Про порядок замовлення та виготовлення документів про освіту державного зразка для навчальних закладів системи МВС України, обліку і видачі їх карток

Відповідно до Закону України "Про вищу освіту", пунктів 4, 9, 11 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 383 (зі змінами), пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 12 листопада 1997 року № 1260 "Про документи про освіту та вчені звання", пункту 3 Положення про проходження служби рядовим і начальницьким складом органів внутрішніх справ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 липня 1991 року № 114, пункту 2.6 розділу ІІ Порядку замовлення документів про освіту державного зразка, видачі та обліку їх карток, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 10 грудня 2003 року № 811, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 лютого 2004 року за № 201/8800 (у редакції наказу Міністерства освіти і науки України від 13 серпня 2007 року № 737), з метою забезпечення захисту даних про осіб, які перебувають на спеціальному обліку Міністерства внутрішніх справ України,

1. Затвердити Порядок замовлення та виготовлення документів про освіту державного зразка для навчальних закладів системи Міністерства внутрішніх справ України, обліку і видачі їх карток, що додається.

2. Керівникам навчальних закладів, що перебувають у сфері управління МВС України, забезпечити виконання цього наказу.

3. Департаменту матеріального забезпечення (Зінов П.І.), Департаменту фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку (Копитов С.М.) МВС України забезпечити придбання та подальше обслуговування спеціалізованого програмного забезпечення за рахунок та в межах видатків, передбачених на утримання апарату МВС України у 2014 році та в наступних роках.

4. Департаменту кадрового забезпечення МВС України (Дивак М.М.) забезпечити:

1) належне функціонування спеціалізованого програмного забезпечення;

2) подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Лекаря С.І.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до пункту 2.6 розділу ІІ Порядку замовлення документів про освіту державного зразка, видачі та обліку їх карток, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 10 грудня 2003 року № 811, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 лютого 2004 року за № 201/8800 (у редакції наказу Міністерства освіти і науки України від 13 серпня 2007 року № 737) (далі - Загальний порядок).

Цей Порядок установлює процедуру замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка, що виготовляються на основі фотокомп’ютерних технологій для навчальних закладів, що перебувають у сфері управління МВС України (далі - НЗ МВС України).

1.2. Терміни в цьому Порядку вживаються в значеннях, визначених у Законі України "Про захист персональних даних", Загальному порядку та інших нормативно-правових актах.

1.3. Цей Порядок поширюється на документи про освіту, зразки яких затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12 листопада 1997 року № 1260.

1.4. Обробка персональних даних вступників, отримувачів освітніх послуг та випускників НЗ МВС України здійснюється виключно в базах даних, що функціонують у системі Міністерства внутрішніх справ України.

2.1. НЗ МВС України визначають у своїй структурі підрозділ (далі - відповідальний підрозділ) та посадових осіб (далі - відповідальна особа), відповідальних за організацію замовлень (далі - замовлення) на створення документів про освіту державного зразка (далі - документ) та відтворення їх у пластикових картках (далі - картка).

2.2. НЗ МВС України мають підтвердити своє право на організацію Замовлень. Для цього вони не пізніше ніж за сім днів до подання Замовлень подають документи до підрозділу інформаційно-технічного адміністратора державної інформаційно-виробничої системи в галузі освіти (далі - виконавець). Перелік необхідних документів, які подаються навчальним закладом, наведений у додатку 3 до Загального порядку. Зразок відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу подається за формою, наведеною в додатку 4 до Загального порядку, з дотриманням вимог абзацу другого пункту 2.3 розділу ІІ Загального порядку.

2.3. Замовлення створюється за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, яке надається виконавцем, та підтверджується на паперовому носії за формами, наведеними в додатках 7 - 13 та 19 - 22 до Загального порядку.

2.4. У замовленні документ має один із трьох статусів, визначених пунктом 1.4 розділу І Загального порядку.

2.5. Основою для створення первинних та виправлених документів, виготовлення їх карток і дублікатів карток є замовлення в електронному вигляді, створені за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

2.6. Зведене попереднє підтвердження замовлення, де вказується кількість та тип документів, НЗ МВС України подають відповідному уповноваженому органу за формою, наведеною в додатку 33 до Загального порядку.

2.7. Основою для створення замовлення є дані щодо осіб, для яких створюються документи та виготовляються їх картки. Форми документів, що подаються випускниками до відповідального підрозділу, наведені в додатках 23 - 26 до Загального порядку.

2.8. За достовірність та повноту даних, що подає НЗ МВС України, відповідає його керівник.

2.9. Замовлення разом з їх паперовими підтвердженнями подаються особисто відповідальною особою виконавцю в день виготовлення документів на електронних носіях у формі закодованого пакета інформації, яка засвідчена електронним підписом. Після виготовлення карток документів (дублікатів карток) замовлення та їх паперові підтвердження повертаються відповідальній особі.

2.10. Паперові підтвердження замовлень роздруковуються на бланк навчального закладу в єдиному примірнику. Кожна сторінка підтвердження замовлення завіряється особистим підписом керівника НЗ МВС України і печаткою.

Після виготовлення карток документів (дублікатів карток) на кожній сторінці підтвердження замовлення виконавцем проставляється відмітка про виконання замовлення, яка підписується представником виконавця, відповідального за виконання замовлення, та завіряється печаткою.

3.1. Картки документів (дублікати карток) виготовляються виконавцем у день подання замовлення та паперового підтвердження замовлення в присутності відповідальної особи, після звірки виконавцем відповідності даних у замовленні з його паперовим підтвердженням, а також права НЗ МВС України замовляти документи та видавати їх картки.

Під час виготовлення документів виконавець забезпечує захист персональних даних, що містяться у замовленні НЗ МВС України.

3.2. Дата виготовлення документів завчасно узгоджується НЗ МВС України з виконавцем.

3.3. НЗ МВС України подає виконавцю замовлення на виправлення або виготовлення дубліката з дотриманням вимог пункту 3.14 розділу ІІІ, пунктів 5.6 та 5.7 розділу V Загального порядку.

3.4. Усі витрати, пов’язані з повторним виготовленням карток з вини НЗ МВС України, несе НЗ МВС України, а з вини виконавця - виконавець.

3.5. Картка документа, що виправляється, утрачає чинність з моменту подання замовлення на виправлення. Видача картки виправленого документа здійснюється тільки після повернення картки первинного документа.

3.6. Виправлення документів та виготовлення їх дублікатів здійснюється відповідно до пунктів 3.16, 3.17 розділу ІІІ та пунктів 5.1 - 5.4 розділу V Загального порядку.

3.7. При виготовленні дубліката втраченої або пошкодженої картки документа з моменту виготовлення дубліката попередня картка втрачає чинність. Інформація про це заноситься до бази випускників НЗ МВС України.

3.8. Картки документів та дублікати карток видаються виконавцем відповідальним особам у день їх виготовлення відповідно до законодавства.

4.1. Облік карток документів та організацію їх видачі здійснює відповідальний підрозділ з дотриманням вимог пунктів 4.2, 4.3 розділу ІV та пункту 5.9 розділу V Загального порядку.

4.2. З метою виконання своїх функцій відповідальний підрозділ здійснює такі заходи:

1) забезпечує збір даних щодо осіб, для яких створюються документи та виготовляються їх картки;

2) готує звіти щодо виданих та невиданих документів (далі - звіт) та забезпечує їх зберігання;

3) веде базу даних випускників;

4) забезпечує зберігання, видачу та знищення карток.

4.3. Невидані картки або картки, що виправлялися, а також пошкоджені картки, на заміну яких виготовлялися дублікати, підлягають знищенню в установленому законодавством порядку. Інформацію про знищені картки НЗ МВС України надсилають виконавцю.

4.4. Контроль за організацією видачі та обліку карток документів здійснюється структурним підрозділом Міністерства внутрішніх справ України з кадрових питань (далі - кадровий підрозділ МВС України).

4.5. Звіт готується у двох примірниках за формою, установленою у додатках 27 - 29 Загального порядку, та затверджується керівником НЗ МВС України.

Один примірник звіту надсилається до кадрового підрозділу МВС України, інший - зберігається у НЗ МВС України.

4.6. Файли з електронними замовленнями НЗ МВС України також подають до кадрового підрозділу МВС України на електронних носіях або засобами електронного зв’язку в день подання замовлення виконавцю.

4.7. Керівник НЗ МВС України відповідає за правильність видачі документів і додатків до них, за зберігання документів та книги їх реєстрації відповідно до законодавства.