Про затвердження Інструкції з організації роботи адресно-довідкових бюро в системі Міністерства внутрішніх справ України

Відповідно до підпункту 11 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.10.2006 N 1383, та з метою забезпечення завдань щодо ведення реєстраційного обліку населення в адресно-довідкових бюро

1. Затвердити Інструкцію з організації роботи адресно-довідкових бюро в системі Міністерства внутрішніх справ України (додається).

2. Державному департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС (Мамонов Є.Д.):

2.1. Організувати вивчення працівниками служби у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС положень цієї Інструкції та забезпечити її виконання.

2.2. Забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МВС від 01.04.2005 N 205 "Про затвердження Інструкції з організації роботи адресно-довідкових бюро в системі Міністерства внутрішніх справ України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.04.2005 за N 430/10710.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра Ворону Д.М.

6. Наказ оголосити особовому складу органів і підрозділів внутрішніх справ.

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок роботи адресно-довідкових бюро (далі - АДБ) в системі Міністерства внутрішніх справ України, видачі довідок про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб в Україні та осіб, розшукуваних правоохоронними органами.

1.2. Адресно-довідкова робота в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі здійснюється АДБ (сектором, відділенням, відділом) і територіальними підрозділами управлінь (відділів) у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб Головного управління Міністерства внутрішніх справ, Управління міністерства внутрішніх справ України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - ГУМВС, УМВС).

1.3. АДБ є підрозділами, які функціонують у складі служби у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб (далі - служба).

1.4. На АДБ покладаються:

1.4.1. Ведення та підтримання в контрольному стані адресно-довідкової картотеки (далі - картотека), що складається з талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб (далі - талони), у межах обслуговування адміністративно-територіальної одиниці; розшукових карток та карток щодо осіб, узятих під адміністративний нагляд (далі - картки).

1.4.2. Видача на запити правоохоронних органів, підприємств, установ, організацій відомостей про реєстрацію місця проживання або місцеперебування громадян.

1.4.3. Видача довідок про реєстрацію місця проживання або місцеперебування громадян за заявою фізичної особи.

Зразок заяви фізичної особи наведено в додатку 1, а зразок довідки про реєстрацію місця проживання - в додатку 2.

1.4.4. Складання довідок про результати роботи адресно-довідкового бюро (додаток 3).

Довідка про результати роботи адресно-довідкового бюро складається щокварталу та надсилається до Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС (далі - ДДГІРФО).

2.1. Розпорядок роботи АДБ установлюється керівництвом ГУМВС, УМВС. Виходячи з оперативної обстановки та штатної чисельності, АДБ працюють у режимі чергування або цілодобово.

2.2. Для обслуговування працівників правоохоронних органів телефоном один раз на квартал установлюються та розсилаються за належністю паролі, які дають право на одержання відомостей з картотеки АДБ в оперативному режимі.

2.3. За листами органів державної влади або правоохоронних органів, надісланих до МВС або ГУМВС, УМВС, у яких зазначаються установчі дані осіб, чиї талони необхідно вилучити з картотеки АДБ, здійснюється їх вилучення.

У загальній картотеці замість заповнених талонів на таких осіб виставляються їх замінники із зазначенням у них лише прізвища, імені, по батькові, дати народження та відмітки про те, що талон зберігається в картотеці начальника АДБ.

Талони повертаються до загальної картотеки після надходження повідомлення про відсутність подальшої необхідності їх окремого зберігання, а листи, що були підставою для вилучення, повертаються з АДБ до МВС, ГУМВС, УМВС.

2.4. У приміщенні АДБ, де розміщена картотека, можуть перебувати лише працівники АДБ або особи, які здійснюють перевірку їх роботи.

3.1. Територіальні підрозділи ДДГІРФО направляють до АДБ талони із супровідним листом, зразок якого наведений у додатку 4, не пізніше ніж у п'ятиденний строк і не рідше двох разів на тиждень.

Супровідні листи того самого дня реєструються у Книзі обліку надходження талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання (додаток 5) для кожного територіального підрозділу окремо. Термін зберігання супровідних листів - один рік.

3.2. Після реєстрації проводиться первинна обробка талонів, під час якої перевіряється їх оформлення, відповідність розмірам (120х105 мм) та здійснюється їх підбір за алфавітом. Після цього талони передаються для розкладки до картотеки.

У разі їх неправильного або нерозбірливого заповнення робляться копії талонів, а оригінали після реєстрації в Журналі обліку талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання, що повертаються на переоформлення до органів внутрішніх справ (додаток 6), повертаються на переоформлення. Копії талонів розкладаються в картотеку в загальному порядку, при цьому наявні в картотеці талони не вилучаються.

Територіальні підрозділи ДДГІРФО зобов'язані протягом 48 годин з часу одержання повернутих талонів унести виправлення в талон або оформити новий талон і повернути його до АДБ з проставленням реєстраційного номера АДБ.

3.3. Обробка і розкладка талонів у картотеку здійснюються працівниками АДБ протягом 72 годин з дня їх надходження.

4.1. Талони підбираються і розкладаються в картотеку в алфавітному порядку. Порядок розкладки талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання наведений у додатку 7.

4.2. Талони реєстрації зберігаються в картотеці до надходження нових талонів стосовно цих осіб, після чого вилучаються і знищуються.

Талони зняття з реєстрації зберігаються в картотеці до надходження талонів реєстрації місця проживання за новою адресою або протягом шести років, після чого вилучаються і знищуються.

Талони зняття з реєстрації, що складені стосовно громадян у зв'язку зі зміною прізвища, імені або по батькові, зберігаються протягом двадцяти років, після чого вилучаються і знищуються.

4.3. Талони реєстрації, складені стосовно осіб у зв'язку з переїздом з одного району до іншого для проживання в межах областей, вкладаються до картотеки з одночасним вилученням та знищенням талона зняття з реєстрації місця проживання за попередньою адресою проживання.

Якщо в картотеці відсутній талон зняття з реєстрації, то до органу внутрішніх справ, указаному в графі "звідки прибув" талона реєстрації, направляється відповідне повідомлення щодо з'ясування факту зняття з реєстрації особи. Талон реєстрації вкладається в картотеку з позначкою "н/з".

4.4. Талони реєстрації, складені стосовно осіб у зв'язку із заміною паспорта, назви вулиць, нумерації будинків, іншими уточненнями, звіряються з попередніми талонами та вкладаються до картотеки з одночасним вилученням попередніх талонів, що були в картотеці.

4.5. Талони зняття з реєстрації місця проживання, складені стосовно осіб, що вибули до нового місця проживання, а також на померлих, ретельно звіряються з даними попереднього талона. У разі виявлення розбіжностей у відомостях про особу талон зняття з реєстрації місця проживання повертається до територіального підрозділу служби для усунення розбіжностей.

Якщо в картотеці відсутній талон реєстрації особи, талон зняття з реєстрації повертається до органу внутрішніх справ, що його склав, для перевірки. Після підтвердження правильності його заповнення талон зняття з реєстрації з позначкою "н/р", яка означає, що талона реєстрації немає, вкладається до картотеки.

4.6. У разі надходження талона зняття з реєстрації особи, стосовно якої в картотеці наявний талон реєстрації із вказаною в ньому іншою адресою проживання, останній вилучається лише після встановлення причини виникнення розбіжностей. Для з'ясування невідповідностей робиться запит до відповідного територіального підрозділу ДДГІРФО.

4.7. Талони реєстрації та зняття з реєстрації іноземців та осіб без громадянства, а також осіб, прийнятих до громадянства України, і реемігрантів (з наявністю в лівому верхньому куті аркуша літери "і") розкладаються в загальну адресно-довідкову картотеку.

4.8. Про всі випадки повернення талонів, уточнення даних, виявлення розбіжностей інформації в талонах, несвоєчасної подачі талонів до АДБ, зазначених у пункті 3.2 глави 3 та пунктах 4.3, 4.5, 4.6 глави 4 цієї Інструкції, щомісяця складається Довідка щодо перевірок та уточнень відомостей у талонах реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання (додаток 8), яка доповідається керівництву територіального органу ДДГІРФО.

5.1. Запити органів державної влади, підприємств, установ, організації та заяви громадян приймаються для розгляду виключно у випадках, передбачених законами України, або за згодою самої особи та мають бути оформлені окремо на кожну особу.

5.2. Відомості про місце проживання на запити органів державної влади, підприємств, установ, організацій надаються протягом трьох робочих днів шляхом проставлення і заповнення відповідних штампів, зразки яких наведено в додатку 9, на зворотному боці запиту, який повертається. Про надані відомостей робиться відповідний запис у Журналі обліку запитів установ, підприємств, організацій та листів громадян, що надходять до адресно-довідкового бюро (додаток 10). Довідки заповнюються чітко, розбірливо, підписуються виконавцем АДБ або проставляється його особистий штамп.

5.3. Листи громадян щодо встановлення місця проживання осіб обліковуються в Журналі обліку запитів установ, підприємств, організацій та листів громадян, що надходять до АДБ, розглядаються в порядку та строк, установлені Законом України "Про звернення громадян".

5.4. На усні та письмові запити правоохоронних органів про зареєстровану адресу житла, крім інформації про реєстрацію осіб, у разі наявності надається інформація щодо їх розшуку. Письмові запити цих органів розглядаються протягом 72 годин.

5.5. Видача відомостей по телефону:

5.5.1. Відомості, що видаються по телефону, реєструються в Журналі щоденного обліку відомостей, наданих по телефону (додаток 11), у якому обліковується загальна кількість виданих відомостей. Відомості про осіб (прізвище, ім'я, по батькові), стосовно яких надходили запити по телефону, реєструються в Журналі чергування працівників адресно-довідкового бюро (додаток 12).

5.5.2. Для уточнення прізвища особи, що перевіряється, у разі необхідності абонентові пропонується передати його за допомогою звукової азбуки. Наприклад, прізвище Лінк передається: Л - Люба, і - Іван, н - Ніка, к - Костя.

5.5.3. Відповіді на телефонні запити даються чітко й розбірливо.

5.6. При виконанні запитів працівники АДБ мають обов'язково використовувати знання алфавіту, особливості побудови картотеки та враховувати всі наявні дані щодо запитуваної особи, передбачати можливі варіанти зміни прізвища, імені та по батькові, а саме:

прізвища можуть бути написані в різних відмінках;

закінчення прізвищ на "сон", "манн" можуть бути замінені відповідно на "со", "ма"; "ко" - на "ку"; "на" - на "ну" тощо;

ім'я перейшло на прізвище без будь-яких змін, а за запитом це встановити неможливо;

ім'я написане в скороченому, розмовному або іншому варіанті.

5.7. На час вилучення з картотеки талона або картки на період виконання запиту або іншого завдання працівник АДБ повинен вкласти до цієї картотеки іменну закладку.

5.8. У разі наявності в картотеці декількох талонів з однаковими установчими даними і відсутності в запиті повних даних його ініціаторові повідомляється про необхідність надання додаткових даних про особу.

5.9. У разі виконання запитів правоохоронних органів з недостатніми установчими даними в разі наявності в картотеці одного або двох талонів на осіб зі схожими даними видається довідка з позначкою "є" та робиться примітка: "Уточніть, чи є дана особа особою, установлюваною вами".

У разі наявності в картотеці більше двох талонів стосовно особи, яка встановлюється, на прохання працівників правоохоронних органів працівником АДБ проводиться вибірка відносно всіх осіб згідно з наявними даними.

5.10. Відомості про реєстрацію місця проживання осіб, талони стосовно яких вилучені з картотеки АДБ до спеціальної картотеки, що зберігається у начальника АДБ, не видаються. При надходженні запитів від громадян, організацій, підприємств, установ ініціаторові повідомляється про відсутність відомостей.

Запити правоохоронних органів доповідаються начальникові АДБ, який повідомляє орган, за чиєю ініціативою талон був вилучений із загальної картотеки.

6.1. Розшукові картки, а також картки на осіб, узятих під адміністративний нагляд, що надійшли до АДБ, обліковуються в Журналі обліку надходження та вилучення розшукових карток та карток стосовно осіб, узятих під адміністративний нагляд (додаток 13).

6.2. Картки розкладаються в картотеку в день надходження. На кожній картці зазначається дата надходження і прізвище працівника, який вклав її в картотеку.

6.3. У разі виявлення під час розкладки карток талона реєстрації місця проживання розшукуваної особи інформація про це повідомляється ініціаторові розшуку і органу внутрішніх справ за місцем реєстрації місця проживання та місцеперебування цієї особи відповідним повідомленням, зразок якого наведений у додатку 14.

6.4. Якщо в картотеці наявний талон зняття з реєстрації особи, яка розшукується, ініціаторові розшуку про це надсилається повідомлення за зразком, наведеним у додатку 15.

6.5. У всіх випадках до картки вноситься запис про направлення повідомлення.

Повідомлення реєструються в Журналі обліку розшукуваних осіб, які встановлені за відомостями адресно-довідкового бюро (додаток 16).

6.6. Картки вилучаються з картотеки на підставі повідомлення про припинення розшуку управління (відділу) інформаційних технологій ГУМВС, УМВС та інших правоохоронних органів протягом двох діб, а в разі відсутності повідомлення - через один рік після надходження картки.

Повідомлення реєструються в Журналі обліку надходження та вилучення розшукових карток та карток стосовно осіб, узятих під адміністративний нагляд, та зберігаються в АДБ протягом п'яти років.

За відсутності в картотеці картки, яка підлягає вилученню, складається контрольна картка із зазначенням у ній реквізитів повідомлення про вилучення (номер, дата, хто направив). Контрольна картка вкладається в картотеку і зберігається в ній до знаходження картки, але не більше одного року.

6.7. Картки стосовно осіб, узятих під адміністративний нагляд, вилучаються з картотеки після закінчення строку, на який вони були виставлені, або в разі надходження повідомлення про їх вилучення.

1. Талони підбираються і розкладаються в картотеку в алфавітному порядку.

2. Талони стосовно осіб, прізвища яких починаються з однакової літери, підбираються згідно з алфавітом на другу літеру прізвища, потім - на третю і т.д.

Наприклад: Авраменко, Андрієнко, Антипов, Бєлов, Бойко, Бондар і т.д.

3. Талони з однаковими прізвищами розкладаються в картотеку в послідовному порядку з додержанням алфавіту за іменами та по батькові.

Наприклад: Артеменко Олександр Андрійович;

4. У разі збігу прізвищ, імен та по батькові талони розкладаються за роками народження в порядку зменшення, а потім - в алфавітному порядку за містами, районами і населеними пунктами місця народження.

Наприклад: Бондар Іван Петрович, 1978 р.н.;

5. Талони стосовно осіб, що мають подвійні прізвища, складаються у двох примірниках і виставляються в картотеку у двох місцях. При розкладці щоразу береться до уваги лише перше прізвище.

Наприклад: Антоненко-Петров і Петров-Антоненко. У першому випадку розкладається як Антоненко, у другому - як Петров.

Талони з прізвищами, схожими за написанням і вимовою, зберігаються разом.

Наприклад: Чайкін - Гайкін, Шевеленко - Щевеленко, Фоменко - Хоменко.

При об'єднанні таких прізвищ менша кількість талонів приєднується до більшої, а до картотеки вкладаються покажчики із зазначенням, які саме прізвища і куди приєднано. Такі об'єднання здійснюються лише за вказівкою начальника АДБ.

6. При розкладці талонів і в роботі з картотекою слід керуватися такими правилами:

6.1. Подвоєні приголосні літери вважати за одну. Буквосполучення "ій" вважати як "і".

Наприклад: Філіппов - Філіпов, Тійк - Тік;

6.2. Літера "е" в першому складі прізвища підкладається на літеру "и".

Наприклад: Семененко - Симененко, Кретов - Критов;

6.3. Талони з прізвищами, що починаються на літеру "о", а також "о" у першому та другому складі, підкладаються на літеру "а".

Наприклад: Орленко - Арленко, Совінов - Савінов, Ваношин - Ванашин;

6.4. Буква "й" підкладається як "і".

Наприклад: Йооритс - Іаритс, Маіоров - Майоров.

Літера "е" як початкова, так і наступна в прізвищах, іменах та по батькові підкладається як "є".

Наприклад: Енквіст - Єнквіст, Елеонора - Єлєонора.

6.5. Прізвища із закінченням на "ов" вкладаються як "ев" лише після шиплячих, після інших приголосних вони вкладаються без змін.

Наприклад: Щипачов - Щипачев, Балашов - Балашев.

Прізвища із складовою частиною (тер, шах), частками, артиклями та іншими службовими словами (де, дю, ле тощо) об'єднуються.

Наприклад: Шах Назаров - Шахназаров, Тер Акопян - Теракопян, Де Вальє - Девальє, Дю Гар - Дюгар.

Окреме написання складових частин китайських, корейських, в'єтнамських прізвищ при вкладенні в картотеку до уваги не береться.

Наприклад: Дун Кі Ан - Дункіан, Чон До Ін - Чондоін, Фунг Ван Кунг - Фунванкунг, Нгуєн Доа - Нгуєндоа, Кан Хі Вон - Канхівон.

6.6. В іранських прізвищах складова частина (син, дочка, огли, заде) до уваги не береться.

Наприклад: Саїда дочка Башира, прізвище - Башир, ім'я - Саїда.

6.7. Іспанські прізвища вкладаються: перше слово як прізвище, останнє - як ім'я.

Наприклад: Родрігес Сабатель Есекіель підкладається як Родрігес Есекіель, а Сабатель до уваги не береться.

На всі інші іноземні прізвища талони складаються за двома першими іменами.

Наприклад: Юсеф Насер Ель Дін Мохамед Ахмед, прізвище - Юсеф, ім'я - Насер, інше до уваги не береться.