Про затвердження Інструкції з організації роботи адресно-довідкових бюро в системі Міністерства внутрішніх справ України

З метою забезпечення завдань щодо ведення реєстраційного обліку населення в адресно-довідкових бюро відповідно до підпункту 11 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого Указом Президента України від 17.10.2000 N 1138,

1. Затвердити Інструкцію з організації роботи адресно-довідкових бюро в системі Міністерства внутрішніх справ України (додається).

2. ДДГІРФО (Радутний С.І.) МВС України організувати вивчення працівниками служби у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС України положень цієї Інструкції та забезпечити її виконання.

3. ДДГІРФО (Радутний С.І.) МВС України забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра внутрішніх справ України полковника міліції Рудіка В.М.

5. Наказ оголосити особовому складу органів і підрозділів внутрішніх справ.

1.1. Адресно-довідкова робота в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі здійснюється адресно-довідковими бюро і територіальними підрозділами управлінь (відділів) у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб ГУМВС, УМВС України.

1.2. Адресно-довідкові бюро (далі - АДБ) є підрозділами, які функціонують у складі служби у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб (далі - служба).

1.3. АДБ розташовуються на перших поверхах будівель в ізольованих приміщеннях з капітальними стінами, надійними перекриттями та оббитими металом вхідними дверима. Вони мають бути обладнані приймальнями для громадян, оперативних працівників, приміщеннями для картотек площею не менше ніж 10 кв. м на кожного працівника, ґратами на вікнах та засобами охоронно-пожежної сигналізації.

1.4. На АДБ покладається:

1.4.1. Ведення та підтримання в контрольному стані адресно-довідкової картотеки (далі - картотека), що складається з талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб (далі - талони), у межах обслуговування адміністративно-територіальної одиниці; розшукових карток та карток на осіб, узятих під адміністративний нагляд (далі - картки);

1.4.2. Видача на запити підприємств, установ, організацій і фізичних осіб виключно у випадках, передбачених законами України, або за згодою особи, якої стосується запит, довідок про реєстрацію місця проживання або місце перебування громадян.

Надання платних послуг щодо видачі довідок здійснюється відповідно до Переліку платних послуг, які можуть надаватися службою громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 квітня 2003 року N 478.

Зразок заяви фізичної особи наведено в додатку 1, а зразок довідки - в додатку 2;

1.4.3. Складання довідок про результати роботи адресно-довідкового бюро за формою, наведеною в додатку 3.

Довідки про результати роботи адресно-довідкового бюро складаються щоквартально, за 6 місяців та за рік надсилаються до Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб.

2.1. Начальник АДБ:

2.1.1. Здійснює загальну організацію та керівництво роботою підлеглих працівників, контролює дотримання розпорядку роботи, вживає заходів до найбільш повного використання можливостей АДБ для встановлення розшукуваних осіб, забезпечує належне виконання запитів правоохоронних органів;

2.1.2. Планує роботу, узагальнює позитивний досвід і вносить пропозиції щодо поліпшення роботи АДБ;

2.1.3. Відповідає за матеріальні цінності;

2.1.4. Вносить пропозиції щодо проекту кошторису на наступний рік, бере участь у його розробленні, здійснює контроль за використанням виділених коштів;

2.1.5. Забезпечує дотримання вимог чинного законодавства щодо збереження і нерозголошення наявної в картотеці інформації конфіденційного характеру про особу, контролює режим доступу до цієї інформації, безпосередньо вживає заходів до запобігання її втраті, знищенню та викривленню;

2.1.6. Веде картотечний облік талонів, вилучених із загальної картотеки;

2.1.7. Контролює додержання працівниками встановленого режиму роботи, дисципліни і законності. Проводить перевірку за фактами порушень, вживає відповідних заходів реагування;

2.2. Заступник начальника АДБ:

2.2.1. Розглядає запити правоохоронних органів, установ, підприємств, організацій, листи громадян, які надходять до АДБ, контролює своєчасність та якість їх виконання;

2.2.2. Аналізує роботу АДБ, складає відповідні довідки;

2.2.3. Складає графіки чергувань працівників АДБ;

2.2.4. За дорученням начальника АДБ видає довідки на осіб, талони на яких вилучені із загальної картотеки;

2.2.5. Організує та забезпечує відповідно до Переліку платних послуг, які можуть надаватися службою громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 квітня 2003 року N 478, надання платних послуг юридичним і фізичним особам.

2.3. Старший картотекар/картотекар:

2.3.1. Проводить облік, перевіряє якість оформлення талонів, розшукових карток. Повертає неправильно або нерозбірливо оформлені документи та здійснює контроль за їх своєчасним поверненням;

2.3.2. Контролює своєчасність оброблення і правильність розкладки та вилучення з картотеки талонів, розшукових карток, виконання запитів;

2.3.3. Готує повідомлення на осіб, які перебувають у розшуку і за обліками АДБ встановлені;

2.3.4. Виконує окремі доручення начальника або його заступника.

2.4. Інші працівники АДБ, незалежно від кількісного складу, розподіляються за групами або бригадами, до функціональних обов'язків яких входить:

2.4.1. Первинна обробка талонів і карток;

2.4.2. Розкладка талонів і карток у картотеку;

2.4.3. Обслуговування громадян, підприємств, установ та організацій, які безпосередньо звертаються до АДБ.

2.5. Група (бригада) первинної обробки:

2.5.1. Підбирає за алфавітом талони, картки, що надходять до АДБ, перевіряє правильність їх заповнення;

2.5.2. Складає копії на неправильно і нерозбірливо заповнені талони, повертає оригінали органу внутрішніх справ для усунення недоліків, а копії передає на розкладку до картотеки;

2.5.3. Виконує заяви громадян та запити правоохоронних органів, установ, підприємств і організацій.

2.6. Група (бригада) розкладки:

2.6.1. Розкладає в картотеку талони і картки та вилучає їх у разі потреби;

2.6.2. Виконує заяви громадян та запити установ, підприємств і організацій;

2.6.3. Надає довідки на запити правоохоронних органів телефоном;

2.7. Група обслуговування надає довідки на запити громадян, які безпосередньо звертаються до АДБ.

2.8. У кожній групі (бригаді) призначається старший групи (бригадир). В АДБ може бути створено декілька груп (бригад) розкладки.

2.9. Працівники АДБ мають чітко виконувати свої функціональні обов'язки та в разі їх порушення несуть дисциплінарну відповідальність.

3.1. Розпорядок роботи АДБ встановлюється керівництвом ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, місті Києві та Київській області, УМВС в областях та місті Севастополі. Виходячи з оперативної обстановки та штатної чисельності, АДБ працюють у режимі чергування або, у разі потреби, цілодобово.

3.2. Для обслуговування працівників правоохоронних органів телефоном один раз на квартал установлюються та розсилаються за належністю паролі, які дають право на одержання відомостей з картотеки АДБ в оперативному режимі.

3.3. За листами органів влади або правоохоронних органів, надісланими на адреси МВС або ГУМВС, УМВС України, у яких зазначаються установчі дані на осіб, чиї талони з певних причин необхідно вилучити з картотеки АДБ, здійснюється їх вилучення.

У загальній картотеці замість заповнених талонів на таких осіб виставляються їх замінники із зазначенням у них лише прізвища, імені, по батькові, дати народження та відмітки про те, що талон зберігається в картотеці начальника АДБ.

Талони повертаються до загальної картотеки після надходження повідомлення про відсутність подальшої необхідності їх окремого зберігання, а листи, що були підставою для вилучення, повертаються до МВС, ГУМВС, УМВС України.

3.4. У приміщенні АДБ, де розміщена картотека, можуть перебувати лише працівники АДБ або особи, які здійснюють перевірку їх роботи.

4.1. Територіальні підрозділи служби направляють до АДБ талони із супровідним листом, зразок якого наведено в додатку 4, не пізніше ніж у п'ятиденний термін з дня прийняття рішення по заяві особи і не рідше 2 разів на тиждень.

Супровідні листи того ж дня реєструються в книзі обліку надходження талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання (додаток 5) для кожного територіального підрозділу окремо. Термін зберігання супровідних листів - 1 рік.

4.2. Після реєстрації проводиться первинна обробка талонів, під час якої перевіряється якість їх оформлення, відповідність встановленим розмірам (120х105 мм) та здійснюється їх підбір за алфавітом. Після цього талони передаються для розкладки до картотеки.

У разі їх неправильного або нерозбірливого заповнення складаються копії талонів, а оригінали після реєстрації в Журналі обліку талонів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання, що повертаються на переоформлення до органів внутрішніх справ (додаток 6), повертаються на переоформлення. Копії талонів розкладаються в картотеку в загальному порядку, при цьому наявні в картотеці талони не вилучаються.

Територіальні органи і підрозділи служби зобов'язані внести виправлення в талон або протягом 48 годин з часу його одержання оформити новий талон і повернути його до АДБ з проставленням реєстраційного номера АДБ.

4.3. Оброблення і розкладка талонів у картотеку здійснюються працівниками АДБ протягом 72 годин з дня їх надходження.

5.1. Талони підбираються і розкладаються в картотеку в алфавітному порядку.

5.2. Талони на осіб, прізвища яких починаються з однакової літери, підбираються згідно з алфавітом на другу літеру прізвища, потім - на третю і т.ін.

Наприклад: Авраменко, Андрієнко, Антипов, Бєлов, Бойко, Бондар і т.ін.

5.3. Талони з однаковими прізвищами розкладаються в картотеку в послідовному порядку з додержанням алфавіту за іменами та по батькові.

Наприклад: Артеменко Олександр Андрійович

Артеменко Олександр Петрович

Артеменко Олексій Васильович

5.4. У разі збігу прізвищ, імен та по батькові талони розкладаються за роками народження в порядку зменшення, а потім - в алфавітному порядку за містами, районами і населеними пунктами місця народження.

Наприклад: Бондар Іван Петрович, 1978 р.н.,

Бондар Іван Петрович, 1976 р.н.,

уродженець м. Києва

Бондар Іван Петрович, 1976 р.н.,

уродженець м. Полтави

Бондар Іван Петрович, 1976 р.н.,

уродженець с. Сенькове Куп'янського р-ну

Харківської області.

5.5. Талони реєстрації зберігаються в картотеці до надходження нових талонів на цих осіб, після чого вилучаються і знищуються.

Талони зняття з реєстрації зберігаються в картотеці до надходження талонів реєстрації місця проживання за новою адресою або протягом шести років, після чого вилучаються та знищуються.

Талони зняття з реєстрації, що складені на громадян у зв'язку зі зміною прізвища, імені або по батькові, зберігаються протягом двадцяти років, після чого вилучаються і знищуються.

5.6. Талони на осіб, що мають подвійні прізвища, складаються у двох примірниках і виставляються в картотеку у двох місцях. При розкладці щоразу береться до уваги лише перше прізвище.

Наприклад: Антоненко-Петров і Петров-Антоненко. У першому випадку розкладається як Антоненко, у другому - як Петров.

Талони з прізвищами, схожими за написанням і вимовою, зберігаються разом.

Наприклад: Чайкін - Гайкін, Шевеленко - Щевеленко, Фоменко - Хоменко.

При об'єднанні таких прізвищ менша кількість талонів приєднується до більшої, а до картотеки вкладаються покажчики, які саме прізвища і куди приєднано. Такі об'єднання здійснюються лише за вказівкою начальника АДБ.

5.7. При розкладці талонів і в роботі з картотекою слід керуватися такими правилами:

5.7.1. Подвоєні приголосні літери вважати за одну. Буквосполучення "ій" вважати як "і".

Наприклад: Філіппов - Філіпов, Тійк - Тік;

5.7.2. Літера "е" в першому складі прізвища підкладається на літеру "и".

Наприклад: Семененко - Симененко, Кретов - Критов;

5.7.3. Талони з прізвищами, що починаються на літеру "о", а також "о" у першому та другому складі, підкладаються на літеру "а".

Наприклад: Орленко - Арленко, Совінов - Савінов, Ваношин - Ванашин;

5.7.4. Буква "й" підкладається як "і".

Наприклад: Йооритс - Іаритс, Маіоров - Майоров.

Літера "е" як початкова, так і наступна в прізвищах, іменах та по батькові підкладається як "є".

Наприклад: Енквіст - Єнквіст, Елеонора - Єлєонора;

5.7.5. Прізвища із закінченням на "ов" підкладаються як "ев" лише після шиплячих, після інших приголосних вони підкладаються без змін.

Наприклад: Щипачов - Щипачев, Балашов - Балашев.

Прізвища із складовою частиною (тер, шах), частками, артиклями та іншими службовими словами (де, дю, ле і т. ін.) об'єднуються.

Наприклад: Шах Назаров - Шахназаров, Тер Акопян - Теракопян, Де Вальє - Девальє, Дю Гар - Дюгар.

Окреме написання складових частин китайських, корейських, в'єтнамських прізвищ при вкладенні в картотеку до уваги не береться.

Наприклад: Дун Кі Ан - Дункіан, Чон До Ін - Чондоін, Фунг Ван Кунг - Фунванкунг, Нгуєн Доа - Нгуєндоа, Кан Хі Вон - Канхівон;

5.7.6. В іранських прізвищах складова частина (син, дочка, огли, заде) до уваги не береться.

Наприклад: Саїда дочка Башира, прізвище - Башир, ім'я - Саїда;

5.7.7. Іспанські прізвища підкладаються: перше слово як прізвище, останнє - як ім'я.

Наприклад: Родрігес Сабатель Есекіель підкладається як Родрігес Есекіель, а Сабатель до уваги не береться.

На всі інші іноземні прізвища талони складаються за двома першими іменами.

Наприклад: Юсеф Насер Ель Дін Мохамед Ахмед, прізвище - Юсеф, ім'я - Насер, інше до уваги не береться.

5.8. Талони реєстрації, складені на осіб у зв'язку з переїздом з одного району до іншого для проживання в межах областей, вкладаються до картотеки з одночасним вилученням та знищенням талона зняття з реєстрації місця проживання за попередньою адресою.

Якщо в картотеці відсутній талон зняття з реєстрації, то до органу внутрішніх справ, указаного в графі "звідки прибув" талона реєстрації направляється відповідне повідомлення щодо з'ясування факту зняття з реєстрації особи. Талон реєстрації вкладається в картотеку з позначкою "н/з".

5.9. Талони реєстрації, складені на осіб у зв'язку із заміною паспорта, назви вулиць, нумерації будинків, іншими уточненнями, звіряються з попередніми талонами та вкладаються до картотеки з одночасним вилученням попередніх талонів, що були в картотеці.

5.10. Талони зняття з реєстрації місця проживання, складені на осіб, що вибули до нового місця проживання, а також на померлих, ретельно звіряються з даними попереднього талона. У разі виявлення розбіжностей у відомостях про особу талон зняття з реєстрації місця проживання повертається до територіального підрозділу служби для усунення розбіжностей. Якщо в картотеці відсутній талон реєстрації на особу, талон зняття з реєстрації повертається до органу внутрішніх справ, що його склав, для перевірки. Після підтвердження правильності його заповнення талон зняття з реєстрації з позначкою "н/р", яка означає, що талона реєстрації немає, вкладається до картотеки.

5.11. У разі надходження талона зняття з реєстрації на особу, на яку в картотеці наявний талон реєстрації із вказаною в ньому іншою адресою, останній вилучається лише після встановлення причини розбіжностей. У разі необхідності з'ясування невідповідностей запитується відповідний орган.

5.12. Талони реєстрації та зняття з реєстрації на іноземців та осіб без громадянства, а також на осіб, прийнятих до громадянства України, і реемігрантів (з наявністю в лівому верхньому кутку листка літери "і") розкладаються в загальну адресно-довідкову картотеку.

6.1. Запити установ, підприємств, організацій та громадян приймаються для розгляду виключно у випадках, передбачених законами України, або за згодою особи, якої стосується запит, та мають бути оформлені окремо на кожну особу.

6.2. Довідки на запити підприємств, установ, організацій виконуються протягом 5 діб і видаються шляхом проставлення і заповнення відповідних штампів (додаток 7) на зворотному боці запиту, який повертається. Про видані довідки здійснюється відповідний запис у Журналі обліку запитів установ, підприємств, організацій та листів громадян, що надходять до АДБ (додаток 8). Довідки заповнюються чітко, розбірливо, підписуються виконавцем або проставляється його особистий штамп.

6.3. Листи громадян щодо встановлення місця проживання осіб обліковуються в Журналі обліку запитів установ, підприємств, організацій та листів громадян, що надходять до АДБ, розглядаються в порядку та в установлені законом строки. Термін їх зберігання після виконання складає 2 місяці.

6.4. На усні та письмові запити правоохоронних органів, крім інформації про реєстрацію осіб, у разі наявності надається інформація щодо їх розшуку. Письмові запити цих установ розглядаються протягом 72 годин.

6.5. Видача довідок правоохоронним органам телефоном:

6.5.1. Довідки, що наводяться телефоном, реєструються в Журналі щоденного обліку довідок, виданих телефоном (додаток 9), у якому обліковується загальна кількість виданих довідок. Дані на осіб (прізвище, ім'я, по батькові), відносно яких надходили запити телефоном, реєструються в Журналі чергувань працівників АДБ (додаток 10). Термін зберігання журналів, наведених у додатках 9 і 10, - 3 місяці;

6.5.2. Для уточнення прізвища особи, що перевіряється, у разі необхідності абонентові пропонується передати його за допомогою звукової азбуки. Наприклад: прізвище Лінк передається як Л - Люба, і - Іван, н - Ніка, к - Костя;

6.5.3. Відповіді на телефонні запити правоохоронних органів даються чітко й розбірливо.

6.6. При виконанні запитів працівники АДБ мають обов'язково використовувати знання алфавіту, особливості побудови картотеки та враховувати всі наявні дані щодо запитуваної особи, передбачати можливі варіанти зміни прізвища, імені та по батькові, а саме:

прізвища можуть бути написані в різних відмінках;

закінчення прізвищ на "сон", "манн" можуть бути замінені на "со", "ма", "ко" - на "ку", "на" - на "ну" відповідно і т.ін.;

ім'я перейшло на прізвище без будь-яких змін, а за запитом це встановити неможливо;

ім'я написане в скороченому, розмовному або іншому варіанті.

6.7. У разі необхідності вилучення з картотеки талона або картки на період виконання запиту або іншого завдання працівник АДБ повинен вкласти до цієї картотеки іменну закладку.

6.8. У разі наявності в картотеці декількох талонів з однаковими установчими даними і відсутності в запиті повних даних його ініціаторові повідомляється про необхідність надання додаткових даних на особу.

6.9. У разі виконання запитів правоохоронних органів з недостатніми установчими даними в разі наявності в картотеці одного або двох талонів на осіб зі схожими даними видається довідка з позначкою "є" та зазначається примітка: "Уточніть, чи є дана особа встановлюваною вами".

У разі наявності в картотеці більше 2 талонів на особу, що встановлюється, на прохання працівників правоохоронних органів працівником АДБ проводиться вибірка на всіх осіб згідно з наявними даними.

6.10. Довідки про адреси реєстрації місця проживання осіб, талони на яких вилучені з картотеки АДБ, не видаються. При надходженні запитів від громадян, організацій, підприємств, установ у разі вилучення талона з картотеки АДБ, ініціаторові повідомляється про відсутність відомостей.

6.11. Запити правоохоронних органів доповідаються начальникові АДБ. Останній повідомляє орган, за чиєю ініціативою талон був вилучений із загальної картотеки, і діє згідно з відповіддю ініціатора вилучення талона щодо надання відомостей.

7.1. Розшукові картки, а також картки на осіб, узятих під адміністративний нагляд, що надійшли до АДБ, обліковуються в Журналі обліку надходження та вилучення розшукових карток та карток на осіб, узятих під адміністративний нагляд (додаток 11).

7.2. Картки розкладаються в картотеку в день надходження. На кожній картці зазначається дата надходження і прізвище працівника, який вклав її в картотеку.

7.3. Розкладка карток проводиться з урахуванням можливих змін зазначеного в них прізвища з метою виявлення в картотеці талона реєстрації місця проживання на вказану особу.

У разі виявлення такого талона інформація про розшукувану особу повідомляється ініціаторові розшуку і органу внутрішніх справ за місцем реєстрації місця проживання/перебування цієї особи відповідним повідомленням (додаток 12).

7.4. Якщо в картотеці наявний талон зняття з реєстрації на розшукувану особу, ініціаторові розшуку про це надсилається відповідне повідомлення (додаток 13).

7.5. У всіх випадках до картки вноситься запис про направлення повідомлення.

Повідомлення реєструються в Журналі обліку розшукуваних осіб, які встановлені за відомостями АДБ (додаток 14).

7.6. Картки вилучаються з картотеки на підставі повідомлення про припинення розшуку управління (відділу) інформаційних технологій ГУМВС, УМВС України та інших правоохоронних органів протягом 2 діб, а в разі відсутності повідомлення - через 1 рік після надходження картки.

Повідомлення реєструються в журналі обліку надходження та вилучення розшукових карток та карток на осіб, взятих під адміністративний нагляд, та зберігаються в АДБ протягом 5 років.

За відсутності в картотеці картки, яка підлягає вилученню, складається контрольна картка із зазначенням у ній реквізитів повідомлення про вилучення (номер, дата, хто направив). Контрольна картка вкладається в картотеку і зберігається в ній до знайдення картки, але не більше одного року.

7.7. Картки на осіб, взятих під адміністративний нагляд, вилучаються з картотеки після закінчення строку, на який вони були виставлені, або в разі надходження повідомлення про їх вилучення.