О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

216. Председатель Совета министров представляет Совет министров в суде без доверенности.

217. Представитель Совета министров, представляющий его интересы в суде, обязан в пределах сроков, установленных законодательством Украины на обжалования судебных решений, доложить заместителю Управляющего делами Совета министров, курирующему структурное подразделение Управления делами по правовым вопросам руководителю структурного подразделения Управления делами по правовым вопросам о результатах рассмотрения дел в суде.

218. Об удовлетворении судом исковых или иных требований, предъявленных к Совету министров, представитель Совета министров в установленном порядке незамедлительно докладывает заместителю Управляющего делами Совета министров, курирующему структурное подразделение Управления делами по правовым вопросам руководителю структурного подразделения Управления делами по правовым вопросам, вносит предложения об обжаловании решения суда, а по вступлении судебного решения в силу - о мерах по его выполнению.

1. Обоснование необходимости принятия акта

Указывается основание разработки проекта акта (во исполнение законодательного, нормативно-правового акта, поручения либо по собственной инициативе). Кратко излагается суть проблемы, на решение которой направлен проект нормативно-правового или иного акта.

2. Цель и пути ее достижения

Раскрывается цель, которой планируется достичь с принятием нормативно-правого или иного акта, механизм ее реализации, а также суть важнейших положений проекта.

3. Правовые основания

Указываются правовые основания для разработки проекта и перечень законодательных и нормативно-правовых актов, которые действуют в соответствующей сфере общественных отношений.

4. Финансово-экономические основания

Указываются финансово-экономические расчеты и предложения об определении источников покрытия расходов.

Если реализация нормативно-правового или иного акта не требует дополнительных материальных и других затрат, то об этом указывается отдельно.

5. Позиция заинтересованных органов власти

Указывается, затрагивает ли проект интересы других органов власти, кратко излагается их позиция.

Если проект представлен с разногласиями, излагается информация о работе, проведенной по их урегулированию.

6. Региональный аспект

Если проект касается вопроса развития административно-территориальных единиц, указывается, учитывают ли положения проекта потребности регионов, его воздействие на региональное развитие, приводится позиция местных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения общего делопроизводства в аппарате Совета министров Автономной Республики Крым - Управлении делами. Ее положения распространяются на всю служебную документацию, в том числе созданную с помощью персональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны соответствовать требованиям государственных стандартов.

1.2. Инструкция предусматривает единую систему делопроизводства и должна обеспечить быстрое и тщательное рассмотрение документов, их квалифицированную подготовку, оперативное выполнение поручений и указаний вышестоящих органов и Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, учет и хранение документов, поиск информации.

Порядок ведения делопроизводства, который содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется специальными нормативно-правовыми актами.

Изложенные в Инструкции правила и рекомендации о порядке осуществления делопроизводственных процессов в Совете министров Автономной Республики Крым (далее - Совете министров) разработаны в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. N 1153.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в Управлении делами несет Управляющий делами Совета министров. Ведение делопроизводства в соответствии с требованиями государственных стандартов и данной Инструкцией по делопроизводству возлагается на управление по делопроизводству. В управлениях, где по штатному расписанию не предусмотрены должности работников по делопроизводству, эта работа возлагается на специально выделенных для этого лиц.

1.4. Управляющий делами Совета министров осуществляет общее руководство и контроль за обязательным соблюдением в Управлении делами, в министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти Автономной Республики Крым требований по составлению, оформлению документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию, и данной Инструкцией.

1.5. В случае увольнения работника Управления делами, а также в случае его отпуска, командировки или продолжительного отсутствия по другим причинам, все неоформленные служебные документы по указанию руководителя передаются лицу, которое его замещает.

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации в соответствии с установленными правилами на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, то есть в создании документов.

Основанием для создания документа является необходимость удостоверения действительности и содержания управленческих действий, передача, сохранение и использование информации на протяжении определенного времени или постоянно.

2.2. В Управлении делами используется конкретный комплекс документов, предусмотренный Номенклатурой дел.

2.3. Управленческая деятельность Управления делами осуществляется путем издания распорядительных документов.

Издание приказов Управления делами определяется действующими нормативно-правовыми актами, Положением о нем.

2.4. Основанием для принятия приказов в Управлении делами являются: Конституция и законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, указы и распоряжения Президента Украины, постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины, нормативно-правовые акты Верховной Рады Автономной Республики Крым, постановления и распоряжения Совета министров.

2.5. Распорядительные документы, поступающие в Управление делами от вышестоящих органов, доводятся до структурных подразделений Управления делами.

2.6. Документы, которые издаются в соответствии и во исполнение распорядительных документов органов высшего уровня, должны иметь ссылку на них с указанием наименования этих документов, дат, номеров и заголовков.

2.7. Управление делами во время осуществления оперативных связей с учреждениями, организациями и отдельными гражданами может направлять информационные и инструктивные письма.

Как правило, письма готовятся, если невозможно осуществить бездокументальный обмен информацией, дать устные разъяснения, указания (личные или по телефону), провести инструктажи и т.д.

2.8. Если служебный документ требует немедленного исполнения, передача текста может осуществляться по телефону, факсу, с использованием электронной почты.

3.1. Прием документов

3.1.1. Документы, поступающие в Управление делами, в том числе и полученные по электронной почте, принимаются централизованно в отделе документального обеспечения управления по делопроизводству (далее отдел).

В случае поступления документов в нерабочее время, они принимаются специалистами управления Службы Председателя Совета министров.

3.1.2. В отделе вскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись "лично".

В случае повреждения конверта, делается отметка в почтовом реестре.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа, или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные, неутвержденные) поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю либо пересылаются адресату.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Документы, поступившие в Управление делами, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется заместителем начальника управления - заведующим отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующего отделом.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения Председателем Совета министров или его Первым заместителем, заместителями в соответствии с функциональными обязанностями, определение необходимости регистрации документов, а также установление сроков исполнения документов, которые передаются структурным подразделениям Управления делами или непосредственным исполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

Документы, поступающие в отдел документального обеспечения после 17.00, регистрируются следующим днем.

3.2.4. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться Положением об Управлении делами Совета министров и его структурных подразделений, должностными инструкциями, Номенклатурой дел, распределением функциональных обязанностей между Председателем Совета министров Автономной Республики Крым, Первым заместителем Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, заместителями Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, Управляющим делами Совета министров Автономной Республики Крым.

3.2.5. После фиксирования факта и времени поступления все документы передаются заместителю начальника управления - заведующему отделом документального обеспечения управления по делопроизводству.

3.2.6. Председателю Совета министров сразу после регистрации передаются акты и поручения Президента Украины, поручения Премьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатов Украины в папке с грифом "Срочно".

Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в решении руководства, рассматриваются в первую очередь.

Другие документы передаются Первому заместителю Председателя Совета министров, заместителям Председателя Совета министров, Управляющему делами Совета министров, в структурных подразделениях Управления делами.

Вся корреспонденция Председателю Совета министров и его Первому заместителю, заместителям передается через помощников.

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы отдела по согласованию с руководителями Совета министров и структурных подразделений разрабатываются графики доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям.

В Управлении делами Совета министров утвержден следующий график доставки корреспонденции:

с 11.00 до 11.30; с 17.00 до 17.30.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документе информации.

Примерный перечень документов, которые не подлежат регистрации приведен в приложении 1.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские финансовые и т.д.), создаются и используются в Управлении делами, поступают иных органов власти, организаций, учреждений, предприятий и от граждан.

Регистрации подлежат как любые традиционные машинописные, рукописные документы, так и созданные с помощью ПК.

3.3.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, созданные - в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.

3.3.4. Документы регистрируются в рамках групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, приказы Управления делами по основной деятельности: о принятии, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о наложении взысканий на работника; командировках работников; по административно-хозяйственным вопросам; решения Совета министров, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские документы, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

3.3.5. Во время регистрации документа проставляется дата, присваивается условное обозначение - регистрационный индекс, который складывается из порядкового номера в рамках группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами по Номенклатуре дел, вопросами деятельности, корреспондентами и т.д. Во время регистрации документов, содержащих информацию о фактах коррупции, на документе в правом верхнем углу проставляется знак "КД".

3.3.6. Для регистрации всех документов используется единая регистрационно-контрольная карточка (приложение 2).

3.3.7. Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, акты и поручения Президента Украины, решения Кабинета Министров Украины, поручения Премьер-министра Украины, а также другие документы регистрируются в автоматизированном режиме путем ввода обязательных реквизитов в регистрационную карточку: наименование вида документа, автор (корреспондент); дата поступления и присвоенный индекс поступившего документа, дата и индекс корреспондента; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения), автор резолюции, дата; ответственный исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении (краткое содержание решения вопроса), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа.

Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечивают работников информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи выведения информации на дисплей и изготовления машинограмм.

Как правило, поиск информации проводится централизованно в отделе. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес места нахождения документа на данный момент.

3.4. Получение и отправка корреспонденции в системе специальной информационно-телекоммуникационной сети (СИТС).

3.4.1. Получением и отправкой корреспонденции в системе СИТС занимается структурное подразделение Управления делами по делопроизводству и отдел программного и компьютерного обеспечения.

3.4.2. Поступившие через систему СИТС документы после их регистрации незамедлительно передаются Председателю Совета министров.

3.4.3. Исходящая корреспонденция во исполнение указанных документов передается в структурное подразделение Управления делами Совета министров по делопроизводству для последующей отправки, о чем делается отметка на втором экземпляре ответа, с указанием даты и времени и подписи ответственного за отправку указанной документации лица.

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления документов в Управлении делами должна использоваться бумага форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Составление документов на бумаге произвольного формата запрещается.

4.1.2. Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках Совета министров, Управления делами Совета министров. Бланки изготавливаются в соответствии с государственными стандартами и Инструкцией по делопроизводству с обязательным соблюдением таких правил:

- устанавливаются два вида бланков: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 3-12). Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество за год превышает 200 единиц;

- бланки каждого вида должны изготавливаться на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрованным (начало и конец каждого ряда реквизита одинаково удалены от границ площади) или флатовым (каждый ряд реквизита начинается от левой границы площади) способом;

- бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;

- бланки документов должны иметь такие поля:

левое - 20 миллиметров;

верхнее - не менее 10 миллиметров;

правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.

Отдельные внутренние документы (заявления сотрудников, также некоторые служебные справки, планы, отчеты) и документы, созданные от имени нескольких или более организаций, оформляются не на бланках.

Исходящая корреспонденция за подписью Председателя Совета министров, Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров отправляется на бланке Совета министров, указанном в приложении 3.

Исходящая корреспонденция за подписью Управляющего делами Совета министров, Первого заместителя Управляющего делами Совета министров отправляется на бланке, указанном в приложении 5.

4.1.3. Порядок выдачи и хранения бланков.

Бланки выдаются министерствам, республиканским комитетам, иным органам исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурным подразделениям Управления делами. В случае подготовки по поручению Совета министров документов другими органами исполнительной власти бланки могут быть выданы ответственному лицу, определенному этими органами. Ответственность за обеспечение, учет, хранение и правильное использование бланков несут руководители министерств, республиканских комитетов, иных органов власти Автономной Республики Крым, структурных подразделений Управления делами и других органов исполнительной власти.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти ведется журнал учета получения и расходования бланков, полученных в Управлении делами.

Бланки получают ответственные лица, назначенные распорядительным актом министерства, республиканского комитета, иного органа власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти. Список этих лиц представляется заведующему отделом.

При получении бланков указанные лица должны предъявлять журнал учета и расходования бланков, а также письменную просьбу за подписью руководителя с указанием количества бланков.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти бланки хранятся в сейфах или несгораемых шкафах и выдаются исполнителям под расписку в журнале.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая отметка.

4.1.4. Документы составляются, как правило, по одному вопросу. Текст документа должен иметь достаточно аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных по данному вопросу документов.

4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединением этих форм.

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется во время составления правил, положений, писем, распорядительных документов.

Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой обозначается причина или обоснование для составления документа, в другой - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Форма анкеты используется при составлении цифровой или словесной информации об одном объекте с точностью до знака. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, в финансовых документах. Форма таблиц используется при составлении (передаче) цифровой или словесно-цифровой информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Таблицы и анкеты, предназначенные для обработки ПК, объекты, признаки и их показатели в случае необходимости кодируются.

4.1.6. Исходящая корреспонденция в адрес Президента Украины, руководителя Администрации Президента Украины, Председателя Верховной Рады Украины, Премьер-министра Украины, Первого вице-премьер министра Украины - Министра экономического развития и торговли, Вице-премьер министра Украины - Министра инфраструктуры, Вице-премьер министра Украины - Министра социальной политики, Вице-премьер министра Украины - Министра регионального развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства, народных депутатов Украины, Председателя Верховной Рады Автономной Республики Крым, Постоянного Представителя Президента Украины в Автономной Республике Крым, Генерального прокурора Украины, Прокурора Автономной Республики Крым, начальников Главного управления МВД Украины в Автономной Республике Крым, Главного управления Службы безопасности Украины в Автономной Республике Крым, председателей Государственной налоговой администрации Украины и Государственной налоговой администрации в Автономной Республике Крым, начальников Контрольно-ревизионного управления Украины и Контрольно-ревизионного управления Украины в Автономной Республике Крым, председателей Конституционного Суда Украины, Верховного Суда Украины, высших специализированных судов, апелляционных судов, местных судов, Героев Советского Союза, Героев Социалистического труда, инвалидов Великой Отечественной войны, органов других государств, их регионов, международных организаций направляется исключительно за подписью Председателя Совета министров, а в случае его отсутствия - лица, исполняющего его обязанности, ели иное не указано в резолюции Председателя Совета министров Автономной Республики Крым.

Исходящая корреспонденция в адрес Администрации Президента Украины, Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, центральных органов исполнительной власти Украины и их территориальных подразделений, Верховной Рады Автономной Республики Крым, Постоянного Представительства Президента Украины в Автономной Республике Крым, местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, органов прокуратуры, государственной налоговой службы, внутренних дел, службы безопасности, контрольно-ревизионной службы, объединений граждан, предприятий, учреждений, организаций других государств - за подписью Первого заместителя Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, если иное не указано в резолюции Председателя Совета министров или резолюции Первого заместителя Председателя Совета министров Автономной Республики Крым.

Вышеуказанная исходящая корреспонденция до представления ее на подпись Председателю Совета министров, Первому заместителю Председателя Совета министров визируется:

- руководителем органа исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурного подразделения Управления делами, ответственного за подготовку документа;

- Министерством финансов Автономной Республики Крым, Министерством экономического развития и торговли Автономной Республики Крым, заместителем Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, курирующим финансово-экономическую деятельность согласно распределению функциональных обязанностей между заместителями Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, если исходящая корреспонденция касается финансовых и/или экономических вопросов;

- органами исполнительной власти Автономной Республики Крым, к компетенции которых относится решение затрагиваемых в документе вопросов;

- Главным управлением кадровой политики и государственной службы Управления делами - если документы касаются кадровых вопросов;

- Первым заместителем Управляющего делами Совета министров.

Исходящая корреспонденция, подготовленная органами исполнительной власти Автономной Республики Крым, направляется исполнителем заместителю Управляющего делами Совета министров, курирующему структурное подразделение Управления делами по правовым вопросам не позже, чем за 7 рабочих дней до окончания срока исполнения документа, определенного в соответствии с требованиями пункта 165 Регламента Совета министров Автономной Республики Крым, за исключением той, срок исполнения которой менее 7 рабочих дней.

По поручению заместителя Управляющего делами Совета министров, курирующего структурное подразделение Управления делами по правовым вопросам, работники структурного подразделения Управления делами по правовым вопросам рассматривает исходящую корреспонденцию не позднее, чем в 4-х дневный срок со дня поступления за исключением той, срок исполнения которой менее 7 рабочих дней. Исходящая корреспонденция, срок исполнения которой менее 7 рабочих дней, рассматривается безотлагательно.

- консультантом-корректором отдела протокола, подготовки постановлений и распоряжений Совета министров или консультантом- корректором-переводчиком издательского отдела управления по делопроизводству Управления делами.

Исходящая корреспонденция, завизированная Первым заместителем Управляющего делами Совета министров направляется исполнителем в структурное подразделение Управления делами Совета министров по вопросам делопроизводства, которое рассматривает ее не более 2 рабочих дней. Исключение составляет исходящая корреспонденция, срок исполнения которой менее 7 рабочих дней. Такая корреспонденция визируется консультантом-корректором отдела протокола, подготовки постановлений и распоряжений Совета министров или консультантом-корректором-переводчиком издательского отдела управления по делопроизводству Управления делами безотлагательно.

- Первым заместителем Председателя Совета министров, заместителями Председателя Совета министров, Управляющим делами Совета министров в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Исходящая корреспонденция, содержащая отчетные и/или статистические данные в адрес центральных органов исполнительной власти, направляется за подписью Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров, Управляющего делами Совета министров в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Исходящая корреспонденция в адрес органов, предприятий, учреждений, организаций, расположенных за пределами территории Автономной Республики Крым, а также в адрес территориальных органов (подразделений) центральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов и иных органов центрального подчинения, расположенных на территории Автономной Республики Крым, составляется на украинском языке.

4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документов возлагается:

- документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, по решению Председателя Совета министров - на Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров в соответствии с распределением обязанностей;

- других служебных документов - на руководителей структурных подразделений Управления делами.

Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документа, который визируется несколькими лицами, несут в одинаковой степени все эти должностные лица.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти Автономной Республики Крым, с которыми согласовываются проекты документов, ответственность за содержание, уровень подготовки и должное их оформление возлагается на руководителей этих органов.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты, размещенные в установленном порядке, наименование организации-автора документа, код организации, код формы документа, название вида документа (не обозначается на письмах), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (в т.ч. корректора и исполнителя), отметка об исполнителе, исполнении документа и направлении его в дело.

При подготовке и оформлении документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

4.2.2. Заголовок к тексту должен отражать краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с видом документа и отвечать на вопросы "о чем?", "чего?".

Например: приказ, постановление (о чем?) о создании учреждения; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Если документ содержит несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным. В конце заголовка точка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется.

Заголовки к текстам машинограмм формулируются по этим же правилам.

В случае составления документа на основе унифицированной формы, постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание.

Текст документа, отпечатанного на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка.

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и уведомлений.

4.3. Датирование документов

4.3.1. Все служебные документы должны датироваться. Датой документа является дата его подписания, для документа, который принимается коллегиальным органом - дата его принятия, для документа, который утверждается - дата его утверждения.

4.3.2. Даты подписания и утверждения документа, а также содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты проставляются тремя парами арабских цифр в один ряд в последовательности: число, месяц, год. Например, 13 января 2005 года следует писать: 13.01.05.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед нею ставится 0. Например: 3 апреля 2005 года следует писать: 03.04.05. В текстах нормативно-правовых актов и документов которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 мая 2005 года.

4.3.3. Дата на документе ставится лицом, который его подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения.

4.3.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

4.3.5. Дата подписания проставляется на левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте на бланке. Если документы оформлены не на бланке, их дата ставится ниже подписи слева. Дата утверждения документа проставляется в соответствующей графе.

4.4. Индексация документов

4.4.1. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и указывают на место создания, исполнения и хранения документов.

4.4.2. Индексы входящих документов и созданных документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются, и в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами из Номенклатуры дел, вопросами деятельности, корреспондентов, а также исполнителей.

4.4.3. Составные части индекса размещаются в следующем порядке: порядковый регистрационный номер в пределах группы документов, которые регистрируются, индекса по Номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов, также исполнителей.

Индекс совместного нормативно-правового акта должен состоять из индексов учреждений, которые его издали, проставляющихся через дробь.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 415/01-15/27 или 41/68/59.

4.5. Согласование документов

4.5.1. В целях оценки целесообразности документа, его обоснования и установления соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование документа бывает внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется в Управлении делами должностными лицами, занимающимися в соответствии со своими функциональными обязанностями вопросами, которые поднимаются в проекте документа; внешнее - за его пределами.

Внутреннее согласование проектов документов, которые разрабатываются во исполнение законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, актов и поручений Президента Украины, решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра Украины, проводится не позднее, чем в 2-дневный срок после окончания их разработки непосредственным исполнителем. Проекты таких документов рассматриваются и визируются безотлагательно.

Внешнее согласование проектов отмеченных документов проводится не позднее, чем в 3-дневный срок после их регистрации в соответствующем органе исполнительной власти, к которому проект высылается для рассмотрения.

4.5.2. Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ и дату визирования. Наример:

Визы (в т. ч. корректора и исполнителя), отметка об исполнителе проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа второго экземпляра проекта документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа недостаточно.

Второй экземпляр документа с визами остается в структурном подразделении по вопросам делопроизводства Управления делами.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа с левой стороны и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица с которым согласовывается проект документа (включая наименование Совета министров), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

4.5.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе.

Замечания обязательно сообщаются (докладываются) лицу, которое подписывает документ.

4.5.4. Проекты актов Совета министров проверяются на соответствие их действующему законодательству структурным подразделением Управления делами по правовым вопросам и визируются заместителем Управляющего делами Совета министров, курирующим структурное подразделение Управления делами по правовым вопросам, или по его поручению начальником структурного подразделения Управления делами по правовым вопросам на оборотной стороне каждого листа проекта и приложении к нему (при наличии).

4.5.5. В случае, если содержание документа касается более трех учреждений, составляется "Лист согласования".

Лист согласования оформляется по следующей форме:

4.6. Заверение документов

4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их подписания утверждения и проставления печати.

4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Совета министров в соответствии с их полномочиями.

4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ напечатан не на бланке сокращенное - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов, фамилии. Например:

4.6.4. В случае отправления документов одновременно нескольким вышестоящим органам, руководитель подписывает все экземпляры.

4.6.5. В случае отправки документа одновременно нескольким адресатам, подписывается только оригинал, который остается в Управлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.

4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или более лицами. При этом их подписи размещаются одна под другой в последовательности в соответствии с их должностями. Например:

4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:

4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываются председательствующим на заседаниях и Управляющим делами Совета министров, например:

4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно обозначается должность лица, которое подписало документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."),