МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 14.11.2011 N 3319/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 листопада 2011 р.
за N 1299/20037
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 3267/5 від 18.11.2016 )
Про затвердження Порядку ведення архіву реєстраційних справ
Відповідно до частини четвертої статті 14 Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок ведення архіву реєстраційних справ, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.
4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2012 року.
| Міністр ПОГОДЖЕНО: Перший заступник Голови Державної реєстраційної служби України В.о. Голови Державної архівної служби України | О.Лавринович І.І.Завальна В.М.Воронін |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
14.11.2011 N 3319/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 листопада 2011 р.
за N 1299/20037
ПОРЯДОК
ведення архіву реєстраційних справ
I. Загальні положення
1.1. Цей Порядок визначає процедуру передавання до архіву та зберігання в архіві (далі - архів) закритих реєстраційних справ щодо об'єктів нерухомого майна, що утворилися в результаті діяльності органів державної реєстрації прав.
1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень", "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та інших нормативно-правових актах.
1.3. Архіви є складовими частинами архівних підрозділів головних управлінь юстиції в містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі - управління юстиції).
II. Оформлення реєстраційних справ
2.1. Реєстраційна справа має бути сформована з дотриманням вимог, встановлених законодавством.
2.2. Оформлення реєстраційної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
2.3. З метою забезпечення порядку розташування документів у реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Якщо справа перевищує 250 аркушів, вона поділяється на томи.
2.4. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Реєстраційна справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
2.5. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
2.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1 а, 10 б тощо).
2.7. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 1) і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
2.8. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено попередньо без внутрішнього опису, бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
2.9. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 2) і вміщується наприкінці реєстраційної справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на звороті останнього чистого аркуша.
2.10. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
2.11. Реєстраційні справи оправляються в тверду обкладинку.
2.12. Під час оправлення документів реєстраційної справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
2.13. Обкладинка реєстраційної справи оформляється за встановленою формою ( додаток 3) .
2.14. Перед передаванням реєстраційних справ до архіву в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості. З реєстраційної справи вилучаються документи, що не належать до неї.
2.15. На обкладинках реєстраційних справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (дата заведення і дата закінчення справи).
Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
На обкладинці справи проставляються за погодженням з архівом номер опису та номер архівного фонду.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення в реєстраційну справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку реєстраційної справи.
III. Порядок передавання реєстраційних справ до архіву
3.1. Після спливу п'яти років після закриття реєстраційної справи державний реєстратор прав на нерухоме майно (далі - державний реєстратор) передає її на зберігання до архіву для наступного зберігання та користування.
3.2. Прийом реєстраційних справ здійснюється особою, відповідальною за архів, у присутності державного реєстратора, який їх здає.
3.3. Під час прийому архівних документів працівник архіву здійснює перевірку правильності оформлення реєстраційних справ та групування документів у них.
3.4. Передавання реєстраційних справ до архіву здійснюється за окремими описами справ, що оформлюються за встановленими формами (додатки 4 та 5).
До опису реєстраційних справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про реєстраційні справи, які увійшли до опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у реєстраційних справах; висвітлюються особливості формування і описання реєстраційних справ, їх систематизації в описі.
Передмова підписується укладачем опису та особою, відповідальною за архів управління юстиції.
IV. Облік, забезпечення збереженості та користування документами архіву
Ведення обліку документів, порядок забезпечення збереженості, користування документами архіву ведеться відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).
В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими інтенсивно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.
Реєстраційні справи розміщуються в окремому архівосховищі на стелажах.
| Директор Департаменту взаємодії з органами влади | О.В.Зеркаль |
Додаток 1
до Порядку ведення архіву
реєстраційних справ
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ________
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс | Дата | Заголовок | Номери |Примітка|
|з/п| документа | документа | документа | аркушів | |
| | | | | справи | |
|---+------------+------------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом ____________________________________________ документів
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ________________________
(цифрами і словами)
Посада особи, яка склала
внутрішній опис документів справи Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 2
до Порядку ведення архіву
реєстраційних справ
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ____
У справі підшито (вкладено) і пронумеровано _________________
________________________________________________________ аркушів,
(цифрами і словами)
у тому числі: літерні аркуші ____________________________________
пропущені номери аркушів ______________________________ + аркушів
внутрішнього опису _____________________________________________.
------------------------------------------------------------------
| Особливості фізичного стану та | Номери аркушів |
| формування справи | |
|----------------------------------------+-----------------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 3
до Порядку ведення архіву
реєстраційних справ
( za299-11 )
Додаток 4
до Порядку ведення архіву
реєстраційних справ
Управління юстиції ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління юстиції
Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису
ОПИС N _______ Дата
Печатка установи
із зазначенням
ідентифікаційного коду
Реєстраційних справ
постійного зберігання
за _________ рік
------------------------------------------------------------------------------
| N |Індекс справи|Заголовок справи| Дата справи | Кількість |Примітка|
|з/п| | (тому, частини)|(тому, частини)|аркушів у справі| |
| | | | |(томі, частині) | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|---+-------------+----------------+---------------+----------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _____________________ справ з N ______
(цифрами і словами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________;
пропущені номери ____________________
Посада особи, яка склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК державного архіву ЕК управління юстиції
від ___________ N _____ від ___________ N _____
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 5
до Порядку ведення архіву
реєстраційних справ
______________________________________________
(найменування державної архівної установи*)
______________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
ОПИС N ___________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ __________
Формат А4 (210 х 297)
_______________
* Заповнюється в державній архівній установі.