Про затвердження положень про структурні підрозділи Міністерства

3.5. надає роз'яснення органам виконавчої влади, суб'єктам господарювання щодо участі у формуванні та функціонуванні системи моніторингу;

3.6. узагальнює та аналізує інформацію одержану від суб'єктів управління об'єктами державної власності щодо стану управління;

3.7. готує висновки та пропозиції щодо стану управління об'єктами державної власності та подає їх до Кабінету Міністрів України;

3.8. готує органам виконавчої влади пропозиції щодо підвищення ефективності управління об'єктами державної власності;

3.9. опрацьовує за дорученням Кабінету Міністрів України звернення міністерств, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрації, звернень та запитів народних депутатів України та громадян щодо питань пов'язаних з ефективністю управлінням об'єктами державної власності;

3.10. готує матеріали до засідань Кабінету міністрів України та Урядових комітетів з питань, які належать до компетенції відділу;

Відділ має право:

4.1. Одержувати від органів державної виконавчої влади, департаментів та відділів Міністерства економіки, державних підприємств та організацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

4.2. Відвідувати міністерства, відомства, підприємства для вирішення питань, що належать до компетенції відділу;

4.3. Готувати та подавати керівництву міністерства пропозиції щодо; реалізації державної політики у сфері контролю за ефективністю управління державним сектором економіки.

5.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України.

5.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту реформування відносин власності.

5.3. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій; організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Міністерства та директора департаменту реформування відносин власності, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

2) забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці у суворій відповідності до Закону України "Про державну таємницю", здійснює необхідні заходи щодо збереження службової таємниці у відділі;

3) визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу; затверджує посадові інструкції працівників відділу;

4) організовує разом з відділом кадрів роботу з підбору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації; координує роботу з формування кадрового резерву відділу;

5) готує і подає керівництву Міністерства через директора департаменту реформування відносин власності подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, а також про заохочення і накладення дисциплінарних стягнень;

6) розробляє і здійснює заходи щодо організації та підвищення ефективності роботи відділу;

7) забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов'язків між ними, вживає заходів щодо підвищення фахової кваліфікації працівників відділу;

8) за дорученням керівництва Міністерства та директора департаменту реформування відносин власності здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в організаціях і установах з питань що належать до повноважень відділу.

5.4. Начальник відділу має право підпису документів, що направляються від імені відділу, з питань, що входять до повноважень відділу, на адресу інших відділів (секторів) Міністерства.

1.1. Відділ методичного забезпечення діловодного процесу (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.1997 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, вимогами Держспоживстандарту України щодо оформлення документів, Положенням про департамент документального забезпечення, затвердженим наказом Міністерства від 22.11.2006 N 358, та цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує круглу номерну печатку Міністерства "Для пакетів N 1" відповідальність за зберігання та використання якої покладається на конкретну посадову особу відділу, номерну печатку "Для наказів N 1, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. Відділ очолює начальник, який забезпечує виконання завдань, покладених на структурний підрозділ, має заступника та призначається наказом Міністерства.

1.6. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.7. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням не допускається.

Головною метою діяльності відділу є:

здійснення методичного керівництва діловодним процесом Міністерства:

підготовка проектів нормативно-правових та розпорядчих актів Міністерства з питань діловодства;

участь в опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства, що надходять до Міністерства на погодження;

надання методичної допомоги структурним підрозділам в оформленні документів, процедурі внутрішнього погодження їх, формування справ, складанні їх номенклатури справ;

підготовка довідника номерів телефонів працівників Міністерства;

здійснення перевірок стану діловодства у структурних підрозділах;

контроль над додержанням працівниками структурних підрозділів вимог діючих у Міністерстві Інструкцій з діловодства, у тому числі з грифом "ДСК";

контроль над правильним оформленням документів, що відправляються на адресу вищих органів влади.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконує такі функції:

3.1. Готує та подає в установленому порядку проекти наказів Міністерства, що регулюють питання організації в Міністерстві роботи з документами;

3.2. Готує окремі доручення з питань координації роботи з документами в Міністерстві;

3.3. Бере участь в опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства, що надходять до Міністерства на погодження;

3.4. Раз у рік здійснює вибірково перевірку стану роботи з документами у структурних підрозділах;

3.5. Готує аналітичну довідку керівництву Міністерства за результатами перевірок;

3.6. Розробляє бланки розписок, актів тощо, додержуючись вимог ДСТУ 4163-2003;

3.7. Готує накази щодо індексації структурних підрозділів Міністерства;

3.8. Розробляє схеми проходження документів у Міністерстві;

3.9. Здійснює аналіз кількості та структури кореспонденції Міністерства;

3.10. Готує довідник номерів телефонів працівників Міністерства, передає його до друку в установленому порядку;

3.11. Здійснює методичне керівництво роботи структурних підрозділів з документами з грифом "ДСК";

3.12. Здійснює раз в квартал перевірку стану ведення структурними підрозділами Міністерства обліку документів з грифом "ДСК";

3.13. Вибірково перевіряє у структурних підрозділах Міністерства умови зберігання документів з грифом "ДСК";

3.14. Перевіряє інформацію з грифом "ДСК", що готується структурними підрозділами Міністерства, на відповідність її Переліку конфіденційної інформації для службового користування в Міністерстві;

3.15. Перевіряє акти експертних комісій структурних підрозділів про відбір документів з грифом "ДСК" до знищення;

3.16. Бере участь у роботі експертної комісії Міністерства з визначення цінності документів, що створюються у процесі його діяльності;

3.17. Проводить виробничі наради та навчання з питань діловодства;

3.18. Готує пропозиції керівництву Міністерства щодо вдосконалення діловодного процесу в Міністерстві;

3.19. Готує щомісяця аналітичну довідку щодо складу та кількості кореспонденції Міністерства;

3.20. Видає в установленому порядку структурним підрозділам Міністерства бланки листів та перевіряє ведення їх обліку

3.21. Забезпечує, у межах своєї компетенції, додержання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про боротьбу з корупцією".

Відділ має право:

4.1. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання чинних у Міністерстві Інструкцій з питань діловодства;

4.2. Під час проведення перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Міністерства, у тому числі документів "ДСК", вимагати від відповідних працівників надання документів для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених перевіркою;

4.3. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства, підвідомчих організацій, відповідальних за ведення діловодства;

4.4. Залучати до роботи над проектами нормативно-правових актів інші структурні підрозділи Міністерства;

4.5. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли питання, порушені ними, не входять до компетенції відділу;

4.6. Давати письмові зауваження на копіях листів структурним підрозділам при неправильному оформленні документів для відправлення на адресу вищих органів влади;

4.7. Здійснювати перевірку повної передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;

4.8. Вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;

Відділ очолює заступник директора департаменту - начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом Міністерства відповідно до законодавства і має заступника, на котрого покладається виконання його обов'язків у разі відсутності.

Заступник директора департаменту - начальник відділу безпосередньо підпорядкований директорові департаменту і виконує такі завдання:

5.1. Керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника начальника та спеціалістів відділу;

5.2. Забезпечує належні умови праці у відділі , раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

5.3. Подає Міністрові в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з обійманої посади згідно із законодавством;

5.4. Проводить виробничі наради у відділі;

5.5. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

5.6. Уносить пропозиції керівництву департаменту щодо автоматизації та комп'ютеризації процесів діловодства в Міністерстві та придбання для цього розмножувальної та іншої техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

5.7. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією".

5.8. Створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції Міністерства (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство), що входить до складу департаменту документального забезпечення.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, Положенням про департамент документального забезпечення, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.1997 N 62, вказівками Міністра, його першого заступника та заступників (далі - керівництво Міністерства), вказівками директора департаменту документального забезпечення, його заступників (далі - керівництво департаменту документального забезпечення) та цим Положенням.

1.3. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

Головною метою діяльності відділу є забезпечення вчасної реєстрації та сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства та вчасного направлення зареєстрованих документів на розгляд керівництву Міністерства.

Для досягнення цієї мети відділ виконує завдання щодо:

вчасної реєстрації вхідної кореспонденції в Міністерстві;

чіткого сканування вхідної кореспонденції Міністерства;

аналізу проходження вхідної кореспонденції в Міністерстві;

формування бази даних про документи;

забезпечення вчасного направлення зареєстрованих документів на розгляд керівництву Міністерства;

забезпечення точності перенесення реквізитів документів;

моніторингу проходження документів;

підготовки інформації для формування щомісячної довідки про документообіг у Міністерстві.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з відділами департаменту документального забезпечення, секторами координації роботи департаментів відповідних заступників Міністра:

3.1. Здійснює:

реєстрацію всієї вхідної кореспонденції Міністерства;

сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства;

моніторинг проходження документів у Міністерстві;

вчасне передавання документів на розгляд керівництву Міністерства;

підготовку щомісяця інформаційних даних для формування довідки про документообіг в Міністерстві;

пошук вхідних документів за вихідними даними їх реквізитів;

реєстрацію окремих доручень керівництва Міністерства;

3.2. Бере участь у нарадах з питань діловодства;

3.3. Вносить пропозиції керівництву департаменту документального забезпечення щодо вдосконалення процесу реєстрації вхідної кореспонденції Міністерства та роботи автоматизованої системи "Діловодство", матеріально-технічне забезпечення процесу;

3.4. Забезпечує, у межах своєї компетенції, додержання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про боротьбу з корупцією".

Відділ має право:

4.1. Повертати передані на реєстрацію документи, у яких наявні порушення вимог діловодства;

4.2. Залучати до співпраці працівників інших структурних підрозділів за згодою їх керівників;

4.3. Відмовляти заявникам у наданні інформації, що не належить до компетенції відділу;

4.4. Вимагати від працівників секторів координації роботи департаментів відповідних заступників Міністра чіткості в написанні резолюцій керівництва Міністерства;

4.5. Подавати департаменту інформатизації замовлення на вчасне технічне та матеріальне забезпечення роботи відділу;

4.6. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства;

4.7. Вимагати від відповідних структурних підрозділів роботи в автоматизованій системі "Діловодство";

4.8. Вимагати від департаменту інформатизації негайного усунення недоліків у роботі автоматизованої системи "Діловодство".

Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки. На начальника відділу покладаються обов'язки щодо забезпечення вчасної та якісної реєстрації та сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства та направлення її на розгляд керівництву Міністерства, а також тримання на контролі вчасного матеріального та технічного забезпечення реєстрації документів та успішного проходження їх в автоматизованій системі "Діловодство", впровадження зазначеної системи.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.

Начальник відділу:

керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства та департаменту документального забезпечення;

затверджує посадові інструкції працівників відділу;

забезпечує необхідні умови праці у відділі, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

подає Міністрові через директора департаменту документального забезпечення в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;

проводить виробничі наради у відділі;

підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

уносить пропозиції щодо автоматизації та комп'ютеризації процесу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції в Міністерстві та придбання для цього відповідної техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією".

створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ пошти та архіву (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.1997 N 62, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованим у Мін'юсті України 08.05.2001 за N 407/5598, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Мін'юсті України 17.09.98 за N 576/3016, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, вимогами Держспоживстандарту України щодо оформлення документів, Положенням про департамент документального забезпечення, затвердженим наказом Міністерства від 22.11.2006 N 358, та цим Положенням.

1.3. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.4. Відділ очолює начальник, який забезпечує виконання завдань, покладених на структурний підрозділ, має заступника та призначається наказом Міністерства.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.6. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням не допускається.

Головною метою діяльності відділу є:

2.1. Вчасне доведення кореспонденції Міністерства до всіх його структурних одиниць;

2.2. Здійснення моніторингу та контролю за вчасним проходженням документів у Міністерстві;

2.3. Забезпечення вчасного відправлення вихідної кореспонденції Міністерства;

2.4. Здійснення звіряння з реєстрами рекомендованої кореспонденції;

2.5. Участь в формуванні номенклатур справ структурних підрозділів і їх погодження;

2.6. Прийняття від структурних підрозділів на зберігання документів з паперовими носіями;

2.7. Участь у здійсненні контролю стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

2.8. Участь в складанні зведеної номенклатури справ Міністерства;

2.9. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються в архіві та складання актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

2.10. Складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів справ документів Національного архівного фонду та описів справ з особового складу.

2.11. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

2.12. Організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

2.13. Підготовка і передавання документів Національного архівного фонду до ЦДАВО;

2.14. Забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи та виконання державних програм розвитку архівної справи;

2.15. Забезпечення зберігання зведеної номенклатури справ Міністерства, описів справ постійного зберігання ,актів передавання справ, тощо.

Відділом відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальнями керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконуються функції щодо:

3.1. Доставлення чотири рази на день: о 9-30, 12-00, 14-00 та 16-30 кореспонденції, що надходить до Міністерства через поштову скриньку, розміщену на 6-му під'їзді Будинку Уряду;

3.2. Ведення реєстрів кореспонденції, що направляється на розгляд керівництву та структурним підрозділам Міністерства;

3.3. Доставлення чотири рази на день кореспонденція до приймалень керівництва Міністерства: о 10-00, 12-00, 15-00, 17-00, негайна - поза встановленим графіком;

3.4. Доставлення вихідної кореспонденції на адресу Секретаріату Кабінету Міністрів України згідно з графіком до експедиції Секретаріату: о 9-30, 12-00, 14-00, 16-30;

3.5. Доставлення кореспонденції о 17-00 до експедиції Мінфіну України;

3.6. Доставлення о 15-00 вихідної кореспонденції до поштового відділення зв'язку N 8;

3.7. Здійснення щодня видачі кореспонденції структурним підрозділам згідно з графіком: з 11-00 до 12-00, 16-00 до 17-00;

3.8. Здійснення у разі проведення службового розслідування моніторингу проходження документів у Міністерстві;

3.9. Забезпечення доведення негайної кореспонденції до структурних підрозділів та приймалень керівництва Міністерства;

3.10. Підготовка щомісяця аналітичної довідки про кількість кореспонденції в розрізі структурних підрозділів;

3.11. Забезпечення зберігання авансової книги та вчасне наповнення авансового рахунка;

3.12. Ведення реєстрів структурних підрозділів, забезпечення їх зберігання;

3.13. Перевірка наявності рекомендованих надходжень реєстрам на них;

3.14. Доставлення кореспонденції двічі на день структурним підрозділам розміщеним за адресами: Львівська пл., 8, бульв. Дружби народів, 28;

3.15. Забезпечення діловодного процесу структурних підрозділів, розміщених за зазначеними у пункті 3.14 адресами;

3.16. Участі в підготовці проектів нормативно-правових та розпорядчих актів Міністерства з питань діловодства та архівної справи;

3.17. Підготовка в листопаді місяці проекту наказу Міністерства про передавання закінчених діловодством справ структурних підрозділів до архіву Міністерства;

3.18. Надання методичної допомоги у формування структурними підрозділами їх номенклатур справ на наступний рік, перевірка і погодження складених номенклатур;

3.19. Участь в складанні на основі поданих структурними підрозділами номенклатур справ зведеної номенклатури справ Міністерства, затвердження та погодження її в установленому порядку;

3.20. Перевірка правильності формування структурними підрозділами справ, надання при цьому методичної допомоги діловодам підрозділів;

3.21. Прийняття згідно з графіком сформованих підрозділами справ до архіву Міністерства;

3.22. Складання на підставі описів справ структурних підрозділів річних розділів зведених справ усього Міністерства;

3.23. Складання щороку підсумкового запису наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, унесення у разі потреби змін, складання передмови, підписання її укладачем та відповідальною за архів особою;

3.24. Подання річних розділів описів справ постійного зберігання на розгляд ЕК Міністерства для схвалення та затвердження в установленому порядку (через 2 роки після закінчення поточного діловодства);

3.25. Складання опису справ постійного та тимчасового зберігання;

3.26. Складання і оформлення опису справ з особового складу, їх погодження та підписання в установленому порядку;

3.27. Ведення обліку документів архіву;

3.28. Створення довідкового апарату до документів архіву;

3.29. Забезпечення збереженості документів архіву; контролю за дотриманням вимог щодо зберігання архівних документів, що перебувають у власності Міністерства;

3.30. Організація користування документами архіву;

3.31. Організацію надання на запит в установленому порядку послуг з використання інформації архівних документів;

3.32. Створення інформаційно-пошукових систем архівних документів;

3.33. Організацію передавання на державне зберігання архівних справ Міністерства до Центрально державного архіву вищих органів влади та управління України;

3.34. Розроблення і забезпечення здійснення заходів щодо вдосконалення ведення архівної справи в центральному апараті Міністерства, при потребі проводить наради;

3.35. Здійснення методичного керівництва роботою структурних підрозділів при підготовці документів для передачі їх на зберігання до архіву Міністерства;

3.36. Унесення керівництву департаменту пропозицій щодо розвитку архівної справи.

Відділ має право:

4.1. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання чинних у Міністерстві Інструкцій з питань діловодства;

4.2. Повертати відправнику кореспонденцію, що надійшла до Міністерства з порушенням вимог діючої Примірної інструкції з діловодства, попередньо склавши відповідний акт;

4.3. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства, підвідомчих організацій, відповідальних за ведення діловодства;

4.4. Здійснювати перевірку повної передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;

4.5. Вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;

4.6. Інформувати керівництво департаменту про стан роботи з документами в сфері архівної справи і вносити пропозиції щодо її поліпшення;

4.7. Контролювати усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи структурними підрозділами та вимагати вчасного повернення справ, взятих ними в користування;

4.8. Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

4.9. Порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи;

4.10. Брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах що проводяться в Міністерстві, в разі розгляду на них питань роботи з документами у сфері архівної справи.

Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директорові департаменту та заступникові директора департаменту і виконує наступні функції:

5.1. Керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань щодо забезпечення успішного проходження документів у Міністерстві, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника начальника та спеціалістів відділу;

5.3. Забезпечує належні умови праці у відділі , раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

5.4. Подає Міністрові в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;

5.5. Проводить виробничі наради у відділі;

5.6. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

5.7. Уносить пропозиції керівництву департаменту щодо автоматизації та комп'ютеризації процесів діловодства в Міністерстві, придбання для цього розмножувальної та іншої техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією";

5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ матеріально-технічного забезпечення та проведення тендерних процедур (далі - відділ) є структурним підрозділом фінансово-адміністративного департаменту (далі - Департамент) Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, Положенням про Департамент, а також цим Положенням.

1.3. Структура і чисельність відділу визначаються штатним розписом Міністерства.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Основними завданнями відділу є:

1) матеріально-технічне забезпечення Міністерства;

2) організація та проведення тендерів на закупівлю товарів, робіт та послуг для потреб Міністерства;

3) забезпечення двосторонніх комісій та представницьких зустрічей.

3.1. Опрацьовує заявки на придбання канцелярського приладдя, оргтехніки та іншого інвентарю для забезпечення потреб центрального апарату Міністерства;

3.2. Здійснює підготовку пропозицій та необхідних документів на придбання та списання матеріально-технічних цінностей, канцелярських виробів та інших матеріалів, необхідних для роботи;

3.3. Здійснює облік, комплектацію та розподіл меблів та інших засобів між підрозділами Міністерства;

3.4. Здійснює процедури закупівель протягом бюджетного року відповідно до затвердженого кошторису, плану закупівель, лімітів та пріоритетності закупівель після письмового звернення структурного підрозділу Міністерства економіки України, яке погоджено фінансово-адміністративним департаментом та головою тендерного комітету.

3.5. Приймає на облік, зберігає та розподіляє товарно-матеріальні цінності і канцелярське приладдя на складі.

3.6. Оформляє перепустки на право ввозу та вивозу матеріальних цінностей.

3.7. Готує документи на списання матеріальних цінностей, технічних і інших засобів, які використовувались у господарській діяльності.

3.8. Проводить разом з відділом бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі Міністерства.

4.1. Одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів Міністерства інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

4.2. Здійснювати контроль за дотриманням правил експлуатації та переміщенням меблів, канцтоварів та інших матеріальних цінностей;

4.3. Взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Міністерства, контрагентами у процесі виконання покладених на відділ завдань;

4.4. Вимагати від структурних підрозділів Міністерства інформацію, необхідну для підготовки тендерної документації та інструкцій учасникам (технічні вимоги щодо товарів, робіт чи послуг, розраховану кількість відповідних товарів, робіт чи послуг, розраховану кількість відповідних товарів; копії необхідних креслень, проектів; перелік відповідних ліцензій; реквізити організацій, які приймають участь у торгах за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань) та обґрунтування щодо доцільності їх запрошення).

4.5. Направляти своїх співробітників на курси по підвищенню кваліфікації.

5.1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром економіки України в установленому порядку;

5.2. Начальник відділу призначається з числа осіб, які мають вищу освіту, необхідний досвід управлінської роботи та відповідають іншим вимогам, передбаченим законодавством;

5.3. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору фінансово-адміністративного департаменту.

5.3.1. Здійснює керівництво відділом і організовує його роботу;

5.3.2. Несе відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

5.3.3. Розподіляє обов'язки між працівниками відділу, розробляє Положення про відділ, погоджує посадові інструкції працівників відділу;

5.3.4. Подає пропозиції директору Департаменту щодо:

- заохочення та притягнення до відповідальності працівників відділу;

- призначення, звільнення та переміщення працівників відділу;

- вдосконалення організації роботи відділу;

- присвоєння рангів державних службовців працівникам відділу;

5.3.5. Бере участь у нарадах, які проводяться в Департаменті, у разі розгляду питань, що належать до компетенції відділу;

5.3.6. Начальник відділу і його заступник має право підпису документів, що направляються від імені відділу на адресу інших відділів Міністерства.

5.3.7. Забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці у відповідності до Закону України "Про державну таємницю", здійснює необхідні заходи щодо збереження службової таємниці у відділі.

5.3.8. Вживає заходів для підвищення кваліфікації працівників відділу.

5.3.9. Забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов'язків між ними.

1.1. Відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, Положенням про департамент документального забезпечення, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), вказівками директора департаменту документального забезпечення, його заступників (далі - керівництво департаменту документального забезпечення), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, та цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує прямокутні штампи "Міністерство економіки України N 2", "Міністерство економіки України (дата) Вх. N ____", "Міністерство економіки України (дата) Вх. факс N" "Отримано Мінекономіки електронною поштою (дата) (підпис)", а також "Додаток на ____ арк.", які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись Інструкцією, Інструкцією "ДСК", Законами України "Про звернення громадян", "Про статус народних депутатів", Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.6. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

Головною метою діяльності відділу є здійснення:

приймання вхідної кореспонденції Міністерства;

первинного розгляду вхідної кореспонденції Міністерства;

моніторингу проходження документів у Міністерстві;

розгляду та визначення виконавців окремих доручень керівництва Міністерства;

визначення типу відправника;

передавання кореспонденції на реєстрацію відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;

приймання/передавання термінових документів телефаксом згідно з поданими структурними підрозділами документами в порядку надходження.

Відділом відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконуються такі функції:

3.1. Здійснюється згідно з розділом 3 Інструкції приймання кореспонденції, у тому числі з грифом "ДСК", що надходить до Міністерства з інших установ, у тому числі від вищих органів влади, та організацій:

від вищих органів влади - через фельдзв'язок згідно з реєстром;

через поштове відділення зв'язку, у тому числі рекомендованої;

через поштову скриньку, що знаходиться на 6-му під'їзді Будинку Уряду; яка передається згідно з реєстрами через кур'єрів відповідних організацій;

3.2. Перевіряється наявність зазначених у реєстрі документів, у разі відсутності зазначених у реєстрі документів - складається акт (якщо документи передаються нарочно, у прийнятті їх відмовляється);

3.3. Звіряється комплектність документів, повна наявність зазначених у документах додатків, проставляється загальна їх кількість, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складається акт (у двох примірниках: один примірник - відправнику, другий - до справи у відділі) про інформування відправника щодо відсутності (некомплектності) додатків;