Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа", підпункту 47 пункту 4 Положення про Державну службу України з питань праці, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 лютого 2015 року № 96, пункту 9 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 459 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року № 124), з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення, об'єктивний та своєчасний його розгляд згідно з вимогами законодавства України

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства соціальної політики України від 16 листопада 2016 року № 1339 "Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09 грудня 2016 року за № 1595/29725.

3. Департаменту праці та зайнятості в установленому порядку подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян та загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах.

2. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

4. Усі звернення громадян, що надходять до Держпраці та її територіальних органів, підлягають обов'язковій класифікації за видами, установленими статтею 3 Закону, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.

5. За ознакою надходження звернення громадян поділяються на такі:

1) первинні - звернення, що надійшли від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулася (звернулися) до Держпраці та її територіальних органів з певним питанням;

2) повторні - звернення, що надійшли від тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі, у яких:

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням особи (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь особі (групі осіб) не надавалася;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення особи (групи осіб).

До повторних звернень належать також звернення від тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

3) дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою (групою осіб) різним адресатам та надіслані нею (ними) на розгляд за належністю до Держпраці та її територіальних органів;

4) неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держпраці та її територіальних органів з того самого питання, що й попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився;

5) масові - звернення, що надходять у великій кількості (більше трьох) від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.

6. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

7. Звернення може бути усним (викладене громадянином під час особистого прийому громадян або за допомогою засобів телефонного зв'язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записане (зареєстроване) посадовою особою) чи письмовим (надіслане поштою або передане громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства, під час особистого прийому громадян, через скриньку "Для звернень громадян").

Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення).

8. Скринька "Для звернень громадян" розміщується за місцезнаходженням Держпраці або її територіальних органів у доступному для громадян місці. Кореспонденція зі скриньки вилучається щодня визначеними відповідальними особами.

9. Електронне звернення надсилається на електронну поштову адресу zvern@dsp.gov.ua або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на офіційних вебсайтах Держпраці та її територіальних органів.

10. Звернення в інтересах неповнолітніх осіб подаються їх законними представниками, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства.

11. У разі якщо громадянин застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

12. Забороняється надсилати скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

13. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

14. Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні відповідей, дотриманням строку розгляду звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів.

15. Положення цього Порядку не поширюються на порядок розгляду заяв і скарг громадян, установлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції" та "Про виконавче провадження".

1. Організація діловодства за зверненнями громадян у Держпраці та її територіальних органах покладається на структурний підрозділ (посадових осіб), до функціональних обов'язків якого віднесено ведення діловодства за зверненнями громадян (далі - підрозділ з роботи зі зверненнями громадян), і здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція).

2. Звернення громадян повинні бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. У зверненні зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

3. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю, реєстрації та розгляду.

4. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через 10 днів з дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

5. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну поштову адресу або дата надходження заповненої електронної форми. Якщо електронне звернення надійшло на електронну поштову адресу в неробочий день або час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

6. В електронному зверненні також повинно бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може надсилатися відповідь, або інформацію про інші засоби зв'язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису в разі надсилання електронного звернення не вимагається.

7. Форма для подання електронних звернень громадян до Держпраці, розміщується на офіційних вебсайтах Держпраці та її територіальних органів та має графи для зазначення громадянином свого прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), задекларованого (зареєстрованого) місця проживання (перебування), електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв'язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, зазначення дати подання звернення (додаток 1).

8. Звернення, що надходять через Єдину електронну базу даних звернень державної установи "Урядовий контактний центр", реєструються відповідно до вимог цього Порядку.

9. Попередній розгляд звернень громадян проводиться підрозділом з роботи зі зверненнями громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернення громадян, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держпраці та її територіальних органів;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності всіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису та дати заявника;

звернень, які відповідно до Закону повинні розглядатися особисто Головою Держпраці та керівниками її територіальних органів;

строків виконання звернень.

10. Реєстрація звернень громадян у Держпраці та її територіальних органах здійснюється з використанням системи електронного документообігу (далі - СЕД). Під час застосування СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи, їх місцезнаходження та стан виконання.

11. Для забезпечення реєстрації звернень громадян в електронній формі для кожного звернення в СЕД створюється і заповнюється реєстраційно-моніторингова картка (далі - РМК) (додаток 2), яка забезпечує ідентифікацію кожного звернення, здійснення контролю за дотриманням строків його розгляду.

12. Усі звернення, що надходять до Держпраці та її територіальних органів, підлягають обов'язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

13. Реєстраційний індекс та дата реєстрації на зверненнях проставляються у вигляді реєстраційного штампа або шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, у нижньому правому кутку першого аркуша або на будь-якому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для зшивання.

14. Після внесення даних до РМК та нанесення штампа чи штрих-коду паперовий оригінал звернення сканується, а його електронна копія приєднується до РМК.

15. Скануванню не підлягають звернення та додані до них документи, які надійшли у форматі більше ніж А4, прошиті, зброшуровані документи, друковані видання, звернення на папері довільного розміру і щільності, інші документи, які технологічно не можуть бути скановані.

16. Конверти, у яких надійшли звернення громадян, передаються для розгляду разом зі зверненнями громадян.

17. Звернення, що надійшли в неробочий день або час, реєструються наступного після нього робочого дня.

18. Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов'язкові частини:

перша частина - формується з початкової літери прізвища заявника. Для колективних листів, листів без підпису проставляється відповідно відмітка "КО", "БП";

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується під час реєстрації звернення громадянина.

19. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень громадян після отримання реєстраційного індексу засобами СЕД встановлюється зв'язок зі зверненням, відповідно до якого такі звернення визнані повторними, дублетними, неодноразовими.

20. Документи, які за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до правил ведення загального діловодства.

21. На вимогу громадянина, який подав звернення до Держпраці та її територіальних органів, на першому аркуші копії другого примірника звернення проставляється відбиток реєстраційного штампа. Така копія повертається громадянину.

22. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції"). Анонімні звернення після реєстрації доводяться до відома керівників структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів відповідно до їх функціональних повноважень для врахування в роботі.

23. За результатами попереднього розгляду звернень громадян готуються проєкти резолюцій до них.

24. Проєкт резолюції повинен містити прізвище та власне ім'я особи, яка накладає резолюцію, прізвище та власне ім'я головного виконавця та співвиконавців (за потреби), зміст, строк виконання, дату накладення резолюції.

25. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівниками Держпраці та її територіальних органів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

1. Розгляд звернень громадян забезпечують посадові особи, які визначаються виконавцями в резолюції керівників Держпраці та її територіальних органів. Співвиконавці розглядають звернення, використовуючи електронну копію оригіналу документа або в інший спосіб залежно від форми ведення діловодства.

2. Структурний підрозділ головного виконавця організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає порядок погодження і підготовки проєкту відповіді.

3. Співвиконавці забезпечують підготовку пропозицій на належному рівні та їх своєчасне подання головному виконавцю.

4. Пропозиції, зауваження та роз'яснення чи інформацію щодо їх відсутності співвиконавці зобов'язані подати головному виконавцю в першій половині строку, визначеного для розгляду звернення.

5. Своєчасний та якісний розгляд звернень громадян забезпечують усі зазначені в резолюції виконавці.

6. Зміна головного виконавця або зміни у складі співвиконавців на рівні самостійних структурних підрозділів, визначених у резолюції, здійснюються протягом 3 днів з дня реєстрації звернення за погодженням автора резолюції або посадової особи, яка виконує його обов'язки, за умови доведення інформації про запропоновані зміни відповідним керівникам самостійних структурних підрозділів. Зміну головного виконавця за наявності відповідного погодження здійснює підрозділ з роботи зі зверненнями громадян шляхом унесення відповідних змін до РМК лише після інформування головного виконавця про таку зміну.

7. Головний виконавець під час розгляду звернень громадян у межах компетенції зобов'язаний:

уважно вивчати зазначені в них питання;

об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення, у яких йдеться про недоліки в роботі Держпраці та її територіальних органів, оскаржуються рішення службових осіб;

уживати заходів відповідно до законодавства для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень, усунення причин, які призвели до порушення;

не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями;

не допускати безпідставного передання розгляду звернень іншим органам.

8. Рішення, які приймаються за результатами розгляду звернень громадян, повинні бути вмотивовані відповідно до законодавства.

9. Не допускається розголошення одержаних зі звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це порушує права та законні інтереси громадян, які не стосуються звернення.

10. Не допускається з'ясування даних про громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та місце роботи.

11. Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.

12. Громадяни мають право ознайомлюватися з матеріалами перевірки викладених у зверненнях фактів, якщо це не суперечить вимогам законодавства України.

13. У разі отримання повторного звернення керівники Держпраці та її територіальних органів вивчають причини його подання.

14. Звернення, що надійшли до Держпраці та її територіальних органів від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядаються Головою Держпраці та керівниками її територіальних органів особисто.

15. Скарга на рішення територіальних органів Держпраці може бути подана до Держпраці протягом одного року з моменту його прийняття, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням.

16. Скарги, подані з порушенням зазначеного строку, Держпраці не розглядаються. Пропущений з поважної причини строк може бути поновлений керівником Держпраці, що розглядає скаргу, на підставі відповідного клопотання заявника.

17. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина з посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

18. Після закінчення розгляду письмові звернення громадян разом з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення повинні бути повернуті підрозділу з роботи зі зверненням громадян для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

1. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше ніж один місяць з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня їх отримання.

2. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівниками Держпраці та її територіальних органів установлюється необхідний строк для його розгляду з повідомленням про це особи, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

3. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина строк розгляду може бути скорочено від встановленого законодавством строку.

4. Строк розгляду звернень громадян, переданих Держпраці до її територіального органу для перевірки, прийняття рішення та надання відповідей, обчислюється з дати їх реєстрації підрозділом з роботи зі зверненнями громадян, крім доручень з установленим строком виконання.

5. Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку.

6. Строки розгляду звернень громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народними депутатами України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або депутатами місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", відповідають строкам, установленим цими Законами.

7. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції Держпраці та її територіальних органів, відповідно до статті 7 Закону таке звернення в строк не більше ніж п'ять днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявнику.

8. Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.

9. Відповідь на звернення громадянина оформлюється державною мовою відповідно до Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної", якщо інше не встановлено законом.

10. Реєстрація листів-відповідей на звернення громадян у Держпраці здійснюється автоматично в СЕД під час накладення підписантом електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. При цьому обов'язково слід дотримуватися заповнення всіх полів у вихідній картці проєкту відповіді.

11. Відправлення листів-відповідей на звернення громадян на поштову адресу здійснюється централізовано структурним підрозділом Держпраці або її територіального органу, відповідальним за вихідну кореспонденцію.

12. Відповідь на електронне звернення за підписом керівника Держпраці або територіального органу надсилається на вказану заявником електронну поштову адресу підрозділом з роботи зі зверненнями громадян.

13. За результатами розгляду звернень, що надійшли з Єдиної електронної бази даних звернень державної установи "Урядовий контактний центр", підрозділом з роботи зі зверненнями громадян уноситься інформація до цієї бази разом з електронною копією листа-відповіді, яким поінформовано заявника.

1. Моніторинг за виконанням звернень громадян проводиться з метою своєчасного та належного їх виконання.

2. На контролі в Держпраці та її територіальних органах перебувають усі зареєстровані звернення громадян, за винятком звернень, що не підлягають розгляду.

3. Підрозділ з роботи зі зверненнями громадян Держпраці та її територіальних органів здійснює контроль за розглядом звернень громадян відповідно до строків виконання, зазначених у РМК.

4. Керівники структурних підрозділів повинні забезпечити своєчасну підготовку, візування, подання на підпис проєктів відповідей на звернення громадян.

5. Зняття з контролю звернень громадян здійснюється тільки після надання вичерпної відповіді на порушені у зверненні питання.

6. Звернення, на які надаються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Після прийняття рішення, ужиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні, та надання письмової відповіді звернення знімається з контролю.

1. Формування справ та зберігання матеріалів за зверненнями громадян здійснюються в порядку, встановленому Інструкцією.

2. Оригінали письмових звернень формуються в номенклатурні справи та зберігаються в підрозділі з роботи зі зверненнями громадян.

3. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом.

4. Зареєстровані звернення формуються у справи відповідно до номенклатури.

5. Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, у разі необхідності надають відповідні матеріали справ та іншу необхідну інформацію виконавцям звернень.

6. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ Держпраці та її територіальних органів.

7. Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню в порядку, встановленому наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

1. Особистий прийом громадян проводиться керівниками Держпраці та її територіальних органів відповідно до розподілу функціональних обов'язків, а в разі відсутності керівників - уповноваженими ним посадовими особами, керівниками і посадовими особами структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів, до компетенції яких належать відповідні питання.

2. Особистий прийом громадян керівниками Держпраці та її територіальних органів здійснюється за попереднім записом (далі - запис) у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян (далі - графік).

3. У графіках прийомні дні визначаються для керівників, структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів. У разі кадрових змін керівництва або змін у структурі Держпраці та її територіальних органів уносяться відповідні зміни до графіків.

4. Для особистого прийому громадян облаштовуються спеціальні кімнати (приймальні громадян). Приймальня громадян забезпечується необхідною оргтехнікою, стендом для інформації та за можливості розташовується у приміщенні, доступ до якого не потребує оформлення перепустки. Ці приміщення забезпечуються умовами для подання звернень громадянами з обмеженими фізичними можливостями.

5. Особистий прийом громадян може проводитися в інших приміщеннях, визначених Головою Держпраці та керівниками її територіальних органів.

6. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян в Держпраці та її територіальних органах розміщується на офіційному вебсайті Держпраці.

7. Запис громадян на особистий прийом проводиться працівниками підрозділу з роботи зі зверненнями громадян у робочі дні.

8. Попередній запис на особистий прийом громадян до Голови Держпраці та керівників її територіальних органів проводиться не пізніше ніж за три робочі дні до дати проведення особистого прийому громадян:

з понеділка по четвер - з 09.30 до 13.00 та з 14.00 до 17.00;

у п'ятницю - з 09.30 до 13.00 та з 14.00 до 15.30.

Запис проводиться за адресою: м. Київ, вул. Десятинна, 14, перший поверх, громадська приймальня, або за телефоном: (044) 289-85-11.

9. Запис на особистий прийом громадян до Голови Держпраці здійснюється в разі, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після прийому керівниками або іншими посадовими особами Держпраці та її територіальних органів.

Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни проводиться Головою Держпраці та керівниками її територіальних органів особисто.

10. Під час запису на особистий прийом громадян у громадянина або його законного представника з'ясовуються прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування), місце роботи (за наявності), контактний номер телефону (за наявності), наявність установлених законодавством пільг, соціальний стан, запитується документ, що підтверджує повноваження на представлення інтересів громадянина, з'ясовується зміст питання, що потребує вирішення, чи звертався громадянин з цього питання раніше і куди, чи приймалися рішення за зверненням з цього питання, з'ясовуються реквізити документів, якими надавались відповіді на звернення, тощо.

11. Облік особистого прийому громадян керівниками Держпраці та її територіальних органів ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян (додаток 3) або в СЕД.

12. Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

13. Повторний запис на особистий прийом громадян з питань, що вже розглядалися на прийомі, здійснюється, якщо керівником не прийнято рішення про припинення розгляду звернення з порушеного питання відповідно до статті 8 Закону і громадянину письмово не повідомлялося про суть прийнятого рішення за його зверненням, а також у разі виявлення нової інформації, що стосується суті звернення.

14. У особистому прийомі громадян може брати участь представник інтересів громадянина, повноваження якого оформлені в установленому законодавством порядку, якщо інформацію про участь такого представника надано під час запису.

15. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

16. У разі якщо громадянин або представник інтересів громадянина відмовляє у наданні інформації про себе та зміст порушеного питання, за яким можливо визначити наявність функціональних повноважень у Держпраці та її територіальних органів на його розгляд, запис визнається таким, що не відбувся за ініціативою заявника.

17. Громадянам під час запису на особистий прийом громадян повідомляють про дату, години і місце прийому, необхідність наявності при собі документів, що посвідчують особу, порядок їх доступу до приміщення Держпраці та її територіальних органів відповідно до вимог пропускного та внутрішньооб'єктового режиму в адміністративних будівлях або надають обґрунтовані роз'яснення щодо причин відмови в записі на особистий прийом громадян.

18. За дорученням керівника Держпраці структурні підрозділи Держпраці та її територіальних органів, до компетенції яких належить опрацювання порушеного громадянином у зверненні питання, забезпечують підготовку матеріалів та проєкту відповіді з урахуванням вимог статті 19 Закону та надають їх підрозділу з організації особистого прийому громадян не пізніше ніж за 3 робочі дні до дати прийому.

19. Посадові особи Держпраці та її територіальних органів, які здійснюватимуть особистий прийом громадян, для забезпечення кваліфікованого вирішення питань, порушених громадянином у зверненні, можуть залучати до розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів або одержувати від них необхідну інформацію.

20. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію особистого прийому громадян, супроводжує проведення прийому, забезпечує доступ громадян та їх представників, що мають право на участь у прийомі, до приймальні громадян, дотримання вимог пропускного режиму, залучення до прийому представників підрозділу охорони, вирішує інші питання організаційного характеру, що можуть виникнути під час прийому.

21. Особистий прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", осіб з інвалідністю внаслідок війни, а також інших громадян, які мають установлені законодавством пільги, проводиться в першочерговому порядку.

22. Наявність у громадян особливих потреб або пільг, бажані години особистого прийому громадян, черговість запису можуть ураховуватися структурним підрозділом з організації особистого прийому громадян під час підготовки та проведення прийому.

23. Громадяни, які з'явилися на особистий прийом громадян або мають право на участь у його проведенні, перед початком прийому повинні пред'явити представникові підрозділу з організації особистого прийому громадян документ, що посвідчує особу.

24. Посадова особа під час особистого прийому громадян зобов'язана об'єктивно та всебічно розглянути питання, надати відповідно до законодавства обґрунтоване роз'яснення та вжити заходів, щодо усунення виявлених порушень.

25. Посадова особа, яка веде особистий прийом громадян, за результатами розгляду звернення громадянина має право, керуючись законодавством, у межах компетенції прийняти одне з таких рішень:

1) задовольнити прохання чи вимогу та повідомити заявника про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

2) відмовити в задоволенні прохання чи вимоги та повідомити заявника про порядок і строк оскарження прийнятого рішення;

3) пояснити заявнику причини неможливості вирішення питань під час особистого прийому громадян, а також про порядок і строк розгляду його звернення.

26. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі громадян, оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону.

27. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

28. Отримані під час особистого прийому громадян звернення громадян реєструються та опрацьовуються відповідно до вимог цього Порядку.