назва нотаріального округу)
прийняв(ла) заяву капітана _______________________________________
(назва і прапор судна, його належність,
__________________________________________________________________
власник, приписка, реєстраційний номер, час прибуття в порт,
__________________________________________________________________
прізвище, ім'я, по батькові капітана, його громадянство,
місце реєстрації або переважного проживання)
про подію, яка мала місце "___" ________ ___ року під час плавання
(стоянки) судна.
Подія, за заявою капітана, полягає в тому, що _______________
_________________________________________________________________.
Відповідно до статті 95 Закону України "Про нотаріат" я
ознайомився(лась) із даними суднового журналу, поданого мені
капітаном "___" _________ ____ року, і опитав(ла) про обставини
події самого капітана та свідків із числа членів суднової команди,
в тому числі осіб командного складу, які показали:
1. _________________________________________________________.
(зазначаються прізвище, ім'я, по батькові капітана
і зміст його показань, які ним підписуються)
2. __________________________________________________________
(зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, посада,
громадянство, місце проживання
_________________________________________________________________.
свідка і зміст його показань, які ним підписуються)
3. _______________________.
(те саме)
4. _______________________.
(те саме)
5. _______________________.
(те саме)
Зареєстровано в реєстрі за N ____
Стягнуто ________________________
(державного мита, плати)
Печатка Нотаріус Підпис
Форма N 81
Посвідчувальний напис на довіреності за участю юридичної особи
Місто (село, селище, район, область (Автономна Республіка
Крим)), Україна _________________________________________________.
(число, місяць, рік словами)
Ця довіреність посвідчена мною, _________________, нотаріусом
(прізвище, ініціали)
_________________________________________________________________.
(найменування державної нотаріальної контори,
назва нотаріального округу)
Довіреність вчинена від імені _______________________________
_________________________________________________________________,
(найменування юридичної особи, посада, прізвище, ім'я,
по батькові представника)
який підписав її в моїй присутності.
Особу громадянина, який підписав довіреність, встановлено,
дієздатність перевірено.
Правоздатність та дієздатність ______________________________
(найменування юридичної особи)
і повноваження представника перевірено.
Зареєстровано в реєстрі за N ____
Стягнуто ________________________
(державного мита, плати)
Печатка Нотаріус Підпис
( Додаток 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 8
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
3. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
4. Інформація, надіслана до відома.
5. Навчальні плани, програми (копії).
6. Тарифи (копії).
7. Поздоровчі листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Квартальні звіти.
10. Форми статистичної звітності.
Додаток 9
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора Адресат
Приватний нотаріус
АКТ
___________ N ____________
__________________________
(місце складання)
Про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта)
Підстава: Правила ведення нотаріального діловодства,
затверджені наказом Міністерства юстиції України від ______ N ___.
Складений _______________________________________________________
(найменування державної нотаріальної контори(архіву),
________________________________________________________________.
прізвище та ініціали приватного нотаріуса)
Присутні: _______________________________________________________
(посади, прізвища та ініціали)
"___" __________ 20_____р. ______________________________________
(назва організації, від якої надійшов пакет)
__________________________________ надійшов пакет, в якому при
розкритті не виявлено таких вкладень: ___________________________
(назва і номери документів, яких не вистачає)
_________________________________________________________________
________________________________________________________________.
Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається
відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Посада Підпис Ініціали, прізвище
(Приватний нотаріус)
Додаток 10
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
----------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Кореспондент,|Короткий зміст|Резолюція або| Позначка|
|з/п|надходження|дата та номер| | кому і коли | про |
| | та | одержаного | | направлено |виконання|
| | індекс | документа | | документ |документа|
| | документа | | | | |
|---+-----------+-------------+--------------+-------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
( Додаток 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 11
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
------------------------------------------------------------------
| N |Дата та індекс |Кореспондент|Короткий зміст| Позначка про |
|з/п | документа | | | виконання |
| | | | | документа |
|----+---------------+------------+--------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 11 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 12
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА
реєстрація наказів з адміністративно-господарських питань
------------------------------------------------------------------
| N |Дата видання | Номер |Короткий зміст|Виконавець|Примітка|
|з/п | наказу | наказу | | | |
| | | | | | |
|----+-------------+----------+--------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 13
до Правил ведення
нотаріального діловодства
РЕЄСТРАЦІЙНІ ШТАМПИ
***************************************
* Приватний нотаріус *
***************************************
* нотаріального *
***************************************
* округу * 16
*************************************** мм
* (прізвище та ініціали) *
* дата *
* *********************************
* індекс *
* ******************************
***************************************
41,5 мм
***************************************
* державна *
***************************************
* нотаріальна контора * 16
*************************************** мм
* *
* дата *
* *********************************
* індекс *
* ******************************
***************************************
41,5 мм
***************************************
* державний *
***************************************
* нотаріальний архів * 16
*************************************** мм
* *
* дата *
* *********************************
* індекс *
* ******************************
***************************************
41,5 мм
Додаток 14
до Правил ведення
нотаріального діловодства
РОЗНОСНА КНИГА
для місцевої кореспонденції
----------------------------------------------------------------------------
| N | Найменування | Кому | Дата і | Дата | Прізвище, |Розписка |
|з/п|кореспонденції|адресовано|вихідний |одержання| ініціали та | про |
| | | документ | номер |документа|посада особи, |одержання|
| | | |документа| | яка одержала |документа|
| | | | | |кореспонденцію| |
|---+--------------+----------+---------+---------+--------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------------
( Додаток 14 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 15
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА
справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
------------------------------------------------------------------------------------
|Індекс|Заголовок справи |Кількість|Строки зберігання| Примітка |
| справ| (наряду) | справ | і статті за | |
| | | (томів) | переліком | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| 01 - Адміністративно-господарська діяльність |
|----------------------------------------------------------------------------------|
|01-01 |Накази Міністерства| | Доки не мине | |
| |юстиції України, | | потреба | |
| |Головного | | | |
| |управління юстиції | | | |
| |Міністерства | | | |
| |юстиції в | | | |
| |Автономній | | | |
| |Республіці Крим, | | | |
| |головних управлінь | | | |
| |юстиції у областях,| | | |
| |містах Києві та | | | |
| |Севастополі з | | | |
| |питань основної | | | |
| |діяльності та з | | | |
| |особового складу | | | |
| |(копії) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-02 |Накази державної | | 3 роки | |
| |нотаріальної | | ст. 16-г | |
| |контори, приватного| | | |
| |нотаріуса з | | | |
| |адміністративно- | | | |
| |господарських | | | |
| |питань | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-03 |Нормативно-правові | |До заміни новими | |
| |акти щодо | | ст. 18-б | |
| |здійснення | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |діяльності, | | | |
| |методичні вказівки | | | |
| |та рекомендації, | | | |
| |інформаційні листи | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-04 |Протоколи | | 5 років | |
| |виробничих нарад | | ст. 11 | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-05 |Квартальні плани | | 5 років ст. 153 | |
| |та звіти про їх | | | |
| |виконання | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-06 |Накази та інші | | 75 років | |
| |документи з | | | |
| |особового складу | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-07 |Статистичні звіти | | 10 років | |
| |про вчинені | | ст. 298-б | |
| |нотаріальні дії, | | | |
| |стягнення | | | |
| |державного мита, | | | |
| |плати за вчинення | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
| |тощо | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-08 |Первинні документи | | 3 роки(1) |(1)За умови завершення |
| |та додатки до них, | | ст. 315 |перевірки органами |
| |що фіксують факт | | |державної податкової служби|
| |виконання | | |з питань дотримання |
| |господарських | | |податкового законодавства. |
| |операцій і є | | |У разі виникнення спору, |
| |підставою для | | |розбіжностей, слідчих і |
| |записів у реєстрах | | |судових справ - |
| |бухгалтерського | | |зберігаються до винесення |
| |обліку та | | |остаточного рішення. |
| |податкових записах | | | |
| |(касові, банківські| | | |
| |документи, | | | |
| |повідомлення | | | |
| |банків, акти про | | | |
| |приймання, здавання| | | |
| |і списання майна, | | | |
| |матеріалів, | | | |
| |квитанції і | | | |
| |накладні з обліку | | | |
| |товарно- | | | |
| |матеріальних | | | |
| |цінностей, авансові| | | |
| |звіти тощо) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-09 |Документи (довідки,| | 5 років | |
| |акти, доповідні | | ст. 110, 342 | |
| |записки) про | | | |
| |результати | | | |
| |перевірок державної| | | |
| |нотаріальної | | | |
| |контори, приватного| | | |
| |нотаріуса | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-10 |Документи (довідки,| | Доки не мине | |
| |аналізи) з | | потреба | |
| |узагальнення | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |практики | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-11 |Документи з грифом | | ЕК | |
| |"Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-12 |Документи (акти, | | 3 роки | |
| |звіти, листи, | | ст. 36Д | |
| |заявки) з | | | |
| |обліку, зберігання | | | |
| |та витрачання | | | |
| |спеціальних бланків| | | |
| |нотаріальних | | | |
| |документів та | | | |
| |спеціальних бланків| | | |
| |інформаційної | | | |
| |системи | | | |
| |Міністерства | | | |
| |юстиції України | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-13 |Документи (акти, | | 3 роки | |
| |квитанції) про | | ст. 36Д | |
| |знищення печаток і | | | |
| |штампів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-14 |Листування з | | 5 років | |
| |юридичними та | | ст. 30, 69 | |
| |фізичними особами з| | | |
| |питань нотаріальної| | | |
| |діяльності | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-15 |Особові справи | | Постійно | |
| |осіб, які | | | |
| |перебувають у | | | |
| |трудових відносинах| | | |
| |з приватним | | | |
| |нотаріусом | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-16 |Акти приймання- | | 5 років | |
| |передавання з | | ст. 55-а | |
| |усіма документами | | | |
| |та додатками, | | | |
| |складені при | | | |
| |зміні завідувача | | | |
| |державної | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |контори, особи, | | | |
| |відповідальної за | | | |
| |ведення | | | |
| |нотаріального | | | |
| |діловодства | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-17 |Акти приймання- | | 5 років | |
| |передавання з | | ст. 55-а | |
| |усіма документами | | | |
| |та додатками, | | | |
| |складені при | | | |
| |заміщенні | | | |
| |приватного | | | |
| |нотаріуса, | | | |
| |зупиненні | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |діяльності | | | |
| |приватного | | | |
| |нотаріуса, тощо | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-18 |Журнал реєстрації | | Постійно | |
| |фактів заміщення | | | |
| |нотаріуса | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-19 |Особові рахунки | | 75 років | |
| |працівників | | ст. 316-а | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-20 |Книга обліку | | Постійно | Перехідна |
| |оприбуткування | | | |
| |спеціальних бланків| | | |
| |документів | | | |
| |інформаційної | | | |
| |системи | | | |
| |Міністерства | | | |
| |юстиції України | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-21 |Документи (запити, | | 3 роки | |
| |вимоги, заяви, | | | |
| |витяги, | | | |
| |інформаційні | | | |
| |довідки тощо) щодо | | | |
| |внесення відомостей| | | |
| |до Єдиних та | | | |
| |Державних реєстрів | | | |
| |інформаційної | | | |
| |системи | | | |
| |Міністерства | | | |
| |юстиції України та | | | |
| |надання інформації | | | |
| |за даними Єдиних та| | | |
| |Державних реєстрів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-22 |Книга реєстрації | | Постійно | Перехідна |
| |наказів з особового| | | |
| |складу | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-23 |Книга реєстрації | | 3 роки | |
| |наказів з | | ст. 100-б | |
| |адміністративно- | | | |
| |господарських | | | |
| |питань | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-24 |Журнал реєстрації | | 3 роки ст. 100-б| Перехідна |
| |вхідних документів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-25 |Журнал реєстрації | | 3 роки ст. 100-б| Перехідна |
| |вихідних документів| | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-26 |Журнал обліку | | 3 роки (1) |Перехідна (1) |
| |викликів нотаріуса | | | |
| |для вчинення | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
| |поза приміщенням | | | |
| |державної | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |контори, | | | |
| |приміщенням, яке є | | | |
| |робочим місцем | | | |
| |(конторою) | | | |
| |приватного | | | |
| |нотаріуса | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-27 |Розносна книга для | | 1 рік(1) |(1)Після закінчення книги |
| |місцевої | | ст. 101 | |
| |кореспонденції | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|01-28 |Книга обліку | | Доки не мине |(1)Перехідна |
| |літератури | | потреба(1) | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| 02 - Вчинення нотаріальних дій |
|----------------------------------------------------------------------------------|
|02-01 |Договори відчуження| | 75 років | |
| |житлових будинків | | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-02 |Договори про | | 75 років | |
| |відчуження | | ЕПК | |
| |земельних ділянок | | | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-03 |Договори відчуження| | 75 років | |
| |квартир та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-04 |Договори про | | 75 років | |
| |відчуження іншого | | ЕПК | |
| |нерухомого майна та| | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-05 |Договори довічного | | 75 років | |
| |утримання (догляду)| | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-06 |Договори про | | 75 років | |
| |приватизацію | | ЕПК | |
| |державного чи | | | |
| |комунального майна | | | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-07 |Договори про | | 75 років | |
| |заставу (іпотеку) | | ЕПК | |
| |майна та документи,| | | |
| |на підставі яких | | | |
| |вони посвідчувались| | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-08 |Договори відчуження| | 25 років | |
| |транспортних | | | |
| |засобів та | | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-09 |Договори оренди | | 75 років | |
| |земельних ділянок | | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-10 |Інші договори | | 75 років | |
| |(засновницькі | | ЕПК | |
| |договори, установчі| | | |
| |акти, договори | | | |
| |відчуження рухомого| | | |
| |майна, оренди, | | | |
| |позики, управління | | | |
| |майном тощо) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-11 |Шлюбні договори | | 75 років | |
| | | | ЕПК | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-12 |Заповіти (у тому | | 75 років | |
| |числі секретні | | ЕПК | |
| |заповіти) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-13 |Спадкові договори | | 75 років | |
| |та документи, на | | ЕПК | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувалися | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|