Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

2.7.7. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 3.

2.8. Порядок розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах

2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності Міністерства.

Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції, положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені, відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на розмножувальних апаратах.

2.8.2. Документи для розмноження передаються одночасно з замовленням установленої форми, підписаним начальником підрозділу або його заступником.

2.8.3. Подаючи документи для розмноження, виконавець повинен ретельно перевірити їх, не допускаючи в них таємних відомостей і відомостей, що не підлягають відкритій публікації. За зміст документів, що здаються для розмноження, відповідальність несуть виконавці і керівники підрозділів.

Оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються виконавцю разом з розмноженими примірниками документів.

2.8.4. Матеріали великого обсягу можуть розмножуватись на розмножувальних апаратах тільки з дозволу начальника загального відділу.

2.8.5. Порядок розмноження законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів України, необхідних для використання в роботі документів з грифом "Для службового користування", визначається начальником загального відділу.

2.8.6. Порядок розмноження таємних документів визначається першим відділом.

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг Міністерства.

3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам:

у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;

інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів (додаток 4).

3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів

3.2.1. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надходить у Міністерство, проводиться тільки загальним відділом.

Працівникам Міністерства, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, відомств, регіонів та інших організацій.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.

3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа загальним відділом повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.

На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в Міністерстві.

3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.

3.2.4. Всі документи, що надходять у Міністерство, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють працівники загального відділу.

Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Міністром економіки, його заступниками і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Керівництву Міністерства передаються на розгляд такі матеріали:

закони України; документи і доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України; депутатські звернення, запити, листи-звернення за підписом міністрів, керівників відомств та регіонів; пропозиції, заяви і скарги громадян, адресовані на ім'я Міністра економіки і його заступників; інші важливі документи, що містять необхідну інформацію з принципових питань діяльності Міністерства, виконання яких потребує рішення керівництва.

Решту документів передають начальникам підрозділів.

3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються у загальному відділі, після чого передаються керівництву Міністерства і підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах.

3.2.6. Документи, які одержані до 15-00, реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15-00 - на другий день, термінові - негайно.

3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Міністра економіки і його заступників, попередньо розглядають їх помічники і готують проекти доручень.

3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва Міністерства і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Міністра економіки і його заступників пишуться на фішках Міністерства встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для підшивання), а не на окремому аркуші.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.

Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).

3.2.9. Після розгляду документів керівництвом Міністерства секретарі приймальних* переносять резолюції вищих органів і керівництва Міністерства в реєстраційні картки, залишають останній примірник реєстраційної картки для обліково-довідкової картотеки приймальної, а решту карток разом з документами повертають за реєстром у загальний відділ для передачі виконавцям.

Резолюції начальників підрозділів у реєстраційні картки переносять секретарі підрозділів.

3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до загального відділу.

На документі з позначкою для ознайомлення ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться.

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.

3.3.2. Вихідні документи, підписані Міністром економіки, його заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю підрозділу для реєстрації та відправлення.

Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає в її реєстрації на картці, адресуванні і вкладанні у конверти, заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у загальний відділ.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.

Вся кореспонденція, що надсилається за межі України, відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який складається у трьох примірниках секретарем підрозділу, та підписується керівництвом підрозділу і передається до загального відділу для відправки у відкритих конвертах.

3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати документи рекомендованою поштою без особливої необхідності непотрібно.

Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів на документах і додатках до них, прізвища та номер телефону виконавця, правильність зазначення адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника та виконавця), відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.

Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у загальний відділ до 15 - 30 для відправлення.

Протягом дня приймаються для відправлення:

телеграми, термінова кореспонденція факсом;

документи, підписані Міністром і його заступниками, адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента України і Кабінет Міністрів України.

Відправлення або передача документів без реєстрації не допускається.

3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і погодження з підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені документи реєструються і надсилаються для виконання або ознайомлення у підрозділи Міністерства, а в необхідних випадках - за його межі.

Доповідні записки на ім'я Міністра економіки, його заступників, начальників підрозділів і їх заступників. довідки, зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру, обов'язково зареєстровані у підрозділі, розглядаються службовою особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.

3.4. Організація доставки документів

3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні Міністра економіки і його заступників здійснюється працівниками загального відділу.

Термінові доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми доставляються у приймальні керівництва Міністерства негайно.

3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи загальним відділом розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами Міністерства.

Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00, 12-00, 14-00 та 16-00.

Службову кореспонденцію для підрозділів одержують у загальному відділі представники підрозділів з 11-00 до 12-00 і з 16-00 до 17-00 щоденно. У п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники загального відділу негайно викликають представників підрозділів, для яких призначаються службові документи.

3.5. Порядок приймання і передачі документів

3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів у приймальні керівництва і підрозділи Міністерства здійснюється під розписку, за реєстрами встановленої форми у загальному відділі.

3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу провадиться через секретаря підрозділу під розписку в реєстраційній картці.

3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".

Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший здійснюється за реєстром, через загальний відділ, приймальними керівництва Міністерства.

3.6. Облік обсягу документообігу

3.6.1. Обсяг документообігу Міністерства складається із кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час. Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні документи Міністерства. При визначенні документообігу роздільно підраховується кількість основних документів і кількість примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних машинах.

3.6.2. У всіх підрозділах Міністерства підлягає роздільному обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також пропозицій, заяв і скарг громадян.

Зведення про документообіг за минулий місяць складають секретарі підрозділів за встановленою формою (додаток 6) і подають у загальний відділ до п'ятого числа наступного за ним місяця.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх) проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

4.1.2. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише один раз. Вхідні документи реєструються в день їх одержання, вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження).

4.1.3. Обов'язковій реєстрації підлягають:

вхідні документи - службові, що надходять з Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів, листи міністерств, відомств, регіонів, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін., за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5);

вихідні і внутрішні документи - службова кореспонденція, що надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення, інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки, телеграми, телефоно-(факсо)грами та інші документи, які складаються у Міністерстві.

4.2. Індексація документів

4.2.1. Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання.

4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який щорічно уточнюється загальним відділом) і реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо).

4.2.3. Індекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного документа складається з індексу підрозділу-відправника, справи за номенклатурою і реєстраційного (порядкового) номера документа.

Індекс вихідної кореспонденції, що надсилається через загальний відділ на адресу Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, складається з індексу підрозділу та індексу справи за номенклатурою (проставляється підрозділом-відправником) і порядкового номера вихідної урядової кореспонденції й номера кореспондента (проставляється загальним відділом).

4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.

4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення

4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7).

4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні документи визначається загальним відділом.

Реєстраційна картка у загальному відділі складається:

на документи, які надсилаються на розгляд Міністра економіки та його заступників - у трьох примірниках;

на документи, які надсилаються безпосередньо на адресу начальників підрозділів, - у двох примірниках;

на пропозиції, заяви і скарги громадян, які надійшли у Міністерство, - у чотирьох примірниках (загальному відділу, приймальній керівництва Міністерства, відділі організації роботи колегії та контролю і підрозділу, якому документ надсилається для виконання).

4.3.3. Реєстрація наказів Міністерства з основної діяльності провадиться на реєстраційних картках у загальному відділі.

Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ кадрів.*

4.3.4. Реєстрація протоколів засідань колегії Міністерства провадиться на реєстраційних картках у секретаріаті колегії, а протоколів нарад у керівництва - у загальному відділі секретарем наради.

4.3.5. Секретар підрозділу, одержавши від виконавця повністю оформлений вихідний внутрішній документ, заповнює реєстраційні картки у двох примірниках, на картках і документі проставляє дату реєстрації та індекс (вихідний N), після чого документ і копія реєстраційної картки передаються у загальний відділ для відправки.

4.3.6. На оформлені вихідні документи (у міністерства і відомства) секретар заповнює реєстраційну картку в одному примірнику, проставляє на картці і документі дату реєстрації та індекс.

Зареєстровані вихідні документи обробляються секретарем підрозділу; заадресовані і заклеєні конверти передають у загальний відділ для відправки адресатам.

4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається працівниками загального відділу за спеціальною таблицею і відбивається на конверті за допомогою маркувальної машини.

Періодично працівники загального відділу перевіряють правильність оформлення вихідної пошти, що надійшла для відправлення.

4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки

4.4.1. Реєстраційні картки на вхідні, вихідні і внутрішні документи у підрозділах і загальному відділі групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік:

на вхідні документи - за кореспондентами, а в кореспондентах - за порядковими номерами;

на вихідні і внутрішні документи - в одній картотеці за порядковими номерами.

У підрозділах Міністерства довідкові картотеки поділяються на дві частини: на невиконані і виконані документи. Перша частина картотеки використовується для пошуку документа в процесі його виконання, друга - для пошуку виконаних документів.

У підрозділах Міністерства в окремі розділи картотеки виділяються реєстраційні картки:

на вхідну і вихідну урядову кореспонденцію і систематизуються за вхідними і окремо вихідними номерами Міністерства;

на постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

накази Міністерства з основної діяльності, особового складу та протоколи систематизуються за порядковими номерами, окремо кожний вид документа;

реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами виконання.

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у Міністерство. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом і начальниками підрозділів Міністерства, обліку і аналізу наслідків виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

5.1.2. Контроль за виконанням документів і доручень забезпечують Міністр економіки, його заступники, помічники керівництва Міністерства і начальники підрозділів.

Вони ж приймають рішення про взяття на контроль і зняття з контролю відповідних документів.

5.1.3. Безпосереднє ведення контролю здійснюється:

за виконанням доручень вищих органів, наказів Міністерства, протокольних рішень колегії Міністерства - відділом організації роботи колегії та контролю, секретаріатом колегії та помічниками керівництва Міністерства;

за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян - відділом організації роботи колегії та контролю;

за виконанням документів і доручень, взятих на контроль безпосередньо керівництвом підрозділів - працівниками, на яких ця робота покладена начальниками підрозділів;

за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень Мінекономіки, надісланих у міністерства, відомства, регіони та інші організації й установи, - виконавцями цих документів і начальниками підрозділів.

У підрозділах Міністерства безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар, який один раз на тиждень доповідає начальнику підрозділу про стан виконання контрольних доручень та інших документів, на які потрібна відповідь.

Порядок здійснення контролю за виконанням документів з грифом "Таємно" визначається першим відділом.

5.1.4. Начальники підрозділів не рідше одного разу на тиждень особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів, які забезпечують їх виконання у встановлені терміни.

5.1.5. Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, доручень у протоколах засідань колегії Мінекономіки, протоколах робочих нарад у Міністра економіки, пропозицій, заяв і скарг громадян.

За вказівкою керівництва Міністерства на контроль можуть братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8).

5.1.6. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюції Міністра економіки, його заступників і начальників підрозділів Міністерства, а також безпосередні виконавці.

У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал, а співвиконавцям - копії документа, виготовлені загальним відділом. Відповідальному виконавцю надається право скликання співвиконавців.

Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян начальники підрозділів зобов'язані:

приймати обгрунтовані рішення за пропозиціями, заявами або скаргами і забезпечувати своєчасне та правильне виконання цих рішень;

повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення вказувати мотиви;

систематично перевіряти стан виконання пропозицій, заяв і скарг громадян у підрозділах і своєчасно вживати необхідних заходів щодо поліпшення цієї роботи.

5.1.8. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються виконаними лише після відповіді автору про прийняте рішення.

5.1.10. Журнал обліку громадян, що приходять на прийом до керівництва Міністерства, веде секретар відповідної приймальної.

5.2. Терміни виконання документів

5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації, Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази, доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах робочої наради у Міністра економіки - у терміни, встановлені у цих документах.

5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня підписання вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою.

5.2.3. Доручення керівництва Мінекономіки за зверненнями міністерств, відомств, регіонів та інших органів, що надходять на ім'я Міністра економіки і його заступників - у терміни, встановлені керівництвом Мінекономіки.

5.2.4. Депутатський запит протягом не більше 15 днів з дня одержання в Кабінеті Міністрів України або інший встановлений термін. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, необхідно письмово повідомити про це Голову Верховної Ради та народного депутата, який вніс запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінету Міністрів України.

5.2.5. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів протягом не більше 10 днів з дня одержання. Якщо розгляд звернення з об'єктивних причин не може бути проведено у визначений термін, депутата повідомляють про це офіційним листом, з викладенням мотивів продовження терміну розгляду. Максимальний час розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

5.2.6. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві, розробленою на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97 N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до компетенції міністерства, то підрозділ-виконавець надсилає його до відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5.2.8. При визначенні термінів виконання окремих видів документів необхідно керуватись Переліком документів із зазначенням термінів виконання (додаток 8).

5.2.9. Якщо у вхідному документі вказано термін, до якого необхідно подати відповідь, він, як правило, має дотримуватись.

5.2.10. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

5.2.11. Контроль за виконанням документів здійснюється з моменту взяття документа або доручення на контроль.

5.3. Здійснення контролю за виконанням документів

5.3.1. Контроль за виконанням документів і доручень у відділах Міністерства здійснюється за реєстраційними (контрольними) картками (додаток 7).

5.3.2. На контрольних картках і документах, що контролюються, ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі два реєстраційної (контрольної) картки.

Всі документи, взяті на контроль керівництвом Міністерства і начальниками підрозділів, повинні мати конкретні терміни виконання.

5.3.3. Всі контрольні картки систематизуються в приймальних керівництва Міністерства, підрозділах і відділі організації роботи колегії та контролю у спеціальних картотеках:

у приймальних керівництва Міністерства і відділі організації роботи колегії та контролю - за підрозділами, а в самому підрозділі - за термінами виконання.

5.3.4. Дані про хід виконання документів вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться на самому документі - запиті і контрольній картці.

5.3.6. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняття з контролю документів провадиться працівниками підрозділів Міністерства, про що у той же день робиться відповідна позначка у відділі організації роботи колегії та контролю.

5.3.7. Про результати виконання документів, взятих на контроль, відділ організації роботи колегії та контролю щомісячно готує зведення.

6.1. Складання номенклатур справ

6.1.1. Номенклатура справ (додаток 9) - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві підрозділів Міністерства, з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обгрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.

6.1.3. Кожний підрозділ Міністерства повинен мати номенклатуру справ, що розробляється керівництвом підрозділів із залученням провідних спеціалістів.

Номенклатура справ підписується начальником підрозділу, головою експертної комісії і секретарем підрозділу, погоджується з працівником архіву Міністерства і затверджується керуючим справами. Три примірники номенклатури справ підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають у загальний відділ.

Громадські організації Міністерства (профком та ін.) розробляють і погоджують із загальним відділом свої номенклатури справ.

6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються Положенням про Мінекономіки, положеннями про головні управління, управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ, 1997 (далі - Перелік).

6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів Міністерства.

У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а також всі реєстраційні картки до цих документів.

Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.

6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, зібрання постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.

6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.

Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.

Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.

6.1.8. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви відділів та підвідділів. Першим зазначається секретаріат підрозділу, потім відділи (підвідділи), відповідно до затвердженої структури.

В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, потім - документація Міністерства: накази, протоколи, положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про що?

6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з загальним відділом, додатково вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).

Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі Міністерства роблять позначки про фактично сформовані справи.

6.1.11. Загальним відділом складається зведена номенклатура справ (додаток 10), що відображає документи всього Міністерства. Зведена номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником загального відділу, працівником архіву, погоджується з Центральною експертною комісією Міністерства (ЦЕК), Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України, і затверджується керуючим справами.

Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Зведена номенклатура справ складається у двох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:

1-й примірник - передається в архів Міністерства для контролю за формуванням справ у підрозділах;

2-й примірник - залишається в архівному органі, з яким погоджується номенклатура.

Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї робляться виписки для використання у роботі підрозділів.

6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви головних управлінь, управлінь, відділів, підрозділами номенклатури - найменування відділів в управліннях, підвідділів - у відділах.

Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається адміністративно-управлінський департамент, потім - підрозділи Міністерства відповідно до затвердженого штатного розпису. Після підрозділів за значенням розміщуються органи і підрозділи, що діють на громадських засадах, громадські організації.

6.2. Формування справ

6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило, здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.

6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;

розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в основі своїй, співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).

При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи; далі необхідно:

групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);

перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;

групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються;

включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки);

включати у справу тільки один примірник кожного документа;

перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.

6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється загальним відділом.

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.3.1. Службові документи (накази, інструкції, положення та ін.) групуються у справи за видами, всередині окремих видів - за хронологією.

6.3.2. Документи засідань колегії Міністерства групуються у дві справи:

1) протоколи засідань колегії Міністерства (протокольні рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, доповіді, список запрошених осіб та інші документи);

2) протоколи засідань, робочих нарад у Міністра економіки або його заступників.

6.3.3. Протоколи розміщуються у справах в хронологічному порядку і за номерами.

6.3.4. Доручення вищих органів групуються в справи за напрямами діяльності підрозділів Міністерства. Документи в середині справ розміщуються у хронологічному порядку.

6.3.5. Накази Мінекономіки з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.

6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання. Наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.

6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:

особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.

Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.

6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.

6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.

Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів,

6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.

При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.

7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості документів, передачу справ до архіву Міністерства.

7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.

7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється постійно діючими експертними комісіями підрозділів (ЕК) і Центральною експертною комісією Міністерства (ЦЕК).

7.2.3. Експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія Мінекономіки призначаються наказом Міністерства у складі: у підрозділах - не менше трьох - п'яти осіб і ЦЕК - семи - дев'яти осіб.

7.2.4. У своїй роботі експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія Міністерства керуються вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються у Міністерстві.

7.2.5. Експертні комісії підрозділів здійснюють такі функції:

щорічно організовують відбір документів і справ на зберігання;

проводять експертизу наукової і практичної цінності документів, що утворюються в діяльності підрозділів;

перевіряють правильність формування справ з постійними термінами зберігання;

перевіряють правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;

перевіряють правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають

передачі в архів Міністерства;

розглядають і узгоджують номенклатури справ.

7.2.6. Центральна експертна комісія Міністерства здійснює такі функції;

розглядає описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі в державний архів, та описи на справи з особового складу і приймає рішення про подання їх на погодження експертно-перевірочною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

після погодження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України описів на справи постійного зберігання розглядає акти про виділення на знищення за відповідний період документів Міністерства із закінченими термінами зберігання, складені працівниками архіву Міністерства;

розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, установлених діючим Переліком, і приймає рішення про подання цих пропозицій на затвердження до Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;

розглядає і узгоджує зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.2.7. Засідання ЦЕК і ЕК відділів оформляються протоколом.

7.2.8. Рішення ЦЕК затверджується керуючим справами Міністерства, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Обов'язковому узгодженню ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЦЕК Міністерства про затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.

7.2.9. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба"), до знищення оформляється актом. Акт, після розгляду ЕК підрозділів, підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів і погоджується з працівником архіву Міністерства (додаток 11).

Знищення включених в акти документів, що зберігаються в архіві Міністерства, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЦЕК Міністерства, підписання його членами комісії та затвердження керуючим справами (додаток 12).

Самовільне знищення підрозділами справ або документів забороняється.

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.

7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.

7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько біля краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.

7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях групуються в окремі папки з клапанами.

7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремих аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і пришитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.

7.3.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при формуванні справ видаляються.

7.3.7. На обкладинці кожної справи зазначається: повне найменування Міністерства; назва підрозділу; N фонду; N опису; N справи за списком; індекс справи за номенклатурою; заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту документальних матеріалів справи); кількість аркушів у справі; дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на обкладинках виконуються чітко.

7.3.8. На багатотомних справах крім номера справи, присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12-20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово "останній" (справа 12-20, том 4, останній).

7.3.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не зазначається.

7.3.10. Якщо в справі є документи-додатки за роки, що передують року утворення тому, на її обкладинці над датою робиться запис: "Є документи за такі роки".

7.3.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення - найпізніша.

7.3.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань тощо) - не дозволяється.

7.3.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи. Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з засвідчувальним написом не нумеруються.