видів актових записів цивільного стану
1 - актовий запис про народження;
1 П - поновлений актовий запис про народження;
2 - актовий запис про смерть;
3 - актовий запис про шлюб;
4 - актовий запис про розірвання шлюбу;
5 - актовий запис про зміну імені;
6 П - поновлені актові записи цивільного стану (про смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені).
Додаток 5
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 9 розділу III)
_______________________________
(найменування відділу державної
реєстрації актів цивільного стану)
КНИГА
обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
Том № ______________
Розпочато _____________
Закінчено ___________
N
з/п | Дата надходження або вибуття | Найменування адміністративно-
територіальної одиниці (район, місто, район у місті, селище, село, повіт, волость тощо) | Назва, № і дата документа, що підтверджує надходження
(вибуття) документів | Надходження документів | Вибуття документів | Примітка |
| кількість справ постійного зберігання | кількість справ постійного зберігання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом у ______________ році надійшло __________________________________________ справ
(цифрами і словами)
(наводяться дані за графою 5);
вибуло ____________________________________________ справ (наводяться дані за графою 6).
(цифрами і словами) |
Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану |
________
(підпис) |
___________________
(ініціали, прізвище) |
| Дата |
( додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 6
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 11 розділу III)
________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану) | ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
Фонд № _____________
Опис № ______________
справ постійного зберігання*
за ________ рік |
N
з/п | Індекс справи** та умовний знак | Заголовок справи (тому, частини)*** | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| початкова | кінцева |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
До опису внесено _________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № __________ по № _________________, у тому числі:
літерні номери ________________________________________________________________________;
пропущені номери _____________________________________________________________________ |
___________________________
(посада особи, яка склала опис) | ____________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
___________________________
(дата) | | |
| СХВАЛЕНО | СХВАЛЕНО |
Протокол засідання ЕК
міжрегіонального управління | Протокол засідання ЕПК державного
архіву |
| ____ ________ ______ № ____ | _____ ________ ____ № ____ |
____________
* Книга державної реєстрації актів цивільного стану (метрична книга).
** Умовний знак виду актового запису цивільного стану (метричного запису), включеного до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.
*** Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги. |
( додаток 6 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 7
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 3 розділу IV)
_____________________________________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № ___
наявності та стану справ постійного зберігання
Фонд ____________________________
(назва фонду) |
| Перевіряння проводили | _____________
(дата) | ____________
(посада) | ____________
(підпис) | _________________________
(ініціали, прізвище) | |
| | _____________
(дата) | ____________
(посада) | ____________
(підпис) | _________________________
(ініціали, прізвище) | |
| | _____________
(дата) | ____________
(посада) | ____________
(підпис) | _________________________
(ініціали, прізвище) | |
| Номери описів | Кількість справ (од. зб.) опису за обліковими докумен-
тами | Номери невияв-
лених справ | Літерні номери | Пропущені номери | Кількість справ (описаних), що є в наявності | Номери справ (од. зб.), що потребують | Номери справ, документи яких мають невиправні пошко-
дження | Примітки |
внесені до опису, але не враховані у підсумко-
вому записі | не внесені до опису, але враховані у підсумко-
вому записі | враховані у підсумко-
вому записі | не враховані у підсумко-
вому записі | дезінфекції | дезінсекції | реставрації |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Разом
______________________________________________________________________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
Аркуш склали: |
____________________________________________
(посада) | ______________
(підпис) | _______________________________
(ініціали, прізвище) |
____________________________________________
(посада) | ______________
(підпис) | _______________________________
(ініціали, прізвище) |
____________________________________________
(посада) | ______________
(підпис) | _______________________________
(ініціали, прізвище) |
( додаток 7 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 8
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 6 розділу IV)
________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану) | ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
перевіряння наявності
та стану справ постійного зберігання |
Фонд № ____________, назва фонду ______________________________________________________
Перевіряння проводилося з _____________________________ по _____________________________
(дата) (дата)
Перевірянням встановлено:
1. Внесено до описів _____________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
2. Не виявлено в наявності ________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
3. Мають літерні номери __________________________________________________________ справ,
(цифрами і словами) |
| з них: | |
| а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому записі | ____________ справ;
(цифрами) |
| б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому записі | ____________ справ.
(цифрами) |
| 4. Пропущено номерів: | |
| а) врахованих у підсумковому записі | ____________ справ;
(цифрами) |
| б) не врахованих у підсумковому записі | ____________ справ.
(цифрами) |
| 5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів | ____________ справ.
(цифрами) |
| 6. Разом з числа внесених до описів у наявності є | ____________ справ,
(цифрами) |
| з них: | |
| а) потребують дезінфекції і дезінсекції | ____________ справ;
(цифрами) |
| б) невиправно пошкоджені | ____________ справ;
(цифрами) |
| в) потребують реставрації | ____________ справ.
(цифрами) |
7. Не внесених до описів __________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є
_______________________________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
9. Характеристика умов зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
| Перевіряння проводили | | |
______________________________
(посада) | _______________
(підпис) | ______________________________
(ініціали, прізвище) |
______________________________
(посада) | _______________
(підпис) | ______________________________
(ініціали, прізвище) |
______________________________
(посада) | _______________
(підпис) | ______________________________
(ініціали, прізвище) |
______________________________
(дата) | | |
( додаток 8 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 9
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 8 розділу IV)
| ЗАТВЕРДЖУЮ | ЗАТВЕРДЖУЮ |
________________________________________
(посада керівника відділу державної
реєстрації актів цивільного стану) | ________________________________________
(посада керівника державного архіву) |
____________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище) | ____________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище) |
____________
(дата) | ____________
(дата) |
| М. П. | М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
приймання-передавання
справ (документів)
на постійне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".
У зв'язку із ___________________________________________________________________________
(закінченням строків зберігання, ліквідацією установи тощо)
______________________________________________________________________________ передає,
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
а ____________________________________________________________________________ приймає
(найменування державного архіву)
документи фонду № _______, ____________________________________________________________
(назва фонду)
за _____________________________ роки, а також довідковий апарат до них: |
N
з/п | N і назва опису | Кількість примірників опису | Кількість справ | Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Номери відсутніх справ __________________________________________________________________
Всього прийнято _________________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
_________________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
___________________________________
(дата) | Приймання здійснив:
_________________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
___________________________________
(дата) |
( додаток 9 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 10
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 8 розділу IV)
________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану) | ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
про невиправні пошкодження
справ (документів)
Фонд № ___________
Назва фонду ___________________________________________________________________________
У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи: |
N
з/п | N опису | N справи (документа) | Заголовок пошкодженої справи (документа) | Крайні дати справи (документа) | Кількість аркушів справи (документа) | Характер та причини пошкоджень справи (документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом виявлено пошкоджених _____________________________________________________ справ,
(цифрами і словами)
_____________________________________ документів.
(цифрами і словами)
Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _______________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану | | |
_______________
(дата) | | ____________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
міжрегіонального управління
___ ____________ ____ № ___
(дата) | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
___ ____________ ____ № ___
(дата) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву
___ ____________ ____ № ___
(дата) | |
( додаток 10 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 11
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 9 розділу IV)
___________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ
Фонд _________________
(назва фонду)
Опис _________________
(N і назва опису)
| N справи | Заголовок справи | Крайні дати документів справи | Кількість аркушів | Позначки про хід розшуку | Результати розшуку |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
( додаток 11 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 12
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 11 розділу IV)
________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану) | ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Управління державної реєстрації міжрегіонального управління
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
приймання-передавання справ
постійного зберігання
під час зміни керівника відділу
державної реєстрації актів
цивільного стану
Відповідно до наказу ___________________________________________________________________
(найменування міжрегіонального управління)
від ___ ____________ ____ № ___ _________________________________________________ передав,
(ініціали, прізвище)
а ____________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена на підставі
(ініціали, прізвище)
зазначеного наказу, у складі голови ______________________________________________________
(ініціали, прізвище)
і членів комісії ________________________________________________________________________
(ініціали, прізвище)
_____________________________________________________________________________________
(ініціали, прізвище)
документи архіву та обліково-довідковий апарат до них. |
N
з/п | N і назва опису | Кількість примірників опису | Кількість справ | Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прийнято | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом прийнято _________________________________________________________________ справ,
(цифрами і словами)
_________________________________ описів у ________________________________ примірниках.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Стан документів і описів _______________________________________________________________
(загальна характеристика)
_____________________________________________________________________________________
Водночас передаються _________________________________________________________________
(кількість алфавітних журналів, їх стан)
Стан приміщення архівосховища ________________________________________________________
(загальна характеристика)
_____________________________________________________________________________________
Наявність і стан обладнання та інвентарю архівосховища ____________________________________
_____________________________________________________________________________________
(загальна характеристика) |
| Передав | _____________________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
| Прийняв | _____________________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
| Голова комісії | _____________________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
| Члени комісії: | _____________________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
| | _____________________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
____________
(дата) | | | |
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 06.05.2020 р.
№ 1590/5 )
Додаток 13
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 2 розділу V)
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану міжрегіонального управління)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. | ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану управління державної реєстрації
міжрегіонального управління)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
про передачу книг державної реєстрації
актів цивільного стану, метричних книг
та обліково-довідкового апарату до них
У зв'язку із закінченням строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану _____________________________________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління)
передав до відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації _____________________________________________________________________________________
(найменування міжрегіонального управління)
для проведення звіряння та подальшої передачі до державного архіву:
1) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги
(потрібне підкреслити) |
N
з/п | N книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги) | Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги) | Дати складання актових записів цивільного стану (метричних записів) | Кількість аркушів | Примітка |
| початкова | кінцева |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Усього передано _______________________________________________________________________
(цифрами і словами)
книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг;
(потрібне підкреслити)
2) обліково-довідковий апарат до них, електронні носії: |
N
з/п | Найменування обліково-довідкового апарату | Кількість документів обліково-довідкового апарату | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Усього передано ____________________________________ одиниць обліково-довідкового апарату.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
______________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
________________________________
(дата) | Приймання здійснив:
______________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
________________________________
(дата) |
( додаток 13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
Додаток 14
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
(пункт 7 розділу VI)
________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану) | ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
________________
(дата)
М. П. |
АКТ
_______________ № _____
_______________________
(місце складання)
про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду
На підставі ____________________________________________________________________________
(назва і вихідні дані примірної номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________________________________________________________
(назва фонду) |
N
з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (за рік (роки)) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за примірною номенклатурою | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом __________________________________________________ справ за _________________ роки.
(цифрами і словами) |
Керівник відділу державної
реєстрації актів цивільного
стану управління державної реєстрації
міжрегіонального управління
| ____________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
міжрегіонального управління | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву |
| _____________ № ______ | _____________ № ______ |
Описи справ постійного зберігання за __________________ роки схвалено ЕК ________________________________________________________________________ та погоджено з
(найменування міжрегіонального управління)
ЕПК _________________________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ ________________ № ________).
Документи в кількості ______________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою _________________ кг здано в ________________________________________ на переробку за
(найменування установи)
приймально-здавальною накладною від ___ ________________ № ________ або знищено шляхом спалення (потрібне підкреслити). |
______________________________________
(посада особи, яка здала (знищила) документи) | ____________
(підпис) | ________________________
(ініціали, прізвище) |
______________
(дата) | | | |
( додаток 14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р.
№ 1963/5 )
____________