МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
21.11.2024 м. Київ № 3365/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
21 листопада 2024 р. за № 1750/43095
Про затвердження Положення про Центральну комісію Державної архівної служби України з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду
Відповідно до частини першої статті 12 та частини другої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про Центральну комісію Державної архівної служби України з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду, що додається.
2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Кучерявенка М.
| Віце-прем'єр-міністр з питань європейської та євроатлантичної інтеграції України - Міністр юстиції України | Ольга СТЕФАНІШИНА |
| ПОГОДЖЕНО: | |
| Голова Державної архівної служби України | Анатолій ХРОМОВ |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
21 листопада 2024 року № 3365/5
Положення
про Центральну комісію Державної архівної служби України з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду
1. Центральна комісія Державної архівної служби України з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду (далі - Центральна комісія) є постійно діючим органом Державної архівної служби України.
2. У своїй діяльності Центральна комісія керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.
3. Завдання Центральної комісії:
розгляд питань щодо стану державного обліку документів Національного архівного фонду в архівних установах та прийняття рішень щодо його удосконалення;
розгляд питань щодо виконання архівними установами Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду, затвердженої Державною архівною службою України;
розгляд і прийняття рішень щодо результатів діяльності архівних установ з перевіряння наявності та розшуку документів Національного архівного фонду;
розгляд питань, які стосуються фізико-хімічного та технічного стану документів, прийняття рішень щодо результатів проведення архівними установами заходів з метою його покращення;
погодження актів про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено, та актів про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано, надісланих центральними державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, галузевими державними архівами та державними науковими установами, музеями, бібліотеками, які зберігають документи Національного архівного фонду;
погодження списків фондів державних архівних установ у разі зміни індексації;
розгляд проєктів наказів Державної архівної служби України, проєктів нормативних і методичних документів державних архівів з питань контролю за наявністю, станом та розшуком документів, поданих на розгляд Центральної комісії з метою отримання рекомендацій;
затвердження галузевих програм, планів-заходів, перспективних планів з проведення робіт, спрямованих на забезпечення гарантованого збереження документів Національного архівного фонду, у тому числі перевіряння їх наявності та стану, проведення їх фізико-хімічного та технічного оброблення тощо.
4. До складу Центральної комісії входять працівники Державної архівної служби України та керівні працівники архівних установ.
5. У разі потреби на засідання Центральної комісії можуть запрошуватися інші працівники архівної галузі за їх згодою.
6. Центральну комісію очолює перший заступник Голови Державної архівної служби України (далі - голова Центральної комісії).
Заступником голови Центральної комісії призначається керівник самостійного структурного підрозділу Державної архівної служби України, до повноважень якого належать питання забезпечення збереженості та обліку документів Національного архівного фонду.
7. Склад Центральної комісії затверджується наказом Голови Державної архівної служби України.
8. Засідання Центральної комісії проводить її голова, а у разі його відсутності - заступник голови Центральної комісії.
9. Секретар Центральної комісії, за рішенням голови Центральної комісії, забезпечує скликання засідань Центральної комісії, складає протоколи, доводить до відома зацікавлених осіб рішення Центральної комісії.
10. Засідання Центральної комісії скликаються за необхідності і проводяться за наявності більш ніж половини її складу.
11. З метою зняття з обліку документів Національного архівного фонду, причини відсутності яких документально підтверджено, архівними установами на розгляд Центральної комісії подаються належним чином оформлені такі документи:
акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (у двох примірниках);
засвідчені копії документів, що підтверджують причини відсутності справи відповідно до пункту 5.7 глави 5 розділу V Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила).
З метою зняття з обліку документів Національного архівного фонду, причини відсутності яких не встановлено після завершення строку розшуку документів, архівними установами на розгляд Центральної комісії відповідно до пункту 5.8 глави 5 розділу V Правил подаються належним чином оформлені такі документи:
акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (у двох примірниках);
довідка про проведення розшуку запропонованих до зняття з розшуку і обліку документів, в якій детально і ґрунтовно описується перебіг розшуку документів та остаточні його результати, а також зазначається можливість та ступінь можливого відтворення змісту документів;
останній акт перевіряння наявності і стану документів.
Центральна комісія в разі потреби може прийняти рішення щодо витребування в архівних установ завірених копій попередніх актів перевіряння наявності і стану документів та копій дотичних документів (інших актів, аркушів із облікових документів архіву, які підтверджують відсутність документів, що пропонується зняти з обліку).
12. Документи, що надійшли у неповному складі, а також документи, оформлення яких не відповідає вимогам нормативно-правових актів, повертаються архівній установі для доопрацювання та повторного подання.
13. Секретар Центральної комісії завчасно ознайомлює членів Центральної комісії з порядком денним засідання та з представленими на розгляд документами.
14. Член Центральної комісії, який з поважних причин не може бути присутнім на засіданні, але не менш ніж за один день повідомив секретаря Центральної комісії та завчасно був ознайомлений з документами, що будуть запропоновані до розгляду, може подати секретареві Центральної комісії у письмовому вигляді свої зауваження і пропозиції з цього питання. Подані пропозиції і зауваження озвучуються на засіданні Центральної комісії секретарем.
15. Голова Центральної комісії може прийняти рішення про проведення засідання або участь у ньому окремих членів Центральної комісії, інших запрошених осіб у режимі відеоконференції.
Секретар Центральної комісії повідомляє учасників засідання Центральної комісії про спосіб підключення до відеоконференції.
16. Окремі думки членів Центральної комісії, які присутні на засіданні, стосовно прийняття того чи іншого рішення вносяться до протоколу засідання чи додаються в письмовій формі до нього.
17. Рішення Центральної комісії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів Центральної комісії.
18. При рівномірному розподілі голосів голос голови Центральної комісії є вирішальним.
19. Рішення Центральної комісії оформлюються протоколом за підписами голови та секретаря Центральної комісії, який затверджує Голова Державної архівної служби України, після чого воно є обов'язковим для виконання архівними установами.
20. Оформлений протокол секретар Центральної комісії подає на підпис голові Центральної комісії не пізніше ніж через 10 днів після засідання.
21. Рішення Центральної комісії у вигляді витягу з протоколу засідання надсилається заінтересованим архівним установам після затвердження протоколу Головою Державної архівної служби України. Один примірник документів, що розглядалися на засіданні Центральної комісії, повертається архівній установі, питання якої було розглянуто.
22. Після розгляду на засіданні Центральної комісії питань, що стосуються архівного відділу районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, витяг із протоколу надсилається державному архіву, який здійснює контроль за відповідним архівним відділом для звітності, та архівному відділу для виконання.
23. У разі прийняття Центральною комісією за результатами розгляду на її засіданні рішення про необхідність уточнення інформації або надання додаткових відомостей, архівній установі, крім витягу з протоколу, надсилається відповідний запит із встановленими строками. Після надходження витребуваної інформації до Державної архівної служби України розгляд питання поновлюється та виноситься на чергове засідання Центральної комісії.
| Завідувач Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи | Віталій РУДЬ |