О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

В случае адресования документа руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, например:

В случае необходимости в реквизите "Адресат" можно указывать почетное звание и ученую степень.

Если документ адресуется нескольким однородным организациям, адресат необходимо указывать обобщенно, например:

Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не ставится. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку и на каждом документе пишется только один адресат.

4.7.2. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать правилам пользования почтовой связью.

Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

В случае отправки документа гражданину, вначале указывается фамилия и инициалы получателя, а потом почтовый адрес, например:

4.7.3. В случае отправления документа органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документе не указывается. В этих случаях используются конверты с заранее напечатанными адресами.

4.8. Резолюция

4.8.1. Резолюция - это надпись на документе или на специальном бланке, сделанная Председателем Совета министров, Первым заместителем Председателя Совета министров, его заместителями, Управляющим делами Совета министров, его заместителями. Резолюция содержит указания по исполнению документа.

4.8.2. Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции. Другие резолюции допускаются только тогда, когда есть необходимость детализации порядка исполнения документа. Резолюцию можно ставить на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле документа, предназначенного для подшивки. Запись резолюции на отдельных листах или специальных бланках необходима в случае, когда документ подлежит возврату, детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнители.

4.8.3. Резолюции к документам должны содержать:

- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;

- поручение (поручения), изложенное в краткой форме;

- при необходимости - срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату.

Если в резолюции исполнение документа поручается нескольким лицам, то главным исполнителем, ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия указана первой, ему направляется оригинал документа, остальным направляются ксерокопии. В этих случаях лицо, указанное первым, обобщает информацию и предложения других исполнителей.

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

4.9.1. Во время прохождения документа в Управлении делами обязательно выполняются такие пометки:

о поступлении (регистрации) документа - на нижнем правом поле первого листа документа (штамп Управления делами, дата поступления документа, индекс документа);

о взятии документа на контроль - на бланке резолюции ставятся штампы "Контроль" или "Взять на контроль", а также "Подлежит возврату";

об исполнении документа и направлении его в дело - на нижнем левом поле первого листа документа (короткая справка о выполнении, если нет документа об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором документ будет храниться, дата направления документа в дело, наименование и подпись исполнителя), например:

В дело

Вопрос решен положительно

в телефонном разговоре 05.03.05.

(Должность, инициалы, фамилия)

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

4.9.2. Отметка об исполнителе, содержащая фамилию, номер служебного телефона исполнителя, указывается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. Исполнитель документа сопровождает документ до отправки его адресату. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение сроков исполнения документа.

4.9.3. Контроль по выполнению заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, осуществляется согласно резолюции Председателя Совета министров, предусматривающей контрольные сроки, и с контрольно-регистрационной карточкой передается в управление контроля вместе с ксерокопией документа.

Срок подготовки проектов документов определяется с учетом того что:

- проекты решений или информация об их выполнении, касающиеся актов и поручений Президента Украины, которые направляются Кабинетом Министров Украины органам исполнительной власти, представляются в Кабинет Министров Украины за 10 дней до окончания месячного срока со дня подписания таких документов, если другой срок не указан в документе;

- запросы и обращения народных депутатов Украины, направленные Кабинетом Министров Украины, для принятия соответствующих мер, рассматриваются соответственно в 10- и 5-дневный срок после регистрации в Секретариате Кабинета Министров Украины;

- запросы и обращения народных депутатов Украины, направленные Администрацией Президента Украины, Кабинетом Министров Украины, для принятия соответствующих мер, рассматриваются соответственно в 15- и 10-дневный срок со дня регистрации их как входящей корреспонденции в Администрации Президента Украины, Секретариате Кабинета Министров Украины;

- возврат на доработку не продлевает установленный для рассмотрения документа срок.

4.10. Оформление ксерокопий документов

4.10.1. Ксерокопия документа снимается и выдается только с разрешения Управляющего делами Совета министров, его Первого заместителя или начальника управления по делопроизводству. Заверяются копии только тех документов, которые издаются в Управлении делами.

Во время решения вопросов о принятии граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, а также во время формирования личных дел работников Управления делами можно снимать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

4.10.2. Отметка "Копия" указывается в верхней части лицевой стороны первого листа документа.

Надпись о заверении документа состоит из слов "Копия верна", наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет ксерокопию, его инициалов и фамилии, даты заверения ксерокопии и проставляется ниже реквизита "Подпись", например:

4.10.3. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах, текст бланков не воспроизводится, указывается лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс, должность лица, которое заверило копию, его подпись и дата заверения.

На копиях исходящих документов могут быть визы должностных лиц с которыми они согласованы, и визы исполнителей; надпись о заверении документа, заверенная печатью с наименованием Управления делами (негербовой) или его структурного подразделения (управления). Копия документа должна иметь все исправления, сделанные в оригинале.

4.11. Оформление приложений к документам

4.11.1. Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. О наличии приложения указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Название приложения в тексте документа должно отвечать названию самого приложения.

4.11.2. Приложения к документам могут быть 3-х видов:

- приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительным документам);

- приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;

- приложения, которые являются самостоятельными документами и отправляются с сопроводительным письмом.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) в министерстве по форме, указанной в приложении 1".

Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер. Отметка делается на верхнем правом поле первого листа приложения, например:

В случае наличия нескольких приложений, на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак N перед цифровым обозначением не ставится.

Приложения к распорядительным документам должны подписываться руководителями структурных подразделений Совета министров на лицевой стороне последнего листа приложения.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, уведомлениям, письмам и т. д. оформляются в таком порядке:

- если документ имеет приложение, полное название которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется таким образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.;

- если документ имеет приложение, полное название которого не приводится в тексте, то его необходимо указать после текста с обозначением количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о выполнении плана работы на II квартал 2005 г. на 5 л. в 1 экз.

2. График заседаний Координационного комитета на III квартал 2005 г. на 2 л. в 1 экз.

- если к документу прилагается другой документ, который имеет приложение, то отметка о наличии приложения оформляется таким образом:

Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии 25.01.05 г. N 6 и приложение к нему, всего на 21 листе в 2 экз.;

- если приложения сброшюрованы (книги, журналы), количество листов не указывается;

- при большом количестве приложений на них составляется опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на _____ л.;

- если приложение отсылается не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии документа оформляют по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. в первый адрес.

4.12. Требования к документам, которые выполняются с применением компьютерной техники

4.12.1. В издательском отделе управления по делопроизводству и в структурных подразделениях Управления делами печатаются только служебные документы. Рукописи, которые сдаются в издательский отдел управления по делопроизводству, должны быть разборчиво написаны, тщательно сверены и завизированы исполнителем.

Рукописи, написанные нечетко, цветными чернилами или карандашом, к печатанию не принимаются.

4.12.2. На рукописи исполнитель указывает:

- количество экземпляров;

- язык, на котором необходимо печатать;

- бланк, на котором выпускается документ.

4.12.3. Текст документов, напечатанных на бумаге формата А4, должен иметь следующие реквизиты:

Левое поле - 30 мм;

Правое поле - 20 мм;

Верхнее и нижнее поля - 15 мм.

4.12.4. Постановления, распоряжения Совета министров, выписки из протокола заседания Совета министров оформляются только с использованием шрифта Times New Roman размером 14.

4.12.5. Реквизиты (кроме текста), которые состоят из нескольких строчек, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются один от другого 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Реквизиты документа отделяются один от другого 2-3 межстрочными интервалами.

4.12.6. Название вида документа печатают по центру строки большими буквами или выделяя жирным шрифтом.

4.12.7. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строчки наименования должности без пропуска между инициалами и фамилией.

4.12.8. Во время оформления документов на нескольких страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены в правом верхнем углу листа арабскими цифрами без слова "страница" и разделительных знаков.

4.13. Размножение документов

4.13.1. Порядок размножения документов способами множительной техники устанавливается Управляющим делами Совета министров, а необходимость размножения отдельных документов - руководителями структурных подразделений Управления делами.

4.13.2. Размножение документов небольшого объема производится непосредственно в управлениях Управления делами с помощью оргтехники, имеющейся на рабочих местах.

4.13.3. Размножение документов большого объема производится специальным подразделением (копировально-множительное бюро) согласно правилам:

- для исполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения (приложение 14);

- документы на размножение передаются в копировально-множительное бюро вместе с заказом. Этому заказу дается номер, указывается дата его передачи, устанавливается срок исполнения заказа;

- заказ регистрируется в специальном журнале учета работы копировально-множительного бюро. Во время получения размноженного документа лицо, которое его получает, расписывается на заказе с указанием даты получения;

- оригиналы документов после изготовления с них ксерокопий возвращаются по принадлежности.

4.14. Подготовка и оформление документов к заседаниям Совета министров

4.14.1. Заседания Совета министров проводятся в соответствии с планами, утверждаемыми Советом министров на квартал помесячно.

Очередные заседания Совета министров проводятся каждый второй и четвертый вторник месяца, как правило, в 14 часов 00 минут, или другое время, определенное Председателем Совета министров.

В исключительных случаях по решению Председателя Совета министров или лица, исполняющего его обязанности, может быть проведено внеочередное заседание Совета министров безотлагательно или в любой день и время, назначенные Председателем Совета министров.

Планирование, порядок подготовки и проведения заседаний Совета министров регламентируются Регламентом Совета министров Автономной Республики Крым.

4.15. Оформление документов на командировки

4.15.1. Служебные командировки работников Управления делами осуществляются в соответствии с планом работы с учетом ассигнований по смете расходов на командировки.

Если возникает необходимость в командировке работника вне плана, руководитель структурного подразделения в служебной записке на имя Управляющего делами Совета министров или его Первого заместителя указывает: куда, на какой срок, с какой целью необходимо командировать работника.

Служебная записка вместе с проектом приказа и командировочным удостоверением передается Управляющему делами Совета министров, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

Для регистрации командировочных удостоверений ведется специальный журнал в отделе сопровождения входящей документации управления по делопроизводству.

4.15.2. После возвращения из командировки работник в трехдневный срок докладывает руководителю структурного подразделения об исполнении задания и подает авансовый отчет по установленной форме.

Руководитель структурного подразделения подтверждает исполнение задания и визирует авансовый отчет, который подается в управление финансов и бухгалтерского учета Управления делами.

5.1. Исходящие документы обрабатываются и отправляются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня. Не допускается отправка или передача документов без регистрации документов в отделе сопровождения входящей документации управления по делопроизводству.

5.2. Во время приемки от исполнителей исходящих документов обязательно проверяются:

- правильность оформления документов и размещения на нем всех реквизитов;

- правильность обозначения адреса;

- наличие всех необходимых подписей на документе, на приложениях к нему;

- наличие виз на копии документа, которая остается в деле;

- наличие в документе отметки о приложениях;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

5.3. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".

5.4. Документы, которые одновременно отправляются одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте ставятся регистрационные номера всех документов, находящихся в конверте.

5.5. Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно печатным способом.

5.6. В случае отправки корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, следует обозначить точный адрес (почтовый индекс, область, район, город, улицу, номер дома).

5.7. В регистрационной карте или в журнале обозначается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

5.8. Документы, которые доставляются курьером, передаются местным адресатам под расписку.

5.9. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т.д. остаются в Управлении делами. В другие организации отправляются их заверенные копии.

5.10. Исходящие документы и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны сдавать в отдел сопровождения входящей документации управления по делопроизводству до 15.00, а отправляемые фельдсвязью - до 10.30.

6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов

Основными задачами контроля за исполнением документов являются:

- обеспечение своевременного и качественного их исполнения;

- обеспечение Председателя Совета министров и Управляющего делами Совета министров информацией о ходе и результатах выполнения контрольных документов;

- повышение уровня исполнительской дисциплины;

- систематический анализ исполнительской дисциплины в аппарате Управления делами, в министерствах, республиканских комитетах, комитетах.

6.2. Система контроля включает:

- контроль за сроками исполнения;

- непосредственную проверку хода исполнения;

- обобщение информации и анализ исполненных документов;

- подготовку материалов для снятия документов с контроля;

- снятие с контроля.

6.3. На контроль берутся служебные документы, если:

- в них указаны сроки исполнения;

- имеются резолюции руководства Совета министров о внесении предложения или поручения проинформировать о результатах рассмотрения вопросов.

6.3.1. Обязательному рассмотрению и постановке их на контроль подлежат: указы и распоряжения Президента Украины, постановления Верховной Рады Украины, решения Кабинета Министров Украины, поручения Премьер-министра Украины, постановления и решения Верховной Рады Автономной Республики Крым, постановления и распоряжения Совета министров, поручения руководства Верховной Рады и Совета министров Автономной Республики Крым, а также Постоянного Представителя Президента Украины в Автономной Республики Крым, запросы и обращения народных депутатов Украины и депутатов всех уровней.

6.4. Ведение контроля за исполнением документов осуществляется:

- за техническим соблюдением сроков исполнения контрольных документов - управлением по делопроизводству, помощниками заместителей Председателя Совета министров;

- за фактическим исполнением документов, направленных в министерства, республиканские комитеты, комитеты, исполкомы горсоветов и райгосадминистрации - управлением контроля.

6.5. Документы, поступившие в адрес Совета министров из Секретариата Президента Украины, Верховной Рады Украины и Кабинета Министров Украины, других органов, регистрируются управлением по делопроизводству и передаются управлению Службы Председателя Совета министров для доклада Председателю Совета министров.

6.5.1. После рассмотрения Председателем Совета министров документы возвращаются в управление по делопроизводству. Резолюции переносятся на регистрационные карточки в компьютер и документы передаются для исполнения согласно резолюциям.

6.6. Сроки исполнения документов

6.6.1. Документы могут быть с указанием и без указания срока исполнения. Сроки исполнения могут быть указаны в самом документе или установлены законодательными актами (приложение 15).

6.6.2. Документы без указания срока исполнения должны быть исполнены не позднее, чем за 30 календарных дней, а документы с отметкой "срочно" - в течение 7 рабочих дней со дня подписания документа.

6.6.3. Срок исполнения документа может быть продлен (изменен) лишь с согласия органа (должностного лица), который его установил, а в отсутствие должностного лица - должностным лицом, которое его замещает, по обоснованному ходатайству исполнителя, которое подается не позднее, чем за пять рабочих дня до окончания установленного для исполнения срока.

6.6.4. Доработка проектов документов, возвращенных Кабинетом Министров Украины разработчику, проводится не позднее, чем в 5-дневный срок после подписания соответствующего поручения, если в поручении не указан другой срок.

6.7. Осуществление контроля за исполнением документов

6.7.1. Контроль за исполнением документов включает такие виды работ:

- постановку документов (поручений) на контроль;

- формирование базы контрольных документов в компьютере;

- своевременное доведение документов до исполнителей;

- предварительные напоминания и регулирование хода исполнения документов;

- учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов (поручений);

- информирование руководства о ходе и итогах исполнения документов (поручений);

- снятие документов с контроля;

- формирование архивной базы исполненных документов.

6.7.2. Данные о ходе исполнения документов вносятся в контрольную карточку в компьютере в графу "Отметка об исполнении".

6.7.3. При автоматизированной системе контроля поиск необходимой информации осуществляется по видам документов, дате, исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения и содержанию.

6.7.4. Документ считается исполненным только тогда, когда поставленные в нем вопросы разрешены и корреспонденту дан ответ по существу.

6.7.5. Ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, управление по делопроизводству представляет Управляющему делами Совета министров обобщенную информационную записку о состоянии исполнительской дисциплины по всем видам документов в аппарате Управления делами, министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти Автономной Республики Крым.

После рассмотрения руководством Совета министров информационная записка направляется в министерства, республиканские комитеты, иные органы исполнительной власти Автономной Республики Крым, управления Управления делами для реагирования и принятия мер.

6.7.6. При необходимости вопрос о состоянии исполнительской дисциплины выносится на заседание Совета министров.

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в делопроизводстве Управления делами оформленный в соответствующем порядке с указание сроков хранения дел.

7.1.2. Номенклатура дел является обязательным документом, который составляется для создания в Управлении делами единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по вопросам деятельности и видам отбора документов на госхранение в процессе делопроизводства.

7.1.3. Имеются три вида номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел для Управления делами, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для Управления делами, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и имеет рекомендательный характер.

7.1.4. Независимо от наличия типовой или номерной номенклатур дел Управление делами должно иметь индивидуальную номенклатуру дел состоящую из номенклатур дел его структурных подразделений.

7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением специалистов, подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с заведующим отделом входящей документации управления по делопроизводству и руководителем архива Управления делами (приложение 16).

7.1.6. Номенклатура дел Управления делами составляется на основе изучения документов, охватывающих все вопросы его деятельности.

7.1.7. После исполнения документов они группируются в дела, которым даются наименования (заголовки), раскрывающие в сжатой, обобщенной форме состав и содержание документов. Основной частью заголовка является изложение вопроса (предмета), по которому оно заводится.

7.1.8. Размещение дел в номенклатуре дел структурных подразделений должно отвечать степени важности вопросов, которые решаются (исполняются), с расчетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела.

Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих органов, далее группа организационно-распорядительной документации Управления делами, планово-отчетная документация и переписка.

7.1.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь условное обозначение (арабскими цифрами) - индекс. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений Управления делами) и порядкового номера в пределах подразделения. При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе с обозначением: т. 1, т. 2 и т.д.

7.1.10. В конце делопроизводственного года номенклатура дел структурного подразделения обязательно закрывается итоговой записью (итоговой таблицей), в которой указывается количество и категории фактически завершенных дел. Итоговую запись подтверждает своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

7.1.11. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся (формируются) в единую (сводную) номенклатуру дел Управления делами.

7.1.12. Как в номенклатуру дел структурного подразделения, так и в сводную Номенклатуру дел Управления делами включаются наименования дел, отражающие все документированные участки Управления делами.

В Номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством дела, которые поступили от других учреждений для их продолжения, в том числе справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел, документы, созданные с помощью персонального компьютера.

Дела, вопросы которых требуют решения сроком более одного года (переходящие дела), включаются в Номенклатуру дел каждого года в течение всего времени их решения.

7.1.13. В Номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация.

7.1.14. Сводная Номенклатура дел Управления делами после окончательной доработки согласовывается с ЭК Управления делами и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива в Автономной Республике Крым, после чего утверждается (приложение 17).

7.1.15. Как в номенклатуре дел структурного подразделения, так и в сводной в течение делопроизводственного года в графе "Примечание" делаются отметки о заведении и включении новых дел, о переходящих делах, об ответственных за делопроизводство, формировании дел, передаче дел в архив Управления делами для их продолжения.

7.1.16. В конце делопроизводственного года Номенклатура дел Управления делами обязательно закрывается итоговой записью. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель делопроизводственной службы. О количестве заведенных за год дел уведомляется архив Управления делами.

7.1.17. Сводная Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, на каждом из них должен быть заполненный гриф согласования с Госархивом в Автономной Республике Крым (далее Госархив).

Экземпляры сводной Номенклатуры дел распределяются в следующем порядке:

первый - хранится в деле отдела;

второй - передается в архив Управления делами для постоянного контроля за формированием дел в управлениях;

третий - направляется в Госархив, с которым согласовывались экземпляры Номенклатуры дел;

четвертый - распределяется по разделам между соответствующими структурными подразделениями для практической работы.

7.1.18. Сводная Номенклатура дел Управления делами, как и номенклатура дел структурного подразделения ежегодно (не позднее ноября-декабря) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений Номенклатура дел перепечатывается и утверждается Управляющим делами Совета министров.

Сводная Номенклатура дел подлежит повторному пересмотру и пересогласованию с Госархивом один раз в пять лет или в связи с изменением структуры, функций и характера работы Управления делами.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

7.2.2. При формировании дел следует придерживаться следующих правил:

- группировать в дела только оригиналы (при их отсутствии - заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, при этом запрещается группировать в дела черновики и дубликаты материалов, а также документы, подлежащие возврату, и размноженные копии;

- группировать в дела документы одного календарного года (за исключением личных и переходящих дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы сотрудника;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела.

Как исключение, если этого требует специфика работы, документы постоянного и временного сроков хранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении делопроизводственного года в одно дело. После окончания делопроизводственного года или перед передачей дел в архив Управления делами документы должны размещаться по отдельным делам в соответствии с Номенклатурой дел:

- в одном деле документы постоянного, в другом - документы временного срока хранения;

- включать в дела документы, касающиеся только одного вопроса, или группы сходных вопросов, которые образуют единый тематический комплекс, в начале - инициативный документ, а затем - все остальные в логической последовательности;

- если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть сформированы в дела, предусмотренные Номенклатурой, заводится новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

- дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

7.2.3. Документы в деле формируются в хронологической либо логической последовательности или их сочетании.

7.2.4. Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по характеру и хронологии.

Уставы, положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и размещаются вместе с названными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности: о принятии, переводе, увольнении, поощрении сотрудников; о предоставлении отпусков; о наложении взыскания; о командировках сотрудников; приказы по административно-хозяйственным вопросам и пр. группируются в разные дела.

7.2.5. Документы заседаний Совета министров группируются в одно дело: протоколы, постановления и материалы к ним (доклады, справки и т.д.);

Протоколы формируются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам протоколов внутри группы документов, включенных в один протокол повестки дня.

7.2.6. Поручения высших органов власти и документы, связанные с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Совета министров. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений.

7.2.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно.

7.2.8. Переписка формируется по содержанию и корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ располагается за документом - запросом.

7.2.9. Документы по личному составу формируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности: внутренняя опись документов, включенных в дело, заявление о принятии на работу; направление или представление; личный листок по учету кадров; автобиография; документ об образовании; выписки из приказов о назначении, переводе, увольнении; дополнения к личному листку по учету кадров; дополнения к личному листку о поощрении; справки и другие документы.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного срока хранения и в личные дела не включаются.

Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии и т.п. в личные дела не включаются в связи с внесением сведений в дополнение к личному листку кадров.

7.2.10. Личные счета работников и другие подобные документы систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке.

7.2.11. Методическое руководство и контроль за формированием дел Управления делами и его структурных подразделений осуществляется управлением по делопроизводству.

7.3. Оперативная сохранность документов

7.3.1. Документы с момента их создания и до передачи в архив Управления делами хранятся в делах.

С целью оперативного поиска документов дела размещаются согласно Номенклатуре дел. На обложках дел обозначаются индексы по Номенклатуре.

7.3.2. Сохранность документов в структурных подразделениях обеспечивается руководителями структурных подразделений и должностными лицами, ответственными за делопроизводство.

7.3.3. С целью обеспечения сохранности документов дела должны храниться в рабочих комнатах либо специально отведенных для этих целей помещениях, запирающихся шкафах и столах.

7.3.4. Выдача дел во временное пользование заинтересованным лицам осуществляется с разрешения руководителей структурных подразделений. На выданное дело заводится карта-заместитель дела в которой указывается структура подразделения, номер дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возвращения. Предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

7.3.5. Изъятие документа из дела постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения Управляющего делами Совета министров с обязательным наличием в деле заверенной копии документа.

8.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив Управления делами для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив Управления делами по согласованию с Управляющим делами Совета министров.

8.2. Подготовка документов к передаче в архив включает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- передачу дел в архив Управления делами и обеспечение сохранности документов.

8.3. Экспертиза ценности документов заключается в определении их ценности с целью установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

8.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении делами создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

8.5. Экспертиза ценности документов проводится на основании Номенклатуры дел и перечня (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного сроков хранения и акт о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению.

8.6. Выделение документов к уничтожению и составление об этом акта проводится после подготовки описи дел постоянного и временного сроков хранения за этот же период;

акты о выделении документов для уничтожения, которые не подлежат хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел.

Акты утверждаются после утверждения описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива (приложение 18).

8.7. После утверждения акта о выделении документов для уничтожения эти документы сдаются подразделениям по заготовке вторичного сырья.

8.8. Документы Управления делами группируются в дела после окончания делопроизводственного года. Дела постоянного и временного сроков хранения подлежат следующему оформлению: подшивка в папку из твердого картона; нумерация листов в деле; составление заверительной надписи; составление (в случае необходимости) внутренней описи документов; оформление обложки дел.

8.9. Документы временного срока хранения, оформленные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не производится.

8.10. Некоторые группы дел постоянного срока хранения, наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с постановлениями, распоряжениями, решениями и т.п.), должны иметь внутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в начале дела и содержит обозначение индексов документов в деле, их краткое содержание, дату и номера листов в деле.

8.11. Обложка дел постоянного и временного сроков хранения оформляется в соответствии с установленной формой (приложение 19).

8.12. После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке составу подшитых документов и в случае необходимости в заголовок вносятся необходимые дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

8.13. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается надпись: "имеются документы за ______________ годы".

8.14. На обложках дел, которые составлены из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документа каждого тома (части). В случае обозначения точной календарной даты, указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом (13 июля 2005 год).

8.15. На обложке дела проставляется номер дела по описи и, по согласованию с архивом Управления делами, номер описи и фонда.

8.16. В случае изменения названия Управления делами (его структурных подразделений) на протяжении периода, который охватывает документы дела, или во время передачи дел другому структурному подразделению, на обложке проставляется новое название структурного подразделения.

8.17. Надписи на обложках дел постоянного и длительного сроков хранения выполняются четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

8.18. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и длительного сроков хранения и по личному составу.

8.19. Описи дел, указанных в п. 8.18., составляются по установленной форме (приложение 20).

8.20. Описи дел структурного подразделения составляются должностным лицом, отвечающим за состояние делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива Управления делами.

8.21. Опись дел структурного подразделения составляется при условии соблюдения следующих правил:

- номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по Номенклатуре дел с добавлением начальной буквы наименования категории документов, которые входят в опись, и последних двух цифр года, в котором заведены включенные в опись дела.

Например, описи дел постоянного, длительного сроков хранения и по личному составу структурного подразделения N 5 по Номенклатуре дел и заведены в 2004 году, будут иметь номера: 5-П-04, 5-3-04, 5 л/с-04;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Опись на дела длительного срока хранения должна иметь дополнительную графу "Срок хранения, статья по перечню";

- графа описи "Примечание" используется для сведений об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.п.;

- систематизация дел структурного подразделения, включенных в опись, должна соответствовать систематизации в номенклатуре дел как структурного подразделения, так и Управления делами в целом;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей) то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- в случае внесения в опись подряд нескольких дел с одинаковым заголовком, пишется полностью лишь заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- дела по личному составу вносятся в опись по алфавиту, по тематике, по хронологии.

8.22. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года образуют годовой раздел описи.

В конце описи делается итоговая запись с обозначением (цифрами и прописью) количества дел, которые значатся в описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

В годовой раздел описи вносятся также дела, которые не завершены делопроизводственным годом. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении которого дела продолжались делопроизводством, отмечается: "Документ по этому вопросу см. также в разделе за ____ год, N _____".

8.23. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.24. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления делами, а другой остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

8.25. Описи дел структурных подразделений являются основанием для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, по которой описи передаются на хранение в Государственный архив.

8.26. Сводная опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению ЭПК Госархива через два года после завершения дела в делопроизводстве. Для утверждения в Госархив отсылаются все четыре экземпляра описей, три из которых после утверждения остаются в Госархиве, а оставшийся экземпляр возвращается в Управление делами. В соответствии с утвержденными описями дел Управление делами обязано передавать дела в Госархив в установленные сроки.