Про затвердження Порядку зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду

Відповідно до частини третьої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 15 червня 2000 року № 31 "Про затвердження Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 10 серпня 2000 року за № 493/4714.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Цей Порядок, розроблений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи, визначає процедуру прийняття рішень про зупинення діяльності архівних установ незалежно від форм власності, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), а також встановлює підстави зупинення їх діяльності.

2. Зупиненню підлягає діяльність архівних установ, які зберігають документи НАФ (центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівні відділи міських рад (далі - архівні установи)).

3. У цьому Порядку терміни вжито в таких значеннях:

забезпечення збереженості документів НАФ - комплекс заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання, дотримання нормативних режимів зберігання та належної організації зберігання документів, що унеможливлює крадіжки документів та забезпечує підтримання їх у належному фізичному стані;

зупинення діяльності - тимчасове припинення діяльності архівної установи у разі порушення нею вимог законодавства у сфері архівної справи, а саме недотримання режимів зберігання документів НАФ, що призвело до їх пошкодження або втрати. Тимчасове припинення діяльності архівної установи передбачає припинення діяльності архівної установи на певний час (до усунення виявлених порушень), виконання архівною установою або її структурними підрозділами окремих функцій (крім функції забезпечення збереженості документів).

Інші терміни, що використовуються у цьому Порядку, вжито у значеннях, наведених у Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (далі - Закон) та інших нормативно-правових актах України.

4. З метою забезпечення збереженості документів НАФ архівні установи зобов'язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідні режими зберігання архівних документів, здійснювати матеріально-технічне забезпечення, а також у випадках, передбачених Законом, створювати копії для страхового фонду й фонду користування документами НАФ.

Підставами для зупинення діяльності архівної установи можуть бути виявлені під час планових (позапланових) перевірок суттєві недоліки в діяльності архівної установи, причини яких не можуть бути усунуті негайно, а вжиті заходи не дали або не можуть дати належних результатів, що становитиме загрозу пошкодження або втрати документів НАФ, зокрема:

розміщення та зберігання документів НАФ в аварійних будівлях та приміщеннях, у яких неможливо забезпечити додержання режимів зберігання документів НАФ;

порушення архівною установою вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту, виявлені під час перевірки Державною службою України з надзвичайних ситуацій, що становить загрозу втрати документів НАФ;

відсутність спеціальних приміщень та відповідного обладнання для зберігання документів НАФ (зберігання документів у приміщеннях, у яких не забезпечено у повному обсязі додержання вимог, спрямованих на забезпечення збереженості документів НАФ);

систематичні значні порушення температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів зберігання документів НАФ, що призвело або може призвести до пошкодження матеріальної основи документів, зараження їх біологічними шкідниками;

перевищення вмісту гранично допустимих шкідливих речовин, що створюють високі рівні забруднення повітря в архівосховищах, становлять небезпеку для документів НАФ;

неналежне зберігання документів НАФ, що призвело до їх крадіжки в архівній установі та відкриття кримінального провадження;

порушення інших вимог законодавства про НАФ, що призвели або можуть призвести до втрати, пошкодження документів НАФ.

1. Рішення про зупинення діяльності архівної установи приймає у межах своєї компетенції Укрдержархів на підставі рішення колегії Укрдержархіву за результатами проведення планових (позапланових) перевірок діяльності архівних установ, передбачених порядками проведення перевірок архівних установ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 10 травня 2019 року № 1420/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 травня 2019 року за № 503/33474.

2. Під час проведення перевірки архівної установи в установленому законодавством порядку фіксуються недоліки, що призвели до пошкодження або втрати документів НАФ, та складається акт такої перевірки.

3. Акт, підготовлений за результатами проведеної відповідальними посадовими особами Укрдержархіву перевірки, із зазначенням виявлених порушень щодо забезпечення збереженості документів НАФ розглядається на засіданні колегії Укрдержархіву. За результатами розгляду акта перевірки затверджується план заходів з усунення виявлених перевіркою порушень.

4. У разі неусунення недоліків у строки, встановлені планом заходів, колегія Укрдержархіву на підставі акта про результати контрольної перевірки стану архівної справи та висновку відповідальних посадових осіб Укрдержархіву, що проводили перевірку, щодо необхідності зупинення діяльності архівної установи із зазначенням підстав такого зупинення приймає рішення про доцільність зупинення (повного або часткового) діяльності архівної установи як такої, що не дотримується вимог щодо збереженості документів НАФ, визначених законодавством, та про строк зупинення.

Повне зупинення діяльності архівної установи передбачає зупинення виконання архівною установою усіх функцій, часткове - окремих (крім функції забезпечення збереженості документів).

5. Рішення колегії Укрдержархіву про зупинення діяльності архівної установи оформлюють наказом Укрдержархіву, в якому зазначають: причину зупинення (повного або часткового), строк зупинення, відповідальність за невиконання рішення про зупинення, а також умови й порядок можливого відновлення діяльності архівної установи (далі - наказ Укрдержархіву).

6. Копії наказу Укрдержархіву надсилають керівнику архівної установи, діяльність якої зупиняється, установі вищого рівня, якій підпорядкована архівна установа, діяльність якої зупиняється.

7. Зупинення діяльності центральних державних архівів здійснюється на підставі наказу Укрдержархіву.

8. Зупинення діяльності інших архівних установ здійснюється за рішенням установи вищого рівня, якій підпорядкована архівна установа, з урахуванням вимог наказу Укрдержархіву.

9. Після прийняття рішення про зупинення діяльності архівної установи керівник архівної установи зобов'язаний вжити заходів щодо припинення виконання архівною установою покладених на неї функцій, визначених у наказі Укрдержархіву (крім функцій забезпечення збереженості документів НАФ), поінформувати власників документів НАФ, які передали документи до архівної установи, та вжити заходів для усунення причин зупинення.

У разі невиконання рішення про зупинення діяльності архівної установи винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

10. Контроль за збереженням документів НАФ на час зупинення діяльності архівної установи та реалізацією заходів щодо усунення недоліків, що спричинили зупинення діяльності архівної установи, покладається на установу вищого рівня, якій підпорядкована архівна установа, щодо центральних державних архівів - на Укрдержархів.

11. Рішення про відновлення діяльності центрального державного архіву приймає Укрдержархів на підставі рішення колегії Укрдержархіву, на засіданні якої розглянуто акт про результати тематичної перевірки усунення причин зупинення діяльності та визнано доцільність відновлення діяльності, яке оформлюється наказом Укрдержархіву.

12. Відновлення діяльності інших архівних установ у разі усунення недоліків, що спричинили зупинення діяльності, здійснює відповідна установа вищого рівня, якій підпорядкована архівна установа, за погодженням з Укрдержархівом. За потреби може проводитись тематична перевірка усунення причин зупинення діяльності такої архівної установи.