ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
П О С Т А Н О В А
29.07.2004 N 280
Про Порядок ведення діловодства
виборчих комісій та комісій
з референдумів
( Із змінами, внесеними згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 35 ( v0035359-05 ) від 02.02.2005 )
З метою забезпечення належної організації роботи виборчихкомісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 1 частинидругої статті 25, статей 28, 88 Закону України "Про вибориПрезидента України" ( 474-14 ), пункту 1 частини другої статті 22,статті 25, частин першої, другої, четвертої статті 86 ЗаконуУкраїни "Про вибори народних депутатів України" ( 2766-14 ),статей 14, 48 Закону України "Про вибори депутатів Верховної РадиАвтономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), статті 21, частинпершої, другої, третьої статті 56 Закону України "Про виборидепутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів"( 14/98-ВР ), пункту 4 статті 26, частин першої, другої статті 31Закону України "Про всеукраїнський та місцеві референдуми"( 1286-12 ), Закону України "Про звернення громадян"( 393/96-ВР ), статей 12, 13, пункту 5 статті 17, пункту 9 статті18, пункту 10 статті 19, пунктів 4, 8 статті 20 та частини першоїстатті 22 Закону України "Про Центральну виборчу комісію"( 1932-15 ), враховуючи положення постанови Кабінету МіністрівУкраїни від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ) "Прозатвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян ворганах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднанняхгромадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежновід форм власності, в засобах масової інформації", Центральнавиборча комісія п о с т а н о в л я є:
1. Затвердити Порядок ведення діловодства виборчих комісій такомісій з референдумів (додається).
2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Центральноївиборчої комісії від 20 листопада 2001 року N 46 ( v0046359-01 )"Про затвердження Порядку ведення діловодства виборчих комісій такомісій з референдумів".
3. Виборчим комісіям з виборів Президента України, народнихдепутатів України, комісіям з всеукраїнського референдуму,виборчим комісіям з виборів депутатів Верховної Ради АвтономноїРеспубліки Крим, депутатів місцевих рад та сільських, селищнихміських голів після їх утворення забезпечити дотримання цьогоПорядку.
3. Рекомендувати комісіям з місцевих референдумівзастосовувати цей Порядок у своїй роботі.
4. Цю постанову надіслати Верховній Раді АвтономноїРеспубліки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міськимрадам та виборчим комісіям, комісіям з референдумів після їхутворення.
Голова Центральної виборчої комісії С.КІВАЛОВ
Додаток
до постанови Центральної виборчої комісії
від 29 липня 2004 року N 280
Порядок ведення діловодства
виборчих комісій та комісій з референдумів
1. Загальні положення
1.1. Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісійз референдумів (далі - Порядок) визначає правила документуваннядіяльності виборчих комісій та комісій з референдумів (далі -комісія), крім Центральної виборчої комісії, і встановлює єдинийпорядок роботи з документами, пропозиціями, заявами(клопотаннями), скаргами (далі - документи, заяви, скарги) змоменту їх створення або надходження до відправлення чи передачіна зберігання до відповідної державної архівної установи*.
1.2. Документування діяльності комісії полягає в підготовці,відповідно до встановленого порядку, документів на паперових тамагнітних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншоїдіяльності комісії в межах повноважень, передбачених чиннимзаконодавством України.
1.3. Правила і порядок роботи з документами, заявами,скаргами, встановлені цим Порядком, обов'язкові для всіх осіб, яківходять до складу комісії, та осіб, які в установленому порядкузалучаються до її роботи.
1.4. Відповідальність за організацію та стан діловодства, атакож за дотримання цього Порядку в комісії покладається на головукомісії.
1.5. Центральна виборча комісія, державні архівні установинадають комісіям консультативну допомогу в організації тавдосконаленні ведення діловодства.
2. Підготовка та оформлення документів
до засідання комісії
2.1. Підготовку матеріалів до засідання комісії, оформленнята доопрацювання прийнятих на її засіданні документів,достовірність документування засідання комісії забезпечує секретаркомісії.
2.2. Проект порядку денного засідання комісії готує секретаркомісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, атакож з урахуванням пропозицій членів комісії, як правило, непізніше ніж за день до засідання.
2.3. Проект порядку денного після його погодження з головоюкомісії секретар комісії в обов'язковому порядку разом зінформацією про час, місце проведення засідання доводить до відомачленів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засіданнякомісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів, і в деньвиборів, референдумів - негайно.
2.4. Про порядок денний засідання комісії та час, місце йогопроведення повідомляються, як правило, не пізніш як за день дозасідання комісії засоби масової інформації та особи, які маютьправо брати участь у засіданні комісії, а також обов'язковоповідомляються особи, запрошені на засідання комісії.
2.5. Комплект матеріалів з питань порядку денного для членакомісії складається з проекту постанови і додатків, якщо такізазначено у тексті постанови (звернення, заява, роз'яснення, план,список, звіт, довідка тощо), а в разі потреби - доповідної запискичлена комісії, який готує питання на розгляд комісії.
2.6. Проект постанови комісії має відповідати чинномузаконодавству України та прийматися в межах повноважень комісії.
Постанова комісії повинна містити:
найменування комісії;
назва постанови;
місце та дату прийняття постанови;
порядковий номер;
мотивувальну частину;
резолютивну частину.
Назва постанови комісії має бути лаконічною та відображати їїосновний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кількапитань, назва може бути узагальненою.
Мотивувальна частина постанови має містити обставини,встановлені комісією, та підстави, що зумовили прийняття постановиз відповідного питання, посилання на закони чи іншінормативно-правові акти або судові рішення, постанову комісіївищого рівня, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.
Резолютивна частина повинна містити відповідне рішеннякомісії, викладене у формі висновку із зазначенням завдань ізаходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання,що розглядається. У разі потреби резолютивна частина може міститивказівки на необхідність доведення її змісту до суб'єктів, на якихпоширюється дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладаєтьсяконтроль за виконанням документа, а також строки його виконання тадодатки.
Резолютивна частина постанови складається з пронумерованихпунктів та підпунктів.
2.7. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разівідсутності потреби внесення поправок до їх тексту голова комісіївчиняє на проекті постанови, що пропонується прийняти, відповіднурезолюцію ("для розгляду на засіданні комісії").
2.8. У разі неможливості з об'єктивних причин податиматеріали до засідання в установлений термін секретар комісіїзавчасно повідомляє про це голову комісії.
2.9. Список запрошених на засідання комісії готує секретаркомісії. У списку зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові,посада запрошених, офіційні назви органів (організації, установи,політичної партії, виборчого блоку партій тощо) або особи, якихвони представляють, а також у зв'язку з розглядом якого питанняпорядку денного вони запрошені.
2.10. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, якіберуть участь у засіданні на запрошення комісії та без запрошення,і перед початком засідання подає голові комісії список цих осіб.
2.11. Голова комісії на початку засідання або початкурозгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії,список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутнімина засіданні комісії без дозволу або запрошення комісії,представників засобів масової інформації.
2.12. Проект порядку денного обговорюється на початкузасідання комісії. При цьому питання, внесене до порядку денного,може бути вилучене з нього за ініціативою членів комісії, про щоприймається окреме рішення.
2.13. Проект порядку денного за пропозиціями членів комісіїта за рішенням комісії може бути доповнено питаннями під час йогообговорення.
2.14. Комісією може також бути прийнято рішення проперенесення додатково запропонованих питань на розгляд нанаступних засіданнях комісії.
2.15. Комісія на вимогу трьох членів комісії від її складу, атакож за рішенням виборчої комісії вищого рівня зобов'язанарозглянути на своєму засіданні питання, що відносяться до їїповноважень, не пізніш як у триденний строк, але не пізніше днявиборів, а в день виборів, крім дільничної виборчої комісії, -невідкладно.
2.16. Проект порядку денного затверджується або відхиляєтьсяпісля його колегіального обговорення за рішенням комісії.
3. Оформлення протоколу засідання комісії
3.1. Обговорення питання і рішення, що розглядається таприймається на засіданні комісії, фіксуються у протоколі засіданнякомісії (далі - протокол), який оформляється на підставі записів,зроблених під час засідання секретарем комісії чи секретаремзасідання комісії за дорученням комісії (додаток 1).
3.2. Протокол має містити такі реквізити: назва документа;порядковий номер; назва виду діяльності комісії - засідання; назвакомісії; дата і місце проведення засідання; загальна кількістьчленів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії,кількість осіб, які беруть участь у засіданні на запрошеннякомісії та без запрошення (у разі потреби до протоколу додаєтьсяреєстраційний листок); порядок денний з формулюванням питань уназивному відмінку. Текст протоколу складається з трьох частин, щопочинаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили"("Постановили").
3.3. Протокол засідання комісії оформляє секретар комісії.
3.4. До протоколу долучаються у вигляді додатків оригіналидокументів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовійформі окремі думки членів комісії, які брали участь у їїзасіданні, але не погоджуються з прийнятим на засіданні комісіїрішенням.
3.5. Протокол засідання комісії підписує головуючий назасіданні та секретар комісії чи особа, виконуюча обов'язкисекретаря, яка визначається на засіданні комісії.
3.6. Протокол засідання комісії надається для ознайомленнячленам комісії не пізніше наступного засідання комісії.
4. Оформлення рішення,
прийнятого на засіданні комісії
4.1. Рішення комісії приймається, як правило, у форміпостанови, що оформляється відповідно до пункту 2.6 цього Порядку(додаток 2).
4.2. З питань поточної діяльності комісія може прийматипротокольні рішення.
4.3. Постанова, протокольне рішення, прийняті на засіданнікомісії, підлягають подальшому оформленню для підписання,надсилання і оприлюднення (у разі якщо документ підлягаєоприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії)протягом одного робочого дня після засідання, якщо інше невстановлено головою комісії.
4.4. При доопрацюванні постанови, протокольного рішеннякомісії секретар комісії вносить до тексту зміни і доповнення,схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.
4.5. Комплектність матеріалів, що додаються до постанови,протокольного рішення, а також реєстрацію їх у відповіднихжурналах із зазначенням реєстраційних номерів на документахзабезпечує секретар комісії.
4.6. Постанова, протокольне рішення, додатки до неї підписуєголова комісії чи головуючий на засіданні, а також секретаркомісії (засідання).
4.7. Залежно від характеру питання, що розглядалося комісією,постанова, протокольне рішення надсилаються суб'єктам та, у разіпотреби, учасникам виборчого процесу і референдумів, органаммісцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади,виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобаммасової інформації, громадянину, якщо його заява, скарга докомісії була предметом розгляду на засіданні, як правило, у деньпідписання постанови, протокольного рішення або не пізніше ранкунаступного дня, а напередодні та в день виборів, референдуму -негайно.
4.8. Постанова, протокольне рішення, прийняті комісією, такожне пізніше ранку наступного дня після засідання комісіївивішується на стенді офіційних матеріалів комісії.
4.9. Постанови та протокольні рішення комісії маютьвідповідно власну нумерацію.
5. Реєстрація та розгляд документів, заяв і скарг,
що надходять до комісії
5.1. При реєстрації та розгляді документів, звернень, щонадходять до комісії, комісія керується законами України "Провибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народнихдепутатів України" ( 2766-14 ), "Про вибори депутатів ВерховноїРади Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про виборидепутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів"( 14/98-ВР ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми"( 1286-12 ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншимизаконами України, постановами Центральної виборчої комісії та цимПорядком.
5.2. Документи, заяви, скарги, що надходять до комісії, маютьправо приймати члени комісії за рішенням комісії, дорученнямголови комісії або особи, яка виконує його обов'язки.
5.3. Заява може бути усною, викладеною громадянином ізаписаним головою, заступником голови, секретарем або членомкомісії на особистому прийомі, чи письмовою, надісланою поштою абопереданою до комісії особисто чи через уповноважену особу, якщо їїповноваження оформлено відповідно до чинного законодавстваУкраїни. Такі заяви реєструються в журналі обліку особистогоприйому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму(додаток 4).
5.4. Документи, заяви, скарги реєструються у день їхнадходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг увиборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3). Документи,що надходять до комісії телеграфним або факсимільним зв'язком чиелектронною поштою, також реєструються.
Не реєструються в комісії анонімні, особисті, поздоровнілисти, запрошення, що надходять на адресу комісії.
5.5. У правій нижній частині першого аркуша документа, заяви,скарги або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (кріммісця, визначеного для підшивки) зазначаються реєстраційний(вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналіреєстрації документів, заяв і скарг, та дата надходження.
5.6. У разі повторного надходження документа, заяви, скаргипісля присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхнійчастині їх першого аркуша робиться напис "повторно".
5.7. Якщо при відкритті конверта з документом, заявою,скаргою виявлено відсутність чи пошкодження документа, заяви,скарги або їх окремих частин, невідповідність номера документа,заяви, скарги номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймаєдокумент, заяву, скаргу, складає акт у двох примірниках, один зяких надсилається відправнику, другий - долучається до документа,заяви, скарги, що залишаються в комісії.
5.8. Документ, заяву, скаргу після реєстрації розглядаєголова комісії, а в разі його відсутності - заступник головикомісії з метою вчинення резолюції щодо їх виконання.
5.9. Документ, заява, скарга щодо порушення законів України"Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народнихдепутатів України" ( 2766-14 ), "Про вибори депутатів ВерховноїРади Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про виборидепутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів"( 14/98-ВР ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми"( 1286-12 ) розглядаються у строки, передбачені відповідно цимизаконами.
5.10. Документ, заява в разі потреби їх додаткової перевіркирозглядаються в десятиденний строк, якщо інше не визначенозаконом, але не пізніше дня проведення виборів, референдуму.
5.11. Не підлягає розгляду (залишається без розгляду)документ, заява без зазначення дати, місця проживання заявника, непідписаний автором (авторами) або за яким неможливо встановитиавторство, за винятком повідомлення про скоєння злочину. Такеповідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справУкраїни, органів прокуратури за місцем розташування комісії.
Не розглядається повторний документ, заява від однієї й тієїж особи з одного й того самого питання, якщо перше вирішено посуті, про що повідомляється особі, яка подала заяву, а також заяваособи, визнаної судом недієздатною.
Документи, заяви, скарги, подані з порушенням порядку істроків, установлених законами України "Про вибори ПрезидентаУкраїни" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України"( 2766-14 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради АвтономноїРеспубліки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про вибори депутатів місцевих радта сільських, селищних, міських голів" ( 14/98-ВР ), "Провсеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), "Про зверненнягромадян" ( 393/96-ВР ), а скарги, оформленні без дотриманнявимог, передбачених відповідним законом про вибори і референдуми,не підлягають розгляду і повертаються листом голови комісії абозаступника голови комісії особі, яка подала заяву, скаргу, звідповідними роз'ясненнями не пізніше як на наступний день післядня їх надходження, а подані напередодні, в день голосування чинаступного дня, - невідкладно.
5.12. Особистий прийом громадян проводиться в порядку,встановленому головою комісії.
5.13. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться вжурналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії такомісії з референдуму (додаток 4).
5.14. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під часособистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку,передбаченому для розгляду письмових звернень.
5.15. Документи, заяви щодо порядку організації та проведеннявиборів, референдумів розглядаються, як правило, на засіданнікомісії. Скарги, подані до комісії, розглядаються виключно назасіданні комісії.
5.16. Контроль за виконанням документів, який передбачаєбезпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік тааналіз результатів виконання документів, що є на контролі,дотримання установленого терміну, здійснює секретар комісії.
Про виконання документів робиться відмітка у відповіднійграфі журналу реєстрації документів, заяв і скарг та журналуобліку особистого прийому громадян.
5.17. Розглянуті документи, заяви, скарги, що надійшли докомісії, передаються секретарю комісії для подальшого формуваннясправи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатурисправ.
5.18. Про виконання документа секретар комісії інформуєголову комісії.
6. Підготовка і оформлення вихідних документів
6.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою,стисло, аргументовано, що забезпечує чітке й однозначне сприйняттяінформації, яка міститься в ньому.
У відповіді на документ, заяву обов'язково зазначаєтьсяпосилання на номер і дату документа, заяви.
6.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а вразі його відсутності - заступник голови комісії із зазначеннямвідповідно прізвища, ініціалів.
6.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердженнядокумента зазначається цифрами, як правило, при оформленні листів,довідок, звернень тощо (30.03.2004) або цифрами та словами приоформленні постанов, протокольних рішень комісії та фінансовихдокументів (30 березня 2004 року).
6.4. Назва установи, організації, осередку політичної партіїу вихідних документах комісії зазначається в називному відмінку,наприклад:
Київська міська рада
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі,найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада,прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:
Начальнику Управління
Міністерства внутрішніх справ
України у Вінницькій області
ІВАНЕНКУ С.М.
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертогоадресатів не пишеться.
Адреса зазначається у правій верхній частині документа.
6.5. Реквізит "Адресат" одному кореспонденту містить повнуадресу, що повинна відповідати правилам користування поштовимзв'язком, наприклад:
Редакція газети "Український шлях"
79066, м. Львів, вул. Левицького, 67
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаютьсяпрізвище та ініціали одержувача, а потім його поштова адреса,наприклад:
СЕРГІЄНКУ В.П.
майдан Незалежності, 1, кв. 3,
м. Хмельницький, 80077
6.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправленьабо доповнень без застережень не допускається. У випадку внесеннявиправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитисявідповідні застереження особою, яка підписала цей документ.
6.7. Телеграми та інші вихідні документи надсилаються запідписом голови комісії, заступника голови комісії.
7. Відправлення вихідних документів
7.1. Вихідні документи відправляє секретар комісії у день їхпідписання або не пізніше наступного робочого дня.
Кореспонденція особистого характеру, не пов'язана звиконанням службових обов'язків у комісії, відправленню непідлягає.
7.2. Вихідні документи виготовляються в кількості примірниківвідповідно до числа адресатів. Копія вихідного документаобов'язково залишається в комісії та зберігається для включення їїдо відповідної справи, оформленої згідно із затвердженоюноменклатурою справ.
7.3. Документ надсилається або передається адресату післяйого реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг увиборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3).
У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаютьсяреєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номерузапису в журналі реєстрації, та дата відправлення.
7.4. При відправленні вихідних документів перевіряється:
правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіхреквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додаткахдо нього;
наявність у документі посилання на додатки;
відповідність кількості примірників вихідного документакількості адресатів.
7.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому жадресату, вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) іззазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладенихдокументів.
7.6. Якщо документ надсилається кільком адресатам, товиготовляється і відправляється відповідна кількість копійдокумента.
7.7. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг виборчоїкомісії та комісії з референдуму зазначаються номер вихідногодокумента, дата відправлення, назва або короткий зміст документа.
7.8. Залежно від характеру і терміновості відправленнядокументи надсилаються адресату поштою, спец-, фельдзв'язком,передаються телеграфом тощо. Терміновість відправлення документіввизначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступникголови комісії.
У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату,з дозволу голови комісії, допускається видача документіввідповідним уповноваженим особам адресата під розписку.
8. Використання та зберігання печатки,
штампа комісії
8.1. Відповідно до законодавства України про вибори тареферендуми комісія має печатку, штамп затверджених Центральноювиборчою комісією зразків.
8.2. Печатка використовується в комісії для засвідченнядостовірності документів або відповідності копій документіворигіналам.
8.3. Відтиск печатки комісії ставиться на документах комісіїпісля їх підписання. При цьому відтиск печатки повинен охоплюватичастину назви посади особи, яка підписує документ.
8.4. Печатка, штамп комісії повинні зберігатися у сейфі чиметалевій шафі у приміщенні комісії.
8.5. Відповідальність за правильність використання тазберігання печатки, штампа покладається на голову (у разі йоговідсутності - заступника голови) комісії.
8.6. У разі втрати печатки, штампа голова комісії опубліковуєв місцевих засобах масової інформації повідомлення про недійсністьзагубленої печатки чи штампа комісії.
8.7. Печатки, штампи територіальних, окружних виборчихкомісій відповідно по виборах Президента України, виборах народнихдепутатів України, комісії Автономної Республіки Крим, обласних,міських міст Києва та Севастополя комісій з всеукраїнськогореферендуму передаються на зберігання відповідно до СекретаріатуВерховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, Київської таСевастопольської міських рад.
8.8. Дільничні виборчі комісії з виборів Президента України,народних депутатів України, комісії з всеукраїнського референдумупередають виборчі скриньки, кабіни для голосування, методичнулітературу, що є в їх розпорядженні, на зберігання до сільських,селищних, міських (міст, де немає районних рад), районних у містахрад, а печатки та штампи - до обласних рад через територіальні,окружні виборчі комісії.
( Пункт 8.8 розділу 8 в редакціїПостанови Центральної виборчої комісії N 35 ( v0035359-05 ) від02.02.2005 )
9. Упорядкування номенклатури справ
9.1. У кожній комісії всі документи за ознакою подібності їхзмісту і належності формуються у справи за встановленоюноменклатурою справ (систематизованим переліком) і зберігаютьсявідповідно до цього Порядку. Номенклатура справ складається длястворення єдиної системи обліку, систематизації, опису та пошукудокументів за їх змістом та видом, а також відбору документів назберігання.
9.2. У комісії використовують Типову номенклатуру справ(додаток 5), в якій встановлено склад справ з єдиною системоюіндексації.
За Типовою номенклатурою справ кожна комісія складаєіндивідуальну номенклатуру справ.
9.3. Номенклатуру справ комісії підписує секретар комісії тазатверджує голова комісії.
9.4. Сформовані нові справи, не передбачені у Типовійноменклатурі, додатково вносяться до затвердженої номенклатурисправ комісії. Усі зміни та доповнення вносяться до номенклатурисправ за погодженням з головою комісії.
10. Формування і оформлення справ комісії
для передачі на зберігання
до державної архівної установи
10.1. Відповідно до затвердженої номенклатури справ комісіїсекретар комісії організовує роботу з формування виконанихдокументів у справи та для передачі їх на зберігання довідповідної державної архівної установи.
10.2. При формуванні документів у справи перевіряютьсяправильність віднесення їх до цієї справи, якість оформлення танаявність на документах підписів, віз, дат, облікових(реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис"До справи" тощо. Невідповідно оформлені документи мають бутидооформлені та долучені до справи.
Не допускається включення до справи документів, що за змістомне відповідають назві справи.
10.3. При формуванні справ документи постійного татимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справизгідно з їх змістом. Невиконані документи у справи непідшиваються, а повертаються виконавцю для виконання тавідповідного оформлення. Кожна справа не повинна перевищувати 250аркушів. У разі більшого обсягу документів справа формується вкількох томах (частинах).
10.4. Рішення комісії формуються у справі в хронологічномупорядку їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом звідповідними додатками до них.
10.5. Протоколи засідань комісії формуються у справі вхронологічному порядку проведення засідань.
10.6. До переліку документів, що стосуються одного засідання,належать: протокол засідання комісії; рішення, що долучаються допротоколу, з відповідними додатками та матеріалами до них.Сторінки названих документів нумеруються наскрізно.
10.7. Справа з листування формується в хронологічному порядкуза датами реєстрації вихідного документа, при цьому вихіднийдокумент підшивається після вхідного.
10.8. Звернення громадян і документи щодо їх розглядуформуються у справі окремо від листування з інших питань. Кожнезвернення і документи щодо його розгляду групуються окремо ісистематизуються у справі в алфавітному порядку прізвищ авторівзвернень.
10.9. Оформлення справи для передачі на зберігання довідповідної державної архівної установи складається з визначенняназви справи відповідно до номенклатури справ комісії, щозаноситься на титульний аркуш, а також складення внутрішньогоопису, нумерації аркушів.
10.10. Перед підшиванням справи перевіряється правильність їїоформлення та належність документів до цієї справи, наявністьпідписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію івиконання документів, а також наявність додатків.
Підшивка робиться так, щоб можна було вільно читати текстдокумента, резолюції та візи.
10.11. Титульний аркуш справи оформляється за встановленимзразком (додаток 6). На ньому відповідно до номенклатури справзазначається фактичний перелік документів, включених до справи.
Усі написи на титульному аркуші виконуються розбірливо, безскорочень.
10.12. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем управій верхній частині аркуша документа.
10.13. У справах постійного зберігання складається внутрішнійопис, що містить відомості про документ або групу документів зодного питання (додаток 7), та підшивається на початку справи.
10.14. Документи тимчасового зберігання складаються в папки(швидкозшивачі) різного типу.
10.15. Після припинення повноважень комісії на всі завершеній оформлені справи постійного та тимчасового зберіганняскладаються відповідні описи справ згідно з установленою формою(додатки 8, 9). Описи справ постійного зберігання складаються утрьох примірниках, а тимчасового зберігання - у двох.
10.16. Описи справ складає секретар комісії. Перед складаннямописів справ секретар комісії повинен отримати у відповіднійдержавній архівній установі номери фонду та описів справ.
10.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справвідповідно до номенклатури справ.
У кінці опису робиться підсумковий запис про кількістьвнесених до опису справ.
10.18. Опис підписує секретар комісії та затверджує головакомісії.
11. Передача документації комісії
на зберігання до державної архівної установи
11.1. Документи дільничної виборчої комісії, дільничноїкомісії з референдуму, зазначені в пункті 11.2 цього Порядку,передаються до державної архівної установи відповідно черезвиборчу комісію, комісію з референдуму вищого рівня.
11.2. Після завершення підрахунку голосів на виборчійдільниці, дільниці для голосування під час проведення референдумудільнична виборча комісія, дільнична комісія з референдуму негайнонадсилає до виборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівнявідповідно такі документи:
протокол про підсумки голосування по виборах ПрезидентаУкраїни (перший і другий примірники), а за наявності - івідповідні примірники протоколу з поміткою "Уточнений" разом зпакетами виборчих бюлетенів та контрольних талонів, спискамивиборців і предметами, а також, за наявності, окремими думкамичленів комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами іскаргами та рішеннями, ухваленими комісією в результаті їхрозгляду;
протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниців багатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі по виборахнародних депутатів України (перший і другий примірники) разом зпакетами з виборчими бюлетенями, контрольними талонами іпредметами, списками виборців, а також, за наявності, окремимидумками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі,актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією;
протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниців одномандатному виборчому окрузі по виборах народних депутатівУкраїни (перший примірник) разом з пакетами з виборчимибюлетенями, контрольними талонами і предметами, списками виборців,а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії,викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами тарішеннями, прийнятими комісією;
протокол про результати підрахунку голосів, запакованібюлетені для голосування і списки громадян, які мають право братиучасть у референдумі.
11.3. Протоколи засідань дільничної виборчої комісії,дільничної комісії з референдуму, журнал реєстрації документів ізвернень, журнал обліку особистого прийому громадян та іншідокументи, що не передаються на державне зберігання, знищуються впорядку, зазначеному в розділі 12 цього Порядку.
Акти про знищення документів надсилаються відповідно довиборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівня до завершенняроботи комісії.
11.4. Територіальна, окружна виборча комісія, районна, міська(міст обласного значення), районна в містах Києві, Севастополікомісія з всеукраїнського референдуму передає на зберігання домісцевої державної архівної установи відповідно такі документи:
списки виборців;
виборчі бюлетені разом з контрольними талонами;
списки виборців для проведення голосування;
за наявності - списки виборців для повторного голосування;
списки громадян України, які мають право брати участь уреферендумі;
акти, заяви, скарги про порушення вимог відповідного законупри проведенні голосування і підрахунку голосів;
акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню вдержавній архівній установі.
11.5. Після офіційного опублікування результатів голосуваннята підсумків виборів, результатів референдуму територіальна,окружна виборча комісія, комісія Автономної Республіки Крим,обласна, міська міст Києва та Севастополя з всеукраїнськогореферендуму передають на зберігання відповідно до Державногоархіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державногоархіву області, міст Києва та Севастополя такі документи:
протоколи засідань територіальної, окружної виборчої комісії,виборчої комісії Автономної Республіки Крим, комісій АвтономноїРеспубліки Крим, обласної, міської міст Києва та Севастополя зреферендуму з додатками до протоколу засідання комісії,передбаченими відповідним законом;
рішення комісії;
протоколи окружної виборчої комісії про реєстрацію кандидатіву народні депутати України, облікові картки кандидатів у народнідепутати України;
рішення відповідного органу про утворення виборчих дільниць,дільниць для голосування під час проведення референдуму;
протокол територіальної виборчої комісії про прийняття відЦентральної виборчої комісії виборчих бюлетенів по виборахПрезидента України;
протокол територіальної виборчої комісії про передачувиборчих бюлетенів по виборах Президента України дільничнимвиборчим комісіям;
протоколи відповідних дільничних виборчих комісій пропідрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;
протоколи відповідних дільничних комісій з референдуму пропідсумки голосування;
протокол територіальної виборчої комісії про підсумкиголосування у відповідному територіальному виборчому окрузі;
протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування вбагатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі в межаходномандатного виборчого округу;
протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування водномандатному виборчому окрузі;
копія рішення (постанови) окружної виборчої комісії прорезультати виборів народних депутатів України в одномандатномувиборчому окрузі;
протокол комісії Автономної Республіки Крим, обласних,міських міст Києва та Севастополя комісій з всеукраїнськогореферендуму про результати підрахунку голосів;
перші примірники протоколів районних, міських (міст обласногозначення) комісій з всеукраїнського референдуму про результатипідрахунку голосів;
фінансові звіти про джерела надходжень коштів до виборчихфондів;
трудові та господарські угоди комісії;
фінансовий звіт комісії про надходження, витрати коштівДержавного бюджету України, коштів республіканського бюджетуАвтономної Республіки Крим, що відповідно виділяються напідготовку та проведення виборів, референдумів;
акти перевірок використання коштів Державного бюджетуУкраїни, коштів республіканського бюджету Автономної РеспублікиКрим;
бухгалтерська документація (включаючи документи первинногообліку);
акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню вдержавній архівній установі;
інші документи відповідно до законів України про вибори іреферендуми.
11.6. Передача документації комісії до Державного архіву приРаді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архівувідповідної області, міст Києва та Севастополя, відповіднихмісцевих державних архівних установ здійснюється за описами справта актом приймання-передачі встановленого Державним комітетомархівів України зразка, один примірник якого передається доЦентральної виборчої комісії, другий - залишається у відповіднійдержавній архівній установі.
11.7. Протоколи засідань та рішення виборчих комісій щодовиборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міськихголів зберігаються в органах, що утворили відповідні виборчікомісії, протягом трьох років, після чого передаються вустановленому порядку на зберігання до місцевих державних архівів.
Виборчі бюлетені зберігаються в територіальних виборчихкомісіях до прийняття ними рішень про обрання депутатів місцевихрад, сільських, селищних, міських голів і знищуються вустановленому порядку після закінчення визначених законом строківоскарження в суді рішень комісії про підсумки виборів.
11.8. Інші документи виборчих комісій щодо виборів депутатівмісцевих рад та сільських, селищних, міських голів зберігаються ворганах, що утворили відповідні виборчі комісії, протягом чотирьохроків, після чого знищуються в установленому порядку.
11.9. Документи щодо проведення місцевого референдумупередаються на зберігання або знищуються в порядку, встановленомузаконодавством України.
11.10. Відповідна державна архівна установа забезпечує доступдо документації щодо виборів, референдумів у порядку,встановленому законодавством України.
12. Порядок знищення документації комісії,
що не підлягає зберіганню
у державній архівній установі
Після закінчення строку повноважень комісії, строкузберігання документів в органах, які утворили відповідні комісії,документи, що втратили практичне значення, і такі, що непідлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі,знищуються, про що складається комісією або органом, який зберігавцю документацію, відповідний акт. Акт про знищення документівкомісії, що містить конкретний перелік, підписує секретар тазатверджує голова комісії за погодженням з відповідною державноюархівною установою.
Знищення справ і документів здійснюється шляхом спалення, алетільки після затвердження відповідного акта.
В.о. секретаря Центральної виборчої комісії М.ОХЕНДОВСЬКИЙ
Додаток 2
до Порядку ведення діловодства
виборчих комісій та комісій з референдуму
Зразок
_______________________________________________
(назва виборів, референдуму)
_______________________________________________
(дата проведення виборів, референдуму)
_______________________________________________
(назва виборчої комісії, комісії з референдуму)
_______________________________________________
(назва регіону, виборчого округу)
П О С Т А Н О В А