Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 20 березня 1995 року № 192 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства внутрішніх справ" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Міністерства внутрішніх справ України від 06 червня 1995 року № 34/382 "Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 03 липня 1995 року за № 199/735.

3. Сектору архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаємо за собою.

1. Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України (далі - ГДА МВС) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і постанови Кабінету Міністрів України від 20 березня 1995 року № 192 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства внутрішніх справ".

2. ГДА МВС є державною архівною установою Міністерства внутрішніх справ України (далі - МВС), яка забезпечує облік і зберігання архівних документів, що утворилися в процесі діяльності органів внутрішніх справ УРСР та України, апарату МВС, Головного сервісного центру МВС, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, Національної гвардії України, Національної поліції України (далі - установи МВС та поліція), формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) цими документами, використання відомостей, що містяться в них, а також здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи в установах МВС та поліції, взаємодіє з особами, які володіють документами НАФ.

3. ГДА МВС створюється та ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізується - за рішенням Міністра внутрішніх справ України.

ГДА МВС є провідною установою у сфері архівної справи і діловодства в системі архівних установ (підрозділів) МВС та поліції.

4. ГДА МВС може мати відокремлені архівні підрозділи - територіальні архівні відділи.

5. ГДА МВС у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.

6. ГДА МВС підпорядковується Міністру внутрішніх справ України або заступнику Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків.

Координацію діяльності ГДА МВС з питань дотримання режиму секретності та забезпечення збереженості секретних документів здійснює режимно-секретний орган апарату МВС.

Контроль та методичне забезпечення ГДА МВС у сфері архівної справи здійснюється Укрдержархівом у межах повноважень та у спосіб, що передбачені законодавством.

7. МВС забезпечує ГДА МВС приміщеннями, технологічним та іншим обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.

Майно ГДА МВС є державною власністю, що закріплюється за ним на праві оперативного управління.

8. ГДА МВС є неприбутковою бюджетною установою.

Фінансування ГДА МВС здійснюється відповідно до законодавства.

Джерелом утримання ГДА МВС є кошти державного бюджету, власні надходження та інші джерела, не заборонені законодавством.

9. ГДА МВС працює відповідно до річних планів роботи, які затверджує Міністр внутрішніх справ України або заступник Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

10. ГДА МВС зберігає архівні документи з різними носіями інформації (далі - профільні документи):

1) документи НАФ та з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі електронні та аудіовізуальні, що утворюються в процесі діяльності установ МВС та поліції;

2) документи ліквідованих органів внутрішніх справ та установ МВС; документи органів внутрішніх справ радянського періоду;

3) документи особового походження;

4) атестаційні справи, дисертації, автореферати дисертацій, матеріали науково-дослідних робіт;

5) видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

6) мікрофотокопії страхового фонду архівних документів та копії (у тому числі цифрові) фонду користування;

7) облікові документи та довідковий апарат до архівних документів, інші матеріали, що належать до довідково-інформаційного фонду ГДА МВС.

Документи, що зберігаються в ГДА МВС, є власністю держави.

11. Основними завданнями ГДА МВС є:

1) забезпечення в межах своїх повноважень реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;

2) забезпечення дотримання законодавства про архівну справу в архівних установах системи МВС;

3) забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ, використання відомостей, що в них містяться;

4) забезпечення формування НАФ, комплектування ГДА МВС профільними документами та створення умов для користування ними;

5) методична допомога з ведення архівної справи та діловодства установам МВС та поліції;

6) здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про архівну справу та архівні установи, станом діловодства в установах МВС та поліції;

7) організація роботи експертно-перевірної комісії ГДА МВС;

8) участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів з питань архівної справи і діловодства;

9) здійснення (у межах компетенції) заходів з охорони державної таємниці, інформації з обмеженим доступом та захисту персональних даних.

12. ГДА МВС відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

1) подає в установленому законодавством порядку пропозиції щодо забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства і забезпечує її проведення;

2) аналізує та узагальнює практику законодавства у сфері архівної справи в МВС, Національній поліції України, Національній гвардії України, розробляє проєкти нормативно-правових актів у сфері архівної справи;

3) бере участь у розробленні державних і галузевих цільових програм та планів розвитку архівної справи;

4) забезпечує комплектування профільними документами з різними носіями інформації після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування ГДА МВС; здійснює їх зберігання, охорону, реставрацію, консервацію;

5) організовує роботу з віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;

6) організовує роботи, пов’язані з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

7) організовує приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників профільних документів НАФ, що стосуються діяльності МВС, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

8) здійснює надання методичної допомоги установам МВС та поліції з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в них, та з питань їх підготовки, науково-технічного опрацювання до передавання до ГДА МВС;

9) складає список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА МВС, і подає його на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії і затвердження Голови Укрдержархіву; складає список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;

10) веде державний облік профільних документів НАФ незалежно від виду носія інформації та подає відповідні відомості до Укрдержархіву;

11) вносить пропозиції щодо формування та ведення електронного архіву;

12) створює копії страхового фонду та фонду користування документами, що зберігаються в ГДА МВС;

13) створює й удосконалює довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА МВС, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

14) перевіряє стан забезпечення збереженості архівних документів (у тому числі з грифами секретності) та стан діловодства в установах МВС та поліції;

15) комплектує довідково-інформаційний фонд;

16) забезпечує реалізацію прав громадян на вільний доступ до відомостей, що містяться в архівних документах, шляхом надання в установленому порядку документів та довідкового апарату до них у читальному залі ГДА МВС;

17) видає в установленому порядку архівні довідки, копії документів та витяги з архівних документів на запити юридичних та фізичних осіб;

18) готує документи до публікації та експонування;

19) забезпечує в межах повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

20) забезпечує відповідно до законодавства охорону відомостей, що містять інформацію з обмеженим доступом, у тому числі персональні дані;

21) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, упровадження наукових досягнень, нових методів роботи в архівній справі і діловодстві;

22) здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

13. ГДА МВС має право:

1) надавати в межах своєї компетенції установам МВС та поліції методичну допомогу щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в них;

2) брати участь у розробленні проєктів розпорядчих документів МВС з питань архівної справи та погодженні проєктів інших розпорядчих документів установ МВС та поліції з питань, що належать до компетенції ГДА МВС;

3) здійснювати контроль за дотриманням в установах МВС та поліції норм законодавства щодо науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання архівних документів (у тому числі з грифами секретності), здійснення діловодства та роботи їхніх експертних комісій;

4) розробляти (за погодженням з Укрдержархівом) методичні рекомендації з архівної справи, контролювати їх виконання, ініціювати скликання нарад, проведення семінарів з питань, що належать до компетенції ГДА МВС;

5) брати участь у засіданнях колегій, рад та нарадах Укрдержархіву, а також установ МВС та поліції з дотичних або профільних питань ГДА МВС;

6) одержувати в установленому порядку (у межах своєї компетенції) від посадових осіб установ МВС та поліції відомості щодо зберігання архівних документів (у тому числі з грифами секретності), науково-технічного опрацювання документів та залучати в установленому порядку їхніх фахівців для проведення експертизи цінності документів;

7) отримувати в установленому порядку архівні документи установ МВС та поліції з метою виявлення таких, що підлягають внесенню до НАФ;

8) представляти в установленому порядку інтереси МВС у державних органах, органах місцевого самоврядування, міжнародних організаціях за напрямом діяльності ГДА МВС;

9) надавати користувачам архівні документи і довідковий апарат до них;

10) повертати фондоутворювачам на доопрацювання сформовані та оформлені справи, підготовлені описи справ, що не відповідають установленим законодавством вимогам; справи в неналежному санітарно-гігієнічному стані; справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

11) надавати платні послуги відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639 "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів";

12) обмежувати доступ до документів у зв’язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією та в інших передбачених законодавством випадках;

13) обмежувати в установленому законодавством порядку доступ до відомостей, що містяться в документах НАФ що зберігаються в ГДА МВС;

14) відмовляти в доступі до документів особам у випадках, визначених законодавством України;

15) ініціювати в установленому порядку питання притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

16) вносити пропозиції щодо скасування розпорядчих документів джерел комплектування ГДА МВС, що суперечать законодавству з питань архівної справи;

17) з метою охорони службової інформації та державної таємниці, захисту прав власності та персональних даних, що містяться в документах, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання;

18) відповідно до законодавства України надавати архівні документи для тимчасового користування за межами ГДА МВС;

19) проводити наради, семінари з питань, що належать до компетенції ГДА МВС.

14. ГДА МВС з метою виконання покладених на нього завдань взаємодіє з державними органами та органами місцевого самоврядування, Укрдержархівом, іншими державними архівними установами, підприємствами, установами, організаціями та громадськими об’єднаннями.

15. ГДА МВС очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром внутрішніх справ України.

16. Директор ГДА МВС здійснює:

1) організацію діяльності та керівництво ГДА МВС;

2) виконання завдань за функціональним призначенням, пов’язаних із забезпеченням реалізації державної політики у сфері архівної справи в установах МВС та поліції;

3) організацію та контроль за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів МВС, Мін’юсту, Укрдержархіву;

4) організацію роботи з підготовки нормативно-правових актів у межах компетенції ГДА МВС;

5) забезпечення фінансово-господарської діяльності ГДА МВС, організацію бухгалтерського обліку та звітності, розпорядження згідно із чинним законодавством коштами, забезпечення ефективного їх використання.

17. Директор ГДА МВС:

1) розподіляє посадові обов’язки між своїми заступниками;

2) затверджує положення про структурні підрозділи ГДА МВС;

3) затверджує посадові інструкції керівників структурних підрозділів та працівників ГДА МВС, визначає їхні обов’язки;

4) подає на затвердження в установленому порядку структуру, кошторис, план асигнувань загального фонду та штатний розпис ГДА МВС;

5) приймає на роботу та звільняє з роботи працівників ГДА МВС;

6) розпоряджається коштами ГДА МВС у межах затвердженого кошторису;

7) укладає від імені ГДА МВС договори з юридичними та фізичними особами;

8) подає на затвердження в установленому порядку планово-звітну документацію про діяльність ГДА МВС;

9) організовує розроблення документів ГДА МВС щодо функціонування в умовах особливого періоду та затвердження їх наказами МВС;

10) приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників ГДА МВС; вирішує питання підготовки та підвищення кваліфікації кадрів;

11) створює належні умови для праці, забезпечує дотримання законодавства України про працю, соціальне страхування, правил, норм охорони праці, техніки безпеки та правил пожежної безпеки; укладає колективний договір із представниками трудового колективу або профспілки;

12) подає до Міністерства внутрішніх справ України обґрунтування щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для виконання покладених на нього функцій;

13) організовує ведення оперативного та бухгалтерського обліку, подання фінансової, бюджетної, статистичної, податкової та іншої звітності у встановленому законодавством порядку;

14) забезпечує роботу з дотримання вимог законодавства з питань охорони державної таємниці, службової інформації та захисту персональних даних;

15) у межах компетенції забезпечує виконання нормативно-правових актів з питань дотримання рівних прав та можливостей жінок і чоловіків, запобігання та протидії дискримінації за ознакою статі та сексуальним домаганням;

16) здійснює розгляд запитів та звернень юридичних та фізичних осіб, проводить особистий прийом громадян;

17) надає дозвіл на роботу з документами, що зберігаються в ГДА МВС юридичним та фізичним особам, а також вирішує питання видачі документів юридичним особам у тимчасове користування за межами ГДА МВС в установленому законодавством порядку;

18) здійснює заходи з внутрішнього контролю та управління ризиками, надає звіт із цих питань у порядку, установленому у МВС;

19) організовує перевірки відокремлених архівних підрозділів - територіальних архівних відділів;

20) представляє ГДА МВС у судах, у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її межами;

21) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії або робочих нарадах керівництва МВС питань, що належать до компетенції ГДА МВС, розробляє проєкти відповідних рішень;

22) здійснює інші передбачені законодавством повноваження.

18. Директор ГДА МВС у межах своїх повноважень видає накази та доручення, обов’язкові для виконання працівниками ГДА МВС. Організовує і контролює їх виконання, а також здійснює інші заходи, спрямовані на виконання покладених на ГДА МВС завдань.

19. Директор ГДА МВС має заступників, яких призначає та звільняє з посади за погодженням із заступником Міністра внутрішніх справ України.

У разі відсутності директора ГДА МВС його обов’язки виконує один із заступників відповідно до розподілу обов’язків.

20. Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до документів НАФ або вилучення з нього, визначення строків зберігання документів у ГДА МВС створюється експертно-перевірна комісія.

Положення про комісію та її склад затверджуються наказом ГДА МВС за погодженням з Укрдержархівом.

21. Для розгляду питань науково-методичної роботи в ГДА МВС створюється методична рада.

Положення про методичну раду та її склад затверджуються наказом ГДА МВС.

22. За необхідності в ГДА МВС можуть утворюватися інші консультативні, дорадчі органи.

Положення про них та їх склад затверджуються наказом ГДА МВС.

23. ГДА МВС утримується за рахунок коштів Державного бюджету України, має рахунки в Державній казначейській службі України та банківських установах.

24. ГДА МВС є юридичною особою, має бланк і печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, а також інші печатки і штампи, необхідні для забезпечення діяльності ГДА МВС.