О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

8.27. Сводные описи длительного срока хранения составляются в двух экземплярах и оформляются так, как описи постоянного срока хранения.

Описи дел временного срока хранения Государственным архивом не утверждаются.

8.28. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного сроков хранения передаются в архив Управления делами через два года после завершения их в делопроизводстве (например, дела за 2001 год передаются в архив в 2004 году). Дела временного срока хранения передаются в архив Управления делами по согласованию с руководителями структурных подразделений и архива Управления делами.

Передача дел в архив Управления делами осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным Управляющим делами Совета министров.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив Управления делами оформляет выдачу дел во временное пользование.

8.29. Прием (передача) каждого дела осуществляется работником архива только после проведения экспертизы его научно-исторической ценности, полного упорядочения и оформления. Дела постоянного и длительного срока хранения передаются в архив по описям. При этом во всех экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи руководитель архива Управления делами расписывается о приеме дел с обязательным проставлением цифрами и прописью количества переданных в архив Управления делами дел, проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, а другие остаются в архиве.

Дела временного срока хранения могут передаваться в архив Управления делами по Номенклатуре дел.

8.30. Дела передаются в архив связанными соответствующим образом.

8.31. Сохранность документов обеспечивается архивом Управления делами в соответствии с Законом Украины "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях".

Работа и функции делопроизводственной службы регламентируются Положением об управлении по делопроизводству, которое разрабатывается на основании Положения об Управлении делами и данной Инструкции и утверждается Управляющим делами Совета министров.

1. Письма, поступившие в копии для сведения.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуска руководителей органов местного самоуправления.

3. Материалы постоянных и временных консультативно-совещательных органов Совета министров Автономной Республики Крым.

4. Протоколы заседаний райгосадминистраций и протоколы заседаний исполкомов городских советов.

5. Письма и представления райгосадминистраций и исполнительных комитетов городских советов о перемещениях кадров.

6. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые статистические отчеты.

7. Планы работы райгосадминистраций и исполнительных комитетов городских советов.

8. Справки, брошюры, книги, обзоры, бюллетени, листки, плакаты, листовки, газеты, журналы, высылаемые в порядке взаимной информации и обмена опытом работы.

9. Поздравительные письма, открытки и приглашения.

10. Формы статистической отчетности.

11. Рекламные издания предприятий о своей продукции или услугах.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования выполненных работ, списания, экспертизы и т.п.).

Листы согласования нормативно-правовых актов, заключения, отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, которые направляются в Высшую аттестационную комиссию Украины.

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использования бюджетных ассигнований на зарплату; о насчитанной и причитающейся зарплате и т.п.).

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные поручения.

Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, подряды, аренде помещений, выполнение работ и т.п.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.п.).

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.п.).

Заявки (на приобретение, изобретения).

Образцы отпечатков печатей и подписей работников, которые имеют право осуществлять финансово-хозяйственные операции.

Удостоверение о командировке.

Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых товаров, на калькуляцию в соответствии с договором, на капитальное строительство и т.п.).

Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями/премиями).

Протоколы (согласования планов поставок).

Реестры (чеков, бюджетных поручений).

Спецификации (товаров, продукции и т.п.).

Положения о государственных предприятиях (объединений).

Титульные списки.

Штатные расписания.

Депутатские запросы и обращения народных депутатов Украины, направленные из Администрации Президента Украины, Секретариата Кабинета Министров Украины - в 15- дневный и 10-дневный сроки соответственно со дня регистрации их как входящей корреспонденции в Администрации Президента Украины, Секретариате Кабинета Министров Украины.

Депутатские запросы группы народных депутатов Украины, направленные из Администрации Президента Украины, Секретариата Кабинета Министров Украины в 15- дневный срок со дня регистрации их как входящей корреспонденции в Администрации Президента Украины, Секретариате Кабинета Министров Украины.

Обращения комитетов Верховной Рады Украины, направленные из Администрации Президента Украины, Секретариата Кабинета Министров Украины, в 10-дневный срок со дня регистрации их в Администрации Президента Украины, Секретариате Кабинета Министров Украины.

Запрос народного депутата Украины и обращения постоянных комиссий Верховной Рады Автономной Республики Крым - в 15-дневный срок со дня регистрации их как входящей корреспонденции в структурном подразделении Управления делами Совета министров.

Обращения народного депутата Украины, депутата Верховной Рады Автономной Республики Крым, депутата местных советов - в 10-дневный срок со дня регистрации их как входящей корреспонденции в структурном подразделении Управления делами Совета министров по вопросам делопроизводства.

Протест прокурора - в 10-дневный срок со дня регистрации в структурном подразделении Управления делами Совета министров по вопросам делопроизводства.

Представление прокурора - в 30-дневный срок со дня регистрации в структурном подразделении Управления делами Совета министров по вопросам делопроизводства.

Бухгалтерский отчет и годовой баланс: рассмотрение, утверждение решений по ним - в 15-дневный срок со дня регистрации их как входящей корреспонденции в структурном подразделении Управления делами Совета министров по вопросам делопроизводства.

Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения, - безотлагательно.