Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

10. У графі 10 "Хід виконання" зазначається дата, прізвище та ініціали виконавця, розпис про одержання або повернення документа, записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання.

11. У графі 11 "Контрольні відмітки" фіксуються дані про хід виконання доручень, які повинні мати дату перевірки і конкретні причини затримки у виконанні документа.

12. У графі 12 "Дата та індекс відповіді" зазначається дата та індекс (N) вихідного документа.

13. У графі 13 "Адресат" пишеться назва організації, куди надсилається відповідь.

14. У графі 14 "Зміст відповіді" запис повинен відображати вирішення питання по суті. Якщо письмової відповіді непотрібно, робиться конкретний запис про те, коли, ким і як вирішено питання, порушене в ініціативному документі.

19. У графі 15 "З контролю зняв" позначки робляться працівниками відділу організації роботи колегії та контролю.

Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання документа.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні до закінчення встановленого терміну.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

Підсумковий запис про кількість та категорії справ:

Підсумковий запис про кількість та категорії справ:

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ, 1997, та Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки комісія у складі:

відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи (Назва структурного підрозділу)

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ, 1997, та Інструкції з діловодства у Мінекономіки, комісія у складі:

відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи Міністерства;

Примітка. Форма протоколу може змінюватися залежно від процедури проведення наради.

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.

Секретар підрозділу є безпосереднім технічним помічником начальника підрозділу і виконавцем, що здійснює діловодство у підрозділі.

Секретар підрозділу безпосередньо підпорядковується начальнику підрозділу і його заступникам, а методично - начальнику управління документального забезпечення і його заступнику.

Секретар підрозділу призначається і звільняється керівником адміністративного департаменту за клопотанням начальника підрозділу.

Основними функціями секретаря підрозділу є забезпечення обліку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, у тому числі й з грифом "Для службового користування", передачі її виконавцям відповідно до резолюції керівництва підрозділу, контроль за виконанням документів, формуванням справ і підготовкою документів для передачі в архів Міністерства.

Крім того, в його обов'язки входить:

ведення і подання до бухгалтерії табеля для нарахування заробітної плати працівникам підрозділу;

виписування посвідчень на відрядження працівників підрозділу;

отримання в бухгалтерії за дорученням начальника підрозділу заробітної плати працівників підрозділу і видача її у встановленому порядку;

підписування за табельника листків тимчасової непрацездатності працівників підрозділу після звірення їх з табелем.

Для виконання зазначених функцій секретар підрозділу зобов'язаний:

одержувати в управлінні документального забезпечення кореспонденцію, що надійшла для підрозділу, щодня з 11-00 до 12-00 та з 16-00 до 17-00, у п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00 (термінову кореспонденцію отримувати негайно, за викликом працівників цього відділу) і обробляти її у встановленому порядку;

передавати документи керівництву підрозділу негайно, після закінчення технічної обробки або в окремо встановлений для цього час;

передавати документи виконавцям-спеціалістам підрозділу негайно, після розгляду керівником підрозділу і закінчення їх обробки (в реєстраційні картки переносити резолюції, вказувати дату і прізвище виконавця, термін виконання документа);

групувати реєстраційні картки в довідково-облікові картотеки. Картотеки створювати окремо на кожний календарний рік. Поділяти картотеки на дві частини: виконані і невиконані, реєстраційні картки розкладати в картотеці за кореспондентами;

вести облік документів з грифом "Для службового користування";

приймати від виконавців вихідну і внутрішню кореспонденцію, реєструвати її, обробляти і передавати для відправки в управління документального забезпечення, а копії документів і внутрішні документи - виконавцям;

здійснювати контроль за своєчасним виконанням доручень Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України і керівництва Міністерства, а також документів, на які необхідно готувати відповідь. Про стан виконання контрольних доручень та інших документів, що потребують відповіді, один раз на тиждень доповідати начальнику підрозділу;

в реєстраційних картках своєчасно робити відмітки про виконання документів або повернення їх до управління документального забезпечення;

за вимогою керівництва і спеціалістів підрозділу підбирати документи, що знаходяться у справах і закінчені діловодством (якщо справи зберігаються у секретаря підрозділу);

передавати документи за межі підрозділу (через управління документального забезпечення);

давати в усній формі довідки, що стосуються документів, які знаходяться у підрозділі;

забезпечувати на початок року спеціалістів підрозділу обкладинками справ з написаними на них заголовками справ за номенклатурою;

оформляти закінчені діловодством справи для передачі в архів, подавати методичну допомогу спеціалістам у формуванні справ;

перевіряти наявність документів у виконавців;

виконувати друкарські роботи, що надходять від спеціалістів підрозділу;

приймати і передавати телефонограми;

комплектувати по міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади та інших організаціях кореспонденцію для відправки і до 15-00 здавати її у управління документального забезпечення;

записувати і передавати інформацію для керівників підрозділу в період їх відсутності;

організовувати прийом відвідувачів у керівництва підрозділу;

одержувати канцприладдя і забезпечувати ним спеціалістів підрозділу;

здійснювати облік з'явлення працівників на роботу за встановленою формою;

складати і подавати до управління документального забезпечення відомості про документообіг;

вести облік одержання і витрати бланків суворої звітності, складати і подавати до управління документального забезпечення звіти про їх використання.

При звільненні або переході на іншу роботу секретар підрозділу передає за актом справи і документи новопризначеній особі або спеціалісту підрозділу за вказівкою начальника підрозділу, один примірник акта передається до управління документального забезпечення.

Секретар підрозділу має право:

контролювати правильність оформлення документів, підготовлених до реєстрації і відправки;

вимагати від спеціалістів документи, виконавцями яких вони є;

контролювати хід формування справ у поточному діловодстві і вказувати працівникам підрозділу на допущені ними порушення встановлених вимог;

вимагати від спеціалістів, відповідальних за формування справ, своєчасної обробки і передачі справ для здачі в архів Міністерства;

одержувати необхідні документи і справи в архіві Міністерства.

Секретар підрозділу відповідає за:

своєчасне отримування кореспонденції в управлінні документального забезпечення, передачу її керівництву підрозділу і виконавцям;

інформування керівництва підрозділу про невиконані у встановлені терміни документи;

правильне заповнення реєстраційних карток;

правильне ведення картотек з реєстраційними і контрольними картками;

своєчасну підготовку і передачу справ до архіву Міністерства.