш книги видавання справ з архівосховища
-----------------------------------------------------------------
| | | | | |Крайні| |Розпис|Розпис|Примітка|
| N |Дата|Фонд |Опис|Справа| дати | Кому | про | про | |
|з/п|вида| N | N | N |доку- |видана| отри-|повер-| |
| |ван-| | | |ментів| | мання|нення,| |
| |ня | | | |справи| | | дата | |
|---+----+-----+----+------+------+------+------+------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-----------------------------------------------------------------
Разом у _____________ році видано з архівосховища
__________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги видавання справ з архівосховища
Додаток 23
до пунктів 8.8.5, 9.3.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
_________________ N ________________
_________________________________________________________________
(місце складання)
видавання справ у тимчасове користування
_________________________________________________________________
(найменування установи, її
_________________________________________________________________
поштовий індекс, адреса)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою видаються справи____________________________________
_________________________________________________________________
Видано такі справи з фонду:______________________________________
(назва фонду)
------------------------------------------------------------------
| N |Опис|Справа| | Крайні |Кількість| |
|з/п| N | N | Заголовок справи | дати | аркушів |Примітка|
| | | | |документів| справи | |
| | | | | справи | | |
|---+----+------+------------------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом видано __________________________ справ на строк __________
(цифрами і літерами)
Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки,
з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами. Отримувач
зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове
користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій,
витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу
установи-фондоутворювача.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк,
зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність
згідно з чинним законодавством у разі пошкодження або втрати
справ, що видані.
Посада керівника установи, Посада керівника установи,
що видала справи що отримала справи
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка Гербова печатка
Видав справи Отримав справи
_____________________________
Керівник архіву (особа, (назва посади)
відповідальна за архів)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Справи повернені в повному обсязі та збереженості
Прийняв справи Здав справи
Керівник архіву (особа, _____________________________
відповідальна за архів) (назва посади)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта видавання справ у тимчасове користування
Додаток 24
до п.8.8.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Аркуш перевіряння N __________
наявності та стану справ фонду _____________________________
(назва фонду)
Перевіряння проводили____________________________________________
(дата перевіряння, посада, прізвище, ініціали)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Номери|Кількість| Номери |Літерні номери справ|Пропущені номери|Номери|Кіль- |Тимча-| Номери справ, що потребують: |Номери|Примітка|
|описів|справ, що|невиявлених|--------------------+----------------|справ,|кість |сові |------------------------------------|справ,| |
| |рахуються| справ |перерахо-|не перера-|обліко-|не облі-|вида- |наявних|шифри |дезин-|дезін-|рестав-|оправ-|віднов-|що | |
| |за описом| |вані в |ховані в |вані в |ковані в|них у |справ |не- |фекції|секції|рації |лення |лення |мають | |
| | | |опису, |опису, але|підсум-|підсум- |тимча-|(описа-|опра- | | | | або |згаса- |непо- | |
| | | |але не |обліковані|ковому |ковому |сове |них) |цьова-| | | |під- |ючих |правні| |
| | | |обліко- |в підсум- |запису |запису |корис-| |них | | | |шивки |текстів|пош- | |
| | | |вані в |ковому | | |туван-| |справ | | | | | |код- | |
| | | |підсумко-|запису | | |ня | | | | | | | |ження | |
| | | |вому | | | | | | | | | | | | | |
| | | |запису | | | | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом ______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Перевірку провели: ______________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
Дата
Формат А3 (297х410)
Форма аркуша перевіряння наявності та стану справ фонду
Додаток 25
до п.8.8.8
_________________________________________________________________
(найменування установи)